DonorPerfect ile HubSpot İş Akışı ile Bağışlarını Geciktirmiş Destekçileri 24 Saat İçinde Yakalayın

Düzenli bağışlar, kar amacı gütmeyen kuruluşların gelir tablosundaki en değerli kalemdir ve aynı zamanda en hassas olanıdır. Aylık 25 dolarlık bağış yapan bir kişi yılda 300 dolar gelir sağlar. Onları kaybederseniz, sadece bu ayın gelirini kaybetmezsiniz. Bağış kampanyaları arasındaki dönemde personel maaşlarını ödeyen öngörülebilir nakit akışını da kaybedersiniz.

Bağışçı kaybının en yaygın nedeni bağışçı memnuniyetsizliği değil, kimsenin fark etmediği süresi dolmuş bir kredi kartıdır. Ödeme işlemcisi yinelenen ücreti reddeder. DonorPerfect hatayı kaydeder. Başka bir sistemde çalışan pazarlama müdürünüz bunu asla görmez. Altmış gün sonra biri bağışçı raporunu çalıştırır, bir eksiklik fark eder ve bağışçıya her şeyin yolunda olup olmadığını sormak için e-posta gönderir. O zamana kadar bağışçı çoktan başka bir şeye geçmiş, kart ortadan kaybolmuş ve ilişki gerekenden daha soğuk hale gelmiştir.

Bu sızıntı neden fark edilmiyor?

Ana destek sisteminin toparlanması beyaz tahtada kolay görünse de pratikte zordur.

DonorPerfect'in başarısız işlem raporu DonorPerfect'in içinde yer alıyor. Birinin bunu çalıştırmayı hatırlaması, sonra ne yapacağını bilmesi ve iki sistem arasında çalışması gerekiyor. Çoğu kuruluşta bu rapor haftalık olarak çalıştırılıyor ve haftalık çalıştırma çok geç, çünkü en kurtarılabilir an, ödeme başarısız olduktan sonraki ilk bir veya iki gündür.

Daha büyük sorun şu ki, çoğu sistem yalnızca gerçekleşen bağışları fark ediyor. Gelmeyen, beklenen bir bağış kavramına sahip değiller. Bir aksaklığı yakalamak, bir bağışçının düzenli bir bağış programına sahip olduğunu ve gelmesi gereken ödemenin gelmediğini fark etmek anlamına gelir; bu da bağış tarihlerinin ve düzenli bağış durumunun güncel olmasını, haftalarca eski olmamasını gerektirir. Bu olmadan, sızıntı iki ay boyunca sessizce devam eder.

Arızaları aynı gün tespit etmenin bir yolu

DonorPerfect ve HubSpot için CRMConnect, bağışçı kaydının tamamını içerir, sadece bir kısmını değil. DonorPerfect başarılı bir ödemeyi kaydettiği anda HubSpot bunu görür. Tekrarlayan bağış durumu, bir sonraki planlanan bağış tarihi ve taahhüt bakiyesi gibi tüm bilgiler aktarılır. Bu, HubSpot'ın şu ana kadar bağış yapması gereken ancak yapmamış olan düzenli bağışçıların canlı bir listesini oluşturabileceği ve aylar yerine saatler içinde bir kurtarma dizisi başlatabileceği anlamına gelir. HubSpot harekete geçtiğinde, geliştirme ekibinizin halihazırda kullandıkları sistemde kurtarma durumunu görebilmesi için DonorPerfect alanını güncelleyebilir.

Aynı gün içinde destekleyici kurtarma işlemi nasıl çalışır?

İşte örnek bir senaryo. Cedar Hollow Hayvan Kurtarma Merkezi, üç şubesi ve 4.800 ömür boyu bağışçısı olan, varsayımsal, hayvanları öldürmeyen bir barınaktır. Gerçek bir kuruluş değildir.

Kurtarma listesi, hem aylık hem de üç aylık programları kapsayan kısa bir süre içinde beklenen bağışı henüz ulaşmamış olan aktif, düzenli bağışçıları takip eder. Özellikle son bir hafta içinde zaten iletişime geçilen bağışçıları, vefat etmiş veya bağış talebinde bulunulmaması gerekenleri ve otomatik bir arama yerine kişisel bir aramaya ihtiyaç duyan büyük bağışçıları listeden çıkarır.

