Mindbody และ Shopify: ทำให้ตัวเลขของคุณตรงกันเป๊ะทุกบาททุกสตางค์

ทำไมช่วงสิ้นเดือนถึงกินเวลาทั้งวัน

ลองนึกภาพแบรนด์สินค้าเพื่อสุขภาพที่ขายอาหารเสริมและเครื่องแต่งกายผ่านทั้งเคาน์เตอร์ขายปลีกและร้านค้าออนไลน์บน Shopify ทุกไตรมาส การยื่นภาษีมักผิดพลาดไปเล็กน้อย เพียงไม่กี่เซนต์ต่อคำสั่งซื้อ แต่เมื่อรวมกันแล้วก็กลายเป็นปัญหาปวดหัวประจำไตรมาสสำหรับผู้ทำบัญชี และการโต้เถียงที่ตึงเครียดกับนักบัญชี

สาเหตุไม่ได้มาจาก Shopify หรือ Mindbody แต่มาจากช่องว่างระหว่างระบบทั้งสอง ระบบแต่ละระบบมีวิธีการคำนวณภาษีและส่วนลดที่แตกต่างกัน เมื่อการขายถูกโอนจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง ยอดรวมจะถูกคำนวณใหม่ (และจะไม่ตรงกับใบเสร็จเดิม) หรือถูกคัดลอกโดยไม่มีรายละเอียดภาษี (ทำให้ผู้ทำบัญชีต้องคำนวณตัวเลขใหม่ด้วยตนเอง) ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด การปิดบัญชีก็จะล่าช้าออกไป

ปัญหาลักษณะเดียวกันนี้อาจเกิดขึ้นกับลูกค้าของคุณได้เช่นกัน ลูกค้าซื้ออาหารเสริมราคา 40 ดอลลาร์ทางออนไลน์และได้รับใบเสร็จที่แสดงยอดภาษีเพียงยอดเดียว ต่อมาเธอนำสินค้าไปคืนที่เคาน์เตอร์ Mindbody คำนวณภาษีคืนแตกต่างออกไปเล็กน้อยและคืนเงินให้เธอ 39.83 ดอลลาร์ เธอสังเกตเห็นและถามว่าทำไม แต่พนักงานของคุณไม่มีคำตอบที่ดี ความคลาดเคลื่อนเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ทำลายความไว้วางใจได้เร็วกว่าที่คุณคาดคิด

ต้นทุนที่แท้จริงของกระบวนการแบบใช้แรงงานคนคือเท่าไหร่

โดยทั่วไปแล้ว ตัวเชื่อมต่อพื้นฐานส่วนใหญ่จะมองภาษีและส่วนลดเป็นตัวเลขเดียวกัน มันจะแสดงยอดภาษีรวมเพียงค่าเดียวและยอดส่วนลดรวมเพียงค่าเดียว ซึ่งก็ใช้ได้ดีเมื่อสินค้าทุกชิ้นคิดภาษีในอัตราเดียวกันและส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์คงที่จากยอดสั่งซื้อทั้งหมด แต่จะใช้ไม่ได้ผลเมื่อสินค้าชิ้นหนึ่งต้องเสียภาษีและอีกชิ้นไม่ต้องเสียภาษี เมื่อส่วนลดสำหรับสมาชิกใช้ได้เฉพาะกับการขายปลีกแต่ไม่รวมถึงบริการ หรือเมื่อรหัสโปรโมชั่นออนไลน์ใช้ร่วมกับราคาสำหรับสมาชิกที่สตูดิโอ

วิธีแก้ปัญหาแบบลวกๆ มักผิดพลาดในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่ส่งผลเสียอย่างมาก รายการย่อยดูถูกต้อง ยอดรวมย่อยดูถูกต้อง แต่ยอดรวมทั้งหมดกลับคลาดเคลื่อนไป 47 เซนต์ ลองคูณด้วยจำนวนคำสั่งซื้อ 800 รายการต่อเดือน แล้วพบว่าพนักงานบัญชีของคุณต้องตามแก้ไขความคลาดเคลื่อนถึง 375 ดอลลาร์ทุกไตรมาส

