لوحات معلومات مباشرة لحملات جمع التبرعات من بيانات DonorPerfect في ActiveCampaign

يُعدّ جمع التبرعات لمحطات الإذاعة العامة بمثابة تمرين قيادي مكثف خلال 72 ساعة. وتُشكّل حملتان لجمع التبرعات سنويًا الجزء الأكبر من نمو قاعدة المتبرعين الدائمين للمحطة. خلال الحملة، يطلب أمين الصندوق بيانات التبرعات كل ساعة. ويرغب فريق التمويل في معرفة العروض الإذاعية التي تلقى قبولًا. ويتعين على المدير العام اتخاذ قرار بشأن تمديد الحملة ليوم إضافي.

بدون بيانات مباشرة، تُتخذ هذه القرارات بناءً على الحدس وإجمالي تبرعات الأمس. يُصدر تقرير التبرعات من DonorPerfect مرة واحدة يوميًا على الأكثر. يطلب أمين الصندوق تحديثًا في الساعة الرابعة مساءً، ويحصل عليه في الساعة الخامسة مساءً من اليوم التالي. بحلول ذلك الوقت، تكون حملة التبرعات قد تجاوزت المرحلة التي كان من شأن الرقم أن يُحدث فيها أي تغيير.

لماذا يخالف هذا التقرير المعتاد؟

تُعدّ حملة التعهدات أصعب اختبار تواجهه بيانات جمع التبرعات. يرتفع حجم التبرعات بشكل كبير، ولا أحد يستطيع تحمل التأخير، ويريد العديد من القادة الحصول على إجابات في نفس الوقت.

صُممت تقارير DonorPerfect للجولات المجدولة، وليست لعرضها مباشرةً على الشاشة. تشغيلها كل ربع ساعة أثناء الجولة ممكن تقنيًا، ولكنه مُرهق عمليًا. لوحة تحكم مُخصصة يُنشئها مُحلل واحد تُناسب احتياجاته فقط، وخلال الجولة يكون هذا المُحلل مُتواجدًا في الاستوديو، وليس على مكتبه يُجيب على أسئلة أمين الصندوق. بريدك الإلكتروني وأداة إعداد التقارير لديك يمتلكان إمكانيات لوحة التحكم، لكنهما لا يستطيعان عرض تبرعات DonorPerfect بشكل مُستقل. لذا، فإن الأشخاص الذين يحتاجون إلى الأرقام بشدة هم من يعملون دون معرفة كافية.

لوحة تحكم مشتركة يمكن لجميع أفراد الغرفة قراءتها

يتم تحديث بيانات CRMConnect لـ DonorPerfect وActiveCampaign في الوقت الفعلي، وهي السرعة الوحيدة المهمة أثناء حملة التبرعات. تظهر عمليات تسجيل المتبرعين الجدد، والترقيات الدورية، والتبرعات لمرة واحدة في غضون ثوانٍ من تسجيلها في DonorPerfect. يحتوي كل تبرع على قيمته ونوعه ورمز يوم الحملة، مما يسمح للوحة التحكم بتحليل الأرقام أثناء سير الحملة. بعد انتهاء الحملة، تُعاد حسابات قيمة المتبرعين إلى DonorPerfect ليتمكن مدير التطوير من الاطلاع على أداء الحملة في النظام الذي يستخدمه بالفعل.

عرض اللوحة: أربعة أرقام

إليكم سيناريو توضيحي. محطة WPRN الإذاعية العامة هي محطة افتراضية تابعة لشبكة NPR، تضم 18500 عضوًا داعمًا، وتُبثّ برنامجين سنويًا. إنها ليست محطة حقيقية.

لا تحتاج اللوحة إلى عشرين مقياساً. أربعة مقاييس تكفي لعرض اللوحة بأكملها.

عدد الهدايا في الساعة، بشكل متواصل. خط يوضح عدد الهدايا في الساعة خلال الـ ٢٤ ساعة الماضية، مقارنةً بنفس النافذة في الرحلة السابقة. هذا يُظهر وتيرة التقدم بشكل أفضل من أي شيء آخر.

تمت إضافة داعمين جدد اليوم. عداد يرتفع بشكل شبه فوري مع وصول الهدايا المتكررة.

متوسط عدد الداعمين الجدد شهرياً. مقارنة عدد الداعمين الجدد اليوم مع المتوسط التراكمي لهذه الحملة والعدد النهائي للحملة السابقة.

