Mindbody และ HighLevel: ยุติการกระทบยอดสัญญาในวันอาทิตย์ที่สตูดิโอของคุณ

ภาษีรายสัปดาห์ของการติดตามสัญญาด้วยมือ

สตูดิโอฝึกสอนส่วนตัวอยู่รอดได้ด้วยสัญญา สัญญานั้นระบุเงื่อนไขการชำระเงินอัตโนมัติ จำนวนครั้งในการฝึก วันที่ต่ออายุ และข้อกำหนดการยกเลิก เป็นเอกสารเดียวที่สำคัญเมื่อสมาชิกตัดสินใจว่าจะใช้บริการต่อหรือไม่ และในสตูดิโอส่วนใหญ่ สัญญาจะอยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF ของ Mindbody ที่ทีมงานของคุณต้องคอยคัดลอกลงในเครื่องมือการตลาดของคุณด้วยตนเอง

สมมติ: Bedrock Performance (ตัวอย่าง) เป็นสตูดิโอที่มีที่ตั้งแห่งเดียว มีเทรนเนอร์ 8 คน และลูกค้า 220 คนที่สมัครสมาชิกแบบมีสัญญา ทุกคืนวันอาทิตย์ เจ้าของใช้เวลาสองชั่วโมงในการเปิดสัญญา Mindbody และอัปเดตข้อมูลทีละรายการ: วันต่ออายุ จำนวนเซสชั่นที่เหลือ สถานะการชำระเงิน สองชั่วโมงทุกสัปดาห์ โดยไม่มีทีท่าว่าจะเสร็จสิ้น และพอถึงวันอังคาร ตัวเลขก็ผิดพลาดแล้ว เพราะมีลูกค้าสามคนใช้บริการในวันจันทร์

ต้นทุนที่แท้จริงของกระบวนการแบบใช้แรงงานคนคือเท่าไหร่

สัญญาไม่ใช่แค่ตัวเลขตัวเดียว มันประกอบไปด้วยตารางการเรียกเก็บเงิน จำนวนเครดิตการใช้งาน วันต่ออายุ การพยายามชำระเงิน และเงื่อนไขการยกเลิก เมื่อคุณติดตามสิ่งเหล่านี้ด้วยตนเอง ฟิลด์ที่คุณมีโอกาสมองข้ามมากที่สุดคือฟิลด์ที่สำคัญที่สุด: การชำระเงินอัตโนมัติของสมาชิกนั้นปกติดีหรือไม่ กำลังพยายามใหม่ หรือล้มเหลว

นอกจากนี้ยังมีปัญหาทางคณิตศาสตร์อีกด้วย จำนวนเซสชั่นที่เหลืออยู่คือจำนวนเซสชั่นที่พวกเขาซื้อ ลบด้วยจำนวนเซสชั่นที่ใช้ไป ลบด้วยจำนวนเซสชั่นที่พวกเขาจองไว้แล้ว หากคุณตรวจสอบเฉพาะตอนลงทะเบียน ตัวเลขก็จะล้าสมัยภายในไม่กี่วัน ค่าใช้จ่ายจะปรากฏในรูปแบบของการต่ออายุที่พลาดไป การชำระเงินล้มเหลวที่คุณพบช้าเกินไป และเทรนเนอร์ที่ไม่สามารถตอบคำถามได้ว่า "ซาร่าห์เหลือเซสชั่นอีกกี่ครั้ง" โดยไม่ต้องหยุดเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

ข้อมูลสัญญาของคุณ อัปเดตอยู่เสมอ โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำ

การเชื่อมต่อ CRMConnect Mindbody กับ HighLevel จะซิงค์ข้อมูลสัญญาต่างๆ โดยอัตโนมัติ วันที่ต่ออายุ สถานะการชำระเงิน และยอดคงเหลือของเซสชั่นสดจะถูกส่งไปยัง HighLevel โดยอัตโนมัติและอัปเดตอยู่เสมอเมื่อสมาชิกจองและใช้เซสชั่น

สัญญาแต่ละฉบับจะกลายเป็นบันทึกแยกต่างหากที่เชื่อมโยงกับสมาชิกที่เป็นเจ้าของ ซึ่งสำคัญสำหรับลูกค้าที่มีสมาชิกมากกว่าหนึ่งราย เพราะแต่ละข้อตกลงจะแยกจากกันและอ่านได้ชัดเจน ไม่มีใครต้องเปิด Mindbody เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ข้อมูลถูกต้องแม่นยำอยู่แล้ว

วิธีการใช้งานสำหรับแผนกต้อนรับและผู้ฝึกสอนของคุณ

ยอดคงเหลือเซสชั่นคือช่องข้อมูลที่ปิดท้ายพิธีกรรมวันอาทิตย์ มันจะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการจองหรือเสร็จสิ้นเซสชั่น เทรนเนอร์ของคุณสามารถดูจำนวนเซสชั่นที่เหลืออยู่ได้อย่างแม่นยำในบันทึกของสมาชิก โดยไม่ต้องเปิด Mindbody และไม่ต้องถามคุณ

ระบบจะแจ้งเตือนการต่อสัญญาโดยอัตโนมัติเช่นกัน ประมาณ 60 วันก่อนที่สัญญาจะหมดอายุ สมาชิกจะได้รับข้อความแจ้งเตือนจากหัวหน้าผู้ฝึกสอนพร้อมข้อเสนอการต่อสัญญา ประมาณ 45 วันก่อนหมดอายุ หากสมาชิกมีเซสชั่นที่ยังไม่ได้ใช้เหลืออยู่ ระบบจะแจ้งเตือนอย่างเป็นมิตรว่า “มาจองกันเลย” ประมาณ 30 วันก่อนหมดอายุ ระบบจะสร้างงานให้ผู้ฝึกสอนพูดคุยเรื่องการต่อสัญญากับสมาชิกโดยตรงในเซสชั่นถัดไป และจะมีข้อความแจ้งเตือนเบาๆ อีกสองสามครั้งในช่วงสองสัปดาห์สุดท้าย เมื่อสมาชิกต่อสัญญาแล้ว การแจ้งเตือนเก่าๆ จะหยุดลงโดยอัตโนมัติ

