Mindbody و ActiveCampaign: استغنِ عن جداول البيانات وأرسل رسائل بريد إلكتروني إلى الأعضاء المناسبين

ادخل إلى المكتب الخلفي لنادي كاراتيه يضم 230 طالبًا، وستجد جداول بيانات. جدولٌ لرتب الأحزمة الحالية، يحتفظ به المدرب الرئيسي. وجدولٌ لقائمة المتقدمين لاختبار الأحزمة القادم، يحتفظ به أحد المساعدين. وجدولٌ لطلبات المعدات والزي الرسمي ووسادات التدريب والأسلحة، يحتفظ به مكتب الاستقبال. وجدولٌ لتسجيلات البطولات. وجدولٌ لعضويات العائلات، يحتفظ به من يتذكر الطلاب الذين تربطهم صلة قرابة.

لا تتواصل أي من هذه الجداول الإلكترونية مع بعضها البعض، ولا تُغذّي أي منها أداة البريد الإلكتروني الخاصة بك. لذا، عندما يُرسل الدوجو تذكيرًا باختبار الحزام، يصل إلى الجميع، بمن فيهم حاملو الحزام الأبيض الذين سيخضعون لاختبارهم الأول بعد ستة أشهر، وأولياء أمور حاملي الحزام البني الذين خضع أبناؤهم للاختبار الأسبوع الماضي. ترتفع نسبة إلغاء الاشتراكات، وتتلاشى الثقة في رسائلك الإلكترونية تدريجيًا.

لنأخذ مثالاً افتراضياً. كان لدى نادي ستون باين كاراتيه (على سبيل المثال)، وهو نادٍ رياضي ذو موقع واحد يضم 230 طالباً والعديد من العضويات العائلية، هذه المشكلة تحديداً. حاول المالك مرتين "إدخال جميع البيانات في أداة البريد الإلكتروني الخاصة بنا" ولكنه استسلم في كلتا المرتين، لأن جداول البيانات وبرنامج Mindbody كانتا تتعارضان بطرق مختلفة في كل مرة.

تتناول هذه المقالة موضوع الاستغناء عن جداول البيانات وإرسال رسائل بريد إلكتروني دقيقة وموجهة للأعضاء بدلاً من ذلك.

التكلفة الحقيقية للجداول الإلكترونية

التكلفة الواضحة هي الوقت. فأربع أو خمس جداول بيانات، يُشرف على كل منها شخص مختلف، وتحتاج كل منها إلى تحديثات مستمرة، تستنزف بسهولة من أربع إلى ست ساعات من وقت الموظفين أسبوعيًا. أي ما يقارب 250 ساعة سنويًا يقضيها فريقك في إدارة قاعدة بيانات بشرية بدلًا من تدريب الأعضاء أو خدمتهم.

التكلفة الخفية أسوأ. عندما يتلقى المشتركون رسائل بريد إلكتروني لا تخصهم، يتوقفون عن قراءة رسائلك تمامًا، أو يلغون اشتراكهم. وبحلول الوقت الذي يكون لديك فيه شيء مهم حقًا لإرساله، كتغيير في الجدول الزمني، أو إغلاق مشروع، أو ترقية حقيقية، يكون نصف المشتركين قد توقفوا عن متابعتك. البريد الإلكتروني غير ذي الصلة ليس مجانيًا، فأنت تدفع ثمنه باهتمام لا يمكنك استعادته أبدًا.

استخدم البيانات التي لديك بالفعل

يحتوي برنامج Mindbody بالفعل على المعلومات التي تتتبعها جداول البيانات هذه: رتبة الحزام، والفئة العمرية، والانتماء العائلي، وأحجام المعدات، وأهلية المشاركة في البطولات، وتواريخ الاختبارات. يقوم برنامج CRMConnect بنقل كل ذلك إلى ActiveCampaign تلقائيًا ويحافظ على تحديثه.

هذا يعني أن سجل عضو واحد في ActiveCampaign يحتوي على كل شيء: رتبة الحزام للطالب، وفئته العمرية، وعائلته، ومن يدفع رسوم العضوية، ومقاس زيه، وموعد اختبار الحزام التالي، وما إذا كان مؤهلاً للمشاركة في البطولات. سجل واحد يحل محل أربعة صفوف في جدول البيانات، ويتم تحديثه تلقائيًا.

ثلاث قوائم تحل محل ثلاث جداول بيانات

في ActiveCampaign، قم بإنشاء ثلاث قوائم محفوظة. كل قائمة تحل محل جدول بيانات واحد، وكل قائمة تقوم بتحديث نفسها.

