Cliniko และ ActiveCampaign: การรายงานผลแบบเรียลไทม์สำหรับคลินิกสุขภาพสตรี

เมื่อคลินิกเติบโตขึ้น การจัดทำรายงานประจำเดือนของแพทย์ด้วยมือจะไม่ใช่เรื่องที่สมเหตุสมผลอีกต่อไป ตัวเลขต่างๆ จะล้าสมัยไปแล้วเมื่อรายงานไปถึงกล่องจดหมายของทีมผู้บริหาร การแยกย่อยตามสาขาวิชาชีพใช้เวลาทั้งบ่าย และไม่มีมุมมองที่ชัดเจนว่าผู้ป่วยคนไหนกลับมาใช้บริการในระยะยาว และผู้ป่วยคนไหนค่อยๆ เลิกใช้บริการไป

ลองพิจารณาตัวอย่างประกอบ สมมติว่า Aurora Women’s Health Collective เป็นคลินิกที่มี 3 สาขา และมีผู้ประกอบวิชาชีพ 11 คน รวมถึงนักกายภาพบำบัดด้านอุ้งเชิงกราน แพทย์ทั่วไปด้านสุขภาพสตรี และที่ปรึกษาด้านการให้นมบุตร ปัจจุบัน ผู้บริหารรายงานผลการปฏิบัติงานของผู้ประกอบวิชาชีพเดือนละครั้ง โดยการคัดลอกข้อมูลจาก Cliniko มาวางในสเปรดชีต ตัวเลขที่ได้นั้นเป็นข้อมูลของเดือนที่ผ่านมา การแบ่งแยกตามสาขาวิชาชีพต้องทำด้วยตนเอง และไม่มีภาพรวมต่อเนื่องว่าผู้ป่วยของแพทย์คนใดบ้างที่ยังคงกลับมาใช้บริการหลังจากผ่านไปหกเดือน

เหตุใดสเปรดชีตจึงหยุดปรับขนาด

ด้วยบุคลากร 11 คนที่กระจายอยู่ทั่ว 3 สถานที่และหลายสาขาวิชาชีพ ตารางข้อมูลรายเดือนจึงต้องตอบคำถามต่อไปนี้:

• ข้อมูลการนัดหมายโดยแพทย์ สถานที่ และสายงานบริการ
• มูลค่าใบแจ้งหนี้เฉลี่ยต่อผู้ประกอบวิชาชีพ
• อัตราการกลับมาพบแพทย์ซ้ำ คือจำนวนผู้ป่วยที่กลับมาพบแพทย์ภายในช่วงเวลาที่กำหนด
• การมีส่วนร่วมในระยะยาว หมายถึงจำนวนผู้ป่วยที่ยังคงใช้บริการอยู่หลังจากเข้ารับการตรวจเมื่อหกเดือนก่อน
• การเข้าร่วมกลุ่มในชั้นเรียนเตรียมตัวก่อนคลอดและหลังคลอด

แต่ละขั้นตอนมีการวิเคราะห์ที่แตกต่างกัน การจัดทำรายงานใช้เวลาครึ่งวัน และเมื่อผู้บริหารตรวจสอบแล้ว ข้อมูลก็เก่าไปแล้วสองสัปดาห์ และโอกาสที่จะดำเนินการใดๆ ก็ผ่านไปแล้ว

วิธีการทำงานเมื่อ Cliniko ส่งข้อมูลรายงานของคุณมาให้แล้ว

CRMConnect Cliniko ที่เชื่อมต่อกับ ActiveCampaign ช่วยให้กิจกรรมของผู้ป่วยของคุณสอดคล้องกับเครื่องมือการตลาดและการรายงานโดยอัตโนมัติ ข้อมูลติดต่อแต่ละรายจะมีประวัติการนัดหมายที่แท้จริง: สถานที่ที่พวกเขาไปเยี่ยมชม วันที่นัดหมายครั้งล่าสุด จำนวนการนัดหมายทั้งหมด และจำนวนการนัดหมายที่พวกเขาได้รับเมื่อเร็ว ๆ นี้ เมื่อการนัดหมายเสร็จสิ้น ข้อมูลติดต่อแต่ละรายจะถูกติดป้ายกำกับโดยอัตโนมัติด้วยชื่อผู้ให้บริการ สถานที่ และประเภทการนัดหมาย กิจกรรมด้านใบแจ้งหนี้ก็จะซิงค์กันด้วย

นั่นหมายความว่ารายงานภายในเครื่องมือการตลาดของคุณและแคมเปญการตลาดเองต่างก็ใช้ข้อมูลเดียวกันที่ได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ขั้นตอนการทำสเปรดชีตรายเดือนจึงหายไปโดยสิ้นเชิง

นี่คือสิ่งที่คุณสามารถเห็นได้แบบสดๆ:

• มุมมองของผู้ประกอบวิชาชีพ: จำนวนผู้เข้ารับบริการตามนัดหมายต่อเดือน การเข้าพบครั้งแรกเทียบกับการเข้าพบซ้ำ และมูลค่าใบแจ้งหนี้เฉลี่ย
• ภาพรวมของสถานที่ตั้ง: จำนวนผู้เข้ารับการนัดหมาย จำนวนผู้ป่วยใหม่ และสัดส่วนระหว่างผู้ป่วยใหม่และผู้ป่วยเก่า
• มุมมองการมีส่วนร่วมในระยะยาว: ของผู้ป่วยที่มาพบแพทย์ครั้งแรกเมื่อหกเดือนก่อน ใครยังคงใช้งานอยู่ และใครที่หยุดใช้บริการไปแล้ว นี่คือมุมมองที่ทีมการตลาดต้องการมากที่สุด แต่ปัจจุบันยังไม่มีวิธีที่จะดูได้

