Mindbody ve Shopify: Rakamlarınızı Kuruşuna Kadar Eşleştirin

Ay Sonu Neden Bütün Bir Günü Yiyor?

Perakende satış mağazası ve Shopify mağazası aracılığıyla takviye gıda ve giyim ürünleri satan, örnek teşkil eden bir sağlıklı yaşam markasını düşünün. Her üç ayda bir, vergi beyannamesinde küçük miktarlarda hatalar çıkıyor. Sipariş başına birkaç sent, ancak bunlar birikerek muhasebeci için üç aylık bir baş ağrısına ve mali müşavirle gergin bir yazışmalara dönüşüyor.

Sorunun kaynağı Shopify veya Mindbody değil. Sorun, aralarındaki uyumsuzluk. Her sistemin vergi hesaplama ve indirim uygulama yöntemi kendine özgü. Bir satış bir sistemden diğerine geçtiğinde, toplamlar ya yeniden hesaplanıyor (ve artık orijinal fişle eşleşmiyor) ya da vergi dökümü olmadan kopyalanıyor (bu nedenle muhasebecinin rakamları elle geri hesaplaması gerekiyor). Her iki durumda da, kapanış süreci uzuyor.

Müşterilerinizin de karşılaştığı benzer bir sorun var. Bir müşteri internetten 40 dolarlık bir takviye ürünü satın alıyor ve bir vergi tutarı gösteren bir fiş alıyor. Daha sonra ürünü resepsiyona iade ediyor. Mindbody, iade edilecek vergi tutarını biraz farklı hesaplıyor ve müşteriye 39,83 dolar geri veriyor. Müşteri bunu fark ediyor, nedenini soruyor ve personelinizin tatmin edici bir cevabı yok. Küçük tutarsızlıklar, tahmin ettiğinizden daha hızlı bir şekilde güveni zedeliyor.

Manuel İşlemin Gerçek Maliyeti Nedir?

En basit bağlantı araçlarının çoğu, vergi ve indirimi tek bir sayı olarak ele alır. Tek bir vergi toplamı ve tek bir indirim toplamı gösterirler. Her ürün aynı şekilde vergilendirildiğinde ve indirim tüm siparişten sabit bir yüzde olarak uygulandığında bu sorun olmaz. Ancak bir ürün vergilendirilirken diğeri vergilendirilmediği, üye indiriminin yalnızca perakende satışlar için geçerli olduğu ve hizmetler için geçerli olmadığı veya çevrimiçi bir promosyon kodunun stüdyodaki üye fiyatının üzerine eklendiği anda sistem bozulur.

Geçici çözümler bu durumu küçük ve pahalı hatalara yol açar. Kalem kalem hesaplamalar doğru görünür, ara toplamlar doğru görünür, ancak toplam 47 sentlik bir sapma gösterir. Bunu ayda 800 siparişle çarptığınızda, muhasebeciniz her çeyrekte 375 dolarlık bir sapmayı telafi etmek zorunda kalır.

Satış vergisi, işletmenizdeki neredeyse her şeyden daha karmaşık durumlar içerir. Bir vergiye tabi ve bir vergiye tabi olmayan ürün içeren alışveriş sepetleri. Fiyatlarınıza vergi dahil mi yoksa sonradan mı ekleniyor? Eyalet, ilçe ve şehir vergilerinin birleştiği bölgeler. Kâr amacı gütmeyen kuruluş üyeleri gibi vergiden muaf müşteriler. Yuvarlama işleminin nerede yapıldığı. Bunların her birinin doğru bir cevabı vardır ve çoğu ara yazılım bunlardan en az birini yanlış hesaplar. Muhasebeciniz, rakamlar birbirini tutmadığında tam olarak bu yanlış cevabı bulur.

ShopConnect Her İki Tarafın da Dürüst Kalmasını Nasıl Sağlıyor?

ShopConnect'in Doğru Vergi ve İndirimler özelliği, bu sorunu çözen önemli ve zahmetli bir iş. Vergi ve indirim, tek tek kalemlere uygulanıyor, toplu bir tutar olarak değil. Üç vergilendirilebilir ve bir vergisiz ürün içeren bir Shopify siparişi, Mindbody'de her birinde doğru vergi miktarıyla dört ayrı satır olarak görünüyor. Resepsiyonda uygulanan üye indirimi, Shopify kaydında doğru kalemlere doğru şekilde dağıtılıyor.

