Cliniko และ Salesforce: การคาดการณ์รายได้ 90 วันสำหรับคลินิกด้านการแพทย์เฉพาะทาง

การที่ผู้จัดการฝ่ายการเงินต้องสร้างแบบจำลองการคาดการณ์ใหม่ทุกวันจันทร์ในสเปรดชีต เป็นสัญญาณที่ชัดเจนว่าธุรกิจเติบโตเกินกว่าเครื่องมือการคาดการณ์ที่มีอยู่แล้ว เมื่อธุรกิจมีขนาดใหญ่ขึ้น สเปรดชีตจะไม่ใช่เครื่องมืออีกต่อไป แต่กลายเป็นคอขวด

ลองพิจารณาตัวอย่าง: Southbank Integrated Health คลินิกขนาดใหญ่แห่งเดียวในจินตนาการ มีผู้เชี่ยวชาญ 19 คน ครอบคลุมสาขากายภาพบำบัด โภชนาการ จิตวิทยา และสรีรวิทยาการออกกำลังกาย และมีรายได้ต่อปีประมาณ 3.1 ล้านดอลลาร์ ผู้จัดการฝ่ายการเงินต้องสร้างการคาดการณ์ 90 วันขึ้นใหม่ด้วยมือทุกวันจันทร์ Cliniko เก็บข้อมูลใบแจ้งหนี้ Salesforce เก็บข้อมูลยอดขาย ไม่มีใครเชื่อถือการคาดการณ์นี้ได้อย่างเต็มที่ แผนการดูแลที่ได้รับเงินทุนเพิ่มกิจกรรมการเรียกเก็บเงินที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ซึ่งสเปรดชีตจัดการได้ไม่สม่ำเสมอ การประชุมของผู้บริหารใช้เวลาส่วนใหญ่ในทุกวันอังคารไปกับการถกเถียงว่าตัวเลขใดถูกต้อง แทนที่จะลงมือทำตามตัวเลขที่ถูกต้องนั้น

ทำไมตารางงานวันจันทร์ถึงเป็นอุปสรรคต่อการทำงานของคุณ

การพยากรณ์โดยใช้สเปรดชีตในระดับนี้มีข้อบกพร่องอยู่สามประการ:

• มันเสียเร็วมาก มันถูกต้องในขณะที่สร้างเสร็จ แต่จะล้าสมัยภายในหนึ่งวัน
• การหั่นใช้เวลานาน การเปลี่ยนหัวข้อโดยแบ่งตามผู้เชี่ยวชาญหรือสายงานบริการใช้เวลานานหลายชั่วโมง และคอลัมน์ต่างๆ ก็ไม่เคยตกลงกันเรื่องการตั้งชื่อได้เลย
• มันไม่ตรงตามข้อจำกัดของแผนงานที่ได้รับทุนสนับสนุน แผนการดูแลที่ได้รับเงินสนับสนุนมีวงเงินสูงสุดที่เรียกเก็บได้ โปรแกรมสเปรดชีตมักจำลองเรื่องนี้ได้ไม่ถูกต้อง ดังนั้นจึงอาจประมาณการรายได้จากเงินสนับสนุนสูงเกินไปในขณะที่วงเงินจำกัดอยู่แล้ว หรือประมาณการค่าใช้จ่ายในการต่ออายุที่จะเกิดขึ้นต่ำเกินไป

ผลที่ได้คือการถกเถียงเรื่องการคาดการณ์ภาวะผู้นำมากกว่าการลงมือปฏิบัติจริง ต้นทุนที่แท้จริงไม่ใช่ชั่วโมงการทำงานของผู้จัดการฝ่ายการเงิน แม้ว่าจะเป็นต้นทุนที่แท้จริงก็ตาม แต่เป็นการตัดสินใจที่ล่าช้าต่างหาก

เหตุใดวิธีการอื่นๆ จึงไม่ได้ผล

การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีคั่นกลางระหว่าง Cliniko และ Salesforce จะทำให้คุณได้ตัวเลขรายได้ที่ถูกต้องตามหลักภาษี แต่ไม่ใช่การคาดการณ์การดำเนินงาน เพราะมุมมองทางบัญชีนั้นอิงจากใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว ไม่ใช่การนัดหมายที่จองไว้แล้ว แดชบอร์ดรายงานแบบแยกต่างหากในการส่งออกข้อมูลจาก Cliniko จะให้แผนภูมิแก่ผู้บริหาร แต่ไม่มีพื้นที่ทำงานภายใน Salesforce ซึ่งเป็นที่ที่ข้อมูลการขายและกิจกรรมของโครงการอยู่ และการแยกการคาดการณ์ออกไปใช้เครื่องมือเฉพาะอีกตัวหนึ่งก็สร้างระบบสองระบบที่ไม่สอดคล้องกัน

ระบบพยากรณ์อากาศแบบอัปเดตอัตโนมัติทำงานอย่างไร

เมื่อ CRMConnect เชื่อมต่อ Cliniko กับ Salesforce ใบแจ้งหนี้และการนัดหมายจาก Cliniko จะไหลเข้าสู่ Salesforce โดยอัตโนมัติ พร้อมกับข้อมูลแผนการดูแล เช่น ขีดจำกัดจำนวนครั้งในการเข้ารับบริการ และวงเงินสูงสุดในการเรียกเก็บเงิน การคาดการณ์ของคุณจะกลายเป็นรายงาน Salesforce ที่สร้างขึ้นจากสามชั้น และจะอัปเดตตัวเองโดยอัตโนมัติ การสร้างรายงานใหม่ในวันจันทร์จึงหายไป

สามชั้น:

