Mindbody และ Zoho CRM: ตรวจจับการชำระเงินอัตโนมัติที่ล้มเหลวได้ภายในวันเดียวกัน

เหตุใดรายงานสัญญาสิ้นเดือนจึงทำให้สมาชิกของคุณเสียค่าใช้จ่าย

การสมัครสมาชิกแบบมีสัญญาดูเหมือนจะเป็นรายได้ที่คาดการณ์ได้ จนกระทั่งการชำระเงินอัตโนมัติล้มเหลว ช่วงเวลาหลังจากนั้นสั้นมาก โดยประมาณ 24 ถึง 72 ชั่วโมง สมาชิกที่มีบัตรถูกปฏิเสธจะเริ่มมองหาสตูดิโออื่นอย่างเงียบๆ สตูดิโอส่วนใหญ่จะตรวจสอบสถานะสัญญาในวันที่ 1 ของทุกเดือน ซึ่งหมายความว่าการชำระเงินที่ล้มเหลวในวันที่ 3 จะถูกเก็บไว้เป็นความลับเป็นเวลา 27 วัน เมื่อถึงเวลาที่ใครเห็น สมาชิกก็ย้ายไปใช้บริการที่อื่นแล้ว

ลองพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ สตูดิโอพิลาทิส Mirror Lake (สมมติที่มีเพียงสาขาเดียว) มีสมาชิกแบบทำสัญญา 360 คน แผนกต้อนรับและทีมขายจัดการทุกอย่างผ่าน Zoho CRM ยกเว้นรายละเอียดสัญญาซึ่งอยู่ใน Mindbody การกระทบยอดสิ้นเดือนใช้เวลาครึ่งวัน การชำระเงินอัตโนมัติล้มเหลวจะถูกตรวจพบประมาณวันที่ 28 แก้ไขได้ประมาณหนึ่งในสามของเวลา และที่เหลือก็เลิกใช้บริการไป ไม่มีใครทำอะไรผิด เพียงแต่ข้อมูลมาถึงช้าเกินไปจนไม่สามารถดำเนินการแก้ไขได้

ต้นทุนที่แท้จริงของกระบวนการแบบใช้แรงงานคนคือเท่าไร

เมื่อข้อมูลสัญญาและการชำระเงินอยู่ในระบบหนึ่ง ในขณะที่ความสัมพันธ์กับสมาชิกอยู่ในอีกระบบหนึ่ง จะต้องมีคนทำหน้าที่เชื่อมโยงข้อมูลทั้งสองเข้าด้วยกัน ซึ่งโดยปกติแล้วหมายถึงผู้จัดการจะต้องดึงรายงาน ตรวจสอบไฟล์ PDF และอัปเดตสเปรดชีตเมื่อสิ้นเดือน

ต้นทุนที่แท้จริงไม่ใช่แค่เวลาครึ่งวันที่ใช้ในการจัดการเอกสาร แต่เป็นทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในช่วง 27 วันก่อนที่ใครจะสังเกตเห็น สมาชิกที่บัตรหมดอายุไม่ได้รับการแจ้งเตือนล่วงหน้า สมาชิกที่มีปัญหาเงินไม่เพียงพอเพียงครั้งเดียวไม่ได้รับการแจ้งเตือนอย่างเป็นมิตร เมื่อสิ้นเดือน ความสัมพันธ์ก็เย็นชาลง และการพูดคุยเรื่องการชำระเงินก็กลายเป็นเรื่องอึดอัดแทนที่จะเป็นเรื่องปกติ

ขั้นตอนการทำงานเมื่อสัญญาต่างๆ ไหลเข้าสู่ระบบ Zoho CRM

การเชื่อมต่อ CRMConnect Mindbody กับ Zoho CRM ช่วยให้ข้อมูลสัญญาและการชำระเงินอัตโนมัติเป็นปัจจุบันอยู่เสมอภายในระบบ CRM ที่ทีมของคุณใช้งานอยู่แล้ว รายละเอียดสัญญา สถานะการชำระเงินอัตโนมัติ วันที่เรียกเก็บเงินครั้งถัดไป จำนวนเงิน และวันที่ต่ออายุจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ ไม่มีใครต้องป้อนข้อมูลซ้ำ และไม่ต้องรอรายงาน

