Mindbody ve HubSpot: Spa Resepsiyonunda Günde 45 Dakika Kazanın

Resepsiyonunuzdaki Veri Temizleme Vergisi

1.000'den fazla aktif müşterisi olan herhangi bir güzellik salonuna girin ve resepsiyon görevlisine müşteri verilerinin nerede saklandığını sorun. Nazikçe "çoğunlukla ona güveniyoruz" cevabını alacaksınız. Biraz daha ısrar ederseniz, her zaman iki spesifik sorun ortaya çıkar.

İlk sorun, mükerrer müşteri kayıtlarıdır. Aynı kişi, iki profil. Biri resepsiyonda, diğeri çevrimiçi rezervasyon aracıyla oluşturulmuş. Ya da kızlık soyadıyla oluşturulmuş. Veya ilk profilde e-postada yazım hatası olduğu için aylar önce oluşturulmuş ikinci bir profil. Sebebi ne olursa olsun, personel Mindbody'deki mükerrer kayıtları her temizlediğinde, pazarlama aracınızdaki eşleştirme karmaşası daha da kötüleşir, düzelmez.

İkinci örnek ise ailelerin aynı e-posta adresini paylaşmasıdır. Bir anne, kendisi, ergenlik çağındaki kızı ve kendi annesi için aynı e-posta adresini kullanarak randevu alıyor. Pazarlama aracınız ya bu üçünü tek bir kişiye sıkıştırıyor ya da aynı e-posta adresine ve üç farklı ön isme sahip üç ayrı kişi oluşturuyor ve bundan sonraki her mesaj karışıklığa yol açıyor.

Varsayımsal: Quartz & Sage Day Spa (örnek olarak), sekiz tedavi odası ve 1200 aktif müşterisi olan tek lokasyonlu bir spa merkezidir. Resepsiyon görevlilerinin günde yaklaşık 45 dakika veri temizliğine harcadığını hesapladılar: mükerrer kayıtları birleştirme, aile karışıklığını giderme, randevuyu kimin aldığını çözme. Bu, her gün, sonsuza dek, tam zamanlı bir çalışanın yaklaşık %4'üne denk geliyor.

Dağınık Kayıtların Size Maliyeti Nelerdir?

Vardiya başına 45 dakika, görünen maliyettir. Gizli maliyet ise daha da kötüdür. Çift kayıt, bir müşterinin ziyaret geçmişinin ikiye bölünmesi anlamına gelir; bu nedenle spa'nız hiçbir zaman tam resmi göremez ve onlara iyi pazarlama yapamaz. Karışık bir aile kaydı, yanlış kişinin yanlış mesajı alması anlamına gelir. Ve giriş sırasında yapılan her "Sanırım dosyanız farklı bir e-posta adresinde olabilir" konuşması, spa'nızın ne kadar profesyonel göründüğünü zedeler. Müşteriler bunu fark eder ve bu, sizi nasıl değerlendirdiklerine yansır.

Yinelenen Kayıtlar ve Aileler, Otomatik Olarak Yönetilir

CRMConnect Mindbody ile HubSpot entegrasyonu, her iki sorunu da sonradan eklenmiş özellikler olarak değil, temel özellikler olarak ele alıyor.

Yinelenen kayıtlar için akıllı eşleştirme kullanılır. Ad, soyad ve e-posta adresleri eşleştiğinde, yeni bir kayıt oluşturulmak yerine aynı kişi güncellenir. Farklı isimlerle aynı e-posta adresi gibi daha karmaşık durumlarda ise, körü körüne yeni bir kayıt oluşturmak yerine tutarlı bir eşleştirme kuralları kümesi izlenir.

Aileler için, Mindbody'de zaten var olan "ödeyen" ve "ödenen" ilişkisini okur. Aynı e-posta adresini paylaşan aile üyeleri, HubSpot'ta otomatik olarak tek bir hane kaydı altında gruplandırılır. Her aile üyesi ayrı bir kişi olarak kalır, böylece anne ve kızıyla ayrı ayrı konuşabilirsiniz, ancak hepsi aynı haneye bağlıdır ve kimin kimin için ödeme yaptığına dair net etiketler bulunur.

Mindbody'de bir müşteriyi birleştirdiğinizde ne olur?

Entegrasyonların çoğunun bozulduğu an işte budur. Jane Smith'in Mindbody'de iki kez var olduğunu keşfedersiniz. İki profili birleştirirsiniz ve ziyaret geçmişi, satışları ve kalan seansları hayatta kalan profile aktarılır.