รายได้ที่ได้รับการยืนยันแล้ว ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วซึ่งลงวันที่ในงวดนี้ ถือเป็นเงินที่รับรู้แล้ว

มีโอกาสสร้างรายได้สูงมาก จำนวนการนัดหมายที่จองและมาถึงในช่วงเวลาดังกล่าว คูณด้วยอัตราในอดีตของคุณในการเปลี่ยนการนัดหมายที่มาถึงให้เป็นใบเรียกเก็บเงินที่ชำระแล้ว บวกกับใบแจ้งหนี้ที่รอการชำระเงินโดยถ่วงน้ำหนักตามความน่าเชื่อถือในการชำระเงิน

รายได้จากแหล่งพลังงานหมุนเวียนที่มีขีดจำกัดด้านกำลังการผลิต แผนการดูแลสุขภาพที่ได้รับเงินทุนสนับสนุนที่ยังใช้งานอยู่ โดยมีรายได้ที่คาดการณ์ไว้จำกัดอยู่ที่จำนวนเงินที่ยังคงเรียกเก็บได้ตามแผน นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุด: แผนการดูแลสุขภาพที่ได้รับเงินทุนสนับสนุนมีวงเงินสูงสุด และการคาดการณ์ไม่ควรเกินวงเงินนั้น

เมื่อวางโครงสร้างทั้งสามชั้นนี้เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถแบ่งการคาดการณ์ออกตามผู้ปฏิบัติงานและตามสายงานบริการ (การประเมินครั้งแรก การติดตามผล โปรแกรมกลุ่ม แพ็กเกจ) มุมมองนี้จะแสดงให้ผู้บริหารเห็นว่าการคาดการณ์นั้นกระจุกตัวอยู่ที่ใด และมีกำลังการผลิตส่วนใดที่ไม่ได้ใช้งานอยู่

จังหวะการรายงาน

ส่งรายงานพยากรณ์รายสัปดาห์ให้ทีมผู้บริหาร ซึ่งจะอัปเดตอัตโนมัติโดยไม่ต้องสร้างใหม่ด้วยตนเอง จัดการประชุมทบทวนความคลาดเคลื่อนรายเดือนกับฝ่ายการเงิน โดยเปรียบเทียบรายงานพยากรณ์จากไม่กี่สัปดาห์ก่อนกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง การเปรียบเทียบนี้เองที่จะทำให้รายงานพยากรณ์มีความแม่นยำมากขึ้นเรื่อยๆ

สิ่งที่คุณจะได้รับจากสิ่งนี้

โดยทั่วไปแล้ว คลินิกที่มีลักษณะคล้ายกับ Southbank จะสามารถเพิ่มความแม่นยำในการพยากรณ์จากระดับพื้นฐานในสเปรดชีตที่ 75-82 เปอร์เซ็นต์ ไปเป็นระดับ 90 กว่าเปอร์เซ็นต์ เมื่อใช้ระบบพยากรณ์แบบสามชั้นของ Salesforce ผู้จัดการฝ่ายการเงินจะมีเวลาทำงานเพิ่มขึ้น 4-6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ผู้บริหารจะเลิกโต้เถียงเรื่องการพยากรณ์และเริ่มดำเนินการตามนั้น และรายได้ที่ได้รับอนุมัติจะถูกคาดการณ์อย่างถูกต้อง แทนที่จะสูงหรือต่ำเกินไป ซึ่งเป็นสาเหตุหลักของข้อผิดพลาดในการพยากรณ์ในสถานพยาบาลหลายแห่ง

การบริหารจัดการแผนงานที่ได้รับทุนอย่างมีความรับผิดชอบ

การติดตามแผนการดูแลรักษาที่ได้รับทุนสนับสนุนเป็นสิ่งที่ทำให้การคาดการณ์นี้แม่นยำ แต่ก็มาพร้อมกับความรับผิดชอบ แผนการดูแลรักษา แหล่งเงินทุน และสถานะการมีสิทธิ์ของผู้ป่วย เป็นรายละเอียดการดำเนินงานที่ละเอียดอ่อน ไม่ใช่ข้อมูลทางการตลาด ควรแสดงข้อมูลเหล่านี้ในรายงานทางการเงินและการดำเนินงาน และไม่ควรนำไปรวมไว้ในรายงานการตลาด เนื่องจากคุณสามารถเลือกได้ว่าจะเปิดเผยข้อมูลใดบ้างในแต่ละรายการ คุณจึงสามารถกำหนดขอบเขตได้อย่างชัดเจน

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญสำหรับคลินิกของคุณ

เมื่อการคาดการณ์ถูกสร้างขึ้นใหม่ด้วยมือ มันจะเป็นเพียงภาพนิ่งที่ผิดพลาดภายในวันอังคาร และกลายเป็นข้อโต้แย้งภายในวันพุธ แต่เมื่อสร้างขึ้นจากใบแจ้งหนี้ การนัดหมาย และวงเงินแผนงานที่ได้รับทุนสนับสนุนแบบเรียลไทม์ภายใน Salesforce มันจะเป็นตัวเลขปัจจุบันที่เชื่อถือได้ ซึ่งผู้บริหารสามารถวางแผนด้านบุคลากร กำลังการผลิต และการเติบโตได้ ผู้จัดการฝ่ายการเงินของคุณจะไม่ใช่แค่ผู้ใช้งานสเปรดชีตอีกต่อไป แต่จะเริ่มเป็นนักวิเคราะห์แทน

อยากเห็นการใช้งาน CRMConnect Cliniko กับ Salesforce จริง ๆ ไหม? ดูหน้าแอป API.