HubSpot'ta DonorPerfect Verilerinden Canlı Bağış Toplama Panoları

Aylık bağış toplama kurulu raporu, küçük bir kar amacı gütmeyen kuruluşun ürettiği en pahalı, düzenli olarak yapılan belgedir. Parasal olarak değil, saat olarak. Geliştirme müdürünüz her ay üç gününü dışa aktarımlar yapmak, özet tablolar oluşturmak, bağış yapmayı bırakanların listelerini renk kodlamak ve sonucu slaytlara yerleştirmekle geçiriyor. Sunum kuruluna ulaştığında, veriler iki hafta öncesine ait oluyor ve geliştirme müdürü asla geri alamayacağı yarım haftalık bir çalışma süresini kaybetmiş oluyor.

Bu durum ülkedeki her okul vakfında, mezunlar fonunda ve topluluk vakfında tekrarlanıyor. Yönetim kurulu trend çizgileri, segment kesimleri ve hedefe karşı ilerleme istiyor. Veriler DonorPerfect'te mevcut. Ancak raporlama katmanı mevcut değil, bu nedenle raporlama katmanı bir kişi haline geliyor.

Bariz çözümlerin küçük bir dükkana neden uymadığı

İlk içgüdü, bir iş zekası aracı satın almaktır. Ancak bunların çoğu, kar amacı gütmeyen kuruluşların kısıtlamaları karşısında başarısız olur.

Ağır iş zekası araçları, doğrudan veritabanı bağlantısına veya planlanmış bir dışa aktarma hattına ve formül diline hakim birine ihtiyaç duyar. Dört kişilik bir geliştirme ekibinde genellikle böyle bir kişi bulunmaz.

DonorPerfect'in yerleşik panoları gelişti, ancak bağışları DonorPerfect'in istediği şekilde sınıflandırıyor, bir yönetim kurulunun görmek istediği şekilde değil. Bağışları mezun katılımı veya etkinlik katılımıyla birleştirmek, DonorPerfect'in dışında bulunan verilere ihtiyaç duyar.

Elle oluşturulmuş elektronik tablolar ise bir sütun eklendiği, bir satır taşındığı veya yeni bir kod göründüğü anda bozulur. Ne yaparsanız yapın, zamanla bozulur ve yeniden oluşturma işi her ay en kıdemli bağış toplama sorumlunuzun omuzlarına düşer.

Zaten ödeme yapıyor olabileceğiniz bir raporlama katmanı

Çoğu vakfın zaten sahip olduğu en ucuz kontrol paneli katmanı HubSpot'tur. Ücretsiz raporlar, ücretli kontrol panelleri ve yönetim kurulu üyelerinin görmemeleri gereken hiçbir şeyi görmeden kontrol panelini okumalarına olanak tanıyan bir izin modeli sunar.

DonorPerfect ve HubSpot için CRMConnect, finansal tabloyu güncel tutar: ömür boyu bağışlar, ortalama bağış miktarı, en büyük bağış, ilk ve son bağış tarihi, bağışçı türü ve her bağışın tam kaydı. Gösterge panelleri, geçen haftanın verilerini değil, bugünün bağışlarını yansıtır. DonorPerfect'te yeni bir kampanya veya çağrı eklediğinizde, HubSpot gösterge panelleriniz kimsenin hiçbir şeyi yeniden yazmasına gerek kalmadan çalışmaya devam eder. Önemsediğiniz herhangi bir DonorPerfect detayı (mezun sınıf yılı, mevcut öğrencinin velisi, yönetim kurulu üyeliği gibi) segmentasyon için HubSpot'a aktarılabilir.

Bir yönetim kurulu başkanının gerçekten okuduğu altı gösterge tablosu

İşte örnek bir senaryo. Northbrook Okulları Vakfı, 6.500 mezun ve aile bağışçısına sahip varsayımsal bir okul bölgesi vakfıdır. Gerçek bir kuruluş değildir.

Yıl başından bu yana elde edilen gelir ve hedef karşılaştırması. Tek bir grafik: bu mali yıldaki kümülatif gelir, geçen yıl ve yönetim kurulu tarafından onaylanan hedefle karşılaştırıldığında. Yönetim kurulu başkanlarının çoğu ilk olarak buna bakar.

Kampanyaya göre gelir. Bu yılki her kampanyanın gelir, hedef, alınan bağışlar, ortalama bağış miktarı ve hedefe ulaşma yüzdesi bilgilerini içeren sıralanabilir bir tablo. Bu, geliştirme müdürünüzün her Pazartesi kullandığı görünümdür.

