HubSpot 中来自 DonorPerfect 数据的实时筹款看板仪表盘

每月筹款委员会报告是小型非营利组织最昂贵的定期文件。这并非指金钱成本，而是指工时成本。您的发展总监每月要花费三天时间导出数据、创建数据透视表、给流失捐赠者名单添加颜色标记，并将结果制作成幻灯片。等到这份演示文稿提交给董事会时，数据已经过时两周了，发展总监白白浪费了半周的工作时间。

这种模式在全国各地的学校基金会、校友基金和社区基金会中反复出现。董事会需要趋势线、细分市场划分以及目标完成进度。数据存在于 DonorPerfect 系统中，但报告层却不存在，因此报告层就变成了人。

为什么显而易见的解决方法不适用于小商店

人们的第一反应是购买商业智能工具。但大多数这类工具在非营利组织的限制下都会失败。

功能强大的商业智能工具需要直接的数据库连接或定时导出管道，还需要精通其公式语言的人员。而这样的人通常在四人开发团队中并不存在。

DonorPerfect 的原生仪表盘有所改进，但它们对捐赠数据的划分方式是 DonorPerfect 自行设定的，而非董事会希望看到的。要将捐赠与校友互动或活动参与情况结合起来，就需要 DonorPerfect 之外的数据。

手工构建的电子表格一旦添加列、移动行或出现新代码，就会立即崩溃。无论你构建什么，它都会失效，而重建工作最终都会落到你最资深的筹款人头上，每个月都是如此。

您可能已经为报表层付费了

大多数基金会目前使用的最经济实惠的仪表盘平台是 HubSpot。它提供免费报告、付费仪表盘，以及一种权限模型，允许董事会成员在不看到任何不该看到的内容的情况下阅读仪表盘。

CRMConnect for DonorPerfect 和 HubSpot 可确保财务数据始终保持最新：包括终身捐赠额、平均捐赠额、最高捐赠额、首次和最后一次捐赠日期、捐赠者类型以及每笔捐赠的完整记录。仪表盘反映的是当天的捐赠情况，而非上周导出的数据。当您在 DonorPerfect 中添加新的活动或募捐时，您的 HubSpot 仪表盘无需任何人工干预即可继续运行。您关注的任何 DonorPerfect 详细信息，例如校友毕业年份、在校学生家长、董事会成员身份等，都可以导入 HubSpot 进行细分。

董事会主席实际阅读的六个仪表盘

以下是一个示例场景。北布鲁克学校基金会是一个假想的学区基金会，拥有6500名校友和家庭捐赠者。它并非真实存在的组织。

年初至今的收入与目标对比。一张图表：本财年累计收入与上年同期收入以及董事会批准的目标对比。这是大多数董事会主席首先关注的内容。

按活动划分的收入。此表格可排序，列出了今年所有活动的筹款金额、目标金额、收到的捐款、平均捐款额以及目标完成百分比。这是您的发展总监每周一都会查看的视图。

捐赠者细分。捐赠者数量统计表：今年新增捐赠者、去年续捐捐赠者、重新激活捐赠者、流失捐赠者、升级捐赠者、降级捐赠者。董事会不需要计算具体数字。他们只需要知道今年新增捐赠者的数量是否超过流失捐赠者的数量。

大额捐赠观察名单。这份名单列出了终身捐赠额超过您设定的大额捐赠门槛，但最近一次捐赠已超过一年的捐赠者。这些捐赠者需要的是真人沟通，而不是电子邮件。每位捐赠者都会被分配一位发展专员，并负责后续跟进工作。

定期捐赠健康状况。活跃捐赠者、平均每月捐赠额、本月新增捐赠者、本月流失捐赠者、捐赠者恢复率。捐赠者群体通常是您最可预测的收入来源，董事会应每月查看该数据。

认捐和提案流程。按阶段划分的大额捐赠机会，以及未来两个季度的预测。

与董事会分享这些信息并不意味着要给每个人都分配一个访问权限。仪表盘可以以 PDF 邮件的形式定时发送，或者整个董事会可以共享一个只读登录账号。

重获你的夜晚

每个月的5号不应该像消防演习一样。有了仪表盘，董事会材料只需截取现有视图的屏幕截图，再加上发展总监90分钟就能写完的一页纸说明，而不是像以前那样需要三天时间。月中提出的“能否找出去年捐款额在500美元到2500美元之间的捐赠者”这样的问题，只需五分钟就能完成筛选，而不是像以前那样需要半天时间制作数据透视表。对于年度报告和审计，捐赠总额和捐赠者分类数据会同步回DonorPerfect系统，确保财务和项目人员看到的是一致的数据。

仪表盘上不应该放什么东西

董事会常常会关注一些虚荣指标：邮件打开率、社交媒体粉丝数、网站访问量。务必抵制这种风气。董事会的职责是履行信托义务，而非制定营销策略。仪表盘应该只关注现金和捐赠者信息。如果市场营销委员会需要互动数据，那就给他们一个单独的仪表盘。同时，也要避免过度削减预算。对于一个季度的董事会周期来说，六个仪表盘的数量刚刚好。第七个甚至第八个仪表盘只会把会议变成数据审查，而不是战略审查。

这对您的筹款活动意味着什么

以诺斯布鲁克基金会（Northbrook Foundation，拥有6500名捐赠者，年捐赠额达240万美元）为例，从人工撰写董事会报告转向使用HubSpot实时仪表盘，通常每月可以节省15到20个小时的员工时间。对于一个由三到五人组成的筹款团队来说，这意味着每年可以节省约2.5万到4万美元的资源，用于实际的筹款工作。更大的转变在于会议本身：会议形式从“让我来给大家讲解一下这些数据”转变为“这是目前的趋势，这是我们正在采取的应对措施”。

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