لوحات معلومات جمع التبرعات المباشرة من بيانات DonorPerfect في HubSpot

يُعدّ تقرير مجلس إدارة جمع التبرعات الشهري أغلى وثيقة دورية تُنتجها مؤسسة غير ربحية صغيرة. ليس من حيث التكلفة المالية، بل من حيث الوقت. يقضي مدير التطوير ثلاثة أيام شهريًا في استخراج البيانات، وإنشاء جداول محورية، وتصنيف قوائم المتبرعين المتوقفين عن التبرع، ودمج النتائج في شرائح عرض تقديمي. وبحلول الوقت الذي يصل فيه العرض التقديمي إلى مجلس الإدارة، تكون البيانات قديمة بأسبوعين، ويكون مدير التطوير قد خسر نصف أسبوع عمل لن يستعيده أبدًا.

يتكرر هذا النمط في كل مؤسسة مدرسية، وصندوق للخريجين، ومؤسسة مجتمعية في البلاد. يريد مجلس الإدارة بيانات عن الاتجاهات، وتخفيضات الشرائح، والتقدم المحرز نحو تحقيق الهدف. البيانات موجودة في نظام DonorPerfect، لكن نظام إعداد التقارير غير موجود، لذا يصبح هذا النظام شخصًا.

لماذا لا تناسب الحلول الواضحة متجرًا صغيرًا

يميل الناس غريزياً إلى شراء أداة ذكاء الأعمال، لكن معظمها ينهار تحت وطأة القيود المفروضة على المؤسسات غير الربحية.

تتطلب أدوات ذكاء الأعمال المعقدة اتصالاً مباشراً بقاعدة البيانات أو مسار تصدير مجدول، بالإضافة إلى شخص يجيد لغة الصيغ الخاصة بها. وهذا الشخص عادةً ما يكون غير متوفر في فريق تطوير مكون من أربعة أفراد.

لقد تحسّنت لوحات معلومات DonorPerfect الأصلية، لكنها لا تزال تُصنّف التبرعات وفقًا لطريقة DonorPerfect نفسها، وليس بالطريقة التي يرغب مجلس الإدارة في رؤيتها. يتطلب دمج التبرعات مع تفاعل الخريجين أو حضور الفعاليات بيانات من مصادر خارجية.

وتتعطل جداول البيانات المصممة يدويًا بمجرد إضافة عمود جديد، أو تغيير موضع صف، أو ظهور رمز برمجي جديد. أيًا كان ما تبنيه، فإنه يتلف، ويقع عبء إعادة بنائه على عاتق مسؤول جمع التبرعات الأقدم لديك كل شهر.

طبقة تقارير قد تكون تدفع مقابلها بالفعل

تُعدّ منصة HubSpot أرخص منصة لعرض المعلومات تستخدمها معظم المؤسسات بالفعل. فهي توفر تقارير مجانية، ولوحات معلومات مدفوعة، ونظام صلاحيات يسمح لأعضاء مجلس الإدارة بقراءة لوحة المعلومات دون الاطلاع على أي شيء لا ينبغي لهم رؤيته.

يُبقي نظام CRMConnect الخاص بـ DonorPerfect وHubSpot الصورة المالية محدّثة باستمرار: إجمالي التبرعات، ومتوسط قيمة التبرع، وأكبر تبرع، وتاريخ أول وآخر تبرع، ونوع المتبرع، والسجل الكامل لكل تبرع. وتعكس لوحات المعلومات التبرعات الحالية، وليس بيانات الأسبوع الماضي. عند إضافة حملة أو طلب جديد في DonorPerfect، تستمر لوحات معلومات HubSpot بالعمل تلقائيًا دون الحاجة إلى إعادة إدخال أي بيانات. ويمكن نقل أي تفاصيل مهمة من DonorPerfect، مثل سنة تخرج الخريجين، أو ولي أمر طالب حالي، أو الانتماء إلى مجلس إدارة، إلى HubSpot لتصنيف المتبرعين.

ست لوحات تحكم يقرأها كرسي مجلس الإدارة فعلياً

إليكم سيناريو توضيحي. مؤسسة مدارس نورثبروك هي مؤسسة افتراضية تابعة لمنطقة تعليمية، تضم 6500 متبرع من الخريجين وعائلاتهم. وهي ليست منظمة حقيقية.

الإيرادات مقابل الهدف، منذ بداية العام. رسم بياني واحد: الإيرادات التراكمية لهذا العام المالي مقارنةً بالعام الماضي، ومقارنةً بالهدف الذي أقره مجلس الإدارة. هذا أول ما ينظر إليه معظم رؤساء مجالس الإدارة.

الإيرادات حسب الحملة. جدول قابل للفرز يعرض جميع حملات هذا العام، مع الإيرادات المُجمّعة، والهدف، والتبرعات المُستلمة، ومتوسط قيمة التبرع، والنسبة المئوية من الهدف. هذه هي البيانات التي يستخدمها مدير التطوير كل يوم اثنين.

