Mindbody ve Klaviyo: Erken Kayıt İptalleri Yaparak Yüzme Okulu Yeniden Kayıtlarını Kurtarın

Mevsimlik Programlar Yeniden Kayıt Döneminde Neden Aileleri Kaybediyor?

Yüzme okulları, çocuk dövüş sanatları kursları, müzik akademileri, sezonluk olarak düzenlenen tüm programlar aynı yapıya sahiptir: sekiz ila on iki haftalık bir dönem, sonunda kesin bir yeniden kayıt son tarihi ve dört farklı aktiviteyle ve yarı zamanlı bir işle uğraşan bir ebeveyn. Son tarihten önceki iki hafta içinde o ebeveynin ilgisini kaçırırsanız, yer bekleme listesindeki bir aileye geçer ve çocukları bir sonraki dönemde geri dönmez.

İşte açıklayıcı bir örnek. Tidepool Yüzme Akademisi (varsayımsal bir yüzme okulu), tek bir kapalı havuzda sezonluk seanslar düzenleyen 620 çocuklu bir programdır. Yeniden kayıt süreci sorunsuz işliyor. Sorun daha başlangıç aşamasında. İvme kaybeden aileler (arka arkaya iki iptal, tatil, hastalık nedeniyle bir hafta izin) hiçbir yerde işaretlenmiyor. Kayıtların açılmasından bir hafta önce herkese aynı genel yeniden kayıt duyurusu gönderiliyor. Ayrılma riski en yüksek olan çocuklar hiçbir zaman hedefli bir kurtarma girişiminde bulunulmuyor.

Manuel İşlemin Size Maliyeti Nelerdir?

Mindbody burada önemli olan her şeyi biliyor. Her dersin bir katılım listesi var. Her iptal zaman damgasıyla kaydediliyor. Her kaydın bir başlangıç ve bitiş tarihi var. Sorun şu ki, bunların hiçbiri harekete geçebileceğiniz pazarlama aracınıza zamanında ulaşmıyor.

Resepsiyon, Cuma günü "üç veya daha fazla derse katılmama" raporunu hazırlayıp Pazartesi günü pazarlama koordinatörüne iletiyor ve o da Çarşamba gününe kadar tek seferlik bir liste oluşturuyor. O zamana kadar iptal süresi çoktan kapanmış oluyor. Kurtarma hakkına ihtiyacı olan aile ya hiçbir şey alamıyor ya da çok geç alıyor.

Dolayısıyla manuel sürecin maliyeti sadece liste oluşturmak için harcanan saatlerle sınırlı değil. Uyarı işaretleri kimseye ulaşmadığı ve harekete geçemediği için her oturumda sessizce kaybettiğiniz yeniden kayıtlar da bu maliyete dahildir.

CRMConnect Açığı Nasıl Kapatıyor?

CRMConnect Mindbody ile Klaviyo entegrasyonu, pazarlama çalışmalarınızı derslerinizde gerçekte neler olup bittiği konusunda güncel tutar. API Uygulamasından gelen üç şey bu işi yapar:

• Ders senkronizasyonu ve devamsızlık takibi, Klaviyo'yu yaklaşan rezervasyonlar, devamsızlıklar ve iptaller konusunda güncel tutar.
• Gerçek zamanlı müşteri profili senkronizasyonu, her çocuğun kayıt durumuyla birlikte ebeveyn iletişim kayıtlarını güncel tutar.
• Ziyaret takibi, son ziyaretleri günlük olarak karşılaştırır; böylece bir çocuğun aslında katıldığı bir derste yanlışlıkla devamsızlık bildirimi tetiklenmez.

Klaviyo tarafında, ebeveynin e-posta adresi temel unsurdur. Kendi e-posta adresi olmayan çocuklar (bu yaşta neredeyse hepsi) ebeveynin kaydına bağlanır, böylece her mesaj dersi gerçekten rezerve eden yetişkine ulaşır.