สิ่งที่พนักงานต้อนรับและผู้จัดการเห็น:

• ข้อมูลของสมาชิกทุกคนจะแสดงสถานะการชำระเงินอัตโนมัติว่าใช้งานได้ปกติ กำลังลองใหม่ หรือล้มเหลว โดยจะอัปเดตทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลง
• สามารถดูชื่อสัญญา วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด และจำนวนเงินรายเดือนได้โดยไม่ต้องเปิด Mindbody
• ทันทีที่การชำระเงินล้มเหลว สมาชิกรายนั้นจะปรากฏในรายการที่ทีมของคุณสามารถดำเนินการได้ในวันนี้

การเปลี่ยนแปลงที่นำไปใช้ได้จริงนั้นง่ายมาก แทนที่จะมาพบการชำระเงินที่ล้มเหลวตอนสิ้นเดือน คุณจะเห็นได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง

เปลี่ยนการชำระเงินที่ล้มเหลวให้เป็นการกู้คืนในวันเดียวกัน

เมื่อสถานะการชำระเงินอัตโนมัติถูกเปิดใช้งานใน Zoho CRM แล้ว คุณสามารถสร้างลำดับการกู้คืนอัตโนมัติที่ราบรื่นได้ ตัวอย่างที่ใช้งานได้จริงจะมีลักษณะดังนี้:

1. ทันทีที่ระบบแจ้งว่าการชำระเงินล้มเหลว สมาชิกจะได้รับข้อความแจ้งเตือนที่เป็นมิตรภายในชั่วโมงเดียวกันว่า “ระบบของเราแจ้งว่าการชำระเงินของคุณไม่สำเร็จ คุณสามารถอัปเดตบัตรของคุณได้ที่นี่ หากต้องการความช่วยเหลือ โปรดตอบกลับ”
2. สี่ชั่วโมงต่อมา หากบัตรยังไม่ได้รับการอัปเดต เจ้าหน้าที่ฝ่ายสมาชิกจะได้รับมอบหมายงานพร้อมรายละเอียดครบถ้วน ได้แก่ การชำระเงินครั้งล่าสุดที่สำเร็จ จำนวนเงินที่ค้างชำระ และจำนวนครั้งที่พยายามชำระเงินใหม่
3. วันต่อมา เจ้าของสตูดิโอส่งอีเมลสั้นๆ มาเพื่อเสนอให้โทรคุยกันสักครู่
4. หลังจากผ่านไปสองวันแล้วยังไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ ระบบจะสร้างงานติดต่อเจ้าของในวันนั้นขึ้นมา
5. หากสมาชิกอัปเดตข้อมูลบัตรของตนเมื่อใดก็ตาม ขั้นตอนที่เหลือจะหยุดลง และจะมีการส่งข้อความยืนยันออกไป
6. หากผ่านไปห้าวันแล้วยังไม่มีการแก้ไขปัญหา สมาชิกรายนั้นจะถูกระบุว่ามีความเสี่ยง และจะมีการนัดหมายเพื่อพูดคุยเรื่องการรักษาฐานสมาชิกแบบตัวต่อตัว

ระบบส่งข้อความด่วนภายในวันเดียวกันสามารถกู้คืนปริมาณธุรกรรมส่วนใหญ่ได้ด้วยตัวเอง บัตรที่ใช้งานไม่ได้มักเป็นบัตรหมดอายุหรือปัญหาเรื่องเงินทุนชั่วคราวที่สมาชิกไม่รู้ตัว การตรวจพบความผิดพลาดภายในไม่กี่ชั่วโมงแทนที่จะเป็นหลายสัปดาห์นั้นเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดในการรักษาสมาชิกรายนั้นไว้

วันต่ออายุสัญญา กลายเป็นตัวชี้วัดรายได้

การเชื่อมต่อแบบเรียลไทม์เดียวกันนี้จะทำให้ทีมขายของคุณเห็นวันสิ้นสุดของสัญญาแต่ละฉบับ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถวางแผนการต่อสัญญาได้ แทนที่จะต้องคอยแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า