Tipik bir kendin yap kurulumunda, bunların hiçbiri pazarlama aracınıza ulaşmaz. Elinizde iki kişi kalır, bunlardan biri artık mevcut olmayan bir profili işaret eder ve bunu düzeltmenin temiz bir yolu yoktur.

CRMConnect ile birleştirme işlemi sorunsuz bir şekilde gerçekleşir. Mindbody'de yinelenen müşterileri birleştirdiğinizde, üyenin tüm geçmişi HubSpot'ta doğru bir şekilde kaydedilir ve düzenlenir. Kalan profil doğru kişiyi günceller, kalan kişiyle eşleştirme yapılır ve ziyaret geçmişi kalan kayda aktarılır. Bu, "sistemlerimizi bağladık" ile "verilerimiz gerçekten güvenilir" arasındaki farktır.

İkinci bir lokasyon için hazırız.

Tek lokasyonlu bir spa için lokasyon etiketleme gereksizdir. Ancak Quartz & Sage'in sahibi ikinci bir lokasyon planlıyordu ve verileri temizlemenin en doğru zamanı, iki lokasyonun karışıklığına yol açmadan önceydi.

CRMConnect, müşterileri rezervasyon yaptıkları, ziyaret ettikleri veya satın alma yaptıkları lokasyonlara göre otomatik olarak etiketler ve size her lokasyonda birleşik bir görünüm sunar. Aile gruplamasıyla birleştiğinde, daha önce soramadığınız sorulara cevap bulmanızı sağlar:

• İki lokasyonda da rezervasyon yaptıran kaç hane var?
• Hediye kartı alan aile üyelerinden hangileri düzenli müşteri haline geliyor?
• Bir müşteri çift masajı rezervasyonu yaptığında, ikinci konuk kimdir ve daha önce buraya gelmiş midir?

1.200 Müşterili Bir Spa'da Elde Edilen Temsili Sonuçlar

Bunlar örnek amaçlı kompozit görsellerdir, gerçek bir müşteriyi temsil etmemektedir. Bu ölçekteki spa merkezlerinde yapılan bir uygulamada, günlük 45 dakikalık temizlik görevi ilk ay içinde genellikle günde 5 dakikanın altına düşer. Bu da vardiya başına yaklaşık 40 dakika, haftada yaklaşık 200 dakika veya yılda yaklaşık 170 saat tasarruf anlamına gelir. Saatte 25 dolarlık yoğun bir resepsiyon maliyetiyle, tek bir lokasyondaki spa merkezi için yılda yaklaşık 4.200 dolarlık tasarruf sağlayan iş gücü demektir.

Asıl kazanç emek değil. Kazanç, giriş yaparken "Sanırım dosyanız farklı bir e-posta adresinde kayıtlı" cümlesinin ortadan kalkmasıdır. Müşteriler bunu fark eder ve itibarınız da bununla birlikte yükselir. Başlangıçtaki verileri daha karmaşık olan spa merkezleri daha büyük toparlanmalar görürken, zaten sıkı birleştirme alışkanlıklarına sahip spa merkezleri daha küçük kazanımlar elde eder.

Bu, Spa'nız İçin Ne Anlama Geliyor?

Henüz çok sayıda ortak e-posta adresi olan haneniz olmasa bile, aile gruplandırmayı ilk günden itibaren etkinleştirin. Bir yıllık aile kayıtlarını sonradan gruplandırmak zahmetlidir. Kayıtlar geldikçe gruplandırmak ise görünmezdir. İlk önce kontrol etmeniz gereken bir şey: Aile gruplandırmanın çalışması için Mindbody'deki "ödeme yapan" ilişkinin gerçekten doldurulmuş olması gerekir, bu nedenle yayına geçmeden önce mevcut müşterilerinizi denetleyin.

Müşterilerin birbirleriyle hiçbir akrabalık bağının olmadığı işletmeler, örneğin açık antrenman yapılan CrossFit salonları gibi, aile gruplamasından pek fayda görmezler, ancak otomatik mükerrer kayıt silme özelliği yine de değerlidir. Bir spa için ise her ikisi de önemlidir. Temiz kayıtlar sadece isteğe bağlı bir özellik değildir. Müşterilere hizmet veren bir resepsiyon ile veritabanını sürekli kontrol eden bir resepsiyon arasındaki farkı oluştururlar.

CRMConnect Mindbody to HubSpot entegrasyonunu çalışırken görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.