Mindbody ve ActiveCampaign: Elektronik Tabloları Bir Kenara Bırakın ve Doğru Üyelere E-posta Gönderin

230 öğrencili bir karate dojosunun arka ofisine girdiğinizde, bir sürü elektronik tabloyla karşılaşacaksınız. Biri, baş eğitmen tarafından tutulan mevcut kemer sıralaması için. Biri, bir asistan tarafından tutulan yaklaşan kemer sınavı listesi için. Biri, resepsiyon tarafından tutulan ekipman siparişleri, üniformalar, antrenman minderleri, silahlar için. Biri, turnuva kayıtları için. Biri de, hangi öğrencilerin kardeş olduğunu hatırlayan kişi tarafından tutulan aile üyelikleri için.

Bu elektronik tabloların hiçbiri birbiriyle iletişim kurmuyor. Hiçbiri e-posta aracınıza veri sağlamıyor. Bu nedenle, dojo kemer sınavı hatırlatıcısı gönderdiğinde, bu hatırlatıcı altı ay sonra ilk sınavı olan beyaz kemerliler ve geçen hafta sınavı olan kahverengi kemerlilerin ebeveynleri de dahil olmak üzere herkese gidiyor. Abonelikten çıkma oranları artıyor. E-postalarınıza olan güven sessizce azalıyor.

Varsayımsal bir örnek ele alalım. 230 öğrencisi ve birçok aile üyeliği olan tek lokasyonlu bir dojo olan Stone Pine Karate (örnek olarak), tam olarak bu sorunla karşı karşıyaydı. Sahibi iki kez "her şeyi e-posta aracımıza koymayı" denemiş ve her iki seferde de vazgeçmişti, çünkü elektronik tablolar ve Mindbody her seferinde farklı şekillerde çelişiyordu.

Bu yazı, elektronik tabloları bir kenara bırakıp bunun yerine doğru ve hedefli üye e-postaları göndermekle ilgili.

Elektronik Tabloların Size Gerçek Maliyeti Nedir?

En belirgin maliyet zamandır. Her biri farklı bir kişi tarafından yönetilen ve sürekli güncellenmesi gereken dört veya beş elektronik tablo, haftada dört ila altı saatlik personel zamanını kolayca tüketir. Bu, ekibinizin üyeleri eğitmek veya onlara hizmet etmek yerine, yaklaşık 250 saatini insan veritabanı olarak geçirdiği anlamına gelir.

Gizli maliyet daha da kötü. Üyeler kendilerine ait olmadığı açıkça belli olan e-postalar almaya devam ettiklerinde, e-postalarınızı tamamen okumayı bırakırlar veya aboneliklerini iptal ederler. Gerçekten önemli bir şey göndermeniz gerektiğinde, bir program değişikliği, bir kapanış, gerçek bir promosyon gibi, listenizin yarısı sizi dinlemeyi bırakmış olur. Alakasız e-postalar bedava değildir. Bunun bedelini asla geri kazanamayacağınız dikkatle ödersiniz.

Mevcut Verilerinizi Kullanın

Mindbody zaten bu elektronik tabloların takip ettiği bilgileri içeriyor: kemer derecesi, yaş grubu, aile üyeliği, ekipman bedenleri, turnuva uygunluğu, sınav tarihleri. CRMConnect tüm bunları otomatik olarak ActiveCampaign'e aktarıyor ve güncel tutuyor.

Bu, ActiveCampaign'deki tek bir üye kaydının her şeyi içerdiği anlamına gelir: öğrencinin kemer derecesi, yaş grubu, hangi aileye ait olduğu, üyelik ücretini kimin ödediği, üniforma bedeni, bir sonraki kemer sınavının ne zaman olduğu ve turnuvaya katılmaya uygun olup olmadığı. Tek bir kayıt, dört elektronik tablo satırının yerini alır ve kendini otomatik olarak günceller.

Üç Elektronik Tablonun Yerini Alan Üç Liste

ActiveCampaign'de üç adet kaydedilmiş liste oluşturun. Her biri bir elektronik tabloyu değiştirir ve her biri kendini günceller.

Kemer Sınavı Kadrosu. Sonraki 30 gün içinde kemer sınavı olan tüm aktif öğrencileri otomatik olarak listeye ekler. Baş eğitmen Mindbody'de sınav tarihini belirlediği gün, o öğrenci listede görünür. Artık manuel olarak liste güncellemesi yapmanıza gerek yok.

