العقل والجسد والمستوى العالي: إنهاء عملية تسوية العقود يوم الأحد في الاستوديو الخاص بك

الضريبة الأسبوعية لتتبع العقود يدويًا

تعتمد استوديوهات التدريب الشخصي بشكل كبير على العقود. يتضمن العقد شروط الدفع التلقائي، وعدد الجلسات، وتاريخ التجديد، وشروط الإلغاء. وهو الوثيقة الوحيدة التي تُؤخذ في الاعتبار عند اتخاذ العضو قرار الاستمرار. وفي معظم الاستوديوهات، يُحفظ العقد كملف PDF على منصة Mindbody، ويضطر أحد أعضاء فريقك إلى نسخه يدويًا في أدوات التسويق.

مثال افتراضي: استوديو Bedrock Performance (على سبيل المثال) هو استوديو في موقع واحد يضم ثمانية مدربين و220 عميلًا مشتركين بعقود. كل ليلة أحد، يقضي المالك ساعتين في فتح عقود Mindbody وتحديث السجلات واحدًا تلو الآخر: تاريخ التجديد، والجلسات المتبقية، وحالة الدفع. ساعتان، كل أسبوع، بلا نهاية تلوح في الأفق. وبحلول يوم الثلاثاء، تكون الأرقام خاطئة بالفعل، لأن ثلاثة عملاء استخدموا جلسات يوم الاثنين.

التكلفة الفعلية للعملية اليدوية

العقد ليس مجرد رقم بسيط. فهو يتضمن جدولًا زمنيًا للفواتير، ورصيدًا من الجلسات، وتاريخًا للتجديد، ومحاولات دفع، وشروطًا للإلغاء. عند تتبع ذلك يدويًا، فإن الحقل الذي يُحتمل أن تغفله هو الأهم: ما إذا كانت عملية الدفع التلقائي للعضو تعمل بشكل صحيح، أو قيد المحاولة، أو فشلت.

هناك أيضًا مشكلة حسابية. عدد الجلسات المتبقية هو ما اشتروه، مطروحًا منه ما استخدموه، مطروحًا منه ما حجزوه مسبقًا. إذا تحققت من ذلك عند التسجيل فقط، فسيتغير الرقم خلال أيام. ستظهر التكلفة على شكل رسوم تجديد فائتة، وحالات فشل في الدفع تكتشفها متأخرًا، ومدرب لا يستطيع الإجابة على سؤال "كم عدد الجلسات المتبقية لسارة؟" دون البحث والتدقيق.

بيانات عقدك، محدثة دائمًا، بدون إدخال بيانات

يحافظ نظام CRMConnect Mindbody to HighLevel على مزامنة جميع العقود تلقائيًا. يتم نقل تاريخ التجديد وحالة الدفع ورصيد الجلسات المباشرة إلى HighLevel تلقائيًا، وتبقى هذه البيانات محدثة مع قيام الأعضاء بحجز الجلسات واستخدامها.

يُصبح كل عقد سجلاً مستقلاً، مرتبطاً بالعضو الذي ينتمي إليه. وهذا مهم للعملاء المشتركين في أكثر من عضوية، لأن كل اتفاقية تبقى منفصلة وقابلة للقراءة. لا أحد يفتح برنامج Mindbody لمراجعة أي شيء. البيانات ببساطة صحيحة.

كيف يعمل ذلك لموظفي الاستقبال والمدربين

رصيد الجلسات هو الحقل الذي يختتم به روتين يوم الأحد. يتم تحديثه تلقائيًا في كل مرة يتم فيها حجز جلسة أو إتمامها. يمكن لمدربيك رؤية عدد الجلسات المتبقية بدقة في سجل العضو، دون الحاجة إلى فتح تطبيق Mindbody أو سؤالك.

