Cliniko ve ActiveCampaign: Osteopati için Sürekli Çalışan Bir Hatırlatma ve Geri Çağırma Sistemi

Ortak bir gelen kutusu, bir uzman için hatırlatma görevlerini halledebilir. Belki iki uzman için de. Ancak iki lokasyonda ve beş osteopatla birlikte bu sistem çalışmayı durduruyor ve bunun sonuçlarını randevu takviminde görebiliyorsunuz: önceden planlanması gereken boşluklar, kimsenin takip etmediği randevuları kaçıran hastalar, 24 saat önceden gönderilen mesajı kimsenin almaması nedeniyle artan randevu kaçırma oranları.

Örnek olarak, varsayımsal 2 lokasyonlu, 5 osteopatın çalıştığı Brookline Osteopathic Health'i ele alalım. Resepsiyon, ortak bir gelen kutusundan manuel hatırlatmalar gönderiyor. 60 günden fazla süredir muayeneye gelmeyen hastalar, ancak birisi Cliniko raporunu çalıştırdığında fark ediliyor; bu da genellikle onları anlamlı bir oranda geri getirmek için çok geç oluyor. Muayenehane sahibi, randevu takviminde ne olduğunu gerçekten bilmeyen başka bir bağımsız araç satın almadan, hatırlatmaların ve geri çağırmanın "kendiliğinden" gerçekleşmesini istiyor.

Bağımsız hatırlatma araçlarının ve paylaşımlı gelen kutusunun neden yetersiz kaldığı

Bağımsız hatırlatma uygulamaları genellikle takvimden alınan sabit bir programa göre çalışır. Yeni bir hastanın ilk değerlendirmesi ile dördüncü takip randevusu, bire bir tedavi ile grup hareketlilik dersi veya hastanın tanıdığı bir klinik ile hiç ziyaret etmediği bir klinik arasındaki farkı anlayamazlar. Bir hasta randevusunu aksattığı anda hatırlatma dizisini kesinlikle başlatamazlar, çünkü aksamayı hiç göremezler. En kötüsü de, randevu gerçekleştikten sonra hatırlatmayı durduramazlar; bu da ziyaret sonrasında gönderilen garip "randevunuz yarın" mesajlarına yol açar ve güveni zedeler.

Paylaşımlı bir gelen kutusu ise tam tersi bir sorun: bağlam dolu ama ölçeklendirilmesi imkansız. Resepsiyonist, Bayan K'nin e-posta yerine kısa mesajı tercih ettiğini ve Bay R'nin her zaman sabah 7'deki randevu saatini aldığını hatırlar ve kişisel bir not yazar. Bu, günde 20 hatırlatma için işe yarar. Ama 100 hatırlatma için işe yaramaz.

Sürekli aktif hatırlatma ve geri çağırma motoru nasıl çalışır?

CRMConnect, Cliniko'yu ActiveCampaign'e bağladığında, ActiveCampaign'in hem hatırlatıcıları hem de geri çağırmaları çalıştırmak için ihtiyaç duyduğu randevu bilgileri otomatik olarak aktarılır: hastanın en son ne zaman rezervasyon yaptırdığı, en son ne zaman geldiği, hangi lokasyonu ziyaret ettiği, kaç randevusu olduğu ve zaman içindeki değeri. Bir randevuya katılım gerçekleştiğinde, gelmeme olarak işaretlendiğinde veya iptal edildiğinde, bu durum hemen kaydedilir, böylece hatırlatıcılar hasta koltuğa oturduğu anda otomatik olarak kapatılabilir. Ayrıca, hastanın hangi lokasyona ait olduğunu bildiği için, hatırlatıcılar ve geri çağırmalar, iki ayrı kurulum çalıştırmanıza gerek kalmadan her klinik için ayrı ayrı markalanabilir.

İşte hayata geçirebileceğiniz şeyler:

Randevu öncesi bağlam odaklı hatırlatmalar. Önümüzdeki 48 saat içinde randevusu olan her hastaya şu adımlar izlenir: 48 saat öncesinde bir onay e-postası, 24 saat öncesinde bir SMS hatırlatıcısı ve 2 saat öncesinde son bir SMS. Her SMS'te doğru klinik adresi ve park yeri bilgisi yer alır.