Ekipman Yeniden Siparişi. Son üniforma siparişi dokuz aydan daha uzun süre önce verilmiş öğrencileri otomatik olarak dahil eder. Bu sayede, her üç ayda bir her aileyi rahatsız etmeye gerek kalmadan, üniformaları muhtemelen artık küçük gelen çocukları tespit edebiliriz.

Turnuva Havuzu. Turnuvaya katılmaya uygun, doğru kemer seviyelerine ve yaş gruplarına sahip öğrencileri otomatik olarak dahil eder. Turnuva organizatörünüz, kayıtların açıldığı her sabah güncel bir listeyi çeker.

Ardından ebeveynler için bir liste daha ekleyin: Aile üyeliğine bağlı ödeme yapan yetişkinlerin yer aldığı bir Aile İletişim listesi. Dokuz yaşındaki bir çocuk için kemer sınavı hatırlatıcısı çocuğa değil, ebeveynine gönderilmelidir ve aile ilişkisi verileri bunu otomatik hale getirir.

Kendiliğinden Çalışan E-postalar

Bu listeleri oluşturduktan sonra, üç basit otomatik e-posta dizisi kurun.

Kemer Sınavı Hazırlığı. Bir öğrenci Kemer Sınavı Listesine katıldığında, sınavdan önceki 30 gün boyunca kısa bir dizi bilgilendirme alır: onay, "neler beklemeli" notu, üniforma kontrolü hatırlatıcısı, sınavdan önceki günkü lojistik bilgileri ve sınavdan sonraki gün sonuçları bildiren bir not.

Ekipman Yeniden Siparişi. Bir öğrenci ekipman yeniden sipariş listesine eklendiğinde, kayıtlı bedenini gösteren bir beden kontrolü e-postası alır; sipariş gelmemesi durumunda ise bir takip e-postası daha gönderilir.

Turnuva Döngüsü. Bir öğrenci Turnuva Havuzuna katıldığında, kayıt açılışı, kayıt kapanışı ve turnuvadan bir gün öncesine ait lojistik bilgileri içeren e-postalar alır ve kayıt olduktan sonra otomatik olarak sıralamadan çıkarılır.

ActiveCampaign içinde her öğrencinin devam durumunu da takip edebilirsiniz; böylece baş öğretmen, başka bir elektronik tablo açmadan kimin düzenli olarak geldiğini ve kimin devamsızlığının arttığını görebilir.

Bu, Stüdyonuz İçin Ne Anlama Geliyor?

Bu ölçekteki dojolarda örnek bir uygulamada, bu elektronik tabloların kullanımının sonlandırılması, personele haftada yaklaşık dört ila altı saat, yılda ise yaklaşık 250 saat zaman kazandırır. Daha da önemlisi, ekibiniz elektronik tablolara güvenmeyi bırakır ve Mindbody'yi tek doğru bilgi kaynağı olarak görmeye başlar; bu da Mindbody'deki verilerin daha temiz hale gelmesi anlamına gelir, çünkü kimse kenarda "gerçek" bir kopya tutmaz.

E-posta sonuçlarınız da önemli ölçüde değişiyor. Toplu e-postaların abonelikten çıkma oranları, öğrencilerin kendilerine yönelik olmadığı açıkça belli olan mesajları almayı bırakmaları nedeniyle, genellikle 60 gün içinde yarıya düşüyor. Kahverengi kuşak sahipleri artık beyaz kuşak oryantasyon e-postalarını almıyor.

Stone Pine için, sadece ekipman yeniden sipariş süreci bile entegrasyonun maliyetini ilk çeyrekte karşıladı. Dokuzuncu ayda, ebeveynlerin kendi başlarına fark etmeleriyle oluşan düşük %35'lik orandan, beden bilincini artıran bir hatırlatma sistemi sayesinde %65-70'lik net bir orana ulaşıldı.

Bu rakamlar örnek niteliğindedir. Kayıtları zaten düzenli olan dojolarda zaman tasarrufu daha azdır. Kayıtları düzensiz olan dojolarda ise çok daha büyük zaman tasarrufu sağlanır.

CRMConnect Mindbody ile ActiveCampaign entegrasyonunu çalışırken görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.