Mindbody และ QuickBooks: ซิงค์ทุกการขายโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลรายเดือน

ต้นทุนแฝงของการทำบัญชีด้วยตนเอง

ลองนึกภาพแบรนด์ด้านสุขภาพที่มีหลายสาขาซึ่งใช้ QuickBooks Online สำหรับการบัญชี ทุกยอดขายของ Mindbody (สินค้าปลีก บริการ สมาชิกภาพ ทิป การชำระเงิน) จะต้องบันทึกใน QuickBooks อย่างถูกต้อง ในบัญชีที่ถูกต้อง พร้อมการจัดการภาษีที่ถูกต้อง สำหรับสาขาที่ถูกต้อง

ปัจจุบัน พนักงานบัญชีส่งออกรายงานยอดขายของ Mindbody เดือนละครั้ง จัดรูปแบบใหม่ในสเปรดชีต แล้วนำเข้าสู่ QuickBooks กระบวนการนี้ใช้เวลาหนึ่งวันเต็มต่อสาขาต่อเดือน แบรนด์นี้มีสี่สาขา นั่นหมายความว่าพนักงานบัญชีต้องใช้เวลาสี่วันต่อเดือนในการป้อนข้อมูล

การมองเห็นกระแสเงินสดเป็นโอกาสที่ถูกมองข้ามไปอย่างน่าเสียดาย ด้วยการปิดบัญชีรายเดือน แบรนด์จะเห็นภาพรวมรายได้ที่แท้จริงช้าไปถึงสามสัปดาห์ การตัดสินใจเกี่ยวกับการจ้างงาน การใช้จ่ายด้านการตลาด และการซื้อสินค้าชิ้นใหญ่ๆ จึงเกิดขึ้นจากข้อมูลที่ล้าสมัย การบันทึกยอดขายลงใน QuickBooks ทันทีที่เกิดขึ้น จะทำให้เจ้าของและผู้ควบคุมบัญชีมีสถานะเงินสดปัจจุบันที่พวกเขาสามารถดำเนินการได้ในสัปดาห์นี้ ไม่ใช่เดือนหน้า

ค่าใช้จ่ายจริงในการนำเข้ารายเดือนคือเท่าไหร่

การผสานรวมข้อมูลพื้นฐานจะแสดงยอดขายเป็นยอดรวมแบบเหมาจ่าย ซึ่งทำให้ขาดรายละเอียดแต่ละรายการที่นักบัญชีของคุณต้องการ โซลูชันที่สร้างขึ้นเองมักจะจับคู่ข้อมูลได้ถูกต้อง แต่จะใช้งานไม่ได้ทันทีที่แบรนด์เพิ่มบริการใหม่หรือสถานที่ใหม่

การบัญชีสมาชิกเป็นจุดที่วิธีการแบบง่ายๆ ล้มเหลวมากที่สุด ค่าสมาชิกรายเดือนจะถูกบันทึกตลอดระยะเวลาการเป็นสมาชิก ไม่ใช่จ่ายครั้งเดียวทั้งหมด สัญญา 12 เดือนที่จ่ายล่วงหน้าจะถูกบันทึกตลอด 12 เดือน ระบบพื้นฐานส่วนใหญ่จะบันทึกการชำระเงินเต็มจำนวนทันที ซึ่งจะทำให้รายได้ของเดือนนี้สูงเกินจริงและสร้างความยุ่งยากในการบัญชีเมื่อสิ้นปี

AppConnect สตรีมข้อมูลยอดขายแบบเรียลไทม์ได้อย่างไร

ตัวเชื่อมต่อการขายและรายการสินค้าของ AppConnect ส่งข้อมูลการขายของ Mindbody ทุกรายการไปยัง QuickBooks Online ทันทีที่เกิดขึ้น การขายแต่ละรายการจะมีรายละเอียดครบถ้วน ได้แก่ รายการสินค้า ราคา ภาษี ส่วนลด สถานที่ และวิธีการชำระเงิน รายการสินค้าแต่ละรายการจะถูกบันทึกใน QuickBooks ในบัญชีที่ถูกต้อง โดยระบุสถานที่ที่ถูกต้อง

ผู้ทำบัญชีของคุณจะได้รับข้อมูลบัญชี QuickBooks ที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน แทนที่จะเป็นการนำเข้าข้อมูลเป็นชุดรายเดือน

AppConnect ช่วยแยกส่วนต่างระหว่างยอดขาย ณ จุดเวลาใดเวลาหนึ่ง (การขายปลีก การซื้อหน้าร้าน ค่าทิป) กับรายได้ประจำหรือรายได้ตามสัญญา เงินที่ควรจะได้รับในระยะยาวสามารถถูกจัดเก็บไว้ในที่ที่ถูกต้องและรับรู้เป็นสัดส่วนรายเดือนอย่างเหมาะสม ทำให้บัญชีของคุณสะท้อนการรับรู้รายได้ที่ถูกต้องโดยที่ผู้ควบคุมบัญชีไม่ต้องทำรายการสิ้นเดือนด้วยตนเอง

