Mindbody و Zoho CRM: اكتشاف عمليات الدفع التلقائي الفاشلة في نفس اليوم

لماذا تكلفك تقارير العقود في نهاية الشهر أعضاءً؟

تبدو اشتراكات العقود وكأنها مصدر دخل مضمون حتى تفشل عملية الدفع التلقائي. وبعد هذا الفشل، تكون الفترة الزمنية قصيرة. يستغرق الأمر ما بين 24 إلى 72 ساعة تقريبًا حتى يبدأ العضو الذي رُفضت بطاقته بالبحث عن خيارات أخرى في الاستوديو. تُصدر معظم الاستوديوهات تقريرًا عن حالة العقود في الأول من كل شهر، مما يعني أن عملية الدفع التي فشلت في الثالث من الشهر تبقى غير مسجلة لمدة 27 يومًا. وبحلول الوقت الذي يراه فيه أي شخص، يكون العضو قد انتقل بالفعل إلى استوديو آخر.

لنأخذ مثالاً توضيحياً. لنفترض أن لدينا استوديو "ميرور ليك بيلاتس" (استوديو افتراضي بموقع واحد) يضم 360 مشتركاً بعقود. يدير موظفو الاستقبال والمبيعات جميع العمليات عبر نظام Zoho CRM، باستثناء تفاصيل العقود التي تُخزن في نظام Mindbody. تستغرق عملية مطابقة الحسابات في نهاية الشهر نصف يوم. يتم اكتشاف حالات فشل الدفع التلقائي في اليوم الثامن والعشرين تقريباً، ويتم استردادها في ثلث الحالات تقريباً، أما الباقي فيتوقف عن العمل. لا أحد يرتكب أي خطأ، فالمعلومات تصل متأخرة جداً بحيث لا يمكن اتخاذ أي إجراء بشأنها.

التكلفة الفعلية للعملية اليدوية

عندما تُخزَّن معلومات العقود والمدفوعات في نظام، بينما تُخزَّن علاقات الأعضاء في نظام آخر، يصبح لزامًا على أحدهم أن يربط بينهما يدويًا. وهذا يعني عادةً قيام مدير باستخراج التقارير، ومراجعة ملفات PDF، وتحديث جداول البيانات في نهاية الشهر.

التكلفة الحقيقية ليست نصف يوم من الإجراءات الإدارية، بل هي كل ما يحدث خلال الـ ٢٧ يومًا التي تسبق أي تدقيق. فالعضو الذي انتهت صلاحية بطاقته لم يتلقَّ أي إشعار مسبق، والعضو الذي واجه مشكلة عدم كفاية الرصيد لمرة واحدة لم يتلقَّ أي تنبيه. وبحلول نهاية الشهر، تتوتر العلاقة، ويصبح الحديث عن حل المشكلة محرجًا بدلًا من أن يكون روتينيًا.

كيف يعمل النظام بمجرد تدفق العقود إلى Zoho CRM

يربط نظام CRMConnect Mindbody بنظام Zoho CRM، مما يُبقي معلومات العقود والدفع التلقائي مُحدّثة باستمرار داخل نظام إدارة علاقات العملاء الذي يستخدمه فريقك بالفعل. تبقى تفاصيل العقد، وحالة الدفع التلقائي، وتاريخ الدفع التالي، والمبلغ، وتواريخ التجديد مُحدّثة تلقائيًا. لا حاجة لإعادة إدخال أي بيانات، ولا حاجة لانتظار التقارير.

ما يراه موظفو الاستقبال والمديرون:

• يُظهر سجل كل عضو ما إذا كانت عملية الدفع التلقائي سليمة، أو قيد إعادة المحاولة، أو فشلت، ويتم تحديثه بمجرد حدوث أي تغيير.
• تظهر أسماء العقود وتواريخ البدء والانتهاء والمبالغ الشهرية دون الحاجة إلى فتح تطبيق Mindbody.
• بمجرد فشل عملية الدفع، يظهر اسم ذلك العضو في قائمة يمكن لفريقك اتخاذ إجراء بشأنها اليوم.

التغيير العملي بسيط. فبدلاً من اكتشاف المدفوعات الفاشلة في نهاية الشهر، ستراها في غضون ساعات.

