DonorPerfect ve ActiveCampaign ile Mentor, Bağışçı ve Veli E-postalarını Kişiselleştirin

Çoğu gençlere yönelik mentorluk yapan kar amacı gütmeyen kuruluş tek bir e-posta listesi kullanır. Mentorlar, bağışçılar ve veliler bu listede yer alır. Salı sabahı bülteni herkese gönderilir. "12 gönüllüye daha ihtiyacımız var" çağrısı herkese iletilir. Yıl sonu bağış çağrısı da herkese iletilir.

Bu bir yazılım sorunu değil, bir kitle sorunu. Sürekli bağış talebi alan mentorlar kendilerini önemsenmemiş hissediyor. Gönüllü alımı yapan bağışçılar paraları için teşekkür edilmediklerini düşünüyor. Her iki durumda da, çocuklarının katıldığı programda ebeveynler kendilerini sonradan akla gelen bir şey gibi hissediyorlar. Açılma oranlarınız her şeyi anlatıyor ve bu, üç kitle için de aynı anda kötü bir hikaye.

Çözüm basit ama elle uygulaması zor: hedef kitleleri ayırın, her birine ilişkilerine uygun mesajlar gönderin ve iki rol birden üstlenen kişilerin (hem ebeveyn hem de bağış yapan, hem akıl hocası hem de veren) her şeyin iki versiyonunu da almadığından emin olun.

Tek listeye odaklanma alışkanlığının size maliyeti neden yüksek?

Herkesi aynı listede tuttuğunuzda üç şey olur.

En sadık çalışanlarınız en alakasız e-postaları alır. Mentorlar programınızın en değerli varlığıdır ve başkalarına yönelik mesajlardan sessizce zarar görme olasılığı en yüksek olan kitle onlardır.

Verileriniz sürekli değişiyor. Yeni mentorlar geliyor ve bir türlü doğru gruba yerleştirilemiyorlar. Çocukları yaş sınırını aşmış ebeveynler sürekli olarak güncel bilgiler alıyor. Bir personelin kimin nereye ait olduğuna dair zihinsel haritası da o personelle birlikte kayboluyor.

Ve iki rolü birden üstlenen kişiler en kötü muameleye maruz kalıyor. Hem ebeveyn hem de bağışçı olan bir kişi, tek liste sistemiyle tek bir kimliğe zorlanıyor ve yine de diğerinin postalarıyla boğuluyor.

Her izleyici kitlesine kendi yolculuğunu yaşatmanın bir yolu.

DonorPerfect ve ActiveCampaign için CRMConnect, her kişinin tüm bağlamını her iki sistemde de taşır ve rolleri, bir kişinin birden fazla rol üstlenebileceği bir şey olarak ele alır. Hem mentor hem de bağışçı olan bir destekçi, e-posta aracınızda tek bir kişi olarak değil, her ikisi olarak da görünür. Program detayları, mentor eşleşme durumu, çocuğun yaş grubu, ebeveyn durumu gibi tüm bilgiler iletişim kişisiyle birlikte gelir. Ve bir ebeveyn ilk kez bağışçı olduğunda, bir sonraki toplu güncellemede değil, birkaç dakika içinde her ikisi olarak da tanınır. Program ekibiniz ayrıca, zaten kullandıkları sistem olan DonorPerfect içinde de etkileşimi görür.

Yan yana ilerleyen üç yolculuk

İşte örnek bir senaryo. Compass Youth Mentors, 480 mentor-mentee çifti ve 2.100 bağışçısı olan, şehir çapında faaliyet gösteren varsayımsal bir mentorluk kâr amacı gütmeyen kuruluştur. Gerçek bir kuruluş değildir.

Mentorluk yolculuğu, iyi mentorları işe almak ve elde tutmakla ilgilidir. İlk 90 gün boyunca, mentorlar eşleştirme süreci, eğitim kaynakları ve program direktörünün doğrudan iletişimi odaklı bir dizi eğitim alırlar. Hiçbir bağış talebi yoktur. Bundan sonra, mentor tanıtımları ve pratik ipuçları içeren aylık bir bülten ve Ulusal Mentorluk Ayı sırasında herhangi bir bağış talebi olmaksızın bir teşekkür mesajı gönderilir. Mentorlar para değil, zamanlarını verirler ve bu yolculuk da onlara bu şekilde yaklaşır.

Bağışçı yolculuğu, verilerin bildiği kadarıyla özelleştirilmiş standart bir bağış toplama sürecidir. Programın etkisine odaklanan 30 günlük bir karşılama süreci, ardından üç aylık etki raporları ve yıl sonu bağış çağrısı döngüsü gelir. Büyük bağışçılara otomasyon değil, kişisel iletişim sağlanır.