إجمالي إيرادات الحملة مقارنةً بالهدف. مقياس جمع التبرعات. الرقم الوحيد الذي يرسله أمين الصندوق إلى المدير العام في رسالة نصية عند منتصف الليل.

إضافة مقياس خامس وسادس لا يُجدي نفعاً. بل يُبطئ قراءة لوحة المعلومات في اللحظة التي تكون فيها سرعة القراءة في غاية الأهمية.

وجهة نظر الاكتتاب

يحتاج فريق الاكتتاب لديكم إلى نسخ مختلفة من العروض، تُراجع كل ساعتين لإجراء تعديلات تكتيكية. يُراعى معدل التحويل بناءً على العرض المُذاع، حتى يتمكن فريق الصباح من تعديل عروض ما بعد الظهر وفقًا للعروض المُحققة. يُقسّم العرض بين المتبرعين الجدد، والمتبرعين الدائمين، والمتبرعين الذين يرفعون مستوى اشتراكاتهم، لأن بعض العروض تلقى صدى لدى المتبرعين المحتملين، بينما تلقى عروض أخرى صدى لدى قاعدة المتبرعين الدائمين. كما يُقسّم العرض بين التبرعات عبر الإنترنت، والهاتف، والهواتف المحمولة، حتى يتمكن الفريق من التحقق من وجود أي خلل في النموذج أو ضعف في العرض الصوتي في حال كان التبرع عبر الإنترنت ضعيفًا.

نرحب بالمتبرعين الجدد على الفور

بمجرد انضمام متبرع جديد، يظهر مبلغ التبرع في بريدك الإلكتروني وتبدأ سلسلة رسائل ترحيبية. في غضون خمس دقائق، ستتلقى رسالة شكر توضح مبلغ التبرع وجدوله، مع كلمة ترحيب من المدير العام. في اليوم الثاني، ستتلقى رسالة ترحيبية تُعرّفك بمزايا العضوية. في اليوم السابع، ستتلقى قصة من وراء الكواليس حول التقارير الإخبارية الأخيرة للمحطة. المتبرع الجديد الذي ينتظر ثلاثة أيام لتلقي رسالة شكر يكون أكثر عرضة للانسحاب.

بعض الحالات التي تستحق المتابعة

يُعتبر المتبرع الذي يرفع تبرعه الشهري من 10 دولارات إلى 25 دولارًا متبرعًا مُحسّنًا، وليس متبرعًا جديدًا، ويتم احتسابه بشكل منفصل لضمان دقة عدد المتبرعين الجدد. بعض المتبرعين يلغون تبرعاتهم خلال حملة التبرع، لذا يرى مجلس الإدارة صافي المتبرعين الجدد بالإضافة إلى إجمالي المتبرعين. غالبًا ما تصل التبرعات الهاتفية متأخرة عبر دفعة منفصلة، لذا تُشير لوحة التحكم إلى أي تأخير محتمل في وصول أرقام الهواتف. كما يُستبعد تلقائيًا المتبرع الجديد الذي يختار عدم تلقي رسائل البريد الإلكتروني عند التسجيل من سلسلة رسائل الترحيب.

ما يعنيه هذا بالنسبة لجمع التبرعات

بالنسبة لمحطة إذاعية بحجم WPRN (18,500 متبرع دائم، وميزانية 6.9 مليون دولار)، فإن الانتقال من تقرير التبرعات اليومي إلى لوحة تحكم مباشرة يُغيّر عادةً قرارين لكل حملة تبرعات: ما إذا كان ينبغي تمديدها، وإلى أين تُوجّه عروض التبرعات على الهواء، وهذان يُضيفان معًا من 5 إلى 10 بالمئة إلى إيرادات الحملة. فعلى سبيل المثال، في حملة تبرعات بقيمة 400,000 دولار، يُصبح هذا المبلغ من 20,000 إلى 40,000 دولار لكل حملة، مرتين في السنة، نتيجةً لاتخاذ قرارات أفضل بشكل أسرع.

أما الفائدة التي يصعب قياسها فهي الثقة. يتوقف أمين الصندوق عن السؤال "ماذا يحدث؟" ويبدأ بالسؤال "ماذا يجب أن نفعل بعد ذلك؟". ولا يحدث هذا الحوار إلا عندما تكون البيانات متاحة أمام كلا الشخصين في الوقت نفسه.

هل ترغب في رؤية CRMConnect DonorPerfect و ActiveCampaign أثناء العمل؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.