Mindbody และ Slack: ดูอัตราการเต็มของคลาสเรียนขณะที่คุณยังสามารถเติมห้องเรียนได้

เหตุใดการตรวจสอบตารางเวลาด้วยมือจึงทำให้คุณเหนื่อยล้า

ลองนึกภาพทีมงานสตูดิโอโยคะที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็วซึ่งใช้ Slack ในการทำงานร่วมกัน หัวหน้าแผนกต้อนรับ กลุ่มผู้สอน และผู้จัดการสตูดิโอ ต่างก็ใช้ Slack พวกเขาต้องการทราบสถานะการจองคลาสแบบเรียลไทม์: การแจ้งเตือนทาง Slack เมื่อคลาสเต็ม 80 เปอร์เซ็นต์ เมื่อรายชื่อผู้รอเรียนในคลาสยอดนิยมเริ่มยาวขึ้น และเมื่อคลาสมีผู้จองน้อยกว่า 3 คนภายใน 24 ชั่วโมงก่อนเริ่มเรียน

ทุกวันนี้พวกเขาไม่ได้รับสิ่งเหล่านั้นเลย ผู้จัดการสตูดิโอตรวจสอบตารางเรียนของ Mindbody ด้วยมือวันละสามครั้ง คลาสเรียนที่มีคนเรียนไม่เต็มจำนวนเกิดขึ้นโดยไม่มีใครสังเกตเห็นทันเวลาที่จะจัดโปรโมชั่นพิเศษในนาทีสุดท้าย

ขวัญกำลังใจของครูผู้สอนเป็นอีกด้านหนึ่งของเรื่องนี้ ครูผู้สอนจะหมดความกระตือรือร้นเมื่อสอนในห้องเรียนที่มีคนไม่เต็มห้อง พลังงานจากห้องเรียนที่เต็มจะช่วยกระตุ้นครูผู้สอน ซึ่งจะส่งผลต่อการสอนในคลาสต่อไป สตูดิโอที่อัตราการใช้พื้นที่เพียง 64 เปอร์เซ็นต์อย่างต่อเนื่อง ไม่เพียงแต่จะสูญเสียรายได้เท่านั้น แต่ยังทำให้ครูผู้สอนซึ่งเป็นผู้ที่แบกรับภาระของสตูดิโอนั้นหมดกำลังใจอีกด้วย

สิ่งที่การตรวจสอบด้วยตนเองมองข้ามไป

ส่วนที่ยากไม่ใช่การใส่ข้อมูลการจองลงใน Slack แต่เป็นการใส่ข้อมูลการจองที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม เครื่องมือทั่วไปที่ใช้ส่งข้อมูลจาก Mindbody ไปยัง Slack นั้น จะทำให้ช่องแชทเต็มไปด้วยข้อมูลการจองทุกครั้ง (ซึ่งเป็นข้อมูลที่ไร้ประโยชน์) หรือไม่ก็แจ้งเตือนเฉพาะตอนที่มีการสร้างคลาสใหม่เท่านั้น (ซึ่งพลาดช่วงเวลาที่สำคัญจริงๆ) ทำให้สตูดิโอต้องยอมแพ้และกลับไปตรวจสอบตารางเรียนด้วยมือเหมือนเดิม

การตั้งจุดแจ้งเตือนที่เหมาะสมนั้นยากกว่าที่คิด เกณฑ์ 80 เปอร์เซ็นต์นั้นเหมาะสมสำหรับคลาสที่โดยปกติแล้วจะเต็มถึง 85 เปอร์เซ็นต์ แต่จะแคบเกินไปสำหรับคลาสที่โดยเฉลี่ยแล้วเต็มเพียง 50 เปอร์เซ็นต์ (คุณจะไม่ได้รับสัญญาณใดๆ) และจะกว้างเกินไปสำหรับคลาสที่ขายหมดทุกครั้ง (คุณจะได้รับสัญญาณช้าเกินไป) จุดแจ้งเตือนที่เหมาะสมจะแตกต่างกันไปตามประเภทของคลาส เครื่องมือทั่วไปมักใช้การตั้งค่าเดียวสำหรับทุกอย่างและมองข้ามความแตกต่างเล็กน้อยเหล่านี้ไป

