Mindbody และ Klaviyo: ช่วยลดภาระการลงทะเบียนเรียนว่ายน้ำซ้ำ ด้วยการรับเด็กที่ขาดเรียนตั้งแต่เนิ่นๆ

เหตุใดโครงการตามฤดูกาลจึงทำให้ครอบครัวเลิกเข้าร่วมเมื่อลงทะเบียนใหม่

โรงเรียนสอนว่ายน้ำ ศิลปะการต่อสู้สำหรับเด็ก สถาบันสอนดนตรี หรือโปรแกรมใดๆ ที่จัดเป็นฤดูกาล ล้วนมีรูปแบบเดียวกัน คือ ช่วงเวลาเรียน 8-12 สัปดาห์ มีกำหนดปิดรับสมัครอย่างเข้มงวด และผู้ปกครองที่ต้องรับผิดชอบกิจกรรมอื่นๆ อีกสี่อย่างและงานพาร์ทไทม์ หากคุณไม่สามารถดึงดูดความสนใจของผู้ปกครองคนนั้นได้ในช่วงสองสัปดาห์ก่อนวันปิดรับสมัคร ที่นั่งก็จะตกเป็นของครอบครัวที่อยู่ในรายชื่อรอ และลูกของพวกเขาก็จะไม่ได้กลับมาเรียนในรอบถัดไป

นี่คือตัวอย่างประกอบ โรงเรียนสอนว่ายน้ำสมมติชื่อ Tidepool Swim Academy มีเด็ก 620 คน เปิดสอนตามฤดูกาลในสระว่ายน้ำในร่มแห่งเดียว กระบวนการลงทะเบียนใหม่นั้นก็ดีอยู่แล้ว แต่ปัญหาอยู่ที่ต้นทาง ครอบครัวที่ขาดความกระตือรือร้น (ยกเลิกสองครั้งติดต่อกัน ไปเที่ยวพักผ่อน หรือป่วย) ไม่ได้รับการแจ้งเตือนใดๆ ข้อความแจ้งเตือนการลงทะเบียนใหม่แบบเดียวกันจะถูกส่งไปยังทุกคนในสัปดาห์ก่อนเปิดรับสมัคร เด็กที่มีความเสี่ยงสูงที่จะเลิกเรียนจึงไม่ได้รับความพยายามช่วยเหลือเป็นพิเศษ

ต้นทุนของกระบวนการแบบใช้แรงงานคน

Mindbody รู้ทุกอย่างที่สำคัญในที่นี้ ทุกคลาสมีรายชื่อผู้เข้าร่วม ทุกการยกเลิกมีเวลาบันทึก ทุกการลงทะเบียนมีวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด ปัญหาคือ ข้อมูลเหล่านี้ไม่ถูกส่งไปยังเครื่องมือการตลาดของคุณทันเวลาเพื่อดำเนินการ

แผนกต้อนรับดึงรายงาน "ขาดเรียนสามครั้งขึ้นไป" ในวันศุกร์ ส่งต่อให้ผู้ประสานงานด้านการตลาดในวันจันทร์ ซึ่งจะจัดทำรายชื่อเฉพาะกิจภายในวันพุธ แต่ถึงตอนนั้นโอกาสในการยกเลิกการลงทะเบียนก็หมดลงแล้ว ครอบครัวที่ต้องการความช่วยเหลือจึงไม่ได้รับอะไรเลย หรือได้รับความช่วยเหลือช้าเกินไป

ดังนั้น ต้นทุนของกระบวนการแบบใช้แรงงานคนจึงไม่ใช่แค่เวลาที่ใช้ในการสร้างรายชื่อเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการลงทะเบียนใหม่ที่คุณสูญเสียไปอย่างเงียบๆ ในทุกๆ รอบการอบรม เพราะสัญญาณเตือนต่างๆ ไม่เคยไปถึงใครที่สามารถดำเนินการแก้ไขได้

CRMConnect ช่วยลดช่องว่างได้อย่างไร

การเชื่อมต่อ CRMConnect Mindbody กับ Klaviyo ช่วยให้การตลาดของคุณทันสมัยอยู่เสมอ โดยติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในคลาสเรียนของคุณ สามส่วนสำคัญจากแอป API ช่วยให้การทำงานนี้เป็นไปได้:

• การซิงค์ข้อมูลชั้นเรียนและการติดตามการเข้าเรียนช่วยให้ Klaviyo อัปเดตข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการจองที่จะเกิดขึ้น การเข้าเรียน และการยกเลิก
• การซิงค์ข้อมูลโปรไฟล์ลูกค้าแบบเรียลไทม์ช่วยให้บันทึกข้อมูลติดต่อผู้ปกครองตรงกัน โดยมีสถานะการลงทะเบียนของเด็กแต่ละคนแนบมาด้วย
• ระบบติดตามการเข้าชมจะตรวจสอบการเข้าชมล่าสุดทุกวัน เพื่อป้องกันไม่ให้ระบบแจ้งเตือนการขาดเรียนทำงานผิดพลาดในชั้นเรียนที่เด็กเข้าเรียนจริง

อีเมลของผู้ปกครองเป็นจุดศูนย์กลางในการเชื่อมต่อระบบ Klaviyo เด็กที่ไม่มีอีเมลเป็นของตัวเอง (ซึ่งเกือบทั้งหมดในวัยนี้) จะเชื่อมต่อกับข้อมูลของผู้ปกครอง ดังนั้นทุกข้อความจึงส่งไปถึงผู้ใหญ่ที่ทำการจองคลาสเรียนนั้นๆ

หยุดยั้งการสั่นคลอนก่อนที่จะกลายเป็นการตกต่ำ

กระแสน้ำแรกที่คุณต้องการนั้นสั้นและมุ่งเป้าไปที่จุดที่สั่นคลอน ไม่ใช่หน้าผา มันทำงานแบบนี้:

ระบบจะเริ่มทำงานเมื่อมีการยกเลิกชั้นเรียน โดยจะจำกัดเฉพาะชั้นเรียนที่ยกเลิกภายใน 24 ชั่วโมง ระบบจะรอ 4 ชั่วโมง เพื่อไม่ให้กระทบกระเทือนผู้ปกครองที่กำลังดูแลลูกป่วย จากนั้นระบบจะส่งอีเมล "เราได้สำรองที่นั่งของคุณไว้สำหรับสัปดาห์หน้า" ซึ่งเป็นการยืนยันตารางเรียนครั้งต่อไปของเด็ก โดยระบุวันและเวลาเรียบร้อยแล้ว

จากนั้นระบบจะตรวจสอบว่าครอบครัวนั้นยกเลิกการเรียนกี่ครั้งใน 30 วันที่ผ่านมา การยกเลิกเพียงครั้งเดียวถือเป็นสัญญาณรบกวน ดังนั้นกระบวนการจึงหยุดลง การยกเลิกสองครั้งขึ้นไปถือเป็นสัญญาณเตือนภัย ดังนั้นกระบวนการจึงดำเนินต่อไปด้วยอีเมลฉบับที่สองในอีกสองวันต่อมา: ข้อความจากโค้ชของเด็กที่เสนอที่เรียนชดเชย นั่นคือความพยายามในการดึงดูดนักเรียนเป้าหมาย ซึ่งการส่งอีเมลแบบทั่วไปไม่สามารถทำได้

การแยกเงื่อนไขเป็นสิ่งที่ทำให้สิ่งนี้มีประโยชน์ การยกเลิกเพียงครั้งเดียวไม่มีความหมายอะไร แต่การยกเลิกครั้งที่สามในหนึ่งเดือนนั้นมีความหมาย และความพยายามในการบันทึกของคุณควรสะท้อนถึงสิ่งนั้น

ขั้นตอนการลงทะเบียนเรียนซ้ำ

กระบวนการที่สองจะทำงานเพียงครั้งเดียวต่อเซสชั่น โดยใช้เฉพาะกับครอบครัวที่อยู่ในเกณฑ์เสี่ยงเท่านั้น

ระบบจะเริ่มดำเนินการ 14 วันก่อนวันเปิดลงทะเบียนเรียนใหม่ โดยพิจารณาเฉพาะเด็กที่มีการลงทะเบียนเรียนอยู่แล้ว จากนั้นจะแบ่งกลุ่มครอบครัวตามระดับการเข้าเรียนของเด็กในแต่ละภาคการศึกษา:

• หากมีผู้เข้าร่วม 80 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป: จะมีการส่งอีเมลมาตรฐานเพื่อยืนยันการเข้าร่วมของคุณ
• 50 ถึง 80 เปอร์เซ็นต์: อีเมลแจ้งว่า "เราสังเกตเห็นว่ามีนักเรียนขาดเรียนบ้าง" พร้อมบันทึกจากโค้ชและแบบสอบถามสั้นๆ เพื่อตรวจสอบความเป็นอยู่ของนักเรียน
• ต่ำกว่า 50 เปอร์เซ็นต์: ไม่ได้รับอีเมลเลย ครอบครัวเหล่านี้จะถูกส่งต่อไปยังหัวหน้าโค้ชเพื่อพูดคุยเป็นการส่วนตัว และจะถูกทำเครื่องหมายไว้บนแดชบอร์ดของแผนกต้อนรับ

หนึ่งสัปดาห์ต่อมา ระบบจะหยุดส่งข้อความไปยังผู้ที่ลงทะเบียนใหม่แล้ว และจะส่งข้อความเตือนครั้งสุดท้าย 48 ชั่วโมงก่อนถึงกำหนดปิดรับสมัครไปยังทุกคนที่ยังลังเลอยู่

ส่วน "ข้ามการส่งอีเมล ส่งต่อให้โค้ช" เป็นส่วนที่ระบบอัตโนมัติส่วนใหญ่ข้ามไป ครอบครัวที่มีอัต attendance ต่ำที่สุดไม่จำเป็นต้องได้รับอีเมลอีก พวกเขาต้องการคนจริงๆ ระบบอัตโนมัติไม่ได้ตัดสินใจเอง แต่แค่ทำให้แน่ใจว่าครอบครัวที่เหมาะสมได้รับการติดต่อ

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับโรงเรียนของคุณ

ภาพประกอบเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง ไม่ใช่ลูกค้าจริง:

• อัตราการลงทะเบียนเรียนซ้ำก่อนการปรับโครงสร้างหนี้: ประมาณ 65 ถึง 70 เปอร์เซ็นต์
• อัตราการลงทะเบียนเรียนซ้ำโดยใช้ข้อมูลการเข้าเรียนเป็นเกณฑ์: เพิ่มขึ้นเป็น 75 ถึง 82 เปอร์เซ็นต์ ส่วนใหญ่มาจากกลุ่มที่มีอัตราการเข้าเรียน 50 ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งก่อนหน้านี้ได้รับเพียงข้อมูลประชาสัมพันธ์ทั่วไปเท่านั้น
• เวลาที่ใช้ในการจัดทำรายชื่อ ณ แผนกต้อนรับต่อรอบ: ประมาณ 6 ถึง 8 ชั่วโมง ซึ่งสามารถเรียกคืนกลับมาได้ทั้งหมด
• “มีใครติดต่อสอบถามหลังจากที่ลูกฉันขาดเรียนไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้วบ้างไหม?” ข้อร้องเรียนจากผู้ปกครองลดลงอย่างมาก เพราะมีคนติดต่อสอบถามแล้ว

ผลลัพธ์ที่แท้จริงของคุณขึ้นอยู่กับพื้นฐานของคุณ ราคาที่คุณตั้งไว้ และว่าหัวหน้าโค้ชจะโทรติดต่อจริงหรือไม่ CRMConnect เพียงแค่จัดหาลิสต์ที่เหมาะสมให้คุณ ในเวลาที่เหมาะสม

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อผลกำไรของคุณ

โปรแกรมตามฤดูกาลจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวขึ้นอยู่กับกำหนดการลงทะเบียนซ้ำ การลงทะเบียนซ้ำเพิ่มขึ้นเพียงไม่กี่เปอร์เซ็นต์ในแต่ละรอบ จะทำให้จำนวนผู้เข้าร่วมเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ และมีรายชื่อผู้รอเข้าร่วมแทนที่จะเป็นช่องว่างที่ว่างเปล่า การช่วยเหลือครอบครัวที่ลังเลตั้งแต่เนิ่นๆ ด้วยความพยายามช่วยเหลืออย่างจริงจัง แทนที่จะเป็นการโปรโมตแบบทั่วไป คือที่มาของความสำเร็จนั้น

อยากเห็นการใช้งาน CRMConnect Mindbody กับ Klaviyo จริง ๆ ไหม? ดูหน้าแอป API.