• การวิเคราะห์ล่วงหน้า 90 วัน: รวมมูลค่ารายเดือนของสัญญาทุกฉบับที่จะสิ้นสุดในอีกสามเดือนข้างหน้า เพื่อดูรายได้จากการต่อสัญญา ก่อนที่จะเกิดความเสี่ยง
• ระบบจัดลำดับการโทรเพื่อต่อสัญญา: สัญญาที่จะหมดอายุภายใน 45 วัน จะถูกจัดเรียงเพื่อให้สมาชิกที่มีมูลค่าสูงสุดได้รับการติดต่อเป็นการส่วนตัวก่อน
• การจัดสรรบุคลากรให้ชัดเจน: แยกสัญญาที่ต่ออายุอัตโนมัติออกจากสัญญาที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง และวางแผนเวลาทำงานของทีมให้เหมาะสม

การคาดการณ์จะน่าเชื่อถือได้ก็ต่อเมื่อตัวเลขพื้นฐานเป็นข้อมูลปัจจุบันเท่านั้น รายงานสิ้นเดือนมักคาดการณ์การต่ออายุผิดพลาดไป 5 ถึง 15 เปอร์เซ็นต์ เนื่องจากข้อมูลที่ป้อนเข้าระบบนั้นล้าสมัย

ตัวเลขอาจออกมาเป็นอย่างไร

ตัวเลขเหล่านี้เป็นภาพประกอบเพื่อแสดงให้เห็นภาพรวม ไม่ใช่ลูกค้าจริง แต่แสดงให้เห็นถึงรูปแบบการเปลี่ยนแปลงในสตูดิโอที่มีสมาชิกตามสัญญาราว 360 ราย:

• อัตราการกู้คืนระบบเมื่อตรวจพบความผิดพลาดในช่วงสิ้นเดือน: ประมาณ 25 ถึง 35 เปอร์เซ็นต์
• อัตราการกู้คืนข้อมูลด้วยการส่งข้อความในวันเดียวกันและอีเมลถึงเจ้าของในวันถัดไป: เพิ่มขึ้นเป็น 60 ถึง 75 เปอร์เซ็นต์
• รายได้ที่ประหยัดได้ในแต่ละไตรมาสจากการตรวจพบที่เร็วขึ้น: คิดเป็นสัดส่วนที่สำคัญของฐานสัญญา ขึ้นอยู่กับขนาดสัญญาโดยเฉลี่ย
• เวลาที่เจ้าของใช้ในการตรวจสอบสัญญา ลดลงจากประมาณ 4 ชั่วโมงต่อเดือน เหลือไม่ถึง 1 ชั่วโมง โดยเวลา 1 ชั่วโมงนั้นถูกใช้ไปกับสมาชิกที่ต้องการความช่วยเหลืออย่างแท้จริง

กลไกนี้ไม่ใช่การตลาดที่ชาญฉลาด แต่เป็นการตรวจจับที่รวดเร็วบวกกับลำดับที่สมาชิกสามารถตอบสนองได้จริง ระบบจะจัดการการตรวจจับ ลำดับของคุณเพียงแค่ต้องมีความซื่อสัตย์และง่ายต่อการดำเนินการ

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อผลกำไรของคุณ

• ให้ถือว่าการชำระเงินอัตโนมัติที่ล้มเหลวเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในวันเดียวกัน ไม่ใช่การค้นพบเมื่อสิ้นเดือน ความเร็วในการตอบสนองของคุณเป็นปัจจัยสำคัญที่สุดต่ออัตราการกู้คืนเงิน
• ข้อความแรกที่เป็นมิตรและไม่กดดันจะช่วยดึงสมาชิกที่บัตรหมดอายุกลับมาได้
• วันสิ้นสุดสัญญาเป็นตัวเลขรายได้ที่น่าเชื่อถือที่สุดสำหรับสตูดิโอในการคาดการณ์อนาคต ควรใช้ตัวเลขเหล่านี้ในการวางแผน ไม่ใช่แค่ใช้ในการรายงานเท่านั้น

ลองใช้ในสตูดิโอของคุณดู

อยากรู้ว่าระบบนี้ทำงานกับข้อมูลสมาชิกของคุณอย่างไร? ดูหน้าแอป API.