شرائح المتبرعين. جدولٌ يُبيّن عدد المتبرعين: الجدد هذا العام، والمتبرعون المُستمرون من العام الماضي، والمتبرعون المُتعافين، والمتبرعون الذين انقطع دعمهم، والمتبرعون الذين رُفِعَ دعمهم، والمتبرعون الذين خُفِّضَ دعمهم. لا يحتاج مجلس الإدارة إلى الحسابات، بل يحتاج إلى معرفة ما إذا كان عدد المتبرعين الجدد هذا العام يفوق عدد المتبرعين الذين انقطع دعمهم.

قائمة مراقبة التبرعات الكبرى. قائمة بالمتبرعين الذين تجاوزت تبرعاتهم الإجمالية عتبة التبرعات الكبرى المحددة، ولكن آخر تبرع لهم كان قبل أكثر من عام. هؤلاء هم المتبرعون الذين يحتاجون إلى تواصل مباشر، وليس مجرد بريد إلكتروني. يتم تخصيص مسؤول تنمية لكل متبرع، مع مهمة متابعة.

صحة التبرعات الدورية. المتبرعون النشطون، متوسط التبرع الشهري، المتبرعون الجدد هذا الشهر، المتبرعون الذين تم فقدانهم هذا الشهر، معدل التعافي. تُعد قاعدة المتبرعين عادةً مصدر الدخل الأكثر قابلية للتنبؤ، وينبغي على مجلس الإدارة الاطلاع عليها شهريًا.

خطة التعهدات والمقترحات. فرص التبرعات الكبرى حسب المرحلة، مع توقعات للربعين القادمين.

لا يعني مشاركة هذه المعلومات مع مجلس الإدارة توفير مقاعد للجميع. يمكن إرسال لوحات المعلومات عبر رسائل بريد إلكتروني بصيغة PDF مجدولة، أو يمكن لجميع أعضاء مجلس الإدارة مشاركة بيانات تسجيل دخول واحدة للعرض فقط.

استعادة أمسياتك

لا ينبغي أن يكون الخامس من كل شهر بمثابة تدريب على الإخلاء في حالة الطوارئ. مع وجود لوحات المعلومات، تصبح مواد المجلس عبارة عن لقطات شاشة من العروض الموجودة مسبقًا، بالإضافة إلى سرد من صفحة واحدة يكتبه مدير التطوير في 90 دقيقة بدلًا من ثلاثة أيام. يصبح سؤال منتصف الشهر، مثل "هل يمكنك استخراج بيانات المتبرعين الذين تبرعوا بمبلغ يتراوح بين 500 و2500 دولار العام الماضي؟"، مجرد عملية تصفية سريعة لا تستغرق سوى خمس دقائق، بدلًا من جدول بيانات محوري يستغرق نصف يوم. بالنسبة للتقرير السنوي والتدقيق، تُعاد إجمالي التبرعات وتصنيفات الشرائح إلى نظام DonorPerfect، بحيث يرى موظفو الشؤون المالية والبرامج الأرقام نفسها.

ما يجب إبعاده عن لوحة القيادة

تميل مجالس الإدارة إلى التركيز على مؤشرات سطحية: معدلات فتح البريد الإلكتروني، ومتابعي وسائل التواصل الاجتماعي، وزيارات الموقع الإلكتروني. قاوموا ذلك. فمهمة المجلس هي الإشراف على الشؤون المالية، لا التكتيكات التسويقية. اجعلوا لوحات المعلومات مخصصة للأموال والمتبرعين. إذا أرادت لجنة التسويق بيانات التفاعل، فامنحوها لوحة معلومات منفصلة. وتجنبوا تقليص النفقات بشكل مفرط. ست لوحات معلومات هو العدد الأمثل لدورة مجلس الإدارة ربع السنوية. أما لوحتان سابعة وثامنة فتحولان الاجتماع إلى مراجعة بيانات بدلاً من مراجعة استراتيجية.

ما يعنيه هذا بالنسبة لجمع التبرعات

بالنسبة لمؤسسة خيرية بحجم نورثبروك (6500 متبرع، 2.4 مليون دولار من التبرعات السنوية)، فإن الانتقال من إعداد التقارير اليدوية لمجلس الإدارة إلى لوحات معلومات HubSpot التفاعلية يوفر عادةً ما بين 15 و20 ساعة من وقت الموظفين شهريًا. وبالنسبة لفريق تطوير مكون من ثلاثة إلى خمسة أفراد، فإن ذلك يُعادل تقريبًا ما بين 25000 و40000 دولار من الطاقة الإنتاجية السنوية التي تُعاد إلى عمليات جمع التبرعات الفعلية. أما التغيير الأكبر فيكمن في الاجتماع نفسه: إذ ينتقل من "دعني أشرح لك هذه الأرقام" إلى "هذا هو الاتجاه، وهذه هي الإجراءات التي نتخذها بشأنه".

هل ترغب في رؤية CRMConnect DonorPerfect و HubSpot أثناء العمل؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.