Cliniko และ ActiveCampaign: การตลาดที่ถูกต้องตามกฎหมายสำหรับคลินิกแก้ไขการพูดในเด็ก

คลินิกแก้ไขการพูดกับเด็กมีปัญหาที่เครื่องมือการตลาดส่วนใหญ่เข้าใจผิดโดยค่าเริ่มต้น ผู้ป่วยคือเด็ก ในขณะที่ผู้ติดต่อด้านการตลาดคือผู้ปกครอง ระบบการตลาดอัตโนมัติแบบมาตรฐานจะถือว่าผู้ป่วยและผู้รับอีเมลเป็นคนเดียวกัน ซึ่งหมายความว่า หากปล่อยให้เป็นไปตามค่าเริ่มต้น ระบบจะเรียกชื่อเด็กในอีเมล เปิดเผยรายละเอียดของเคสให้ผู้รับผิดคน หรือจัดการกล่องจดหมายของผู้ปกครองราวกับว่าเป็นบันทึกการตลาดของเด็ก ปัญหาใดปัญหาหนึ่งในนั้นล้วนเป็นปัญหาใหญ่ในสถานพยาบาลสำหรับครอบครัว

ลองพิจารณาตัวอย่างประกอบ Soundbridge Speech and Language เป็นคลินิกสมมติที่มีนักแก้ไขการพูด 8 คน และครอบครัวที่ใช้บริการประมาณ 1,800 ครอบครัว ส่วนใหญ่เป็นเด็ก ผู้อำนวยการคลินิกจึงระมัดระวังเรื่องการเพิ่มการตลาดทางอีเมลเข้าไปในระบบ Cliniko คำตอบที่ถูกต้องไม่ใช่ “ไม่” แต่เป็นระบบที่เน้นการกำกับดูแลเป็นหลัก โดยมีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนว่าข้อมูลใดบ้างที่ได้รับอนุญาตให้ส่งออกจากระบบคลินิกได้

เหตุใดการดูแลสุขภาพเด็กจึงแตกต่างจากสมมติฐานทางการตลาดทั่วไป

การตั้งค่าเริ่มต้นในเครื่องมือการตลาดส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้บริโภคที่เป็นผู้ใหญ่ โดยจะถือว่าผู้ป่วยเป็นผู้รับข้อมูล ข้อมูลส่วนบุคคลหมายถึงผู้รับข้อมูล และความยินยอมในการทำการตลาดที่แนบมากับผู้ป่วยนั้นใช้ได้กับผู้รับข้อมูลด้วย

ในคลินิกเด็ก ข้อสันนิษฐานเหล่านั้นผิดทั้งหมด ผู้ป่วยคือเด็ก ชื่อและรายละเอียดการรักษาของเด็กไม่ควรปรากฏในอีเมลการตลาด ผู้รับคือผู้ปกครอง การยินยอมของผู้ปกครองเป็นตัวกำหนดว่าจะส่งข้อมูลใดๆ หรือไม่ การติดต่อทางการตลาดและประวัติผู้ป่วยเป็นสองสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกันและต้องแยกออกจากกัน

วิธีการทำงาน: การจัดตั้งระบบที่เน้นการกำกับดูแลเป็นหลัก

การเชื่อมต่อ CRMConnect Cliniko กับ ActiveCampaign ช่วยให้คุณควบคุมได้อย่างแม่นยำว่าข้อมูลใดบ้างที่จะเคลื่อนย้ายระหว่างสองระบบ การควบคุมนี้คือหัวใจสำคัญของการผสานรวมนี้ สามารถตั้งค่าให้รายละเอียดการติดต่อของผู้ปกครองเป็นข้อมูลติดต่อด้านการตลาด ในขณะที่ข้อมูลของเด็กยังคงเป็นเพียงบันทึกผู้ป่วยใน Cliniko เท่านั้น การนัดหมายและการแจ้งเตือนจะไหลเวียนผ่าน Cliniko แต่เนื้อหาทางคลินิก บันทึกเคส คะแนนการประเมิน เป้าหมายการบำบัด และคำบรรยาย จะไม่ถูกส่งออกจาก Cliniko เลย สถานะการยินยอมและการยกเลิกการสมัครรับข้อมูลจะอยู่ในบันทึกของผู้ปกครองและจะไหลเวียนไปในทิศทางเดียวเท่านั้น

กำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรว่าอะไรบ้างที่สามารถนำออกจากคลินิกได้

ก่อนที่จะเปิดใช้งานอะไรก็ตาม ให้จดบันทึกว่าอะไรบ้างที่อนุญาตให้ใช้งานได้ และอะไรบ้างที่ไม่ได้รับอนุญาต รายการจะมีลักษณะดังนี้

อนุญาตให้เข้าถึงเครื่องมือการตลาดของคุณ ผ่านช่องทางการติดต่อของผู้ปกครอง:

• ชื่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และที่อยู่สำหรับส่งจดหมายของผู้ปกครอง
• ความยินยอมทางการตลาดและการตั้งค่าการสื่อสาร
• วัน เวลา สถานที่ และชื่อผู้ให้บริการทางการแพทย์
• สถานะการนัดหมาย เช่น จองแล้ว มาถึงแล้ว พลาดนัดหมาย หรือยกเลิก
• จำนวนการนัดหมายและวันนัดหมายครั้งสุดท้าย

พักอยู่ที่คลินิกโก ไม่เคยออกไปไหน:

• ชื่อและวันเดือนปีเกิดของเด็กเป็นรายละเอียดเฉพาะบุคคล ข้อมูลระบุตัวตนของเด็กจะถูกบันทึกไว้ในประวัติผู้ป่วยของ Cliniko แต่จะไม่ถูกนำไปใช้ในการทำการตลาดใดๆ ทั้งสิ้น
• คะแนนการประเมินและผลการทดสอบมาตรฐาน
• เป้าหมายการบำบัดและแผนการรักษา
• บันทึกกรณีศึกษา บันทึกการประชุม และเนื้อหาบรรยายใดๆ
• การวินิจฉัยและข้อสังเกตทางคลินิก
• ช่องข้อมูลทางคลินิกแบบอิสระใดๆ ก็ได้

ผู้อำนวยการฝ่ายคลินิกและผู้รับผิดชอบด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบควรลงนามอนุมัติรายการนี้ก่อนที่จะนำไปใช้งานจริง และควรทบทวนทุกไตรมาส

สิ่งนี้จะมีลักษณะอย่างไรในทางปฏิบัติ

• ผู้ปกครองจะเป็นผู้ติดต่อด้านการตลาด โดยระบุด้วยชื่อและอีเมลของผู้ปกครอง ส่วนเด็กจะยังคงเป็นเพียงผู้ป่วยของ Cliniko เท่านั้น ข้อมูลส่วนบุคคลของเด็กจะไม่ถูกส่งไปยังเครื่องมือการตลาดใดๆ ทั้งสิ้น
• ข้อมูลการนัดหมายที่ส่งผ่านระบบมีเพียงข้อมูลการจัดตารางเวลาเท่านั้น ได้แก่ วันที่ เวลา สถานที่ และผู้ให้บริการ หากป้ายกำกับประเภทการนัดหมายใดบ่งบอกถึงข้อมูลทางการแพทย์ ระบบจะแทนที่ด้วยป้ายกำกับเชิงปฏิบัติการธรรมดาก่อน
• ข้อความแสดงการเสร็จสิ้นยังคงใช้งานได้ เช่น “การเรียนการสอนเสร็จสิ้น” หรือ “การเรียนการสอนถูกยกเลิก” แต่ข้อความ “ความก้าวหน้าในการพูด” หรือ “บรรลุเป้าหมาย: การรับรู้ภาษา” เป็นเนื้อหาทางการแพทย์และไม่ควรอยู่ในเครื่องมือทางการตลาด
• การให้ความยินยอมและการยกเลิกการสมัครรับข้อมูลเกิดขึ้นได้เพียงทิศทางเดียว การตั้งค่าความยินยอมของผู้ปกครองใน Cliniko คือแหล่งข้อมูลที่ถูกต้อง หากผู้ปกครองยกเลิกการสมัครรับข้อมูลผ่านอีเมลทางการตลาด การเปลี่ยนแปลงนั้นจะสะท้อนกลับไปยัง Cliniko ผ่านกระบวนการควบคุม แต่เครื่องมือทางการตลาดนั้นไม่ใช่บันทึกความยินยอมที่ถูกต้องที่สุด
• อีเมลทุกฉบับมีข้อความระบุถึงผู้ปกครอง ไม่ใช่เด็ก ข้อความแจ้งเตือนจะระบุว่า “นัดหมายของคุณกับ [ผู้เชี่ยวชาญ]” ไม่ใช่ “[ชื่อเด็ก] เข้ารับการบำบัด [ประเภทการบำบัด]” ข้อกำหนดนี้ถูกกำหนดไว้ในเทมเพลตแล้ว ไม่ใช่ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของผู้เขียนข้อความ
• การติดตามผลบางอย่างที่เกิดจากการนัดหมายนั้นถูกปิดใช้งานโดยเจตนา การแจ้งเตือนนั้นไม่เป็นไร แต่ข้อความ “เราสังเกตเห็นว่าคุณพลาดการนัดหมายของ [ชื่อเด็ก]” ที่ส่งมาเนื่องจากการไม่มาตามนัดนั้นเกินขอบเขต ระบบสามารถแสดงสัญญาณนั้นได้ แต่ทางคลินิกจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะส่งอีเมลอัตโนมัติหรือโทรศัพท์จากแพทย์

