Cliniko และ Salesforce: การรายงานเครือข่ายสำหรับกลุ่มคลินิกเวชศาสตร์การกีฬาหลายแห่ง

รายงานที่ยากที่สุดในเครือข่ายคลินิกเวชศาสตร์การกีฬาหลายแห่ง คือรายงานที่ผู้บริหารต้องการมากที่สุด แต่ดูเหมือนว่าจะไม่เคยได้จัดทำเสียที แต่ละคลินิกใช้ตารางนัดหมาย Cliniko ของตนเอง แต่ละทีมที่ทำสัญญาก็ต้องการรายงานของตนเอง ผู้บริหารต้องการมุมมองที่ครอบคลุมทั้งเครือข่าย การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดจากไฟล์ส่งออกแยกกันห้าไฟล์นั้นเป็นโครงการที่ถูกเลื่อนออกไปทุกไตรมาส เพราะแต่ละครั้งมันเป็นงานที่ต้องใช้แรงงานคนมากเกินไปจนไม่คุ้มค่า

ลองพิจารณาตัวอย่างประกอบ เครือข่าย Apex Sports Medicine Network เป็นกลุ่มสมมติที่มีคลินิก 5 แห่งใน 2 รัฐ มีผู้ประกอบวิชาชีพ 24 คน และมีสัญญากับทีมกีฬาอาชีพ 2 ทีม แต่ละคลินิก แต่ละทีมที่ทำสัญญา และผู้บริหารเครือข่าย ต่างต้องการมุมมองที่แตกต่างกันของข้อมูลพื้นฐานเดียวกัน การดึงรายงานเหล่านั้นจากไฟล์ส่งออก Cliniko 5 ไฟล์แยกกัน และตรวจสอบความถูกต้องด้วยตนเองนั้นช้าและมีโอกาสผิดพลาดสูง นอกจากนี้ รายงานเหล่านี้ยังเป็นรายงานที่ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับสัญญาของทีมและว่าจะลงทุนที่ใดในระดับคลินิก

ต้นทุนแฝงของการบริหารคลินิก 5 แห่ง โดยใช้ตารางเวลาที่แตกต่างกัน 5 แบบ

โดยทั่วไปแล้ว ในหนึ่งเดือน เครือข่ายที่มี 5 คลินิกและแพทย์ 24 คน จะมีการนัดหมายประมาณ 2,800 ถึง 3,500 ครั้ง ออกใบแจ้งหนี้ 1,200 ถึง 1,500 ใบ และมีเคสที่ได้รับเงินสนับสนุนประมาณ 30 ถึง 50 เคส ทั้งจากทีมที่ทำสัญญาและจากการส่งต่อรายบุคคล แต่ละคลินิกจะส่งออกข้อมูลของตนเอง รายงานของแต่ละทีมที่ทำสัญญาจะต้องทำการกรองข้อมูลเฉพาะนักกีฬาของทีมนั้นๆ ส่วนมุมมองของเครือข่ายนั้นหมายถึงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแพทย์และคลินิกในรายงานทั้งห้าฉบับ เนื่องจากแพทย์คนเดียวกันอาจทำงานในสองคลินิก และคลินิกเดียวกันอาจให้บริการมากกว่าหนึ่งทีม

การจัดทำเอกสารทั้งหมดนี้ด้วยมือใช้เวลาประมาณหนึ่งวันครึ่งถึงสองวันครึ่งต่อเดือน ข้อผิดพลาดสะสมมากขึ้น และรายงานก็ล้าสมัยทันทีที่เสร็จสมบูรณ์

วิธีการทำงานเมื่อ Cliniko และ Salesforce ทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว

CRMConnect Cliniko to Salesforce ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลแพทย์ สถานที่ตั้งคลินิก การนัดหมาย และใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้ในสภาพแวดล้อม Salesforce เดียวกัน และอัปเดตข้อมูลโดยอัตโนมัติ แพทย์และสถานที่ตั้งทุกแห่ง ไม่ว่าจะมีตารางนัดหมายจาก Cliniko กี่แห่ง ก็จะมีข้อมูลประจำตัวที่เสถียรเพียงชุดเดียว การนัดหมายและใบแจ้งหนี้จะเชื่อมโยงกับแพทย์และคลินิกที่ถูกต้อง รายงานระดับเครือข่าย ระดับคลินิก และระดับทีมที่ทำสัญญาทั้งหมดจะกลายเป็นแดชบอร์ดที่สร้างขึ้นจากชุดข้อมูลเดียวกัน