Bağışçı segmentleri. Bağışçı sayılarının bir tablosu: bu yıl yeni bağışçılar, geçen yıldan kalanlar, iyileşenler, bağış yapmayı bırakanlar, düzenli bağışçı statüsü yükseltilenler, düzenli bağışçı statüsü düşürülenler. Yönetim kurulunun matematiğe ihtiyacı yok. Onların görmesi gereken şey, bu yıl yeni bağışçı sayısının, bağış yapmayı bırakanların sayısını geçip geçmediğidir.

Büyük bağış takip listesi. Ömür boyu bağışları büyük bağış eşiğinizin üzerinde olan ancak son bağışları bir yıldan daha eski olan bağışçıların listesi. Bunlar, e-posta değil, insan müdahalesine ihtiyaç duyan bağışçılardır. Her birine, takip görevi olan bir bağış toplama sorumlusu atanır.

Düzenli bağış sağlığı. Aktif düzenli bağışçılar, ortalama aylık bağış miktarı, bu ay eklenen düzenli bağışçılar, bu ay kaybedilen düzenli bağışçılar, toparlanma oranı. Düzenli bağışçı tabanı genellikle en tahmin edilebilir gelir kaynağınızdır ve yönetim kurulu bunu aylık olarak görmelidir.

Bağış taahhüdü ve teklif süreci. Aşamalara göre büyük bağış fırsatları ve önümüzdeki iki çeyrek için tahminler.

Bunu yönetim kuruluyla paylaşmak, herkese birer üyelik satın almak anlamına gelmez. Kontrol panelleri, planlanmış PDF e-postaları olarak gönderilebilir veya tüm yönetim kurulu yalnızca görüntüleme amaçlı tek bir oturum açma işlemi paylaşabilir.

Akşamlarınızı geri kazanmak

Her ayın beşinci günü bir acil durum tatbikatı gibi hissettirmemeli. Kontrol panelleri sayesinde, yönetim kurulu materyalleri, zaten mevcut olan görünümlerden alınan ekran görüntüleri ve geliştirme direktörünüzün üç gün yerine 90 dakikada yazdığı tek sayfalık bir metinden ibaret oluyor. Ay ortasında sorulan "geçen yıl 500 ila 2.500 dolar arasında bağış yapan bağışçıları bulabilir misiniz?" gibi bir soru, yarım günlük bir özet tablo yerine beş dakikalık bir filtre haline geliyor. Yıllık rapor ve denetim için, bağış toplamları ve segment sınıflandırmaları DonorPerfect'e geri aktarılıyor, böylece finans ve program personeli aynı rakamları görüyor.

Gösterge panelinden neleri uzak tutmalısınız?

Yönetim kurulları, e-posta açılma oranları, sosyal medya takipçileri, web sitesi oturumları gibi yüzeysel ölçütlere yöneliyor. Buna direnin. Yönetim kurulunun görevi, pazarlama taktikleri değil, mali denetimdir. Gösterge panellerini nakit ve bağışçılar üzerinde tutun. Pazarlama komitesi etkileşim verileri istiyorsa, onlara ayrı bir gösterge paneli verin. Ve kesintileri artırmaktan kaçının. Çeyrek dönemlik bir yönetim kurulu döngüsü için altı gösterge paneli doğru sayıdır. Yedinci ve sekizinci bir gösterge paneli, toplantıyı strateji incelemesi yerine veri incelemesine dönüştürür.

Bu durum bağış toplama çalışmalarınız için ne anlama geliyor?

Örnek olarak Northbrook gibi (6.500 bağışçı, yıllık 2,4 milyon dolar bağış) bir vakıf için, manuel yönetim kurulu raporlamasından canlı HubSpot panolarına geçmek, genellikle ayda 15 ila 20 saat personel zamanından tasarruf sağlar. Üç ila beş kişilik bir geliştirme ekibi için bu, yıllık yaklaşık 25.000 ila 40.000 dolarlık kapasitenin gerçek bağış toplamaya geri dönmesi anlamına gelir. Daha büyük değişim ise toplantının kendisindedir: "Size bu rakamları anlatayım"dan "İşte trend ve biz de bununla ilgili neler yapıyoruz"a dönüşür.

CRMConnect DonorPerfect ve HubSpot'ı çalışırken görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.