ชั้นเรียนเตรียมตัวก่อนและหลังคลอดแบบกลุ่มจะแยกออกจากการนัดหมายแบบตัวต่อตัว ดังนั้นการเข้าร่วมกลุ่มจึงไม่ส่งผลกระทบต่อจำนวนผู้รับบริการรายบุคคลของผู้ให้บริการแต่อย่างใด

ตัวเลขเหล่านั้นมักจะมีลักษณะอย่างไร

โดยทั่วไปแล้ว คลินิกที่มีลักษณะตรงกับกรณีของออโรร่า มักจะตรวจพบ 3 สิ่งผิดปกติภายใน 60 วันแรก ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง แต่รูปแบบที่พบนั้นสอดคล้องกัน

ประการแรก พิธีการจัดทำสเปรดชีตรายเดือนจะหายไป เหลือเวลาทำงานประมาณครึ่งวันในแต่ละเดือน ประการที่สอง ผู้บริหารพบว่ามีแพทย์หนึ่งหรือสองคนที่มีอัตราการรักษาผู้ป่วยไว้ได้นานกว่าคนอื่นๆ อย่างเห็นได้ชัด ซึ่งเป็นการเปิดบทสนทนาทางคลินิกและการดำเนินงานที่การรายงานแบบเดิมปกปิดไว้อย่างสิ้นเชิง ประการที่สาม การได้มาซึ่งผู้ป่วยใหม่ในแต่ละสถานที่สามารถมองเห็นได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ทีมการตลาดสามารถโยกย้ายงบประมาณระหว่างสถานที่ต่างๆ ได้ทุกสัปดาห์ แทนที่จะเป็นทุกไตรมาส

การให้คำปรึกษาแบบกลุ่มโดยไม่บิดเบือนตัวเลขแบบตัวต่อตัว

คลาสเตรียมตัวก่อนคลอดแบบกลุ่ม กลุ่มฟื้นฟูหลังคลอด และคลาสดูแลสุขภาพอุ้งเชิงกราน เป็นแหล่งรายได้หลักของคลินิกสุขภาพสตรี และควรมีการวัดผล แต่การรวมจำนวนผู้เข้าร่วมกลุ่มเข้ากับจำนวนผู้ป่วยที่มาพบแพทย์แบบตัวต่อตัวจะทำให้ตัวเลขทั้งสองผิดเพี้ยนไป การรวมกันแบบนี้ทำให้แยกทั้งสองอย่างออกจากกัน: การเข้าร่วมกลุ่มจะถูกบันทึกเป็นจำนวนผู้เข้าร่วมกลุ่ม ไม่ใช่การนัดหมายส่วนตัวสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน ดังนั้นจำนวนผู้ป่วยที่มาพบแพทย์แบบตัวต่อตัวจึงยังคงถูกต้อง ในขณะที่จำนวนผู้เข้าร่วมกลุ่มจะมีรายงานแยกต่างหาก

สิ่งหนึ่งที่ต้องรักษาให้ถูกต้อง

เมื่อระบบสร้างป้ายกำกับโดยอัตโนมัติแล้ว หลายคนอาจอยากใช้ป้ายกำกับเหล่านั้นเป็นบันทึกผู้ป่วยอีกชุดหนึ่ง แต่ขอให้ระงับความคิดนั้นไว้ ป้ายกำกับเหล่านั้นเป็นเพียงสัญญาณสำหรับการรายงานและการตลาดเท่านั้น ไม่มีอะไรมากไปกว่านั้น บันทึกผู้ป่วยที่แท้จริงอยู่ใน Cliniko หากคุณพบว่าตัวเองกำลังสร้างป้ายกำกับเช่น “ผู้ป่วยกำลังตั้งครรภ์” หรือ “ผู้ป่วยอยู่ในช่วงพักฟื้นหลังคลอด” ให้หยุดทันที ป้ายกำกับแรกไม่ควรมีอยู่ในเครื่องมือทางการตลาดเลย เพราะเป็นบริบททางการแพทย์ที่มีผลต่อการขอความยินยอม ส่วนป้ายกำกับที่สอง หากจำเป็นต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใดๆ ก็ควรมาจาก Cliniko ไม่ใช่ต้องมาดูแลจัดการด้วยตนเอง

เหตุใดเรื่องนี้จึงสำคัญต่อการปฏิบัติงานของคุณ

การติดป้ายกำกับผู้ให้บริการและสถานที่โดยอัตโนมัติเมื่อการนัดหมายเสร็จสิ้นเป็นพื้นฐานสำคัญ ทำให้ส่วนนี้ทำงานได้อย่างราบรื่นก่อน จากนั้นค่อยสร้างรายงานเพิ่มเติมทีหลัง

ควรแยกหมายเลขการนัดหมายแบบรายบุคคลและแบบกลุ่มออกจากกัน เพราะการปะปนกันจะทำให้ผลการประเมินของแพทย์คลาดเคลื่อน และโปรดจำไว้ว่าฉลากทางการตลาดไม่ใช่บันทึกผู้ป่วย Cliniko คือบันทึกผู้ป่วย การผสานรวมนี้ทำให้ทั้งสองส่วนทำงานสอดคล้องกันโดยไม่ทำให้เกิดความสับสน

อยากเห็นการใช้งาน CRMConnect Cliniko กับ ActiveCampaign จริง ๆ ไหม? ดูหน้าแอป API.