قائمة اختبار الحزام. يُضاف تلقائيًا أي طالب نشط لديه اختبار حزام خلال الثلاثين يومًا القادمة. في اليوم الذي يُحدد فيه المدرب الرئيسي موعد الاختبار في نظام Mindbody، يظهر اسم الطالب في القائمة. وداعًا لتحديث قوائم الطلاب يدويًا.

إعادة ترتيب المعدات. يشمل النظام تلقائيًا الطلاب الذين كان آخر طلب زيّ رياضي لهم قبل أكثر من تسعة أشهر. وهذا يتيح لنا اختيار الطلاب الذين ربما لم يعد زيّهم الرياضي مناسبًا لهم دون الحاجة إلى إزعاج كل عائلة كل فصل دراسي.

مجموعة البطولة. يشمل النظام تلقائيًا الطلاب المؤهلين للمشاركة في البطولة ضمن فئات الأحزمة والفئات العمرية المناسبة. يقوم منظم البطولة بسحب قائمة محدثة في صباح كل يوم عند فتح باب التسجيل.

ثم أضف قائمة أخرى للوالدين: قائمة التواصل العائلي التي تضم البالغين المشتركين في عضوية العائلة. يجب أن يُرسل تذكير فحص حزام الأمان لطفل في التاسعة من عمره إلى والديه، وليس إلى الطفل نفسه، وتُسهّل بيانات العلاقات العائلية هذه العملية تلقائيًا.

رسائل بريد إلكتروني تُدار ذاتيًا

بعد تجهيز تلك القوائم، قم بإعداد ثلاث سلاسل بريد إلكتروني آلية بسيطة.

التحضير لاختبار الحزام. عندما ينضم الطالب إلى قائمة اختبار الحزام، فإنه يحصل على سلسلة قصيرة على مدار 30 يومًا قبل الاختبار: تأكيد، ومذكرة "ما يمكن توقعه"، وتذكير بفحص الزي الرسمي، وترتيبات اليوم السابق، ومذكرة النتائج في اليوم التالي.

إعادة ترتيب المعدات. عندما يتم إدراج الطالب في قائمة إعادة طلب المعدات، فإنه يتلقى بريدًا إلكترونيًا للتحقق من المقاسات يظهر بالفعل المقاس الموجود لديك في الملف، بالإضافة إلى متابعة واحدة في حالة عدم ورود أي طلب.

دورة البطولة. عندما يدخل الطالب إلى مجموعة البطولة، يتلقى رسائل بريد إلكتروني تتعلق بفتح التسجيل، وإغلاق التسجيل، والترتيبات اللوجستية قبل يوم واحد، ويتم حذفه من التسلسل تلقائيًا بمجرد التسجيل.

يمكنك أيضًا تتبع اتجاهات حضور كل طالب داخل ActiveCampaign، بحيث يمكن للمدرس الرئيسي أن يرى من يحضر باستمرار ومن يتغيب، دون الحاجة إلى فتح جدول بيانات آخر.

ماذا يعني هذا بالنسبة لاستوديوك؟

في تطبيق نموذجي في مراكز تدريب بهذا الحجم، يُوفر الاستغناء عن جداول البيانات ما يقارب أربع إلى ست ساعات أسبوعيًا من وقت الموظفين، أي حوالي 250 ساعة سنويًا. والأهم من ذلك، أن فريقك يتوقف عن الاعتماد على جداول البيانات ويبدأ بالاعتماد على Mindbody كمصدر موثوق وحيد للبيانات، مما يعني أن البيانات في Mindbody نفسه تصبح أكثر دقةً ووضوحًا، لأنه لا أحد يحتفظ بنسخة احتياطية منها.

تتغير نتائج بريدك الإلكتروني بشكل ملحوظ أيضًا. عادةً ما تنخفض معدلات إلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني الجماعية إلى النصف خلال 60 يومًا، ببساطة لأن الطلاب يتوقفون عن تلقي الرسائل التي من الواضح أنها ليست موجهة إليهم. لم يعد الحاصلون على الحزام البني يتلقون رسائل تعريفية خاصة بالحزام الأبيض.

بالنسبة لشركة ستون باين، غطت عملية إعادة طلب المعدات وحدها تكاليف التكامل في الربع الأول. وارتفع معدل إعادة الطلب الموحد عند علامة التسعة أشهر من نسبة 35%، مدفوعة بملاحظة الآباء لأنفسهم، إلى نسبة تتراوح بين 65 و70%، مدفوعة بتذكير يراعي المقاسات.

هذه الأرقام توضيحية. تحقق مراكز التدريب التي تتمتع بسجلات منظمة بالفعل وفورات أقل في الوقت، بينما تحقق مراكز التدريب التي تتمتع بسجلات فوضوية وفورات أكبر بكثير.

هل ترغب في رؤية CRMConnect Mindbody to ActiveCampaign أثناء العمل؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.