Arka planda ShopConnect, Mindbody ve Shopify'daki farklı vergi tablolarını, indirim kurallarını ve yuvarlama davranışlarını sıralar, tutarlı bir şekilde uygular ve kuruşuna kadar eşleşen toplamları yazar.

İndirimler de aynı tuzaklara düşüyor. Bir Shopify promosyon kodu, yüzde indirim, sabit bir dolar tutarı indirimi veya bir alana bir bedava olabilir. Bir Mindbody üye indirimi ise fiyat seçeneğine, seriye veya sözleşmeye bağlı olabilir. İki sistem de aynı fikri tamamen farklı şekillerde açıklıyor. ShopConnect, bunlar arasında çeviri yapıyor, her ürüne doğru kuralı uyguluyor ve müşterinin gerçekten ödediği tutarla tam olarak eşleşen bir makbuz oluşturuyor. Geri ödemeler de aynı şekilde tersine işliyor, bu nedenle kısmi geri ödemeler ve tek ürün geri ödemeleri de doğru kalıyor.

Verdiğiniz karar senkronize edilir.

İki sistem arasında neyin akacağı tamamen sizin kontrolünüzde. Vergi kategorilerinizi Mindbody'de bir kez ayarlarsınız (vergilendirilebilir perakende, vergisiz hizmetler vb.) ve Shopify bunları devralır. Üyelere özel indirimlerinizi Mindbody'de oluşturursunuz ve doğru alıcılar otomatik olarak doğru fiyatı çevrimiçi olarak alır. Ayrıca bahşişlerin, hesap ödemelerinin ve stüdyo hesaplarının Shopify'a aktarılıp aktarılmayacağını da siz seçersiniz. Çoğu stüdyo bahşişleri çevrimiçi mağazanın dışında tutar.

ShopConnect'i ilk açtığınızda, önceki aya ait satışları kontrol eder ve kaydedilen verginin olması gerekenden farklı olduğu satışları işaretler. Genellikle birkaç tane olur ve bunlar her zaman entegrasyon başlamadan önceki satışlardır. Bundan sonra, muhasebeciniz hem Shopify hem de Mindbody'ye ait vergi tutarlarını kuruş kuruş gösteren aylık bir dışa aktarım alır ve mali müşaviriniz üç aylık incelemeyi bir toplantıdan e-postaya dönüştürür.

340 Üyede Temsilci Zamanından Tasarruf Sağlandı

İşte açıklayıcı bir örnek. Altı lokasyonda faaliyet gösteren bir sağlık ve wellness markası, ayda yaklaşık 800 sipariş alıyor; bunların %55'i perakende, %45'i ise online satıştan geliyor. Ürün bazında vergi ve indirim doğruluğu sağlayan ShopConnect sistemine geçtikten sonra, ay sonundaki muhasebe kayıtları ile satış noktası arasındaki fark, tipik %1,2-1,8'den %0,05'in altına (esas olarak yuvarlama) düşüyor. Muhasebecinin aylık kapanış için harcadığı süre yaklaşık altı saatten bir saatin altına iniyor. Muhasebeci, üç aylık değerlendirmeyi toplantıdan e-postaya indiriyor.

Vergi beyannamesi hazırlamanın dikkate değer bir avantajı var. Birden fazla eyalette satış yapıyorsanız, yanlış verilerle birlikte vergi oranlarının karmaşıklığı hızla artar. Muhasebe aracınızda kalem kalem temiz bir vergi dökümü, üç aylık beyannamenin yürüteceğiniz bir soruşturma değil, indireceğiniz bir rapor olması anlamına gelir. Ayrıca, her satır bilinen bir vergi bağlamına sahip gerçek bir satışa dayandığı için, denetim savunması neredeyse ücretsiz olarak sağlanır.

Bu, işletmenizin karlılığı için neden önemlidir?

Vergi ve indirimler sipariş düzeyinde değil, ürün düzeyindedir. Bunları tek bir sayı olarak ele alan herhangi bir bağlantı, sonunda muhasebecinizi yanıltacaktır. Sadece toplam üzerinden değil, ürün bazında mutabakat yapın, çünkü eşleşen bir toplam, birbirini götüren hataları gizleyebilir. En ucuz kurulum saati, muhasebecinizi not yazmaktan kurtaran saattir. Vergi dağılımını bir kez doğru yapın, doğru kalır.

ShopConnect for Mindbody ve Shopify'ı çalışırken görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.