ภาษีขายมีกรณีที่ซับซ้อนกว่าเรื่องอื่นๆ ในธุรกิจของคุณเกือบทั้งหมด เช่น ตะกร้าสินค้าที่มีสินค้าที่ต้องเสียภาษีหนึ่งรายการและสินค้าที่ไม่ต้องเสียภาษีหนึ่งรายการ ราคาสินค้าของคุณรวมภาษีแล้วหรือบวกเพิ่ม พื้นที่ที่ภาษีของรัฐ เขต และเมืองเก็บซ้อนกัน ลูกค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี เช่น สมาชิกขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร และการปัดเศษ แต่ละกรณีเหล่านี้มีคำตอบที่ถูกต้อง และซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่คำนวณผิดพลาดอย่างน้อยหนึ่งข้อ คำตอบที่ผิดพลาดนั้นเองคือสิ่งที่ผู้ทำบัญชีของคุณพบเมื่อตัวเลขไม่ตรงกัน

ShopConnect ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมีความซื่อสัตย์ได้อย่างไร

ฟีเจอร์ "ภาษีและส่วนลดที่ถูกต้อง" ของ ShopConnect เป็นสิ่งสำคัญที่อาจดูน่าเบื่อ แต่จะช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ ภาษีและส่วนลดจะถูกคำนวณแยกตามแต่ละรายการ ไม่ใช่คำนวณเป็นยอดรวม คำสั่งซื้อจาก Shopify ที่มีสินค้าที่ต้องเสียภาษี 3 รายการและสินค้าที่ไม่ต้องเสียภาษี 1 รายการ จะแสดงใน Mindbody เป็น 4 บรรทัด โดยมีภาษีที่ถูกต้องสำหรับแต่ละรายการ ส่วนลดสำหรับสมาชิกที่ใช้ที่แผนกต้อนรับก็จะแสดงผลอย่างถูกต้อง โดยกระจายไปยังรายการสินค้าที่ถูกต้องในบันทึกของ Shopify

เบื้องหลังการทำงาน ShopConnect จะทำการจัดเรียงตารางภาษี กฎส่วนลด และพฤติกรรมการปัดเศษที่แตกต่างกันใน Mindbody และ Shopify ให้ตรงกัน นำไปใช้ได้อย่างสม่ำเสมอ และแสดงผลรวมที่ถูกต้องแม่นยำถึงระดับสตางค์

ส่วนลดก็มีกับดักเหมือนกัน รหัสโปรโมชั่นของ Shopify อาจเป็นส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์ ส่วนลดเป็นจำนวนเงินคงที่ หรือซื้อหนึ่งแถมหนึ่ง ส่วนลดสำหรับสมาชิก Mindbody อาจผูกติดกับตัวเลือกราคา ชุดสินค้า หรือสัญญา ทั้งสองระบบอธิบายแนวคิดเดียวกันในวิธีที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ShopConnect ทำหน้าที่แปลงข้อมูลระหว่างสองระบบนี้ ใช้กฎที่ถูกต้องกับแต่ละรายการ และสร้างใบเสร็จที่เชื่อมโยงกับสิ่งที่ลูกค้าจ่ายจริงอย่างแม่นยำ การคืนเงินก็เช่นเดียวกัน ดังนั้นการคืนเงินบางส่วนและการคืนเงินสำหรับสินค้าชิ้นเดียวจึงถูกต้องเช่นกัน

สิ่งที่คุณตัดสินใจจะถูกซิงค์

คุณสามารถควบคุมการไหลเวียนของข้อมูลระหว่างสองระบบได้อย่างเต็มที่ คุณตั้งค่าหมวดหมู่ภาษีใน Mindbody เพียงครั้งเดียว (เช่น ราคาขายปลีกที่ต้องเสียภาษี บริการที่ไม่ต้องเสียภาษี เป็นต้น) และ Shopify จะรับข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ คุณสร้างส่วนลดสำหรับสมาชิกใน Mindbody และผู้ซื้อที่เหมาะสมจะได้รับราคาที่ถูกต้องทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถเลือกได้ว่าจะให้ทิป การชำระเงินผ่านบัญชี และบัญชีของร้านค้าไหลเข้าสู่ Shopify หรือไม่ โดยส่วนใหญ่แล้ว สตูดิโอต่างๆ จะไม่แสดงทิปในร้านค้าออนไลน์

