Mindbody ve Zoho CRM: Başarısız Otomatik Ödemeleri Aynı Gün İçinde Yakalayın

Ay Sonu Sözleşme Raporlarının Üye Sayısını Düşürmesinin Sebebi Ne?

Otomatik ödeme başarısız olana kadar sözleşmeli üyelikler öngörülebilir bir gelir gibi görünür. Ancak bu başarısızlık sonrasında süre kısadır. Kartı reddedilen bir üyenin, stüdyoyu başka bir yerde aramaya başlaması yaklaşık 24 ila 72 saat sürer. Çoğu stüdyo her ayın ilk günü sözleşme durumu raporu yayınlar; bu da üçüncü günde başarısız olan bir ödemenin 27 gün boyunca karanlıkta kaldığı anlamına gelir. Birisi bunu gördüğünde, üye çoktan başka bir yere geçmiş olur.

Örnek olarak Mirror Lake Pilates'i (varsayımsal tek lokasyonlu bir stüdyo) ele alalım. Stüdyonun 360 sözleşmeli üyesi var. Resepsiyon ve satış ekibi, sözleşme detayları hariç her şeyi Zoho CRM üzerinden yönetiyor; sözleşme detayları ise Mindbody'de saklanıyor. Ay sonu mutabakatı yarım gün sürüyor. Otomatik ödeme hataları 28. gün civarında fark ediliyor, belki üçte biri düzeltiliyor ve geri kalanı iptal ediliyor. Kimse yanlış bir şey yapmıyor. Bilgiler sadece harekete geçmek için çok geç geliyor.

Manuel İşlemin Gerçek Maliyeti Nedir?

Sözleşme ve ödeme bilgileri bir sistemde, üye ilişkileriniz ise başka bir sistemde bulunduğunda, birinin bu iki sistem arasındaki boşluğu elle doldurması gerekir. Bu genellikle bir yöneticinin raporları çekmesi, PDF'leri karşılaştırması ve ay sonunda elektronik tabloları güncellemesi anlamına gelir.

Gerçek maliyet, yarım günlük idari işlem değil. Asıl maliyet, kimse bakmadan önceki 27 gün içinde yaşanan her şeydir. Kartının süresi dolan bir üyeye önceden haber verilmedi. Tek seferlik yetersiz bakiye sorunu yaşayan bir üyeye de dostça bir uyarı yapılmadı. Ay sonunda ilişki soğudu ve toparlanma görüşmesi rutin olmaktan çıkıp garip bir hal aldı.

Sözleşmeler Zoho CRM'e Aktıktan Sonra Nasıl Çalışır?

CRMConnect Mindbody'den Zoho CRM'e entegrasyonu, ekibinizin zaten kullandığı CRM'in içinde canlı sözleşme ve otomatik ödeme bilgilerini güncel tutar. Sözleşme detayları, otomatik ödeme durumu, bir sonraki ödeme tarihi, tutar ve yenileme tarihleri otomatik olarak güncel kalır. Kimse hiçbir şeyi yeniden girmez ve kimse rapor beklemez.

Resepsiyon görevlilerinin ve yöneticilerin gördükleri:

• Her üye kaydında, otomatik ödeme işleminin sağlıklı, yeniden deneniyor veya başarısız olup olmadığı gösterilir ve değişiklik olduğunda anında güncellenir.
• Sözleşme adları, başlangıç ve bitiş tarihleri ve aylık tutarlar Mindbody uygulamasını açmadan görüntülenebilir.
• Ödeme başarısız olduğu anda, o üye ekibinizin bugün harekete geçebileceği bir listede görünür.

Pratik değişiklik oldukça basit. Ödeme başarısızlıklarını ay sonunda keşfetmek yerine, saatler içinde görüyorsunuz.

Başarısız Bir Ödemeyi Aynı Gün İçinde Kurtarma İşlemine Dönüştürmek

Zoho CRM'de otomatik ödeme durumu aktif hale geldikten sonra, bunun etrafında sakin ve otomatik bir tahsilat dizisi oluşturabilirsiniz. Çalışabilir bir sürüm şu şekilde görünmektedir:

1. Ödeme başarısız olarak işaretlendiği anda, üye aynı saat içinde şu şekilde bir mesaj alır: “Sistemimiz ödemenizin gerçekleşmediğini işaretledi. Kartınızı buradan güncelleyebilirsiniz. Yardıma ihtiyacınız olursa yanıt verin.”
2. Dört saat sonra, eğer kart hala güncellenmemişse, üyelik uzmanına tüm ayrıntıları içeren bir görev verilir: son başarılı ödeme, borç tutarı, kaç deneme yapıldığı.
3. Ertesi gün, stüdyo sahibinden kısa bir e-posta geliyor ve hızlı bir görüşme teklif ediliyor.
4. İki gün içinde çözüme kavuşamayan sorunlar için o güne ait bir müşteri arama görevi oluşturulur.
5. Üye herhangi bir aşamada kartını güncellerse, kalan adımlar durur ve bir onay mesajı gönderilir.
6. Beş gün geçmesine rağmen sorun çözülmezse, üye risk altında olarak işaretlenir ve yüz yüze bir müşteri tutma görüşmesi planlanır.

Aynı gün gönderilen SMS, işlem hacminin büyük bir kısmını kendi başına telafi eder. Başarısız olan kartlar genellikle süresi dolmuş kartlar veya üyenin haberi bile olmayan geçici bir bakiye sorunudur. Sorunu haftalar yerine saatler içinde tespit etmek, o üyeyi elinizde tutmanızda en büyük faktördür.

Yenileme Tarihleri Gelir Tahminine Dönüşüyor

Aynı canlı bağlantı, her sözleşmenin bitiş tarihini satış ekibinizin önüne serer; bu da yenilemeleri, tepki vermek yerine planlama yapabileceğiniz bir şeye dönüştürür.

• 90 günlük ileriye dönük görünüm: Yenileme gelirlerinin tehlikeye girmeden önce nasıl görüneceğini görmek için önümüzdeki üç ay içinde sona erecek her sözleşmenin aylık değerini toplayın.
• Yenileme çağrı kuyruğu: 45 gün içinde sona erecek sözleşmeler, en değerli üyelerinizin öncelikli olarak kişisel bir görüşme yapabilmesi için sıralanmıştır.
• Personel planlamasında netlik: Otomatik olarak yenilenen sözleşmeleri, manuel müdahale gerektirenlerden ayırın ve ekibinizin zamanını buna göre planlayın.

Tahminlerin güvenilirliği ancak temel rakamların güncel olmasından kaynaklanmaktadır. Ay sonu raporları, girdilerin güncel olmaması nedeniyle yenileme tahminlerinde %5 ila %15 oranında hata yapmaktadır.

Rakamlar Nasıl Görünebilir?

Bu rakamlar gerçek bir müşteriyi değil, örnek teşkil etmesi amacıyla oluşturulmuş kompozit görüntülerdir; ancak yaklaşık 360 sözleşmeli üyesi olan bir stüdyodaki değişimin şeklini göstermektedir:

• Arızaların ay sonunda tespit edilmesi durumunda kurtarma oranı: yaklaşık yüzde 25 ila 35.
• Aynı gün gönderilen SMS ve ertesi gün gönderilen e-posta ile kurtarma oranı %60 ila %75 aralığına yükseliyor.
• Erken tespit sayesinde her çeyrekte elde edilen gelir tasarrufu: ortalama sözleşme büyüklüğüne bağlı olarak, sözleşme tabanının önemli bir payını oluşturmaktadır.
• Sahip tarafından sözleşme uzlaştırmasına ayrılan süre: ayda yaklaşık 4 saatten 1 saatin altına düştü ve bu bir saat artık gerçekten ilgiye ihtiyaç duyan üyelere ayrılıyor.

Bu mekanizma zekice bir pazarlama taktiği değil. Hızlı tespit ve üyenin gerçekten yanıt verebileceği bir dizi işlemden oluşuyor. Entegrasyon tespiti hallediyor. Sizin sıranızın dürüst ve kolay uygulanabilir olması yeterli.

Bu, işletmenizin karlılığı için neden önemlidir?

• Otomatik ödemelerin başarısız olmasını ay sonu keşfi olarak değil, aynı gün gerçekleşen bir olay olarak değerlendirin. Yanıt hızınız, tahsilat oranının büyük bir bölümünü oluşturur.
• Samimi ve baskı yaratmayan bir ilk mesaj, süresi dolmuş kartı olan üyeleri geri kazanmanın anahtarıdır.
• Sözleşme bitiş tarihleri, bir stüdyonun sahip olduğu en güvenilir ileriye dönük gelir rakamıdır. Bunları sadece raporlamak için değil, planlama için de kullanın.

Stüdyonuzda deneyin

Üye verilerinizde bunun nasıl işlediğini merak ediyor musunuz? API Uygulaması sayfasına bakın.