Cliniko ve ActiveCampaign: Çocuk Konuşma Terapisi Kliniği İçin Mevzuata Uygun Pazarlama

Çocuk konuşma terapisi uygulayan bir merkez, çoğu pazarlama aracının varsayılan olarak yanlış yaptığı bir sorunla karşı karşıyadır. Hasta bir çocuktur. Pazarlama sorumlusu ise bir ebeveyndir. Standart pazarlama otomasyonu, hasta ve e-posta alıcısının aynı kişi olduğunu varsayar; bu da varsayılan ayarlarıyla, bir çocuğa e-postada adıyla hitap edeceği, vaka ayrıntılarını yanlış okuyucuya göstereceği veya bir ebeveynin gelen kutusunu çocuğun pazarlama kaydıymış gibi ele alacağı anlamına gelir. Bunların her biri, aile bakım ortamında gerçek bir sorundur.

Örnek olarak Soundbridge Konuşma ve Dil Terapisi'ni ele alalım. Varsayımsal olarak Soundbridge Konuşma ve Dil Terapisi'nin 8 konuşma terapisti ve çoğunluğu çocuk olmak üzere yaklaşık 1800 aktif ailesi bulunmaktadır. Klinik direktörünün Cliniko'ya e-posta pazarlamasını ekleme konusunda temkinli davranması haklıdır. Doğru cevap "hayır" değildir. Bu, klinik sistemden hangi bilgilerin çıkmasına izin verildiğine dair net kurallara sahip, öncelikle yönetişime dayalı bir yapıdır.

Çocuk sağlığı hizmetleri neden alışılmış pazarlama varsayımlarını yıkıyor?

Çoğu pazarlama aracına yerleştirilen varsayılan ayarlar, yetişkin tüketiciler için tasarlanmıştır. Bu ayarlar, hastanın alıcı olduğunu, kişiselleştirilmiş bilgilerin alıcıyı ifade ettiğini ve hastaya ait pazarlama onayının alıcı için de geçerli olduğunu varsayar.

Çocuk sağlığı alanında bu varsayımların her biri yanlıştır. Hasta çocuktur ve adı ile vaka bilgileri asla pazarlama e-postalarında yer almamalıdır. Alıcı ebeveyndir ve herhangi bir şeyin gönderilip gönderilmeyeceğine ebeveynin onayı karar verir. Pazarlama iletişimi ve hasta kaydı iki ayrı şeydir ve ayrı kalmalıdır.

Çalışma şekli: Yönetişim öncelikli yapılandırma

CRMConnect Cliniko ile ActiveCampaign entegrasyonu, iki sistem arasında hangi bilgilerin aktarılacağını tam olarak kontrol etmenizi sağlar. Buradaki asıl nokta da bu kontroldür. Entegrasyon, ebeveynin iletişim bilgilerinin pazarlama iletişim kişisi olarak kullanılmasını sağlarken, çocuğun bilgilerinin yalnızca Cliniko hasta kaydı olarak kalması şeklinde ayarlanabilir. Randevu planlama ve hatırlatıcılar aktarılır, ancak klinik içerik, vaka notları, değerlendirme puanları, terapi hedefleri ve anlatım hiçbir zaman Cliniko'dan ayrılmaz. Onay ve abonelikten çıkma durumu ebeveynin kaydında kalır ve yalnızca tek yönde akar.

Cliniko'dan nelerin çıkarılmasına izin verileceğine yazılı olarak karar verin.

Herhangi bir şey çalıştırılmadan önce, nelerin karşıya geçmesine izin verildiğini ve nelerin izin verilmediğini yazın. Liste şöyle görünür.

Ebeveynin iletişim bilgileri üzerinden pazarlama aracınıza erişim izni verildi:

• Ebeveynin adı, e-posta adresi, telefon numarası ve posta adresi.
• Pazarlama izni ve iletişim tercihleri.
• Randevu tarihi, saati, yeri ve doktorun adı.
• Randevu durumu; örneğin, rezervasyon yapıldı, geldi, gelmedi veya iptal edildi.
• Randevu sayısı ve son randevu tarihi.

Cliniko'da kalır, asla ayrılmaz:

• Çocuğun adı ve doğum tarihi kişiselleştirme detayı olarak kullanılır. Çocuğun kimliği Cliniko hasta kaydında bulunur ancak pazarlama amacıyla asla kullanılmaz.
• Değerlendirme puanları ve standartlaştırılmış test sonuçları.
• Terapi hedefleri ve tedavi planları.
• Vaka notları, seans notları ve her türlü anlatım içeriği.
• Teşhisler ve klinik izlenimler.
• Serbest metin girilebilen herhangi bir klinik alan.

