Cliniko'dan Salesforce'a Veri Yönetimi: Kiropraktik Grupları için Saha Düzeyinde Bir Model

Cliniko'dan Salesforce'a tek seferlik elektronik tablo aktarımı, her açıdan en kötü durumdur. Entegrasyon gibi görünmesi için yeterince günceldir. Yanlış olma olasılığı yüksek olacak kadar da eskidir. Kimsenin tam olarak güvenemeyeceği kadar eksiktir. Ve bir uyumluluk görevlisine, hasta verilerinin nasıl işlendiğini göstermesi gerektiğinde, referans gösterebileceği hiçbir şey sunmaz.

Örnek olarak, 3 kliniği, 9 kiropraktörü ve yıllık yaklaşık 1,4 milyon dolar geliri olan varsayımsal bir grup olan Summit Spine and Joint Chiropractic'i ele alalım. Bu klinik, çoklu ziyaretli bakım planları satıyor. Uyum sorumlusu, hangi hasta bilgilerinin Salesforce'a ulaştığı, satış ve pazarlama departmanındaki kimlerin bu bilgilere erişebildiği ve hangi verilerin ne zaman taşındığına dair net bir kayıt tutulması konusunda sıkı kontrol istiyor. Mevcut sistem, kimsenin tam olarak güvenmediği periyodik bir elektronik tablo dışa aktarımından oluşuyor. Pazarlama ekibi canlı veri istiyor. Uyum sorumlusu ise yönetişim istiyor. Her ikisi de haklı.

Periyodik elektronik tablo dışa aktarma işlemi neden başarısız oluyor?

Uyumluluk denetiminden geçememesinin üç nedeni:

• Ya hep ya hiç. Elektronik tablo üzerinden dışa aktarılan dosyalar genellikle tüm hasta bilgilerini içerir veya hiçbirini içermez. Bu, pazarlamanın gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgileri paylaşmak istediğinizin tam tersidir.
• Hiçbir iz bırakmaz. Dosya Salesforce'a yüklendikten sonra, hangi hastaların ne zaman ve kim tarafından içe aktarıldığına dair hiçbir kayıt kalmaz. Uyumluluk incelemesinin inceleyeceği bir şey olmaz.
• Üretildiği anda geçerliliğini yitirir. Aylık veya üç aylık dışa aktarma, Salesforce'un geçmişi yansıtması anlamına gelir. Cliniko'da yaptığınız düzeltmeler (hastanın pazarlama iznini geri çekmesi, birleştirilmiş mükerrer kayıt, düzeltilmiş kayıt) asla Salesforce'a ulaşmaz.

Uyumluluk görevlisinin bir şeylerin yanlış olduğuna dair içgüdüsü doğrudur. Doğru kurulum, veri öğelerini tek tek seçmenize, her iki sistemi de güncel tutmanıza ve her değişikliğin kaydını tutmanıza olanak tanır.

Cliniko ve Salesforce'u bağlamanın daha güvenli bir yolu

CRMConnect Cliniko to Salesforce, hangi hasta bilgilerinin Salesforce'a ulaşacağına tek tek karar vermenizi sağlar. Bilerek etkinleştirmediğiniz sürece hiçbir şey paylaşılmaz. Hasta güncellemeleri her iki yönde de güncel kalır; bu nedenle, bir hasta onayını geri çekerse veya Cliniko'da bir kaydı düzeltirseniz, Salesforce bunu bir sonraki çeyrekte değil, dakikalar içinde yansıtır. Ayrıca, elektronik tablo yaklaşımının asla sağlayamayacağı bir izleme olanağı olan, neyin değiştiğinin kaydını tutar.

Sorumlu bir şekilde nasıl kurulur?

Herhangi bir şeyi açmadan önce veri haritasını yazın. Salesforce ile paylaşmayı düşündüğünüz her Cliniko detayını listeleyin. Her birini pazarlama açısından güvenli, operasyonlar açısından güvenli veya yalnızca klinisyenlere özel olarak işaretleyin. Yalnızca klinisyenlere özel öğeler asla paylaşılmaz. Uyumluluk sorumlusu haritayı imzalar.

