Mindbody ve QuickBooks: Aylık Veri Girişi Yapmadan Her Satışı Senkronize Edin

Manuel Muhasebenin Gizli Maliyeti

Örneğin, muhasebe işlemleri için QuickBooks Online kullanan, birden fazla lokasyona sahip bir sağlıklı yaşam markasını düşünün. Mindbody'nin her satışı (perakende, hizmetler, üyelikler, bahşişler, hesap ödemeleri) doğru hesaba, doğru vergilendirme işlemiyle ve doğru lokasyon için QuickBooks'a doğru şekilde kaydedilmelidir.

Muhasebeci bugün ayda bir kez Mindbody satış raporunu dışa aktarıyor, bir elektronik tabloya yeniden biçimlendiriyor ve QuickBooks'a aktarıyor. Bu işlem, her lokasyon için ayda tam bir gün sürüyor. Markanın dört lokasyonu var. Bu da muhasebecinin her ay dört gününü veri girişine harcaması anlamına geliyor.

Nakit akışı görünürlüğü, kaçırılan en büyük fırsattır. Aylık kapanışla, marka gerçek gelir tablosunu üç hafta gecikmeyle görür. İşe alım, pazarlama harcamaları ve büyük satın almalarla ilgili kararlar eski verilere dayanarak verilir. Satışları gerçekleştiği anda QuickBooks'a aktarmak, işletme sahibine ve muhasebe müdürüne, önümüzdeki ay değil, bu hafta harekete geçebilecekleri güncel bir nakit pozisyonu sağlar.

Aylık İthalatın Gerçek Maliyeti Nedir?

Temel entegrasyonlar satışları toplu toplamlar olarak sunar; bu da muhasebecinizin ihtiyaç duyduğu kalem kalem detayları göz ardı eder. Özel olarak geliştirilen çözümler genellikle eşleştirmeyi doğru yapar, ancak marka yeni bir hizmet veya yeni bir lokasyon eklediği anda bozulur.

Üyelik muhasebesi, basit yaklaşımın en çok başarısız olduğu noktadır. Aylık üyelik ödemesi, üyelik süresi boyunca kazanılır, tek seferde değil. Peşin ödenen 12 aylık bir sözleşme, 12 ay boyunca kazanılır. Çoğu temel entegrasyon, ödemenin tamamını hemen kaydeder; bu da o ayın gelirini olduğundan fazla gösterir ve yıl sonunda muhasebe karmaşasına yol açar.

AppConnect Satışları Gerçekleştiği Anda Nasıl Yayınlıyor?

AppConnect'in Satış ve Kalem Öğeleri bağlantı aracı, her Mindbody satışını gerçekleştiği anda QuickBooks Online'a aktarır. Her satış, tüm ayrıntılarını içerir: bireysel ürünler, fiyat, vergi, indirim, konum ve ödeme yöntemi. Her ürün, QuickBooks'ta doğru hesaba, doğru konuma atfedilerek kaydedilir.

Muhasebeciniz, aylık toplu içe aktarma yerine güncel ve doğru bir QuickBooks defterine sahip olur.

AppConnect, anlık satışlar (perakende, anlık ziyaretler, bahşişler) ile yinelenen veya sözleşme gelirleri arasındaki farkı korur. Zaman içinde kazanılması gereken para doğru yerde tutulabilir ve uygun aylık dilimler halinde muhasebeleştirilebilir; böylece muhasebe müdürünün ay sonu kayıtlarını elle yapmasına gerek kalmadan, defterleriniz doğru gelir tanımını yansıtır.

Geri ödemeler döngüyü tamamlar. Mindbody'de yapılan bir geri ödeme, orijinal satışa referans verilerek, orijinal kaydın tersine çevrilmesi şeklinde gerçekleşir, böylece denetim izi temiz kalır. Geri ödemeler ay sonu sürprizi olmaktan çıkar ve temiz, sürekli bir akış haline gelir.

Basitçe Anlatmak Gerekirse Nasıl Çalışır?

Satış ve Ürün Kalemleri bağlantısını açtığınızda, Mindbody'den yapılan her satış otomatik olarak QuickBooks Online'a aktarılır. Her ürün, perakende, hizmet, üyelik vb. olmasına bağlı olarak doğru hesaba eşleştirilir ve satış doğru konum ve vergi işlemleriyle kaydedilir. Eşleştirilemeyen herhangi bir satış (örneğin yeni bir ürün türü) için bir uyarı oluşturulur, böylece muhasebeciniz aynı gün içinde işlemi gerçekleştirebilir.

İlk ay boyunca, yeni canlı yayın akışını muhasebecinin manuel olarak üreteceği verilerle yan yana çalıştırmak faydalı olacaktır. İkisi de aynı fikirde olmalıdır. Herhangi bir uyuşmazlık araştırılır ve eşleştirme sıkılaştırılır. Bir istisna uyarısı (kaydedilemeyen herhangi bir satış, eşleştirmesi olmayan yeni bir öğe, vergi hatası için Slack bildirimi), muhasebecinin sorunları ay sonunda bulmak yerine aynı gün içinde çözmesini sağlar.

4 Lokasyonda Muhasebe İşlemlerinde Saat Tasarrufu Sağlandı

İşte varsayımsal bir örnek. Dört lokasyonda faaliyet gösteren bir sağlıklı yaşam markası ayda yaklaşık 3.400 işlem gerçekleştiriyor. Satışlar QuickBooks'a aktarıldıktan sonra, muhasebecinin aylık Mindbody-QuickBooks aktarımı için harcadığı süre ayda yaklaşık 32 saatten 3 saatin altına düşüyor (sadece denetim ve istisna işleme). Ay sonu kapanışı yaklaşık bir hafta kısalıyor. Vergi beyannamesi doğruluğu artıyor çünkü kalem kalem vergi dökümü QuickBooks'ta korunuyor.

Denetim savunulabilirliği önemli ölçüde artar. QuickBooks'taki her işlem, ürünler, konum, ödeme yöntemi ve vergi dökümüyle birlikte belirli bir Mindbody satışına kadar izlenebilir. Yıl sonu denetimleri daha hızlı ve daha temiz bir şekilde gerçekleştirilir. Muhasebe firması daha az saat faturalandırır, bu da entegrasyonun kendi getirisidir.

Bu, işletmenizin karlılığı için neden önemlidir?

Güncel muhasebe, doğruluk, kapanış süresi ve aldığınız kararların kalitesi gibi önemli tüm ölçütlerde aylık toplu muhasebeye göre daha iyidir. Kalem kalem detaylı kayıtlar defterlerinizde olmalıdır, çünkü toplu toplamlar sunmak muhasebecinizin ihtiyaç duyduğu bilgileri yok eder. Ayrıca, çok lokasyonlu bir marka için her satışın lokasyonuyla etiketlenmesi isteğe bağlı değildir. Verilerin QuickBooks'a girdiği noktada doğru adımları atın ve sonraki tüm raporlar güvenilir olsun.

AppConnect for Mindbody ve Zapier'ı çalışırken görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.