จดบันทึกการทบทวนประจำไตรมาสลงในปฏิทินได้เลย

ทุกไตรมาส ผู้รับผิดชอบการบูรณาการ ผู้อำนวยการฝ่ายคลินิก และหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติตามกฎระเบียบ จะใช้เวลา 20 นาทีในการยืนยันบางสิ่ง:

• รายการสิ่งของที่อนุญาตให้ข้ามพรมแดนยังคงไม่เปลี่ยนแปลง หรือหากมีการเพิ่มเติมใดๆ ก็จะมีการระบุเหตุผลไว้ด้วย
• ตัวอย่างเอกสารทางการตลาดไม่มีเนื้อหาทางการแพทย์ใดๆ
• เทมเพลตอีเมลและช่องข้อมูลส่วนบุคคลจะอ้างอิงถึงผู้ปกครองเท่านั้น ไม่ได้เจาะจงเฉพาะบุตรหลานแต่อย่างใด
• ขั้นตอนการให้ความยินยอมและการยกเลิกการสมัครสมาชิกยังคงเป็นแบบทิศทางเดียว และผู้ปกครองที่ยกเลิกการสมัครสมาชิกในไตรมาสที่ผ่านมาจะได้รับการอัปเดตใน Cliniko อย่างถูกต้อง

นี่คือประกันภัยที่ถูกที่สุดที่คลินิกนี้สามารถซื้อได้

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อการปฏิบัติงานของคุณ

คลินิกกุมารเวชที่ตรงกับโปรไฟล์ของ Soundbridge และปฏิบัติตามรูปแบบนี้ จะได้รับประโยชน์ทางการตลาดอย่างแท้จริง เช่น การแจ้งเตือนการนัดหมายอย่างสม่ำเสมอ การติดตามครอบครัวที่ไม่ได้มาใช้บริการอย่างต่อเนื่อง จดหมายข่าวสำหรับครอบครัว โดยไม่ต้องเผชิญกับความเสี่ยงด้านการกำกับดูแล ผู้อำนวยการคลินิกสามารถอธิบายได้ในย่อหน้าเดียวว่าข้อมูลใดบ้างที่ออกจากระบบคลินิก และข้อมูลใดบ้างที่ไม่ออก

ส่วนผู้ปกครองคือผู้ติดต่อด้านการตลาด ส่วนเด็กคือบันทึกข้อมูลผู้ป่วย อย่ารวมสองส่วนนี้เข้าด้วยกัน เขียนกฎลงไปก่อนที่จะเปิดใช้งานอะไรก็ตาม และใช้เทมเพลต ไม่ใช่การตัดสินใจส่วนบุคคล เป็นตัวกำหนดว่าอีเมลทุกฉบับจะสื่อสารกับผู้ปกครอง เมื่อทำเช่นนี้ การบูรณาการจะกลายเป็นสิ่งที่หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติตามกฎระเบียบอนุมัติ แทนที่จะเป็นสิ่งที่พวกเขากลัว

อยากเห็นการใช้งาน CRMConnect Cliniko กับ ActiveCampaign จริง ๆ ไหม? ดูหน้าแอป API.