إدارة البيانات من Cliniko إلى Salesforce: نموذج على مستوى الحقول لمجموعات العلاج بتقويم العمود الفقري

يُعدّ تصدير جدول بيانات لمرة واحدة من Cliniko إلى Salesforce أسوأ الحلول الممكنة. فهو بالكاد يُوحي بأنه تكامل، ولكنه في الوقت نفسه قديم بما يكفي ليكون خاطئًا، وغير مكتمل لدرجة تجعل الثقة به معدومة. كما أنه لا يُقدّم لمسؤول الامتثال أي دليل يُمكن الاستناد إليه عند الحاجة لإثبات كيفية التعامل مع بيانات المرضى.

لنأخذ مثالاً توضيحياً: مجموعة "ساميت سباين آند جوينت كايروبراكتيك"، وهي مجموعة افتراضية تضم 3 عيادات، و9 أخصائيي تقويم عمود فقري، وإيرادات سنوية تبلغ حوالي 1.4 مليون دولار. تبيع هذه المجموعة خطط رعاية متعددة الزيارات. يرغب مسؤول الامتثال في فرض رقابة صارمة على بيانات المرضى التي تصل إلى نظام "سيلز فورس"، ومن يمكنه الاطلاع عليها في فريقي المبيعات والتسويق، بالإضافة إلى سجل واضح لما تم نقله ومتى. النظام الحالي عبارة عن تصدير دوري لجدول بيانات لا يثق به أحد تماماً. يطالب فريق التسويق ببيانات محدثة. ويطالب مسؤول الامتثال بحوكمة فعّالة. وكلاهما على حق.

لماذا تفشل عملية تصدير جداول البيانات الدورية؟

ثلاثة أسباب تجعلها غير قادرة على اجتياز مراجعة الامتثال:

• إما كل شيء أو لا شيء. غالباً ما تتضمن عملية تصدير جداول البيانات جميع تفاصيل المريض أو لا تتضمن أي تفاصيل على الإطلاق. وهذا عكس ما تريده، وهو مشاركة ما يحتاجه قسم التسويق فعلاً فقط.
• لا يترك أثراً. بمجرد تحميل الملف إلى نظام Salesforce، لا يوجد سجل يوضح المرضى الذين تم استيرادهم، أو وقت الاستيراد، أو من قام بذلك. وبالتالي، لا يوجد ما يستدعي مراجعة الامتثال.
• يصبح قديماً بمجرد صنعه. يعني التصدير الشهري أو الربع سنوي أن Salesforce يعكس البيانات السابقة. أما التصحيحات التي تُجريها في Cliniko (مثل سحب المريض لموافقته على التسويق، أو دمج سجل مكرر، أو إصلاح سجل ثابت) فلا تصل إلى Salesforce.

حدس مسؤول الامتثال بأن هناك خطأ ما صحيح. فالإعداد الصحيح يتيح لك اختيار البيانات عنصرًا عنصرًا، ويحافظ على تحديث كلا النظامين، ويسجل كل تغيير.

طريقة أكثر أمانًا لربط Cliniko و Salesforce

يتيح لك ربط CRMConnect Cliniko بـ Salesforce تحديد بيانات المرضى التي تصل إلى Salesforce بدقة، بندًا بندًا. لا تتم مشاركة أي بيانات إلا إذا قمتَ بتفعيل هذه الخاصية. تبقى تحديثات بيانات المرضى محدثة في كلا الاتجاهين، فإذا سحب المريض موافقته أو قمتَ بتصحيح سجل في Cliniko، يعكس Salesforce ذلك في غضون دقائق بدلًا من الانتظار حتى الربع التالي. كما يحتفظ بسجل للتغييرات، وهو ما لا يمكن تحقيقه باستخدام جداول البيانات.

كيفية إعداده بشكل مسؤول

اكتب خريطة البيانات قبل تشغيل أي شيء. أدرج جميع تفاصيل Cliniko التي تنوي مشاركتها مع Salesforce. حدد كل تفصيل على أنه آمن للتسويق، أو آمن للعمليات، أو مخصص للأطباء فقط. لا تتم مشاركة العناصر المخصصة للأطباء فقط مطلقًا. يوقع مسؤول الامتثال على الخريطة.

