Cliniko ve Salesforce: Bir Sağlık Bilimleri Kliniği İçin 90 Günlük Gelir Tahmini

Bir finans müdürünün her Pazartesi günü elektronik tabloda tahmini yeniden oluşturması, işletmenin tahmin araçlarını aştığının açık bir işaretidir. Belli bir büyüklükten sonra elektronik tablo artık bir araç değil, darboğaz haline gelir.

Örnek olarak Southbank Entegre Sağlık Merkezi'ni ele alalım; bu merkezde fizyoterapi, diyetetik, psikoloji ve egzersiz fizyolojisi alanlarında çalışan 19 uzman hekim ve yaklaşık 3,1 milyon dolarlık yıllık gelire sahip, varsayımsal büyük bir klinik bulunmaktadır. Finans müdürü her Pazartesi 90 günlük tahmini elle yeniden oluşturuyor. Faturalar Cliniko'da, satış hattı ise Salesforce'ta tutuluyor. Kimse tahmine tam olarak güvenmiyor. Finanse edilen bakım planları, elektronik tablonun tutarsız bir şekilde ele aldığı, tekrarlayan faturalandırılabilir faaliyetlere ek bir katman daha ekliyor. Yönetim toplantıları, her Salı gününün büyük bir bölümünü, doğru rakamın ne söylediğine göre hareket etmek yerine, hangi rakamın doğru olduğu konusunda tartışarak geçiriyor.

Pazartesi günkü hesap tablosunun sizi neden geride tuttuğu

Bu ölçekte yapılan bir elektronik tablo tahmini üç açıdan başarısız olur:

• Çabuk bayatlıyor. Oluşturulduğu anda doğrudur, ancak bir gün içinde geçerliliğini yitirir.
• Dilimleme işlemi yavaştır. Uzman veya hizmet alanına göre sayfalar arasında geçiş yapmak saatler sürüyor ve sütunlar isim konusunda asla hemfikir olmuyor.
• Finansman planı limitlerini aşıyor. Finanse edilen bakım planlarında faturalandırılabilecek tutar için bir üst sınır vardır. Bir elektronik tablo bunu nadiren doğru şekilde modeller; bu nedenle ya zaten sınırlandırılmış olan finanse edilen geliri fazla tahmin eder ya da yakında gerçekleşecek yenilemeleri eksik tahmin eder.

Sonuç, eyleme geçmek yerine tahminlere dayalı liderlik tartışmalarıdır. Gerçek maliyet, finans müdürünün harcadığı saatler değil (ki bunlar gerçektir), yavaş alınan kararlardır.

Diğer yaklaşımlar neden yetersiz kalıyor?

Cliniko ve Salesforce arasına muhasebe yazılımı koymak, vergiye uygun gelir rakamları verir ancak operasyonel bir tahmin sağlamaz, çünkü muhasebe görünümü zaten düzenlenmiş faturalara dayanır, önceden rezerve edilmiş randevulara değil. Cliniko dışa aktarımında bağımsız bir raporlama panosu, yöneticilere bir grafik sunar ancak satış hattı ve program faaliyetlerinin zaten bulunduğu Salesforce içinde çalışma yüzeyi sağlamaz. Ve tahminlemeyi ayrı bir araca ayırmak, yalnızca birbiriyle çelişen iki sistem yaratır.

Otomatik güncellenen tahmin nasıl çalışır?

CRMConnect, Cliniko'yu Salesforce'a bağladığında, Cliniko faturalarınız ve randevularınız, seans limitleri ve faturalama sınırları gibi bakım planı bilgileriyle birlikte otomatik olarak Salesforce'a aktarılır. Tahmininiz üç katmandan oluşan bir Salesforce raporu haline gelir ve kendini yeniler. Pazartesi günü yeniden oluşturma işlemi ortadan kalkar.

Üç katman:

Gelirler teyit edildi. Dönem içinde tarihlenen ödenmiş faturalar. Bu, zaten tahsil edilmiş paradır.

Gelir elde etme olasılığı oldukça yüksek. Belirtilen dönemde gerçekleşen ve rezervasyon yapılan randevuların, gerçekleşen randevuları ödenmiş faturalara dönüştürme geçmiş oranınızla çarpılması ve ödenme güvenilirliğine göre ağırlıklandırılmış bekleyen faturaların eklenmesiyle elde edilen sonuç.

Yenilenebilir, kapasite sınırlı gelir. Aktif olarak finanse edilen bakım planları, öngörülen gelirin plan kapsamında hala faturalandırılabilir tutarla sınırlandırılmasıyla açıklanmaktadır. En önemli nokta burasıdır: Finanse edilen planların bir tavanı vardır ve tahmin asla bu tavanın ötesine geçmemelidir.

Bu üç katman oluşturulduktan sonra, tahmini uygulayıcıya ve hizmet alanına (ilk değerlendirmeler, takip görüşmeleri, grup programları, paketler) göre dilimleyebilirsiniz. Bu görünüm, liderliğe tahminin nerede yoğunlaştığını ve kapasitenin nerede atıl durumda olduğunu gösterir.

Raporlama temposu

Yönetim ekibine, manuel yeniden oluşturma gerektirmeyen, otomatik olarak güncellenen haftalık bir tahmin gönderin. Finans departmanıyla aylık bir sapma incelemesi yapın ve birkaç hafta önceki tahmini gerçekleşenlerle karşılaştırın. Bu karşılaştırma, tahminin sürekli olarak daha doğru hale gelmesini sağlar.

Bundan elde edeceğiniz şey

Southbank'ın profiline uyan bir klinik, genellikle üç katmanlı Salesforce tahmin sistemi çalışmaya başladığında, tahmin doğruluğunu hesap tablosundaki %75-82'lik temel seviyeden %90'ların başlarına kadar yükseltir. Finans müdürü haftada 4 ila 6 saat daha fazla zaman kazanır. Yönetim, tahminler hakkında tartışmayı bırakır ve harekete geçmeye başlar. Ve finanse edilen gelir, birçok sağlık kuruluşunda tahmin hatasının en büyük kaynağı olan fazla veya eksik tahmin edilmek yerine doğru bir şekilde tahmin edilir.

Finanse edilen planları sorumluluk bilinciyle yönetmek

Finanse edilen bakım planlarının takibi, bu tahminin doğru olmasını sağlar, ancak bununla birlikte bir sorumluluk da gelir. Plan, finansman kaynağı ve hastanın uygunluk durumu, pazarlama verileri değil, hassas operasyonel ayrıntılardır. Bunları finans ve operasyon raporlarında gösterin. Pazarlama raporlarından uzak tutun. Hangi bilgilerin paylaşılacağına tek tek siz karar verdiğiniz için, bu çizgiyi net bir şekilde çizebilirsiniz.

Bu durum kliniğiniz için neden önemli?

Tahminler elle yeniden oluşturulduğunda, salı günü yanlış olan ve çarşamba günü tartışma konusu haline gelen bir anlık görüntü olur. Ancak Salesforce içindeki canlı Cliniko faturaları, randevular ve fonlanmış plan limitleri temel alınarak oluşturulduğunda, yönetim kadrosunun personel, kapasite ve büyüme planlaması yapabileceği güncel ve güvenilir bir rakam elde edilir. Finans müdürünüz artık bir elektronik tablo operatörü olmaktan çıkıp bir analist olmaya başlar.

CRMConnect Cliniko'nun Salesforce ile entegrasyonunu uygulamalı olarak görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.