Mindbody و QuickBooks: مزامنة كل عملية بيع بدون إدخال البيانات شهريًا

التكلفة الخفية للمحاسبة اليدوية

تخيل علامة تجارية نموذجية متعددة الفروع في مجال الصحة والعافية تستخدم برنامج QuickBooks Online للمحاسبة. يجب أن تُسجّل جميع مبيعات Mindbody (بيع بالتجزئة، خدمات، عضويات، إكراميات، مدفوعات حسابات) في QuickBooks بشكل صحيح، في الحساب المناسب، مع معالجة الضرائب الصحيحة، وللفرع المناسب.

يقوم المحاسب اليوم بتصدير تقرير مبيعات Mindbody مرة واحدة شهرياً، ثم يعيد تنسيقه في جدول بيانات، ويستورده إلى QuickBooks. تستغرق هذه العملية يوماً كاملاً لكل فرع شهرياً. وللعلامة التجارية أربعة فروع، أي ما يعادل أربعة أيام عمل للمحاسب شهرياً لإدخال البيانات.

إنّ عدم وضوح التدفق النقدي هو الفرصة الأكبر الضائعة. فمع إغلاق الحسابات شهريًا، لا ترى العلامة التجارية صورة إيراداتها الحقيقية إلا بعد ثلاثة أسابيع. وتُتخذ القرارات المتعلقة بالتوظيف، والإنفاق التسويقي، والمشتريات الكبيرة بناءً على بيانات قديمة. إنّ إدخال المبيعات مباشرةً إلى برنامج QuickBooks يمنح المالك والمدير المالي معلومات دقيقة عن الوضع النقدي الحالي، ما يُمكّنهم من اتخاذ الإجراءات اللازمة هذا الأسبوع، وليس الشهر المقبل.

ما هي التكلفة الحقيقية للاستيراد الشهري

تُقدّم عمليات التكامل الأساسية المبيعات كمجموع إجمالي، مما يُهمل التفاصيل الدقيقة لكل بند التي يحتاجها المحاسب. أما الحلول المصممة خصيصًا، فعادةً ما تُحسِن الربط بين البنود، لكنها تتعطل بمجرد إضافة العلامة التجارية خدمة جديدة أو موقعًا جديدًا.

تكمن أكبر عيوب النهج البسيط في محاسبة العضويات. فدفعة العضوية الشهرية تُستحق على مدار فترة العضوية، وليس دفعة واحدة. أما عقد الـ 12 شهرًا المدفوع مقدمًا، فيُستحق على مدار 12 شهرًا. معظم عمليات التكامل الأساسية تُسجل الدفعة كاملةً فورًا، مما يُبالغ في تقدير إيرادات هذا الشهر ويُسبب فوضى محاسبية في نهاية العام.

كيف يقوم تطبيق AppConnect ببث عمليات البيع فور حدوثها؟

يقوم موصل المبيعات وبنود البيع في AppConnect بنقل جميع عمليات بيع Mindbody إلى QuickBooks Online فور حدوثها. تتضمن كل عملية بيع جميع تفاصيلها: المنتجات الفردية، السعر، الضريبة، الخصم، الموقع، وطريقة الدفع. يتم تسجيل كل منتج في QuickBooks في الحساب الصحيح، مع ربطه بالموقع الصحيح.

يحصل محاسبك على دفتر حسابات QuickBooks محدّث ودقيق بدلاً من استيراد البيانات المجمعة شهرياً.

يُتيح لك نظام AppConnect التمييز بين المبيعات الفورية (التجزئة، والمبيعات العابرة، والإكراميات) والإيرادات المتكررة أو المتعاقد عليها. وبذلك، يُمكنك إيداع الأموال التي كان من المفترض تحصيلها على مدار فترة زمنية في المكان الصحيح، وتسجيلها على دفعات شهرية مناسبة، مما يضمن دقة تسجيل الإيرادات في سجلاتك دون الحاجة إلى قيام المراقب المالي بإدخال البيانات يدويًا في نهاية كل شهر.