Klinik direktörü ve uyumluluk sorumlusu, herhangi bir şey yayına alınmadan önce bu listeyi onaylamalı ve her üç ayda bir gözden geçirmelidir.

Bu, pratikte nasıl görünüyor?

• Ebeveyn, adı ve e-posta adresiyle tanımlanan pazarlama sorumlusudur. Çocuk yalnızca Cliniko hastası olarak kalır. Çocuğa özel kişiselleştirme bilgileri hiçbir zaman pazarlama aracına aktarılmaz.
• Gelen randevu bilgileri yalnızca planlamaya yöneliktir: tarih, saat, yer, uygulayıcı. Eğer bir randevu türü etiketi klinik bir bilgiyi ortaya çıkaracaksa, öncelikle sade bir operasyonel etiketle değiştirilir.
• Tamamlama etiketleri işlevsel kalır. "Seans tamamlandı" veya "seans iptal edildi" güvenlidir. "Konuşmada ilerleme" veya "hedefe ulaşıldı: alıcı dil" klinik içeriktir ve pazarlama aracında yeri yoktur.
• Onay ve abonelikten çıkma işlemleri yalnızca tek yönlüdür. Cliniko'daki ebeveyn onayı ayarı, gerçeğin kaynağıdır. Bir ebeveyn pazarlama e-postası aracılığıyla abonelikten çıkarsa, bu değişiklik kontrollü bir süreçle Cliniko'ya yansıtılır, ancak pazarlama aracı asla yetkili onay kaydı değildir.
• Her e-posta şablonu çocuğa değil, ebeveyne hitap eder. Hatırlatma metninde "[uzman] ile randevunuz" ifadesi yer alır, asla "[çocuğun adı]'nın [terapi türü] seansı" ifadesi kullanılmaz. Bu kural, metni yazan kişiye bırakılmak yerine, şablonların kendisinde uygulanır.
• Randevu odaklı bazı takip işlemleri kasıtlı olarak devre dışı bırakılmıştır. Bir hatırlatma mesajı sorun teşkil etmez. Ancak, randevuya gelmeyen bir çocuk için "Çocuğun [adı]'nın seansını kaçırdığınızı fark ettik" şeklinde bir mesaj gönderilmesi kabul edilemez. Sistem bu sinyali gösterebilir, ancak otomatik bir e-posta mı yoksa bir doktor tarafından yapılacak bir telefon görüşmesi mi olacağına uygulama karar verir.

Çeyrek dönemlik değerlendirmeyi şimdiden takviminize ekleyin.

Her üç ayda bir, entegrasyondan sorumlu kişi, klinik direktör ve uyumluluk sorumlusu 20 dakika ayırarak birkaç şeyi teyit eder:

• Geçişine izin verilenlerin listesi değişmeden kalır veya yapılan eklemeler gerekçesiyle birlikte belgelenir.
• Pazarlama kayıtlarından oluşan örneklemde klinik içerik bulunmamaktadır.
• E-posta şablonları ve kişiselleştirilmiş alanları yalnızca üst öğeye atıfta bulunur, asla alt öğeye özgü bir şey içermez.
• Onay ve abonelikten çıkma akışı hala tek yönlüdür ve geçen çeyrekte aboneliğini iptal eden tüm ebeveynler Cliniko'da doğru şekilde yansıtılmaktadır.

Bu, muayenehanenin satın alabileceği en ucuz sigorta.

Bu, uygulamanız için neden önemlidir?

Soundbridge'in profiline uyan ve bu modeli izleyen bir çocuk sağlığı kliniği, yönetimsel risklere maruz kalmadan gerçek pazarlama avantajı elde eder: düzenli randevu hatırlatıcıları, takipten çıkmış ailelerin nazikçe geri çağrılması, aile bülteni. Klinik direktörü, klinik sistemden hangi bilgilerin çıktığını ve hangilerinin çıkmadığını tek bir paragrafta açıklayabilir.

Ebeveyn, pazarlama sorumlusudur. Çocuk ise hasta kaydıdır. İkisini birbirine karıştırmayın. Herhangi bir şey devreye girmeden önce kuralları yazın ve her e-postanın ebeveyne hitap etmesini sağlamak için bireysel yargılar yerine şablonları kullanın. Bu şekilde yapıldığında, entegrasyon, uyumluluk yöneticinizin korktuğu bir şey olmaktan ziyade onayladığı bir şey haline gelir.

CRMConnect Cliniko'nun ActiveCampaign ile entegrasyonunu uygulamalı olarak görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.