การตั้งค่าเพียงครั้งเดียวมีความสำคัญ เมื่อเปิดใช้งานการผสานรวม ระบบจะระบุตัวตนของแพทย์และคลินิกเพียงครั้งเดียว ดังนั้นแพทย์ที่ทำงานในสองคลินิกจะถูกบันทึกเป็นรายการเดียว ไม่ใช่สองรายการ และชื่อคลินิกจะถูกกำหนดมาตรฐานเพื่อให้การแสดงผลเครือข่ายจัดกลุ่มได้อย่างถูกต้อง นี่คืองานการกำหนดค่าเพียงครั้งเดียวที่จะคุ้มค่าในทุกรอบการรายงานหลังจากนั้น

เมื่อเตรียมการทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว รายงานก็จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ:

• มุมมองของผู้ประกอบวิชาชีพ: จำนวนผู้มาตามนัด อัตราการไม่มาตามนัด ค่าบริการเฉลี่ยต่อครั้ง อัตราการจองใหม่ และการใช้เวลาของผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนอย่างเต็มที่
• ภาพรวมของคลินิก: การใช้บริการ การได้มาซึ่งผู้ป่วยรายใหม่ ระยะเวลาเฉลี่ยของการรักษา รายได้ต่อแพทย์ และส่วนแบ่งกิจกรรมของทีมที่ทำสัญญา
• ภาพรวมของทีมที่ได้รับการว่าจ้าง: จำนวนนักกีฬาที่ได้รับการตรวจรักษา จำนวนครั้งของการให้คำปรึกษา ความคืบหน้าตามเป้าหมาย และเวลาเฉลี่ยในการกลับมาเล่นกีฬา โดยมีรายงานหนึ่งฉบับต่อทีมซึ่งจะอัปเดตข้อมูลเองโดยอัตโนมัติ
• แดชบอร์ดสำหรับผู้บริหาร: จำนวนผู้มาตามนัด รายได้ที่เรียกเก็บ อัตราการไม่มาตามนัด และการใช้บริการแยกตามคลินิก พร้อมทั้งยอดรวมของเครือข่าย อ่านได้ภายใน 90 วินาที

ตัวเลขเหล่านั้นมักจะมีลักษณะอย่างไร

โดยทั่วไปแล้ว เครือข่ายที่ตรงกับคุณสมบัติของ Apex จะช่วยลดขั้นตอนการจัดทำรายงานด้วยตนเองรายเดือนได้อย่างสิ้นเชิง ทำให้ประหยัดเวลาได้ประมาณหนึ่งวันครึ่งถึงสองวันครึ่งในแต่ละเดือน ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง แต่การประหยัดเวลานั้นเป็นเรื่องจริง

รายงานจากทีมงานที่ทำสัญญาจะเปลี่ยนจากการส่งมอบด้วยตนเองไปเป็นการส่งมอบอัตโนมัติ และการรักษาสัญญาจะมีแนวโน้มดีขึ้น เนื่องจากทีมงานจะได้รับรายงานที่ถูกต้องและตรงเวลา แทนที่จะเป็นรายงานที่ส่งล่าช้า แดชบอร์ดสำหรับผู้บริหารจะกลายเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียวสำหรับทีมผู้บริหาร ดังนั้นการตัดสินใจเกี่ยวกับการลงทุนในคลินิก การจ้างงาน และการกำหนดราคาตามสัญญาจึงทำบนพื้นฐานของตัวเลขที่แท้จริง แทนที่จะเป็นการคาดเดา

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อการปฏิบัติงานของคุณ

การจัดการข้อมูลแพทย์และคลินิกของคุณอย่างถูกต้องและเป็นระบบในระบบเดียวกันเป็นพื้นฐานสำคัญ หากไม่มีระบบนี้ รายงานข้ามคลินิกทุกฉบับจะกลายเป็นการตรวจสอบความถูกต้องด้วยตนเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่ใครหลายคนไม่อยากทำ

สร้างแดชบอร์ดสำหรับผู้บริหารเป็นลำดับสุดท้าย แต่ควรออกแบบให้รองรับแดชบอร์ดนี้ก่อน เพื่อให้รายงานจากผู้ปฏิบัติงาน คลินิก และทีมงานที่ทำสัญญา สามารถรวมกันได้อย่างราบรื่นในมุมมองของผู้บริหาร และให้ความสำคัญกับรายงานจากทีมงานที่ทำสัญญาด้วย เพราะมักจะเป็นผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัดเจนที่สุด เนื่องจากหุ้นส่วนจะสังเกตเห็นเมื่อรายงานรายเดือนมาถึงอย่างน่าเชื่อถือและไม่มีข้อผิดพลาด และความน่าเชื่อถือนี้เป็นปัจจัยสำคัญในการต่อสัญญา

อยากเห็นการใช้งาน CRMConnect Cliniko กับ Salesforce จริง ๆ ไหม? ดูหน้าแอป API.