Dengesizlik Düşüşe Dönüşmeden Önce Yakalamak

Öncelikle hedeflemeniz gereken akış kısa olmalı ve uçuruma değil, salınım noktasına yönelik olmalıdır. Şöyle çalışır:

Bir dersin iptal edilmesiyle başlar ve bu iptal, 24 saat içinde yapılması planlanan bir dersi kapsar. 4 saat bekler, böylece hasta çocuğu olan bir ebeveyni hazırlıksız yakalamaz. Ardından, çocuğun bir sonraki planlanan dersinin tarih ve saati önceden doldurulmuş olarak teyit edildiği bir "yerinizi gelecek hafta için ayırdık" e-postası gönderir.

Ardından, o ailenin son 30 günde kaç kez kaydını iptal ettiğini kontrol eder. Bir iptal önemsizdir, bu nedenle işlem orada sona erer. İki veya daha fazla iptal bir sinyaldir, bu nedenle işlem iki gün sonra ikinci bir e-posta ile devam eder: çocuğun antrenöründen, telafi dersi için bir yer teklif eden bir not. Bu, genel bir toplu e-posta gönderiminin asla yapamayacağı hedefli bir kurtarma girişimidir.

Bu özelliği kullanışlı kılan şey dallanma yapısıdır. Tek bir iptal hiçbir şey ifade etmez. Bir ay içinde üçüncü iptal ise bir anlam ifade eder ve kaydetme girişiminiz bunu yansıtmalıdır.

Yeniden Kayıt Penceresi Akışı

İkinci akış, oturum başına yalnızca bir kez ve sınırda olan ailelere karşı çalıştırılır.

Kayıtların yeniden başlamasından 14 gün önce, yalnızca aktif kaydı olan çocuklar dikkate alınarak değerlendirme yapılır. Ardından, aileler çocuklarının bu dönemdeki katılım düzeyine göre gruplara ayrılır:

• %80 veya üzeri katılım: Standart bir "yerinizi ayırtın" e-postası.
• %50 ila %80 arası: Koçun notu ve kısa bir kontrol anketi içeren, "Bazı dersleri kaçırdığınızı fark ettik" başlıklı bir e-posta.
• Yüzde 50'nin altında: hiç e-posta yok. Bu aileler kişisel bir görüşme için baş antrenöre yönlendiriliyor ve ön büro panosunda işaretleniyorlar.

Bir hafta sonra, yeniden kayıt yaptıran herkese mesaj gönderme işlemi durdurulur ve kararsız olan herkese son bir hatırlatma mesajı gönderilir.

Otomasyonun çoğu zaman atladığı kısım, "e-postayı atla, koça yönlendir" seçeneğidir. En düşük katılım oranına sahip ailelerin başka bir e-postaya ihtiyacı yoktur. Onların bir insana ihtiyacı vardır. Araçlar karar vermez, sadece doğru ailelerin doğru kişiye ulaşmasını sağlar.

Bu, okulunuz için ne anlama geliyor?

Bunlar gerçek bir müşteri değil, yalnızca örnek amaçlı görsellerdir:

• Akışlardan önce yeniden kayıt oranı: yaklaşık yüzde 65 ila 70.
• Devam durumuna bağlı akışlarla yeniden kayıt oranı: çoğunlukla eskiden sadece genel bilgilendirme alan %50-80 devam grubundan olmak üzere, %75-82 aralığına yükseldi.
• Her oturumda liste oluşturmak için harcanan resepsiyon saatleri: yaklaşık 6 ila 8 saat, tamamen geri kazanılmış süre.
• "Çocuğum geçen hafta devamsızlık yaptıktan sonra kimse takip etti mi?" şeklindeki veli şikayetleri, birileri takip ettiği için önemli ölçüde azaldı.

Gerçek performansınız, başlangıç seviyenize, fiyatlandırmanıza ve baş antrenörün gerçekten aramaları yapıp yapmadığına bağlıdır. CRMConnect size sadece doğru listeyi, doğru zamanda sunar.

Bu, işletmenizin karlılığı için neden önemlidir?

Sezonluk programlar, yeniden kayıt son tarihine kadar başarılı olur veya başarısız olur. Her sezonda birkaç puanlık ek yeniden kayıt oranı, anlamlı derecede daha dolu bir havuz ve boş kulvarlar yerine bekleme listesi oluşturur. Aileleri erken aşamada, genel bir deneme yerine gerçek bir kurtarma girişimiyle yakalamak, bu puanların kaynağıdır.

CRMConnect Mindbody ile Klaviyo entegrasyonunu uygulamalı olarak görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.