ส่วนที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงคือภารกิจของเทรนเนอร์ ระบบจะแจ้งเตือน เทรนเนอร์จะสนทนากับเทรนเนอร์จริงๆ ในยิม และการต่ออายุสัญญาก็จะเสร็จสมบูรณ์ ไม่มีใครต้องมานั่งไล่ดูรายงานสถานะในรูปแบบ PDF อีกแล้ว

ตรวจจับการชำระเงินที่ล้มเหลวได้ภายในวันเดียวกัน

เมื่อการชำระเงินอัตโนมัติของสมาชิกล้มเหลว นาฬิกาจะเริ่มนับถอยหลัง บัตรของพวกเขาหมดอายุ พวกเขามาถึงในวันจันทร์ พนักงานต้อนรับปล่อยให้พวกเขาผ่านไป และการชำระเงินที่ล้มเหลวก็จะถูกทิ้งไว้โดยไม่มีใครสังเกตจนกว่าจะมีคนตรวจสอบในอีกหลายวันต่อมา ถึงตอนนั้น สมาชิกก็พลาดช่วงสุดสัปดาห์ไปแล้ว เริ่มรู้สึกผิด และเริ่มมองหาที่อื่น

ด้วยระบบการซิงค์สัญญา หากการชำระเงินล้มเหลว ระบบจะเริ่มกระบวนการแก้ไขปัญหาในวันเดียวกัน สมาชิกจะได้รับข้อความพร้อมลิงก์เพื่ออัปเดตบัตร หากยังไม่ได้รับการแก้ไขในวันถัดไป เทรนเนอร์จะได้รับการแจ้งเตือนให้พูดถึงเรื่องนี้ในระหว่างการฝึกซ้อมครั้งถัดไป หากยังคงมีปัญหาอยู่ ระบบจะแจ้งให้คุณทราบทางโทรศัพท์ส่วนตัว เมื่อการชำระเงินสำเร็จ การแจ้งเตือนจะหยุดลง และสมาชิกจะได้รับการยืนยันอย่างรวดเร็ว

ข้อความแจ้งผลภายในวันเดียวกัน คือความแตกต่างระหว่างการแก้ไขปัญหาภายใน 24 ชั่วโมงกับการสูญเสียสมาชิก รายงานการชำระเงินรายสัปดาห์ไม่สามารถทำเช่นนั้นได้ แต่ข้อมูลแบบเรียลไทม์ทำได้

ผลลัพธ์ที่แสดงให้เห็นจากลูกค้า 220 ราย

ภาพเหล่านี้เป็นภาพประกอบเพื่อแสดงให้เห็นเท่านั้น ไม่ใช่ลูกค้าจริง:

• เวลาที่เจ้าของใช้ในการตรวจสอบสัญญา: ประมาณ 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งสามารถเรียกคืนได้ทั้งหมด
• เวลาที่เทรนเนอร์ใช้ในการตรวจสอบว่า "เหลืออีกกี่เซสชั่น" ถูกตัดออกไป เพราะข้อมูลนี้อยู่ในประวัติของสมาชิกอยู่แล้ว
• อัตราการเรียกคืนเงินที่ชำระไม่สำเร็จภายในหนึ่งสัปดาห์ โดยใช้กระบวนการสิ้นเดือนแบบแมนนวล: ประมาณ 35 ถึง 45 เปอร์เซ็นต์
• การกู้คืนการชำระเงินที่ล้มเหลวด้วยข้อความ SMS ภายในวันเดียวกัน: เพิ่มขึ้นเป็น 65 ถึง 78 เปอร์เซ็นต์
• อัตราการต่อสัญญาภายในระยะเวลา 60 วัน: เพิ่มขึ้นประมาณ 5 ถึง 9 เปอร์เซ็นต์ ส่วนใหญ่มาจากการสนทนากับผู้ฝึกสอนแบบตัวต่อตัว

ตัวเลขจะเปลี่ยนแปลงไปตามราคาในสัญญาและวัฒนธรรมการฝึกสอนของคุณ แต่กลไกนั้นไม่เปลี่ยนแปลง

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อผลกำไรของคุณ

การกระทบยอดในวันอาทิตย์ไม่ใช่แค่การเสียเวลา แต่ยังเป็นการสูญเสียรายได้ด้วย ข้อมูลสัญญาที่ไม่ทันสมัยหมายความว่าการต่ออายุสัญญาจะหลุดรอดไป การชำระเงินที่ไม่สำเร็จจะกลายเป็นการยกเลิกสัญญาโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า และผู้ฝึกสอนไม่สามารถพูดคุยในเรื่องที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมได้ เมื่อข้อมูลเป็นปัจจุบันและระบบแจ้งเตือนทำงานโดยอัตโนมัติ ทีมของคุณจะทุ่มเทพลังงานให้กับสมาชิกแทนที่จะเป็นสเปรดชีต และการพูดคุยเรื่องการต่ออายุสัญญาจะเกิดขึ้นแบบตัวต่อตัว ซึ่งเป็นจุดที่ปิดการขายได้จริง

ดูสินค้าสำหรับสตูดิโอของคุณได้ที่นี่

อยากเห็นการใช้งาน CRMConnect Mindbody to HighLevel ในทางปฏิบัติไหม? ดูหน้าแอป API.