Ebeveyn yolculuğu, çocuklarının katıldığı programla ilgilidir. Eşleştirme sonrasında 60 günlük bir oryantasyon süreci: oryantasyon materyalleri, mentörle tanışma, koordinatörün iletişim bilgileri ve neler beklenmesi gerektiği. Ardından çocuğun yaş grubuna uygun aylık güncellemeler. Çocuk yaş sınırını aştığında, mezuniyet töreni tarzında bir teşekkür ve bağlantıda kalmaya yönelik nazik bir davet.

İki farklı rolü birden üstlenen insanlarla başa çıkmak

Zor olan kısım, birden fazla yolculuğa dahil olan kişilerle iletişim kurmaktır. Aktif bir mentinin ebeveyni olup aynı zamanda ayda 50 dolar bağış yapan biri. Yıllık 500 dolarlık bağış yapan bir mentor. Eğer ilgi gösterilmezse, bu destekçilere farklı yolculuklar arasında aynı postalar gönderilir ve kendilerini bir topluluk yerine bir veri tabanı tarafından yönetiliyor gibi hissederler.

İki kural bu açığı kapatıyor. Birincisi öncelik: aynı hafta içinde birden fazla mesaj planlandığında, program ve manevi mesajlar bağış toplama mesajlarından önce gelir. Bağış yapan bir veli, o hafta bağışçı bülteni yerine veli bilgilendirme mesajını alır. İkincisi daha akıllıca bir karşılama: ilk kez bağış yapan bir veli, sanki sizi yeni tanımış gibi 30 günlük bağışçı karşılama serisinin tamamını almamalıdır. Zaten kuruluşu tanıyorlar, bu yüzden bunun yerine tek bir sıcak karşılama mesajı alırlar.

Her izleyici kitlesine saygı duyan bir kanal karışımı

E-posta, her üç yolculuğun da büyük bir bölümünü, her birine uygun bir tempoda iletmek için kullanılır: mentorlar ve ebeveynler için aylık, bağışçılar için ise bağış kampanyaları dönemlerinde daha değişken. Kısa mesajlar, yalnızca kaydolan kişiler ve eşleştirme toplantısı hatırlatıcısı veya acil program güncellemesi gibi gerçekten zaman açısından hassas anlar için ayrılmıştır. Doğrudan posta, büyük bağışçılar ve ebeveynler için (hoş geldin ve mezuniyet gibi önemli dönüm noktalarında) hala yerini koruyor. Her kanalda, DonorPerfect'ten "iletişime geçmeyin" veya "e-posta göndermeyin" tercihi gönderimi durdurur ve abonelikten çıkmalar geri döner, böylece program ekibiniz kimlerin abonelikten çıktığını görebilir.

Gerçekten önemli olanı ölçmek

Ortalama değil, her bir hedef kitle için rapor verin. Mentorların devamlılığı, yani bir yıl önce aktif olan ve hala aktif olan mentorların oranı, programınızın sağlığı için en önemli rakamdır. Bağışçı artışı, ilk ve ikinci bağış dönüşümlerini içerir. Ebeveyn katılımı, yanıtlar ve etkinlik kayıtlarıyla ölçülür. %28'lik toplam açılma oranı, %40 mentor açılma oranını ve %15 bağışçı açılma oranını gizleyebilir; bu, karma rakamda asla göremeyeceğiniz gerçek ve spesifik bir sorundur.

Bu, göreviniz için neden önemli?

Compass gibi örnek bir kuruluş için (480 eşleşme, 2.100 bağışçı, 1,8 milyon dolarlık bütçe), tek bir listeyi üç ayrı yolculuğa bölmek, genellikle üç yolculuğun tamamında açılma oranlarını, karma temel seviyeye göre %30 ila %60 oranında artırır; en büyük artış ise, yanlış hizalanmış postadan en çok rahatsız olan mentorlar arasında görülür. Bağışçı tutma oranı ilk yılda mütevazı bir şekilde iyileşirken, ilişki çalışmaları biriktikçe ikinci yılda daha anlamlı bir şekilde artar. Ebeveyn memnuniyeti, ölçüldüğü durumlarda, genellikle iki program döngüsü içinde nötrden pozitife doğru ilerler.

Seferleri ayırma çalışması tek seferlik bir çabadır. Seferlerin birleştirilmiş olarak işletilmesinin maliyeti ise kalıcıdır.

CRMConnect DonorPerfect ve ActiveCampaign'i çalışırken görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.