การคืนเงินช่วยปิดวงจร การคืนเงินที่ดำเนินการใน Mindbody จะถูกบันทึกเป็นการกลับรายการเดิม โดยอ้างอิงถึงการขายเดิม ทำให้การตรวจสอบประวัติการทำธุรกรรมเป็นไปอย่างราบรื่น การคืนเงินจะไม่ใช่เรื่องที่ไม่คาดคิดในตอนสิ้นเดือนอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องและราบรื่น

วิธีการทำงานแบบง่ายๆ

คุณเปิดใช้งานตัวเชื่อมต่อการขายและรายการสินค้า จากนั้นการขายทั้งหมดของ Mindbody จะถูกส่งไปยัง QuickBooks Online โดยอัตโนมัติ แต่ละรายการจะถูกจับคู่กับบัญชีที่ถูกต้องตามประเภทสินค้า ไม่ว่าจะเป็นสินค้าปลีก บริการ สมาชิกภาพ และอื่นๆ และการขายจะถูกบันทึกในสถานที่และวิธีการจัดการภาษีที่ถูกต้อง หากการขายใดไม่สามารถจับคู่ได้ (เช่น ประเภทผลิตภัณฑ์ใหม่) ระบบจะแจ้งเตือนเพื่อให้ผู้ทำบัญชีของคุณสามารถจัดการได้ในวันเดียวกัน

ในเดือนแรก ควรทดลองใช้ระบบรายงานสดแบบใหม่ควบคู่ไปกับรายงานที่ผู้ทำบัญชีจัดทำขึ้นด้วยตนเอง ผลลัพธ์ควรตรงกัน หากพบความไม่ตรงกัน จะมีการตรวจสอบและปรับปรุงการจับคู่ข้อมูลให้รัดกุมยิ่งขึ้น การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด (เช่น การแจ้งเตือนผ่าน Slack สำหรับการขายที่ไม่สำเร็จ รายการใหม่ที่ไม่มีการจับคู่ หรือข้อผิดพลาดด้านภาษี) จะช่วยให้ผู้ทำบัญชีสามารถแก้ไขปัญหาได้ในวันเดียวกัน แทนที่จะต้องรอพบปัญหาตอนสิ้นเดือน

ประหยัดเวลาในการทำบัญชีตัวแทนได้ที่ 4 แห่ง

นี่คือตัวอย่างสมมติฐาน แบรนด์ด้านสุขภาพที่มี 4 สาขา ทำธุรกรรมประมาณ 3,400 รายการต่อเดือน หลังจากส่งข้อมูลยอดขายไปยัง QuickBooks แล้ว เวลาที่ใช้ในการนำเข้าข้อมูลจาก Mindbody ไปยัง QuickBooks ในแต่ละเดือนจะลดลงจากประมาณ 32 ชั่วโมงต่อเดือน เหลือต่ำกว่า 3 ชั่วโมง (เฉพาะการตรวจสอบและจัดการข้อผิดพลาด) การปิดบัญชีสิ้นเดือนจะสั้นลงประมาณหนึ่งสัปดาห์ ความถูกต้องในการยื่นภาษีดีขึ้น เนื่องจากรายละเอียดการแจกแจงภาษีแบบรายการต่อรายการถูกเก็บรักษาไว้ใน QuickBooks

ความน่าเชื่อถือของการตรวจสอบบัญชีดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ทุกธุรกรรมใน QuickBooks สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังการขายของ Mindbody ได้อย่างเฉพาะเจาะจง โดยมีรายการสินค้า สถานที่ วิธีการชำระเงิน และรายละเอียดภาษีครบถ้วน การตรวจสอบบัญชีสิ้นปีทำได้รวดเร็วและชัดเจนยิ่งขึ้น บริษัทบัญชีคิดค่าบริการน้อยลง ซึ่งเป็นผลตอบแทนจากการบูรณาการระบบของบริษัทเอง

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อผลกำไรของคุณ

การบัญชีแบบปัจจุบันเหนือกว่าการบัญชีแบบรายเดือนในทุกด้านที่สำคัญ: ความถูกต้อง เวลาในการปิดบัญชี และคุณภาพของการตัดสินใจที่คุณทำ รายละเอียดแต่ละรายการควรอยู่ในสมุดบัญชีของคุณ เพราะการรวมยอดรวมแบบเหมาจ่ายจะทำให้ข้อมูลที่นักบัญชีของคุณต้องการหายไป และการระบุสถานที่ตั้งของการขายแต่ละรายการนั้นไม่ใช่ทางเลือกสำหรับแบรนด์ที่มีหลายสาขา ทำให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นทางที่ข้อมูลเข้าสู่ QuickBooks และรายงานทุกฉบับในขั้นตอนถัดไปจะน่าเชื่อถือ

อยากเห็น AppConnect สำหรับ Mindbody และ Zapier ทำงานจริงไหม? ดูหน้าแอป API.