Destekleyici bir kaynak bu listeye eklendiğinde, bağışçıya saygı duyan ve düzeltilebilir arızaların çoğunu gideren bir işlem dizisi çalıştırılır:

• 0. Gün, tespit edildikten sonraki 24 saat içinde: "Bu ayki bağışınızı işleme alamadık" şeklinde kısa bir e-posta veya SMS gönderilir ve kartı güncellemek için tek tıklamalık bir bağlantı verilir.
• 3. Gün: Başarısızlığa değil, yapılan işe odaklanan daha yumuşak bir takip. Yakın zamanda gerçekleşen bir koruyucu aile yerleştirmesiyle ilgili bir hikaye, ardından aylık bağışın gerçekleşmediğine dair sessiz bir not.
• 7. Gün: Bağışçı ilişkileri koordinatörü için bir telefon görüşmesi görevi; bağışçının bağış geçmişi ve düzenli bağış takvimi zaten elinde mevcut.
• 14. Gün: Genel müdür veya yönetim kurulu başkanından, her şeyin yolunda olup olmadığını kontrol etme amacıyla yapılan son bir görüşme.
• 21. Gün: Başarılı bir bağış işlemi gerçekleşmezse, bağışçı DonorPerfect'te bağış yapmayı bırakmış olarak işaretlenir ve listeden kaldırılır.

En önemli kısım döngüyü kapatmaktır. DonorPerfect yeni bir başarılı yinelenen ödemeyi kaydettiği anda, bağışçı otomatik olarak diziden çıkar, bu nedenle 3. günde kartını düzelten bir bağışçı asla 7. gün mesajını almaz. Başarılı bir tahsilat DonorPerfect'e geri yazılır, böylece geliştirme yöneticiniz ikinci bir sistem açmadan bunu bağışçının kaydında görebilir.

Dikkatlice ele alınması gereken vakalar

Bazı durumlarda dikkatli değerlendirme yapmak gerekir. Birçok ödeme işlemcisi, geçici bir red durumunda bir veya iki gün sonra otomatik olarak yeniden deneme yapar; bu nedenle, bağışçıyla iletişime geçmeden önce 48 ila 72 saat beklemek, ikinci denemede zaten başarılı olmuş bir kartı güncellemesini istemekten kaçınmanızı sağlar. Tek seferlik bir bağış, düzenli bağışçı hatası olarak değerlendirilmez; bu nedenle, işlem yalnızca aktif bir düzenli bağış programı olan bağışçılar için gerçekleştirilir. Hem süresi dolmuş bir kart hem de geçici bir banka reddi başarısız işlem olarak görünse de, acil kısa mesaj en iyi şekilde, bağışçının gerçekten harekete geçmesi gereken son kullanma tarihleri için saklanır.

Bu, göreviniz için ne anlama geliyor?

Cedar Hollow gibi örnek bir kuruluş için (üç şube, 1,6 milyon dolar gelir, yaklaşık 600 aktif destekçi), aynı gün içinde yapılan bağış toplama yöntemi, ilk 21 gün içinde bağışlarını kaybedenlerin %40 ila %55'ini geri kazandırırken, üç aylık manuel yöntemle bu oran yaklaşık %15 ila %20 civarındadır. Tipik olarak yıllık %8 ila %10 oranında istemsiz bağış kaybı yaşayan 600 destekçi üzerinden hesaplandığında, yılda 48 ila 60 bağış kaybı beklenir ve daha iyi yöntemle bu kayıpların 15 ila 25'i daha kurtarılır. Ortalama aylık 20 dolarlık bağışla, bu da yıllık 3.600 ila 6.000 dolar arasında gelir artışı anlamına gelir; ayrıca aksi takdirde tamamen ayrılacak olan bağışçıların çok yıllık değeri de söz konusudur.

Daha büyük kazanım, personelinizin aylık iyileşme raporu hazırlamayı bırakıp, sürekli bakım sağlığını kendi kendine işleyen bir sistem olarak ele almaya başlaması ve dikkatlerini gerçekten bir kişiye ihtiyaç duyan büyük bağışçı çağrılarına ayırmasıdır.

CRMConnect DonorPerfect ve HubSpot'ı çalışırken görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.