Zamanında kapanan hatırlatıcılar. Randevuya katılım gerçekleştiğinde (veya gelmeme veya iptal olarak işaretlendiğinde), hasta otomatik olarak aktif hatırlatma dizisinden çıkarılır. Bu kural, ziyaret gerçekleştikten sonra "randevunuz yarın" gibi utanç verici bir mesajın gelmesini önler.

Gecikmiş hasta geri çağırma. Bir hasta 60 gün boyunca muayeneye gelmediğinde, randevusu olmadığında ve pazarlama iletişimi almayı kabul ettiğinde, bir hatırlatma dizisine girer: 60. günde nazik bir kontrol, 75. günde daha doğrudan bir yeniden randevu teklifi ve 90. günde son bir "mesaj göndermeyi durduracağız" notu. Her mesaj, hastanın gerçekten ziyaret ettiği klinikten gelir.

Grup dersi hatırlatıcıları. Grup hareketlilik dersleri, bire bir tedaviden zamanlama ve mesaj açısından farklı olduğu için, dersten 24 saat ve 2 saat önce olmak üzere kendilerine özgü bir hatırlatma dizisine sahiptir.

Kaçırılan randevuların telafisi. Hasta randevusuna gelmediğinde, aynı gün içinde yeniden randevu alma teklifi içeren, baskı yaratmayan bir mesaj gönderilir; eğer randevu alınmamışsa birkaç gün sonra takip randevusu verilir.

Bundan elde edeceğiniz şey

Bu sistemi kullanan iki lokasyonlu bir osteopati kliniği, randevuya gelmeme oranını genellikle %13-16 aralığından %7-9'a düşürüyor; çünkü neredeyse her randevuya üç ilgili temas sağlanıyor ve resepsiyon görevlileri artık zorlu randevuları unutmuyor. Randevusuna gelmeyen hastaların geri çağrılması süreci, 60 günden fazla süredir randevu almayan hastaların %10-15'ini geri getiriyor; bu da 5 osteopatın çalıştığı bir klinik için ayda ortalama 110-140 dolarlık tedavi değeriyle 30-50 yeniden randevu anlamına geliyor. Her iki lokasyonda da hatırlatma mesajları ve geri çağırma aramalarına harcanan resepsiyon süresi haftada tahmini 8-12 saat azalıyor; bu da tam zamanlı bir idari personelin zamanının büyük bir kısmının serbest kalması anlamına geliyor.

Sonucu ölçmek

Şu üç raporu takip etmekte fayda var:

• Hatırlatma performansı: Hatırlatma zamanlamasına göre açılma oranı, onay oranı ve gelmeme oranı.
• Performansı hatırlayın: Hasta kayıtları, 30 gün içindeki yeniden rezervasyonlar ve gelir tahsilatı.
• Randevuya gelmeme durumundan kurtarma: Aylık olarak rezervasyonunu iptal edenlerin sayısı, 7 gün içinde yeniden rezervasyon yaptıranların sayısı ve geri kazanılan gelir.

İlk ikisi ilk günkü kurulum masraflarını karşılıyor. Üçüncüsü ise bir sonraki liderlik toplantınıza götüreceğiniz para.

Bu, uygulamanız için neden önemlidir?

Hatırlatma ve geri çağırma, bir kereye mahsus yürütülen bir kampanya değildir. Bunlar, resepsiyondaki herhangi birinin hatırlayıp hatırlamamasına bakılmaksızın, her gün, her hasta için otomatik olarak yürütülmesi gereken bir arka plan sürecidir. Canlı Cliniko randevu planlamanız bu süreci otomatik olarak yönettiğinde, randevu kaçırma oranınız düşer, uzun süredir gelmeyen hastalarınız geri döner ve resepsiyon ekibiniz, evrak işleriyle uğraşmak yerine hastalara zaman ayırmak için tam zamanlı bir çalışanın harcayabileceği saatlerin büyük bir kısmını geri kazanır.

CRMConnect Cliniko'nun ActiveCampaign ile entegrasyonunu uygulamalı olarak görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.