AppConnect ส่งการแจ้งเตือนที่เหมาะสมให้คุณได้อย่างไร

ฟีเจอร์ Class Booking Sync ของ AppConnect จะส่งการแจ้งเตือนการจองคลาสเรียนไปยัง Slack แบบเรียลไทม์ การแจ้งเตือนแต่ละครั้งจะประกอบด้วยรายละเอียดของคลาสเรียนและจำนวนผู้เข้าร่วมเทียบกับความจุ คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้แจ้งเตือนเฉพาะเมื่อคลาสเรียนมีผู้สมัครเกิน 80 เปอร์เซ็นต์ เมื่อเริ่มมีรายชื่อผู้รอเข้าร่วม หรือเมื่อคลาสเรียนเหลือน้อยในอีก 24 ชั่วโมงข้างหน้า

ทีมของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมโดยไม่เกิดการสแปมช่องทาง ผู้จัดการสตูดิโอไม่ต้องตรวจสอบตารางเวลาด้วยตนเองอีกต่อไป และเริ่มดำเนินการโปรโมชั่นแบบเจาะจงเป้าหมายในนาทีสุดท้ายเมื่อมันจะช่วยเพิ่มผลลัพธ์ได้อย่างแท้จริง

เนื่องจากแต่ละการแจ้งเตือนจะระบุจำนวนผู้เข้าร่วมและจำนวนที่สามารถรองรับได้ คุณจึงสามารถตั้งค่าจุดแจ้งเตือนที่แตกต่างกันสำหรับคลาสแต่ละประเภทได้ เช่น แจ้งเตือนเมื่อจำนวนผู้เข้าร่วมถึง 90 เปอร์เซ็นต์สำหรับวินยาสะที่เป็นที่นิยม เมื่อ 70 เปอร์เซ็นต์สำหรับฮาธาพิลาทิสระดับกลาง และเมื่อ 50 เปอร์เซ็นต์สำหรับรูปแบบพิลาทิสฟิวชั่นใหม่ เพื่อให้คุณมีเวลาพิจารณาโปรโมชั่น ช่อง Slack จึงยังคงมีประโยชน์และไม่รกจนเกินไป

รายชื่อผู้รอเรียนถือเป็นสัญญาณที่มีค่าอย่างหนึ่ง คลาสเรียนที่มีรายชื่อผู้รอเรียนปรากฏขึ้น 36 ชั่วโมงก่อนเริ่มเรียน แสดงว่าคุณควรเพิ่มเวลาเรียนอีกสักรอบ การแจ้งเตือนรายชื่อผู้รอเรียนเหล่านี้สามารถส่งตรงไปยังผู้จัดการสตูดิโอพร้อมข้อความเตือนว่า “ควรพิจารณาเพิ่มเวลาเรียนอีกรอบ” เมื่อเวลาผ่านไป ตารางเรียนของคุณจะถูกปรับเปลี่ยนตามความต้องการที่แท้จริงมากกว่าความชอบส่วนตัวของผู้สอนหรือนิสัยเก่าๆ

วิธีการทำงานแบบง่ายๆ

คุณเปิดใช้งานการซิงค์การจองคลาส จากนั้นตั้งค่าการแจ้งเตือนง่ายๆ สองสามอย่าง การแจ้งเตือนแรกจะส่งไปยังช่องทางการจัดการของคุณเมื่อคลาสมีผู้ลงทะเบียนเกิน 80 เปอร์เซ็นต์ การแจ้งเตือนที่สองจะแจ้งไปยังช่องทางผู้สอนของคุณเมื่อเริ่มมีรายชื่อผู้รอเรียน โดยระบุชื่อคลาสและจำนวนผู้รอเรียน การแจ้งเตือนที่สามจะทำงานทุกวันเวลา 18:00 น. ตรวจสอบคลาสของวันพรุ่งนี้ และแจ้งเตือนคลาสใดๆ ที่มีผู้จองน้อยกว่าสามคน