تُرسل تذكيرات التجديد تلقائيًا أيضًا. قبل حوالي 60 يومًا من انتهاء العقد، يتلقى العضو رسالة ودية من مدربه الرئيسي تتضمن عرض التجديد. قبل حوالي 45 يومًا، إذا كان لديه عدد كبير من الجلسات غير المستخدمة، يتلقى تذكيرًا لطيفًا لحجزها. قبل حوالي 30 يومًا، يُنشئ النظام مهمة لمدربه لإجراء محادثة التجديد شخصيًا في الجلسة التالية. يتبع ذلك تذكيران لطيفان في الأسبوعين الأخيرين. بمجرد تجديد العضو لاشتراكه، تتوقف التذكيرات القديمة تلقائيًا.

مهمة المدرب هي الجزء الحاسم. يُشير النظام إليها، ويُجري المدرب حوارًا حقيقيًا في الصالة الرياضية، ويتم تجديد الاشتراك. لا أحد يُتابع تقارير الحالة بصيغة PDF.

اكتشاف المدفوعات الفاشلة في نفس اليوم

عندما تفشل عملية الدفع التلقائي لأحد الأعضاء، يبدأ احتساب المدة. انتهت صلاحية بطاقته، ويحضر يوم الاثنين، ويسمح له موظف الاستقبال بالمرور، ويبقى فشل الدفع دون ملاحظة حتى يراجعه أحدهم بعد أيام. بحلول ذلك الوقت، يكون العضو قد فوّت عطلة نهاية أسبوع، وبدأ يشعر بالذنب حيال ذلك، وبدأ يبحث عن بدائل.

مع مزامنة العقد، يؤدي فشل عملية الدفع إلى بدء إجراءات استرداد في نفس اليوم. يتلقى العضو رسالة نصية ودية تحتوي على رابط لتحديث بيانات بطاقته. إذا استمرت المشكلة ليوم آخر، يتم إبلاغ المدرب مسبقًا لمناقشة الأمر بشكل غير رسمي في الجلسة التالية. في حال استمرار المشكلة، يتم تحويلها إليك لإجراء مكالمة شخصية. بمجرد إتمام عملية الدفع، تتوقف التذكيرات ويتلقى العضو تأكيدًا سريعًا.

إنّ إرسال رسالة نصية في نفس اليوم هو ما يفرق بين حلّ المشكلة خلال 24 ساعة وفقدان العضو. لا يمكن لتقرير الدفع الأسبوعي أن يحقق ذلك، بينما تستطيع البيانات المباشرة ذلك.

نتائج نموذجية لدى 220 عميلاً

هذه صور توضيحية مركبة، وليست لعميل حقيقي:

• وقت المالك المخصص لتسوية العقد: حوالي ساعتين أسبوعياً، يتم استعادتها بالكامل.
• تم استبعاد الوقت الذي يقضيه المدرب في البحث عن "عدد الجلسات المتبقية"، لأنه موجود في سجل العضو.
• استرداد المدفوعات الفاشلة في غضون أسبوع، في عملية يدوية في نهاية الشهر: ما يقرب من 35 إلى 45 بالمائة.
• استرداد المدفوعات الفاشلة برسالة نصية في نفس اليوم: ارتفاع إلى نطاق 65 إلى 78 بالمائة.
• معدل تجديد العقد في فترة الـ 60 يومًا: زيادة بنسبة تتراوح بين 5 إلى 9 نقاط مئوية تقريبًا، ويرجع ذلك في الغالب إلى المحادثة الشخصية مع المدرب.

تتغير الأرقام تبعاً لأسعار عقودك وثقافة المدربين لديك. أما الآلية فلا تتغير.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لأرباحك النهائية

لا يقتصر الأمر على إضاعة الوقت في مراجعة البيانات يوم الأحد، بل يتعداه إلى خسارة الإيرادات. فبيانات العقود القديمة تعني أن عمليات التجديد ستفوتك، وأن حالات عدم الدفع ستتحول بهدوء إلى إلغاءات، وأن المدربين لن يتمكنوا من إجراء الحوار المناسب في الوقت المناسب. عندما تكون البيانات محدثة وتُرسل التذكيرات تلقائيًا، سيركز فريقك جهوده على الأعضاء بدلًا من جداول البيانات، وسيجري حوار التجديد وجهًا لوجه حيث يتم إبرام الصفقة فعليًا.

شاهدها في استوديوك

هل ترغب في رؤية تطبيق CRMConnect Mindbody to HighLevel عملياً؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.