Cliniko 到 Salesforce 的数据治理：面向脊椎按摩疗法集团的字段级模式

将 Cliniko 的电子表格一次性导出到 Salesforce 简直是最糟糕的做法。它勉强算得上是集成，但又过时到足以出错，而且信息不完整到让人无法完全信任。当合规官需要证明患者数据是如何处理的时，他们根本无从下手。

举个例子：假设有一家名为 Summit Spine and Joint Chiropractic 的诊所，拥有 3 家诊所、9 位脊椎按摩师，年收入约 140 万美元。该诊所销售多次就诊的护理计划。合规官希望严格控制哪些患者信息会进入 Salesforce 系统，销售和市场部门的哪些人可以查看这些信息，以及哪些信息在何时被转移，并有清晰的记录。目前的系统是定期导出电子表格，但没有人完全信任这种方式。市场团队要求实时数据，合规官则要求加强数据管理。双方的要求都正确。

为什么定期导出电子表格会失败？

它无法通过合规性审查的三个原因：

• 要么全有，要么全无。 电子表格导出文件要么包含所有患者信息，要么什么都不包含。这与您的目标恰恰相反，我们希望只分享市场营销部门真正需要的信息。
• 它不留任何痕迹。 文件上传到 Salesforce 后，系统不会记录哪些患者被导入、何时导入以及由谁导入。合规性审查也就无从下手。
• 它一经制作完成就过时了。 按月或按季度导出意味着 Salesforce 反映的是过去的情况。您在 Cliniko 中所做的更正（例如患者撤回营销同意、合并重复记录、修正记录等）永远不会同步到 Salesforce。

合规官的直觉是对的，他觉得出了问题。正确的设置可以让您逐项选择数据，保持两个系统的数据同步更新，并记录每一次更改。

连接 Cliniko 和 Salesforce 的更安全方式

CRMConnect Cliniko 到 Salesforce 允许您逐项决定哪些患者详细信息会同步到 Salesforce。除非您主动启用，否则不会共享任何数据。患者信息双向同步更新，因此，如果患者撤回同意或您在 Cliniko 中更正记录，Salesforce 会在几分钟内反映出来，而不是等到下个季度。而且，它还会记录所有更改，这是电子表格方法永远无法提供的。

如何负责任地进行设置

在开启任何功能之前，请先编写数据映射表。 列出您计划与 Salesforce 共享的所有 Cliniko 详细信息。将每一项标记为“市场营销安全”、“运营安全”或“仅限临床医生”。“仅限临床医生”的信息绝不会共享。合规官会在流程图上签字。

仅交换联系方式，双向交换。 营销和运营上安全的个人信息，例如姓名、电子邮件、电话号码、邮寄地址、营销偏好以及患者就诊的诊所，可以在两个系统中保持最新。任何临床信息，例如任何自由文本记录、任何诊断、任何治疗方案，都不能同时存在于两个系统中。

分享护理计划的进展情况，而不是护理计划的内容。 Salesforce 可以查看护理计划的结构性信息：病例状态、允许的疗程次数、已用疗程次数、计费限额、里程碑进展情况。但它永远无法查看临床叙述或描述患者病情的记录。

将 Salesforce 访问权限与数据地图进行匹配。 临床工作人员可以看到操作层面的详细信息。计费人员可以看到发票和付款详情。市场营销人员只能看到市场营销层面的详细信息。任何查看超出这些界限的信息都是有意为之，并非默认设置的偶然结果。

让 Cliniko 成为知情同意的唯一权威来源。 如果患者在 Cliniko 系统中撤回了营销许可，该信息会立即同步到 Salesforce 系统。除非有受控的、有记录的流程，否则 Salesforce 系统不会更改许可信息。

确认录制内容。 检查记录的创建、更新、更改的字段以及每次更改的来源是否都被记录，保留期限是否符合您的合规要求，以及合规官是否知道如何查找这些记录。

预约季度回顾会议。 每季度与合规官、整合负责人和临床主任进行 20 分钟的会面。

季度治理审查

议程要简短明了，前后一致：

• 确认数据映射表未在未经批准的情况下发生更改。记录任何新增内容。
• 确认自上个季度以来 Salesforce 访问权限的变更。找出任何涉及共享数据的新角色或新访问权限。
• 审查本季度的变更日志。抽查少量记录，以确认没有临床内容被错误地录入系统。
• 比较营销许可数量。确认 Cliniko 和 Salesforce 的数据一致。调查任何差异。
• 请注意诊所合规档案中的审查结果。

每季度二十分钟。如果采用电子表格的方式，由于没有任何内容可供审查，因此审查时间将为零。只有记录下来的内容才能进行审查。

这对你们团队意味着什么

遵循这种模式的脊椎按摩诊所，从“市场部和合规部对这种做法是否安全存在分歧”转变为“双方签署了一份书面协议，并按季度进行审核”。市场部获得了他们想要的实时数据，包括护理计划进展、流失患者信号和患者价值，而无需泄露可能危及诊所运营的记录。合规官获得了他们需要的追踪信息。而首席财务官也不再被问及报告是否可信。

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