Cliniko ve ActiveCampaign: Kadın Sağlığı Kliniği için Gerçek Zamanlı Hekim Raporlaması

Klinik büyümesinde, aylık hekim raporunu elle hazırlamanın mantıklı olmaktan çıktığı bir nokta gelir. Rapor yönetim ekibinin gelen kutusuna ulaştığında rakamlar eskimiş olur. Bunları disiplinlere göre ayırmak bir öğleden sonrayı alır. Ve hangi hastaların uzun vadede tekrar katılım sağladığı ve hangilerinin sessizce uzaklaştığı konusunda net bir görüş yoktur.

Örnek olarak Aurora Kadın Sağlığı Kolektifi'ni ele alalım. Varsayımsal olarak 3 lokasyonda hizmet veren ve pelvik fizyoterapistler, kadın sağlığı pratisyen hekimleri ve emzirme danışmanları da dahil olmak üzere 11 uygulayıcıya sahip bir kuruluştur. Bugün, yönetim, uygulayıcıların performans raporlarını ayda bir kez Cliniko verilerini bir elektronik tabloya yapıştırarak yayınlıyor. Rakamlar geçen ayı gösteriyor. Bunları disiplinlere göre ayırmak manuel bir filtreleme işlemidir. Ve hangi uygulayıcının hastalarının altı ay sonra hala geri döndüğüne dair sürekli bir tablo yok.

Elektronik tablonun ölçeklendirmeyi neden durdurduğu

Üç farklı lokasyonda ve çeşitli disiplinlerde çalışan 11 uzmanın yer aldığı aylık elektronik tablo şu sorulara cevap vermek zorundadır:

• Randevular, uygulayıcıya, konuma ve hizmet alanına göre sıralanmıştır.
• Her uygulayıcı başına ortalama fatura tutarı.
• Tekrar ziyaret oranı, belirli bir zaman dilimi içinde geri dönen hasta sayısı.
• Uzun vadeli katılım, altı ay önce muayene edilen hastaların kaçının hala aktif olarak tedavi gördüğü anlamına gelir.
• Doğum öncesi ve doğum sonrası eğitim sınıflarına grup halinde katılım.

Bunların her biri farklı bir analiz gerektiriyor. Raporu hazırlamak yarım gün sürüyor ve yönetim raporu incelediğinde veriler iki hafta öncesine ait oluyor ve harekete geçme zamanı çoktan geçmiş oluyor.

Cliniko raporlarınızı sisteme aktardıktan sonra süreç şu şekilde işliyor:

CRMConnect Cliniko'dan ActiveCampaign'e entegrasyon, hasta aktivitenizi pazarlama ve raporlama aracınızla otomatik olarak senkronize eder. Her bir kişi, gerçek randevu geçmişini taşır: ziyaret ettikleri yer, son randevu tarihleri, toplam randevu sayıları ve son zamanlarda kaç randevu aldıkları. Randevular tamamlandıkça, her bir kişi otomatik olarak uygulayıcı, konum ve randevu türüyle etiketlenir. Fatura aktivitesi de senkronize kalır.

Bu, pazarlama aracınızdaki raporların ve pazarlama kampanyalarının kendilerinin aynı, sürekli güncellenen verilerden beslendiği anlamına gelir. Aylık elektronik tablo hazırlama rutini ortadan kalkar.

İşte canlı olarak görebilecekleriniz:

• Bir uzmanın bakış açısı: Aylık olarak gerçekleşen randevu sayısı, ilk ziyaretler ile tekrar ziyaretlerin oranı ve ortalama fatura tutarı.
• Konum bazlı görünüm: gelen randevular, yeni hasta kazanımı ve yeni ve geri dönen hastalar arasındaki dağılım.
• Uzun vadeli bir etkileşim bakış açısı: İlk randevusu altı ay önce olan, halen aktif olan ve kaydını sildirmiş olan hastaların durumu. Pazarlama ekibinin en çok ihtiyaç duyduğu ve şu anda görme imkanı olmayan bakış açısı budur.

Grup halinde yapılan doğum öncesi ve sonrası eğitimler, bire bir randevulardan ayrı tutulur; bu nedenle grup katılımı, bir uzmanın bireysel rakamlarını asla etkilemez.

Sayılar genellikle şöyle görünür:

Aurora'nın profiline uyan bir klinik, genellikle ilk 60 gün içinde üç şey tespit eder. Bu rakamlar örnek niteliğindedir, ancak genel eğilim tutarlıdır.

Birincisi, aylık elektronik tablo rutini ortadan kalkıyor ve her ay yaklaşık yarım gün tasarruf sağlanıyor. İkincisi, yönetim, bir veya iki uygulayıcının altı aylık hasta tutma oranının diğerlerinden belirgin şekilde daha yüksek olduğunu keşfediyor; bu da eski raporlama sisteminin tamamen gizlediği klinik ve operasyonel bir tartışmayı başlatıyor. Üçüncüsü, lokasyona göre yeni hasta kazanımı gerçek zamanlı olarak görünür hale geliyor, böylece pazarlama ekibi harcamaları üç aylık yerine haftalık olarak lokasyonlar arasında kaydırabiliyor.

Birebir görüşme sayılarını bozmadan grup görüşmeleri

Grup halinde yapılan doğum öncesi eğitimler, doğum sonrası iyileşme grupları ve pelvik sağlık eğitimleri, kadın sağlığı kliniklerinde temel gelir kaynaklarıdır ve ölçülmelidir. Ancak grup katılımını bir uygulayıcının bire bir görüşme sayılarına dahil etmek, her ikisini de çarpıtır. Entegrasyon, ikisini birbirinden ayrı tutar: bir grup seansı, her katılımcı için bireysel randevu olarak değil, grup katılımı olarak kaydedilir; böylece uygulayıcının bire bir görüşmeye gelen kişi sayısı doğru kalırken, grup katılımı kendi raporlama satırına sahip olur.

Doğru tutulması gereken bir şey

Etiketler otomatik olarak oluşturulmaya başlandığında, bunları ikinci bir hasta kaydı olarak kullanmak cazip gelebilir. Buna direnin. Bu etiketler, raporlama ve pazarlama için bir sinyaldir, başka bir şey değil. Hasta kaydı Cliniko'da bulunur. Kendinizi "hasta şu anda hamile" veya "hasta doğum sonrası iyileşme sürecinde" gibi etiketler oluştururken bulursanız, durun. Birincisi, pazarlama aracında hiç yer almamalıdır, bu klinik bağlam ve onay sonuçlarıyla ilgilidir. İkincisi, bir şeyi yönlendirmesi gerekiyorsa, Cliniko'dan gelmeli, elle oluşturulmamalıdır.

Bu, uygulamanız için neden önemlidir?

Randevular tamamlandığında otomatik olarak uygulanan uygulayıcı ve konum etiketleri temel yapı taşlarıdır. Önce bunların akışını sağlayın, ardından raporları bunun üzerine inşa edin.

Bireysel ve grup randevu numaralarını ayrı akışlarda tutun, çünkü bunları karıştırmak yanıltıcı hekim değerlendirme tablolarına yol açar. Ayrıca pazarlama etiketlerinin hasta kaydı olmadığını unutmayın. Cliniko hasta kaydıdır. Entegrasyon, ikisini birbirine karıştırmadan senkronize halde tutar.

CRMConnect Cliniko'nun ActiveCampaign ile entegrasyonunu uygulamalı olarak görmek ister misiniz? API Uygulaması sayfasına bakın.