DonorPerfect ve HubSpot ile İnanç Toplulukları için Dört Yaşam Evresi E-posta İzleme Sistemi

Bir inanç topluluğu, pazarlama amaçlı bir kitle değildir. Farklı yaşam evrelerinde, farklı bağış kapasitelerine sahip, toplulukla olan yolculuklarının farklı noktalarında bulunan ilişkiler ağıdır. Onu tek bir e-posta listesi gibi ele almak, onunla ilgili önemli olan her şeyi yok saymaktır.

Çoğu cemaat zaten sonunda oraya varıyor. Papaz ekibi her aileye ayda bir kişisel not yazmak istiyor. Gerçekte ise 540 haneye gönderilen, umut dolu bir "Sevgili Dostum" selamı içeren ve gerçek bir segmentasyon içermeyen genel bir bülten var. Geçen hafta katılan aile, üç nesildir bağış yapan aileye de aynı mesaj gönderiliyor. Katılım oranları maliyeti gösteriyor.

Genel iletişimin bir cemaate maliyeti neden yüksektir?

Dini toplulukların, tek tip bir bültenin karşılayamayacağı özel ihtiyaçları vardır.

Pastoral hassasiyet önemlidir. Zor bir dönemden geçen bir aileye yıl sonu için agresif bir bağış talebi yöneltilmemelidir. Yakın zamanda bir üyesini kaybeden bir aileye ise standart "Pazar günü sizi özledik" mesajı gönderilmemelidir. Bu anları onurlandırmak için gereken bilgiler, kendi başına bir pazarlama platformunda değil, DonorPerfect içindeki pastoral notlarda yer almaktadır.

Anma hediyeleri özen gerektirir. Birinin anısına yapılan anma hediyesi genellikle yas tutan bir aile üyesinden gelir. Teşekkür, onurlandırılan kişinin ailesine yapılan teşekkür ve gelecekteki iletişim, standart bir hediyeden farklıdır.

İletişim tercihleri isteğe bağlı değildir. İletişime geçilmemesi veya yalnızca e-posta yoluyla iletişim kurulması tercihini görmezden gelen bir cemaat, güveni en kötü şekilde zedelemektedir. Genel bir bülten aracı, bu tercihlerin hiçbirini kendi başına karşılayamaz, çünkü ihtiyaç duyacağı bilgiler DonorPerfect'te yer almaktadır.

Dinî danışmanlık hizmetleriyle geniş ölçekte iletişim kurmanın bir yolu

CRMConnect for DonorPerfect and HubSpot, işlem odaklı değil, ilişki odaklı bir organizasyonun veri yapısı için tasarlanmıştır. Bağışçı türü (Üye, Ziyaretçi, Arkadaş, Miras Topluluğu) HubSpot'a aktarılır. Cemaatin zaten takip ettiği etiketler de (Gençlik Bakanlığı Ebeveyni, Koro, Son 12 Ayda Vefat Eden, Sermaye Kampanyası Bağışçısı gibi) aktarılır. Bakanlık ilgi alanları, hane halkı rolü ve pastoral bakım durumu segmentasyon için kullanılır. İletişim tercihleri (e-posta yok, telefon yok, posta yok, tercih edilen yöntem) aktarılır ve istisnasız olarak yerine getirilir. Ve anma bağışları ayrı, hassas bir sürece yönlendirildiği için anma detayları da aktarılır.

Dört yaşam evresi yolu

İşte örnek bir senaryo. Grace Hill Cemaati, 540 bağışçı haneye sahip, varsayımsal 950 üyeli bir topluluktur. Gerçek bir kuruluş değildir.

Son 12 ay içinde katılan yeni bir aile. 90 günlük karşılama süreci, vermekten ziyade aidiyete odaklanıyor. Baş pastörden bir not, yeni gelenler için düzenlenen bir kahvaltıya davet, ailenin kendilerine yer bulabileceği hizmetlerin kısa bir turu. İlk bağış daveti ancak 60. günden sonra ve aile bir etkinliğe katılmak gibi bir katılım gösterdikten sonra geliyor.

Düzenli bağış yapan, bir yıldan uzun süredir düzenli bağışta bulunan bir aile. Üç bölümden oluşan aylık bir ritim: Litürjik takvime bağlı pastoral bir mesaj, ailenin önem verdiği bir hizmetten bir hikaye ve her çeyrekte yıl başından bu yana yapılan bağışlara dair kısa bir açıklama. Aile zaten bağış yapmayı seçtiği için, mesaj daha fazlasını istemek yerine neden bağış yaptıklarını pekiştiriyor.