تُغلق عمليات الاسترداد الحلقة. يتم تسجيل عملية الاسترداد الصادرة في نظام Mindbody كعملية عكسية للعملية الأصلية، مع الإشارة إلى عملية البيع الأصلية، مما يحافظ على سجل التدقيق نظيفًا. وبذلك، تتوقف عمليات الاسترداد عن كونها مفاجأة في نهاية الشهر، وتصبح عملية سلسة ومستمرة.

كيف يعمل بعبارات بسيطة

بمجرد تفعيل خاصية ربط المبيعات وبنود الفاتورة، ستنتقل جميع مبيعات Mindbody تلقائيًا إلى QuickBooks Online. يتم ربط كل بند بالحساب المناسب بناءً على نوعه (بيع بالتجزئة، خدمة، عضوية، إلخ)، وتُسجّل عملية البيع في الموقع الصحيح مع مراعاة الضرائب. أي عملية بيع لا يمكن مطابقتها (مثل نوع منتج جديد) تُرسل تنبيهًا ليتمكن محاسبك من معالجتها في نفس اليوم.

خلال الشهر الأول، يُنصح بتشغيل البث المباشر الجديد بالتزامن مع ما كان سيُعدّه المحاسب يدويًا. من المفترض أن يتطابقا. في حال وجود أي اختلاف، يتم التحقيق فيه ومراجعة عملية الربط. يُمكّن تنبيه الاستثناءات (إشعار عبر سلاك لأي عملية بيع لم تُسجّل، أو عنصر جديد بدون ربط، أو خطأ ضريبي) المحاسب من معالجة المشكلات في نفس اليوم بدلًا من اكتشافها في نهاية الشهر.

تم توفير ساعات عمل نموذجية في مجال مسك الدفاتر في 4 مواقع

إليكم مثالًا افتراضيًا. تدير علامة تجارية متخصصة في الصحة والعافية، ولها أربعة فروع، حوالي 3400 معاملة شهريًا. بعد نقل بيانات المبيعات إلى برنامج QuickBooks، انخفض وقت المحاسب اللازم لاستيراد البيانات من Mindbody إلى QuickBooks شهريًا من حوالي 32 ساعة إلى أقل من 3 ساعات (للتدقيق ومعالجة الاستثناءات فقط). كما انخفضت مدة إغلاق الحسابات الشهرية بحوالي أسبوع. وتحسنت دقة تقديم الإقرارات الضريبية لأن تفاصيل الضرائب لكل بند محفوظة في QuickBooks.

تتحسن إمكانية الدفاع عن عمليات التدقيق بشكل ملحوظ. إذ يُمكن تتبع كل معاملة في QuickBooks إلى عملية بيع محددة في Mindbody، مع الحفاظ على تفاصيل المنتجات والموقع وطريقة الدفع والضرائب. وتُجرى عمليات التدقيق في نهاية العام بشكل أسرع وأكثر دقة. كما تُقلل شركة المحاسبة من ساعات العمل المُفوترة، وهو ما يُعد عائدًا لها على التكامل.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لأرباحك النهائية

يتفوق نظام المحاسبة الحالي على نظام المحاسبة الشهرية المجمعة في جميع المعايير المهمة: الدقة، وسرعة إنجاز المعاملات، وجودة القرارات المتخذة. يجب أن تتضمن سجلاتك تفاصيل كل بند على حدة، لأن الاعتماد على المجاميع الإجمالية يُفقد المحاسب المعلومات التي يحتاجها. كما أن ربط كل عملية بيع بموقعها ليس خيارًا بالنسبة للعلامات التجارية متعددة الفروع. احرص على دقة البيانات عند إدخالها إلى برنامج QuickBooks، وستكون جميع التقارير اللاحقة موثوقة.

هل ترغب في رؤية تطبيق AppConnect لـ Mindbody و Zapier أثناء العمل؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.