เมื่อคุณเปิดใช้งานครั้งแรก ShopConnect จะตรวจสอบข้อมูลของเดือนก่อนหน้าและแจ้งเตือนหากพบว่าภาษีที่บันทึกไว้ไม่ตรงกับที่ควรจะเป็น โดยปกติแล้วจะมีอยู่ไม่กี่รายการ ซึ่งมักเกิดขึ้นก่อนที่จะเปิดใช้งานการเชื่อมต่อ จากนั้นเป็นต้นไป ผู้ทำบัญชีของคุณจะได้รับรายงานรายเดือนที่เชื่อมโยงรายละเอียดภาษีกับทั้ง Shopify และ Mindbody และนักบัญชีของคุณจะลดระดับการตรวจสอบรายไตรมาสจากการประชุมเป็นการส่งอีเมลแทน

เวลาที่ประหยัดได้โดยประมาณจากสมาชิก 340 คน

นี่คือตัวอย่างประกอบ แบรนด์สินค้าเพื่อสุขภาพที่มี 6 สาขา มียอดสั่งซื้อประมาณ 800 รายการต่อเดือน โดยแบ่งเป็นปลีกและออนไลน์ในสัดส่วนประมาณ 55/45 หลังจากเปลี่ยนมาใช้ ShopConnect ซึ่งคำนวณภาษีและส่วนลดได้อย่างแม่นยำทุกรายการ ช่องว่างระหว่างบัญชีและยอดขาย ณ สิ้นเดือนลดลงจากปกติ 1.2-1.8 เปอร์เซ็นต์ เหลือต่ำกว่า 0.05 เปอร์เซ็นต์ (โดยพื้นฐานแล้วคือการปัดเศษ) เวลาที่ใช้ในการปิดบัญชีรายเดือนของพนักงานบัญชีลดลงจากประมาณ 6 ชั่วโมง เหลือต่ำกว่า 1 ชั่วโมง และการตรวจสอบรายไตรมาสก็ลดระดับจากประชุมเป็นการส่งอีเมลแทน

การยื่นภาษีอย่างถูกวิธีนั้นมีข้อดีที่ควรกล่าวถึง หากคุณขายสินค้าในหลายรัฐ ความซับซ้อนของอัตราภาษีจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วหากข้อมูลไม่ถูกต้อง การแยกรายละเอียดภาษีแบบละเอียดทีละรายการในเครื่องมือบัญชีของคุณหมายความว่าการยื่นภาษีรายไตรมาสจะเป็นเพียงรายงานที่คุณดาวน์โหลด ไม่ใช่การตรวจสอบที่คุณต้องทำเอง นอกจากนี้ คุณยังได้รับความสามารถในการป้องกันการตรวจสอบได้เกือบฟรี เพราะทุกรายการเชื่อมโยงกับการขายจริงที่มีบริบททางภาษีที่ทราบแล้ว

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อผลกำไรของคุณ

ภาษีและส่วนลดจะคำนวณจากรายการสินค้า ไม่ใช่จากใบสั่งซื้อ การเชื่อมโยงใดๆ ที่มองว่าภาษีและส่วนลดเป็นตัวเลขเดียว จะทำให้ผู้ทำบัญชีของคุณเข้าใจผิดในที่สุด ตรวจสอบความถูกต้องทีละรายการ ไม่ใช่แค่ยอดรวม เพราะยอดรวมที่ตรงกันอาจซ่อนข้อผิดพลาดที่หักล้างกันเองได้ ชั่วโมงการตั้งค่าที่คุ้มค่าที่สุดคือชั่วโมงที่ช่วยให้ผู้ทำบัญชีของคุณไม่ต้องเขียนบันทึกช่วยจำ จัดทำรายละเอียดภาษีให้ถูกต้องเพียงครั้งเดียว ก็จะถูกต้องตลอดไป

อยากเห็น ShopConnect สำหรับ Mindbody และ Shopify ทำงานจริงไหม? ดูหน้าแอป API.