Miras bağışçısı, miras eşiğinin üzerinde bağış yapmış veya Miras Topluluğu üyesi olan kişiler. Üç ayda bir, çoğunlukla ilişki odaklı bir iletişim. Kıdemli pastörden önemli dönüm noktaları hakkında kişisel notlar, küçük bağışçı çevresi etkinliklerine davetler ve yıl sonu bağış çağrısı döngüsü yerine tek bir yıllık bağış yönetimi görüşmesi. Bu hanelere asla şablonlu toplu e-posta gönderilmemelidir.

Üyeliği sona ermiş, son 14 ayda kayıtlı bağışı olmayan ancak daha önce düzenli bağış yapan bir kişi. Nazik, ticari olmayan bir süreç: bir hal hatır sorma notu, hafta içi ayinine davet ve bir din görevlisi için pastoral telefon görüşmesi görevi. İlk 60 gün içinde bağış talebinde bulunulmayacak. Amaç yeniden bağlantı kurmak, iyileşmek değil.

Sınırı aşmayan bir kanal karışımı

Dört yöntemin büyük çoğunluğu e-posta yoluyla sağlanıyor. Kısa mesajlar yalnızca açıkça onay veren hanelere gönderiliyor, makul saatlerde ve asla dini bayramlarda veya ayin sırasında gönderilmiyor. Doğrudan posta yoluyla yapılan tanıtım, miras bağışçıları ve yaslı aileler için hala iyi sonuç veriyor; HubSpot kimin alacağına karar veriyor ve bir baskı ortağı tarafından üretiliyor.

Anma ve hatıra hediyeleri ayrı bir kanalda.

Anma amaçlı bağışlar iki paralel süreci başlatır. Bağışçı, anma bağışını teyit eden standart bir teşekkür mektubu alır. Anılan kişinin ailesi veya anma amaçlı bağış yapan kişi, bağış toplama e-postası yerine ayrı bir teşekkür mektubu alır. Anma amaçlı bağış yapan kişinin kendi kaydı, yalnızca bu bağışa dayalı standart bağış toplama sürecinin dışında tutulur, böylece yaslı bir aile, birinin sevdiklerinin anısına bağış yapması nedeniyle hiçbir zaman bağış çağrılarına dahil edilmez.

Sessiz saatler, muafiyetler ve dinî yargı

Üç kuralın uygulanması gerekiyor, varsayılmamalı. Otomatik gönderimlerin tamamından, "talep edilmesin" olarak işaretlenmiş bir hane hariç tutulur. Gece geç saatlerde, Pazar sabahları veya resmi tatillerde otomatik mesaj gönderilmez. Son 12 ay içinde yakınını kaybetmiş olarak işaretlenmiş bir hane ise, tüm bağış toplama mesajlarını atlar, ancak yine de din görevlilerinin kontrol mesajlarını alır. Tek bir gönderimi etkinleştirmeden önce bu engelleme katmanını oluşturun. Bir e-posta adresi çalışmayı durdurduğunda veya biri abonelikten çıktığında, bu bilgi DonorPerfect'e geri döner, böylece kilise yöneticisi e-postası bir yıldır kullanılmayan bir haneyi aramaz.

Bu, göreviniz için neden önemli?

Grace Hill gibi örnek bir cemaat için (540 bağışçı hane, 1,1 milyon dolarlık işletme bütçesi), tek bir genel bülten yerine dört farklı yaşam evresine yönelik bülten kullanmak, hedefli mesajlara olan ilgiyi genellikle düz liste yöntemine kıyasla önemli ölçüde artırır. Daha da önemlisi, Kasım ayında yeni bir aileden yıl sonu bağışı istemenin veya yas tutan bir aileye bağış yönetimi videosu göndermenin yarattığı garip durumu ortadan kaldırır. Pastoral ekibin değerlendirmesi, hafızaya bağlı kalmak yerine iletişimin içine entegre edilir. İşte gerçek getiri budur: pazarlama yapılmadığını, tanındığını hisseden bir cemaat.

CRMConnect DonorPerfect ve HubSpot'ı çalışırken görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.