Mindbody وKlaviyo: أنقذوا إعادة تسجيل الطلاب في مدارس السباحة من خلال رصد حالات الإهمال المبكر.

لماذا تفقد البرامج الموسمية العائلات عند إعادة التسجيل؟

تتشابه مدارس السباحة، وفنون الدفاع عن النفس للأطفال، وأكاديميات الموسيقى، وأي برنامج يُقام على مدار مواسم، في هيكلها: دورة تدريبية تتراوح مدتها بين ثمانية واثني عشر أسبوعًا، مع موعد نهائي صارم لإعادة التسجيل في نهايتها، ووالد مُثقل بأعباء أربعة أنشطة أخرى ووظيفة بدوام جزئي. إذا لم يتواصل الوالد مع الطفل خلال الأسبوعين السابقين للموعد النهائي، يُمنح المقعد لعائلة أخرى على قائمة الانتظار، ولا يعود طفلهم في الدورة التالية.

إليكم مثالًا توضيحيًا. أكاديمية تايدبول للسباحة (مدرسة سباحة افتراضية) هي برنامج يضم 620 طفلًا، ويُقدّم دورات موسمية في مسبح داخلي واحد. عملية إعادة التسجيل نفسها سليمة، لكن المشكلة تكمن في المراحل السابقة. العائلات التي تفقد حماسها (إلغاءان متتاليان، إجازة، أسبوع مرضي) لا يتم تنبيهها في أي مكان. يتم إرسال نفس رسالة إعادة التسجيل العامة للجميع في الأسبوع الذي يسبق فتح باب التسجيل. الأطفال الأكثر عرضة للانسحاب لا يحصلون أبدًا على فرصة مُخصصة لإنقاذهم.

تكلفة العملية اليدوية

يعرف تطبيق Mindbody كل ما يهم هنا. لكل حصة قائمة حضور، ولكل إلغاء وقت محدد، ولكل تسجيل بداية ونهاية. المشكلة هي أن أياً من هذه المعلومات لا يصل إلى أدوات التسويق الخاصة بك في الوقت المناسب لاتخاذ الإجراءات اللازمة.

يقوم موظفو الاستقبال باستخراج تقرير "التغيب عن ثلاث حصص أو أكثر" يوم الجمعة، ويسلمونه لمنسق التسويق يوم الاثنين، الذي يُعدّ قائمةً خاصة بحلول يوم الأربعاء. وبحلول ذلك الوقت، يكون باب الإلغاء قد أُغلق. لم تحصل العائلة التي كانت بحاجة إلى فرصة للنجاة على شيء، أو حصلت عليها بعد فوات الأوان.

لذا، فإن تكلفة العملية اليدوية لا تقتصر على الساعات التي تُقضى في إنشاء القوائم، بل تشمل أيضاً عمليات إعادة التسجيل التي تخسرها بهدوء في كل دورة لأن مؤشرات التحذير لم تصل إلى أي شخص قادر على اتخاذ إجراء بشأنها.

كيف يسد نظام CRMConnect الفجوة

يُبقيك تطبيق CRMConnect Mindbody to Klaviyo على اطلاع دائم بآخر المستجدات في دوراتك التدريبية. ثلاث وظائف من تطبيق واجهة برمجة التطبيقات (API) تُنجز المهمة:

• تتيح مزامنة الفصول الدراسية وتتبع الحضور لـ Klaviyo البقاء على اطلاع دائم بالحجوزات القادمة والحضور والإلغاءات.
• تضمن مزامنة ملفات تعريف العملاء في الوقت الفعلي محاذاة سجلات الاتصال الخاصة بالوالدين، مع إرفاق حالة تسجيل كل طفل.
• يقوم نظام تتبع الزيارات بمطابقة الزيارات الأخيرة يومياً، لذلك لا يتم تشغيل تدفق غياب الحصة الدراسية عن طريق الخطأ في حصة حضرها الطفل بالفعل.

يُعدّ بريد ولي الأمر الإلكتروني هو المرجع الأساسي في نظام Klaviyo. أما الأطفال الذين لا يملكون بريدًا إلكترونيًا خاصًا بهم (وهم الغالبية العظمى في هذا العمر)، فيتم ربطهم بسجل ولي الأمر، بحيث تصل كل رسالة إلى الشخص البالغ الذي قام فعليًا بحجز الحصة.

كبح جماح التذبذب قبل أن يتحول إلى انحدار حاد

التدفق الأول الذي تريده قصير وموجه نحو التذبذب، وليس نحو الهاوية. ويعمل على النحو التالي:

يبدأ النظام عند إلغاء حصة دراسية، ويقتصر على حصة مقررة خلال 24 ساعة. ينتظر النظام 4 ساعات، حتى لا يفاجئ ولي الأمر الذي يعاني من طفل مريض. ثم يرسل بريدًا إلكترونيًا يؤكد حجز مقعد طفلك للأسبوع القادم، مع تحديد التاريخ والوقت مسبقًا.