Yalnızca iletişim bilgilerini paylaşın, her iki yönde de. Pazarlama ve operasyon açısından güvenli olan bilgiler; isim, e-posta, telefon, posta adresi, pazarlama tercihleri, hastanın hangi kliniğe gittiği gibi bilgiler her iki sistemde de güncel kalabilir. Klinik bilgiler, serbest metin notları, teşhisler ve tedavi planları ise dışarıda bırakılır.

Bakım planının içeriğini değil, bakım planının ilerleyişini paylaşın. Salesforce, bir tedavi planıyla ilgili yapısal bilgilere erişebilir: vaka durumu, izin verilen seans sayısı, kullanılan seans sayısı, faturalama limitleri, kilometre taşı ilerlemesi. Ancak hastanın durumunu açıklayan klinik öyküyü veya notları asla göremez.

Salesforce erişimini veri haritasıyla eşleştirin. Klinik personeli operasyon güvenliğiyle ilgili ayrıntıları görür. Faturalama personeli fatura ve ödeme ayrıntılarını görür. Pazarlama personeli yalnızca pazarlama güvenliğiyle ilgili ayrıntıları görür. Bu çizgilerin ötesini gören herkes, varsayılan ayarların bir sonucu değil, bilinçli bir tercihtir.

Cliniko'yu rıza konusunda tek ve güvenilir bilgi kaynağı haline getirin. Bir hasta Cliniko'da pazarlama iznini geri çekerse, bu işlem anında Salesforce'a iletilir. Salesforce tarafında, bunun için kontrollü ve kayıt altına alınmış bir süreç olmadığı sürece, izin değiştirilmez.

Kaydedilenleri doğrulayın. Kayıt oluşturma, güncelleme, değiştirilen alanlar ve her değişikliğin kaynağının kaydedildiğinden, saklama süresinin uyumluluk durumunuza uygun olduğundan ve uyumluluk görevlisinin bunu nasıl sorgulayacağını bildiğinden emin olun.

Üç aylık değerlendirmeyi rezerve edin. Uyumluluk sorumlusu, entegrasyon sorumlusu ve klinik direktör ile her üç ayda bir yirmi dakika görüşme.

Üç aylık yönetim incelemesi

Gündemi kısa ve öz tutun:

• Veri haritasının onay alınmadan değiştirilmediğini doğrulayın. Herhangi bir eklemeyi not edin.
• Geçen çeyrekten bu yana Salesforce erişiminde meydana gelen değişiklikleri doğrulayın. Paylaşılan verilere erişen yeni rolleri veya yeni erişimleri belirleyin.
• Çeyrek döneme ait değişiklik kayıtlarını inceleyin. Klinik içerikte herhangi bir gözden kaçan bilgi olup olmadığını doğrulamak için kayıtların küçük bir örneğini rastgele kontrol edin.
• Pazarlama izni sayılarını karşılaştırın. Cliniko ve Salesforce'un aynı fikirde olduğunu doğrulayın. Herhangi bir tutarsızlık varsa araştırın.
• Muayenehanenin uyumluluk dosyasındaki incelemeye dikkat edin.

Çeyrek başına yirmi dakika. Hesap tablosu yaklaşımı, incelenecek bir şey olmadığı için sıfır dakika inceleme süresi sağlar. Kaydedilen veriler, incelemeyi mümkün kılan şeydir.

Bu, grubunuz için ne anlama geliyor?

Bu modeli izleyen bir kiropraktik grubu, "pazarlama ve uyumluluk birimleri bunun güvenli olup olmadığı konusunda hemfikir değil" durumundan "her ikisinin de yazılı, imzalı ve üç ayda bir gözden geçirilen bir anlaşması var" durumuna geçer. Pazarlama ekibi, uygulamayı riske atacak kayıtları ifşa etmeden, istedikleri canlı verilere, bakım planı ilerlemesine, takipten çıkmış hasta sinyallerine ve hasta değerine ulaşır. Uyumluluk görevlisi ihtiyaç duyduğu izi elde eder. Ve CFO, raporlamanın güvenilir olup olmadığı konusunda sorular almaktan kurtulur.

CRMConnect Cliniko'nun Salesforce ile entegrasyonunu uygulamalı olarak görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.