شارك بيانات الاتصال فقط، في كلا الاتجاهين. يمكن تحديث البيانات التسويقية والتشغيلية، مثل الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف والعنوان البريدي وتفضيلات التسويق والعيادة التي يراجعها المريض، في كلا النظامين. أما البيانات السريرية، مثل الملاحظات النصية الحرة والتشخيصات وخطط العلاج، فتُستبعد.

شارك التقدم المحرز في خطة الرعاية، وليس محتوى خطة الرعاية. يستطيع نظام Salesforce الاطلاع على البيانات الهيكلية المتعلقة بخطة الرعاية: حالة الحالة، وعدد الجلسات المسموح بها، وعدد الجلسات المستخدمة، وحدود الفوترة، وتقدم مراحل الرعاية. ولكنه لا يطلع مطلقًا على السرد السريري أو الملاحظات التي تصف حالة المريض.

قم بمطابقة الوصول إلى Salesforce مع خريطة البيانات. يرى الموظفون المعنيون بالعمليات السريرية تفاصيل آمنة خاصة بالعمليات. ويرى موظفو قسم الفواتير تفاصيل الفواتير والمدفوعات. أما موظفو التسويق فيرون تفاصيل آمنة خاصة بالتسويق فقط. إن رؤية أي شخص لتفاصيل تتجاوز هذه الحدود هو خيار مقصود، وليس نتيجة إعدادات افتراضية غير مقصودة.

اجعل Cliniko المصدر الوحيد للحقيقة فيما يتعلق بالموافقة. إذا سحب المريض موافقته على التسويق في نظام Cliniko، يتم نقل هذا التغيير إلى نظام Salesforce فورًا. ولا يتم تغيير الموافقة من جانب Salesforce إلا في حال وجود عملية مُراقبة ومُسجلة لذلك.

تأكد من تسجيل ما تم تسجيله. تأكد من تسجيل إنشاء السجلات والتحديثات والحقول المتغيرة ومصدر كل تغيير، وأن فترة الاحتفاظ تتناسب مع وضع الامتثال الخاص بك، وأن مسؤول الامتثال يعرف كيفية البحث عنها.

احجز موعدًا للمراجعة الفصلية. عشرون دقيقة كل ثلاثة أشهر مع مسؤول الامتثال، ومالك التكامل، والمدير السريري.

مراجعة الحوكمة الفصلية

اجعل جدول الأعمال مختصراً ومتسقاً:

• تأكد من عدم تغيير خريطة البيانات دون موافقة. دوّن أي إضافات.
• تأكد من تغييرات الوصول إلى Salesforce منذ الربع الأخير. حدد أي أدوار جديدة أو صلاحيات وصول جديدة تتعلق بالبيانات المشتركة.
• راجع سجل التغييرات للربع الحالي. تحقق عشوائياً من عينة صغيرة من السجلات للتأكد من عدم وجود أي محتوى سريري غير مصرح به.
• قارن عدد الموافقات التسويقية. تأكد من توافق بيانات كلينيكو وسيلزفورس. تحقق من أي ثغرات.
• لاحظ المراجعة في ملف الامتثال الخاص بالعيادة.

عشرون دقيقة لكل ربع سنة. لا يوفر لك استخدام جداول البيانات أي وقت للمراجعة لعدم وجود ما يستدعي المراجعة. السجل المسجل هو ما يجعل المراجعة ممكنة.

ما يعنيه هذا لمجموعتك

تنتقل مجموعة علاجية بتقويم العمود الفقري، باتباعها هذا النمط، من مرحلة "اختلاف بين قسمي التسويق والامتثال حول مدى أمان هذا الإجراء" إلى مرحلة "وجود اتفاقية مكتوبة وموقعة بينهما، تخضع للمراجعة ربع السنوية". يحصل فريق التسويق على البيانات المباشرة التي يحتاجها، مثل تقدم خطة الرعاية، ومؤشرات المرضى المنقطعين عن المتابعة، وقيمة المريض، دون الكشف عن السجلات التي قد تُعرّض العيادة للخطر. ويحصل مسؤول الامتثال على الأدلة اللازمة. ويتوقف المدير المالي عن تلقي التساؤلات حول مدى موثوقية التقارير.

هل ترغب في رؤية ربط CRMConnect Cliniko بـ Salesforce عمليًا؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.