ثم يتحقق النظام من عدد مرات إلغاء تلك العائلة للحجز خلال الثلاثين يومًا الماضية. يُعتبر إلغاء واحد مجرد ضوضاء، لذا يتوقف النظام عند هذا الحد. أما إلغاءان أو أكثر فيُعتبران مؤشرًا، لذا يستمر النظام بإرسال بريد إلكتروني ثانٍ بعد يومين: رسالة من مدرب الطفل، تُعرض فيها فرصة لحجز حصة تعويضية. هذه هي المحاولة المُوجّهة لإنقاذ الموقف التي لا يُمكن لأي نظام إرسال جماعي عام أن يُحققها.

إن خاصية التفرع هي ما يجعل هذا الأمر مفيدًا. إلغاء واحد لا يعني شيئًا. أما الإلغاء الثالث في شهر واحد فيعني شيئًا، ويجب أن تعكس محاولة الحفظ ذلك.

مسار إعادة التسجيل

يتم تنفيذ التدفق الثاني مرة واحدة في كل جلسة، فقط ضد العائلات التي تقع على الحدود.

يبدأ التقييم قبل 14 يومًا من فتح باب إعادة التسجيل، ويقتصر على الأطفال المسجلين حاليًا. ثم يصنف العائلات بناءً على مدى التزام أطفالهم بحضور هذه الدورة.

• نسبة حضور 80% أو أعلى: رسالة بريد إلكتروني قياسية "احجز مكانك".
• من 50 إلى 80 بالمائة: رسالة بريد إلكتروني "لاحظنا غياب بعض الحصص" مع ملاحظة المدرب واستبيان سريع للتحقق من الحضور.
• أقل من 50%: لا يتم إرسال أي بريد إلكتروني على الإطلاق. يتم توجيه هذه العائلات إلى المدرب الرئيسي لإجراء مكالمة شخصية، ويتم وضع علامة عليها في لوحة معلومات مكتب الاستقبال.

بعد أسبوع، يتوقف النظام عن إرسال الرسائل إلى أي شخص قام بالفعل بإعادة التسجيل، ويرسل تذكيرًا نهائيًا قبل 48 ساعة من الموعد النهائي إلى كل من لا يزال مترددًا.

إنّ خيار "تجاوز البريد الإلكتروني، والتوجه إلى المدرب" هو الجزء الذي تتجاهله معظم أنظمة الأتمتة. فالعائلات الأقل حضورًا لا تحتاج إلى بريد إلكتروني آخر، بل تحتاج إلى شخص. لا تتخذ الأداة القرار، بل تضمن فقط وصول الرسالة إلى العائلات المناسبة.

ماذا يعني هذا لمدرستك؟

هذه صور توضيحية مركبة، وليست لعميل حقيقي:

• معدل إعادة التسجيل قبل عمليات النقل: حوالي 65 إلى 70 بالمائة.
• معدل إعادة التسجيل مع التدفقات القائمة على الحضور: ارتفاع إلى نطاق 75 إلى 82 بالمائة، معظمها من مجموعة الحضور من 50 إلى 80 بالمائة التي كانت تتلقى فقط الرسائل العامة.
• عدد ساعات العمل في مكتب الاستقبال لكل جلسة والتي تُقضى في إعداد القوائم: حوالي 6 إلى 8 ساعات، يتم استعادتها بالكامل.
• "هل تابع أحد الأمر بعد غياب طفلي الأسبوع الماضي؟" انخفضت شكاوى الآباء بشكل حاد، لأن أحدهم فعل ذلك.

يعتمد نجاحك الحقيقي على خط الأساس، وتسعيرك، وما إذا كان المدرب الرئيسي هو من يتخذ القرارات. يوفر لك CRMConnect القائمة المناسبة في الوقت المناسب.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لأرباحك النهائية

تعتمد البرامج الموسمية في نجاحها أو فشلها على موعد انتهاء إعادة التسجيل. فكلما زادت نسبة إعادة التسجيل، دورةً بعد دورة، زادت الحاجة إلى عدد أكبر من المشاركين، وتحولت قوائم الانتظار إلى مسارات فارغة. ويكمن سرّ هذه الزيادة في استقطاب العائلات المترددة مبكراً، من خلال تقديم دعم حقيقي بدلاً من مجرد عروض ترويجية عامة.

هل ترغب في رؤية تطبيق CRMConnect Mindbody to Klaviyo عمليًا؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.