คุณปรับค่าตัวเลขเหล่านั้นให้ตรงกับรูปแบบการเติมเต็มสัญญาณจริงในสตูดิโอของคุณ ทดลองใช้งาน และสังเกตช่องสัญญาณเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ หากอัตราส่วนสัญญาณต่อสัญญาณรบกวนไม่เหมาะสม คุณก็ปรับแก้ไข

มีสองสิ่งที่ควรพิจารณาเพิ่มเติม อย่างแรกคือ การสรุปข้อมูลล่วงหน้าทุกวันเวลา 18.00 น. ซึ่งเป็นข้อความ Slack เดียวที่สรุปอัตราการจองของวันพรุ่งนี้แยกตามผู้สอน วิธีนี้จะช่วยให้ผู้จัดการสตูดิโอสามารถตัดสินใจเรื่องโปรโมชั่นของวันถัดไปได้ในคราวเดียว และอย่างที่สองคือ ช่องแชทแยกสำหรับผู้สอนโดยเฉพาะที่จะแจ้งเตือนผู้สอนแต่ละคนเฉพาะในชั้นเรียนของตนเอง วิธีนี้จะช่วยให้ช่องแชทหลักสำหรับการดำเนินงานเงียบลง ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้ผู้สอนยังคงมีส่วนร่วมอยู่เสมอ

ตัวแทนโค้ชประหยัดเวลาได้ 240 ชั่วโมงสำหรับสมาชิก

นี่คือตัวอย่างสมมุติ สตูดิโอโยคะแห่งหนึ่งที่มีสถานที่ตั้งเพียงแห่งเดียว เปิดสอนประมาณ 140 คลาสต่อสัปดาห์ โดยมีครูผู้สอน 5 คน หลังจากเปิดใช้งานการแจ้งเตือนใน Slack ผู้จัดการสตูดิโอจะจัดโปรโมชั่นพิเศษแบบเจาะกลุ่มเป้าหมายโดยเฉลี่ย 8 ครั้งต่อสัปดาห์ (รหัสส่วนลดแบบนาทีสุดท้าย ข้อเสนอชวนเพื่อน) สำหรับคลาสที่ปกติจะมีคนมาเรียนน้อย อัตราการลงทะเบียนเรียนโดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้นจากประมาณ 64 เปอร์เซ็นต์เป็นประมาณ 73 เปอร์เซ็นต์ เวลาที่ผู้จัดการสตูดิโอใช้ในการตรวจสอบตารางเรียนลดลงจากประมาณหนึ่งชั่วโมงต่อวันเหลือเพียงแค่เหลือบมอง Slack เท่านั้น

ความพึงพอใจของครูผู้สอนเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งเจ้าของก็สังเกตเห็นได้ ครูผู้สอนที่สอนเต็มคลาสอย่างสม่ำเสมอจะอยู่ทำงานนานขึ้น แนะนำครูผู้สอนคนอื่นๆ ที่มีศักยภาพ และนำพลังงานที่ดีกว่ามาสู่กลุ่ม การมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์นำไปสู่การโปรโมทที่ตรงเป้าหมาย ซึ่งส่งผลให้คลาสเรียนเต็มมากขึ้น และนำไปสู่ครูผู้สอนที่มีความสุขมากขึ้น และวงจรนี้จะทวีคูณในแบบที่ตัวชี้วัดเพียงอย่างเดียวไม่สามารถวัดได้

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับสตูดิโอของคุณ

การมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อมีการกรองข้อมูล การส่งข้อความสแปมในช่องแชทแย่กว่าการเงียบเฉย การแจ้งเตือนที่เชื่อมโยงกับเกณฑ์การเติมข้อความจะช่วยให้คุณเห็นช่วงเวลาที่สามารถลงมือทำอะไรได้จริง ดังนั้นควรปรับเกณฑ์เหล่านั้นให้ตรงกับรูปแบบการเติมข้อความจริงของคุณ Slack เป็นศูนย์กลางการทำงานของสตูดิโอสมัยใหม่ส่วนใหญ่ ส่งข้อมูลที่ถูกต้องไปที่นั่น แล้วทีมของคุณจะดำเนินการตามนั้น

อยากเห็น AppConnect สำหรับ Mindbody และ Zapier ทำงานจริงไหม? ดูหน้าแอป API.