DonorPerfect ve HubSpot ile İlk Kez Bağış Yapanları 30 Günlük Hoş Geldin Serisine Dönüştürün

Bağışçı tutmanın temel kuralı son derece basittir. İlk kez bağış yapan ve bir daha sizden haber almayan bir bağışçının ikinci kez bağış yapma olasılığı, ilk otuz gün içinde özenli bir karşılama alan bir bağışçınınkinin yaklaşık yarısı kadardır. Matematik acımasızdır. Bölgesel bir gıda bankası, tatil kampanyası kapsamında üç hafta içinde 800 yeni çevrimiçi bağışçı toplayabilir, bunların %60'ının bir daha bağış yapmadığını görebilir ve huninin hangi aşamasında bir aksaklık olduğunu asla bilemeyebilir.

Genellikle aynı adım bozuluyor. Bağış, Salı günü saat 23:00'te DonorPerfect'e ulaşıyor. Cuma sabahına kadar kimse bağışçı dosyasını elle dışa aktarmıyor. Bu bağışçılar e-posta aracınıza ulaştığında, karşılama artık bir karşılama gibi hissettirmiyor. Bir yabancıdan gelen gecikmiş bir makbuz gibi hissettiriyor.

Manuel geçişin size maliyeti

Çoğu ekip bunu periyodik bir dışa aktarma işlemiyle bir araya getiriyor ve bu alışkanlık sessizce bağışçı kaybetmenize neden oluyor.

Her şey insan planına göre işliyor. Birinin her şeyi hatırlaması gerekiyor. Tatil yoğunluğu sırasında, o kişi aynı zamanda teşekkür mektupları yazıyor, satıcı hesabını kontrol ediyor ve yönetim kurulu sorularını yanıtlıyor, bu yüzden ihracat aksaklıklar yaşanıyor.

Sinyal kayboluyor. Basit bir kişi dışa aktarma işlemi, e-posta aracınıza bir ad ve e-posta adresi veriyor, ancak kişiselleştirme yapabileceğiniz neredeyse hiçbir şey sunmuyor: ne bağış miktarı, ne çağrı, ne de bunun ilk bağış mı yoksa bir anma bağışı mı olduğu gibi bilgiler.

Ve çürüyor. Üç ay sonra, geliştirme müdürünüz DonorPerfect'e yeni bir bağış kodu ekliyor, karşılama mesajı artık bunu tanımıyor, kayıtlar sessizce duruyor ve yenileme sezonuna kadar kimse fark etmiyor.

Aynı gün başlayan bir karşılama

DonorPerfect ve HubSpot için CRMConnect, DonorPerfect'in verileri tutma şekline göre geliştirilmiştir. DonorPerfect bir bağışı kaydettiği anda, bağışçının ilk bağış tarihi HubSpot'ta görünür ve bu da karşılama sürecini başlatır. Bağış çağrısı kodlarınız ve bağışçı türleriniz, kimsenin yeniden yazmasına gerek kalmadan HubSpot'ta aynı kalır, böylece yeni bir çağrı süreci kesintiye uğramaz. Ayrıca, her bağış, tutarı ve kampanyasıyla birlikte bir HubSpot anlaşması haline gelir; bu da ikinci bağış dönüşümünü Excel'e aktarma işlemine gerek kalmadan ölçebileceğiniz anlamına gelir.

30 günlük hoş geldin serisi nasıl işliyor?

İşte Riverbend Food Alliance'da yaşanan örnek bir senaryo; bu, gerçek bir kuruluş değil, varsayımsal bir organizasyondur.

İlk kez bağış yapan biri bağış yaptığında, bu bağış aynı gün içinde bir karşılama yolculuğunu tetikler; bu yolculuk, her ilk kez bağış yapan kişiye tam olarak bir karşılama sunacak şekilde tasarlanmıştır:

• 0. Gün: Genel müdür tarafından imzalanmış, bağış miktarı, tarihi ve net bir etki açıklaması içeren anlık bir teşekkür notu.
• 2. Gün: Ortak bir gıda bankası ve programın nasıl işlediğini anlatan kısa bir öykü.
• 7. Gün: Gönüllü daveti, konum uygun olduğunda bağışçının bulunduğu bölgeye göre eşleştirilir.
• 14. Gün: Depo katından perde arkası videosu.
• 21. Gün: Soğutmalı kamyon yakıtı veya hafta sonu dağıtım personeli gibi belirli bir ihtiyaca yönelik, nazikçe talep edilen ikinci bir bağış.
• 30. Gün: Sizi nasıl duyduklarını, ne görmek istediklerini ve e-posta mı yoksa kısa mesaj mı tercih ettiklerini soran kısa bir anket.

Bu süreç aynı zamanda yanlış kişilerin de dışarıda kalmasını sağlıyor. Yönetim kurulu üyeleri, personel ve büyük bağışçı adayları atlanıyor çünkü büyük bağışçı adaylarının bir kişiye ihtiyacı var, e-posta sıklığına değil; anma bağışçıları ise bunun yerine anma törenine özel bir bölüme alınıyor. Bir bağışçının DonorPerfect'te e-posta tercihi yoksa, bu tercih otomatik olarak geçerli oluyor ve bağışçıyı hariç tutuyor. Bir e-posta adresi geçersiz olduğunda veya birisi abonelikten çıktığında, bu durum DonorPerfect'e geri yansıyor, böylece doğrudan posta ekibiniz ölü bir adrese posta ücreti harcamıyor.

İşe yarayıp yaramadığını ölçmek

Önemli olan sayı ikinci bağış sayısıdır. Her yeni bağış bir HubSpot anlaşması haline geldiği için, ilk bağışını geçen yıl yapmış olan bağışçıların kaçının tekrar bağış yaptığını görebilirsiniz. Bu, gerçek ikinci bağış dönüşüm oranınızdır ve karşılama serisinin amacı da budur. İletişim kaydının oluşturulduğu zamana göre değil, ilk bağışa göre tetikleme, ayrıca bir anma bağışı veya etkinlik katılımı için kaydedilmiş ancak hiç bağış yapmamış kişileri karşılamanızı da engeller.

Bu, göreviniz için ne anlama geliyor?

Örnek olarak, Riverbend Food Alliance gibi (aylık 1.200 aktif bağışçı, 4,2 milyon dolar bütçe) bir kuruluş için, düzgün bir şekilde oluşturulmuş bir karşılama serisi, ilk kez çevrimiçi bağış yapanların ikinci bağış dönüşüm oranını on iki ay içinde yaklaşık %17'den %20'lerin sonlarına veya %30'ların başlarına çıkarır. 800 yeni tatil bağışçısı için bu, yaklaşık 80 ila 130 ek ikinci bağış anlamına gelir. Ortalama çevrimiçi bağışın 60 ila 90 dolar aralığında olduğu düşünüldüğünde, bu, oluşturulduktan sonra hiçbir maliyeti olmayan bir yolculuktan elde edilen yıllık 5.000 ila 11.000 dolar arasında yeni gelir demektir.

Üstelik bu, ömür boyu bağış değerini göz ardı ediyor. İlk yılda iki kez bağış yapan bağışçıların ikinci ve üçüncü yıllarda da bağış yapma olasılıkları çok daha yüksek ve önemli bir kısmı aylık düzenli bağışçı haline geliyor. Üç yıllık bir dönemde, karşılama serisi kendini defalarca amorti ediyor.

CRMConnect DonorPerfect ve HubSpot'ı çalışırken görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.