تحويل عملية دفع فاشلة إلى استرداد فوري

بمجرد تفعيل خاصية الدفع التلقائي في Zoho CRM، يمكنك إنشاء تسلسل استرداد تلقائي وهادئ بناءً عليها. إليك مثال عملي:

1. بمجرد أن يتم الإبلاغ عن فشل عملية الدفع، يتلقى العضو رسالة نصية ودية في نفس الساعة: "أشار نظامنا إلى أن عملية الدفع الخاصة بك لم تتم. يمكنك تحديث بطاقتك هنا. أجب إذا كنت بحاجة إلى مساعدة."
2. بعد أربع ساعات، إذا لم يتم تحديث البطاقة بعد، يتلقى أخصائي العضوية مهمة تتضمن السياق الكامل: آخر دفعة ناجحة، والمبلغ المستحق، وعدد المحاولات.
3. في اليوم التالي، يتم إرسال بريد إلكتروني قصير من صاحب الاستوديو يعرض فيه إجراء مكالمة سريعة.
4. بعد يومين من عدم حل المشكلة، يتم إنشاء مهمة اتصال بالمالك لذلك اليوم.
5. إذا قام العضو بتحديث بطاقته في أي وقت، تتوقف الخطوات المتبقية ويتم إرسال رسالة تأكيد نصية.
6. إذا انقضت خمسة أيام دون التوصل إلى حل، يتم وضع علامة على العضو بأنه معرض للخطر ويتم تحديد موعد لمحادثة شخصية للاحتفاظ به.

تُساهم الرسائل النصية في نفس اليوم في استعادة معظم حجم المعاملات تلقائيًا. أما البطاقات التي لم يتم التعامل معها، فعادةً ما تكون منتهية الصلاحية أو بها مشكلة مؤقتة في الرصيد لم يكن العضو على علم بها. ويُعدّ اكتشاف المشكلة في غضون ساعات بدلاً من أسابيع العامل الأهم في الحفاظ على هذا العضو.

تصبح مواعيد التجديد مؤشراً على توقعات الإيرادات

تتيح نفس الاتصالات المباشرة لفريق المبيعات الخاص بك معرفة تاريخ انتهاء كل عقد، مما يحول عمليات التجديد إلى شيء يمكنك التخطيط له بدلاً من مجرد رد الفعل عليه.

• نظرة مستقبلية لمدة 90 يومًا: اجمع القيمة الشهرية لكل عقد ينتهي في الأشهر الثلاثة المقبلة لمعرفة إيرادات التجديد قبل أن تصبح في خطر.
• قائمة انتظار مكالمات التجديد: العقود التي تنتهي في غضون 45 يومًا، مرتبة بحيث يحصل أعضاؤك ذوو القيمة الأعلى على محادثة شخصية أولاً.
• وضوح التوظيف: افصل العقود التي يتم تجديدها تلقائيًا عن تلك التي تحتاج إلى تدخل يدوي، وخطط وقت فريقك وفقًا لذلك.

لا يمكن الوثوق بالتوقعات إلا إذا كانت الأرقام الأساسية حديثة. أما تقارير نهاية الشهر، فتخطئ في توقعات التجديد بنسبة تتراوح بين 5 و15 بالمئة لمجرد أن البيانات المدخلة قديمة.

كيف قد تبدو الأرقام

هذه الأرقام عبارة عن صور توضيحية مركبة، وليست لعميل حقيقي، لكنها تُظهر شكل التغيير في استوديو يضم حوالي 360 عضوًا متعاقدًا:

• معدل الاسترداد عند اكتشاف حالات الفشل في نهاية الشهر: حوالي 25 إلى 35 بالمائة.
• معدل الاستجابة مع رسالة نصية في نفس اليوم ورسالة بريد إلكتروني للمالك في اليوم التالي: ارتفاع إلى نطاق 60 إلى 75 بالمائة.
• الإيرادات التي تم توفيرها كل ربع سنة من خلال الكشف المبكر: حصة كبيرة من قاعدة العقود، اعتمادًا على متوسط حجم العقد.
• انخفض وقت المالك المخصص لتسوية العقود من حوالي 4 ساعات شهريًا إلى أقل من ساعة واحدة، حيث تُخصص تلك الساعة الآن للأعضاء الذين يحتاجون إلى الاهتمام حقًا.

لا تعتمد الآلية على التسويق الذكي، بل على الكشف السريع بالإضافة إلى تسلسل يمكن للعضو الاستجابة له. يتولى التكامل عملية الكشف، وكل ما عليك فعله هو تقديم تسلسل صادق وسهل التطبيق.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لأرباحك النهائية

• تعامل مع حالات فشل الدفع التلقائي كحدثٍ وقع في نفس اليوم، وليس كاكتشافٍ في نهاية الشهر. سرعة استجابتك هي العامل الأهم في معدل استرداد الأموال.
• إن الرسالة الأولى الودية وغير المتسرعة تكسب الأعضاء الذين كانت بطاقاتهم منتهية الصلاحية فقط.
• تُعدّ تواريخ انتهاء العقود أهم مؤشر موثوق به للإيرادات المستقبلية التي تمتلكها الاستوديوهات. استخدمها للتخطيط، وليس فقط لإعداد التقارير.

جربها في الاستوديو الخاص بك

هل ترغب بمعرفة كيف يعمل هذا على بيانات أعضائك؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.