كلينيكو وسيلزفورس: توقعات الإيرادات لمدة 90 يومًا لعيادة طبية مساعدة

إن قيام مدير مالي بإعادة بناء التوقعات كل يوم اثنين في جدول بيانات يُعد مؤشراً واضحاً على أن الشركة قد تجاوزت قدرة أدوات التنبؤ المتاحة لديها. فبعد حجم معين، لم يعد جدول البيانات أداةً فعّالة، بل أصبح عائقاً أمام نمو الشركة.

لنأخذ مثالاً توضيحياً: عيادة ساوثبانك المتكاملة للصحة، وهي عيادة افتراضية كبيرة تضم 19 ممارساً في مجالات العلاج الطبيعي، والتغذية، وعلم النفس، وعلم وظائف الأعضاء الرياضية، ويبلغ دخلها السنوي حوالي 3.1 مليون دولار. يقوم المدير المالي بإعادة بناء توقعات الـ 90 يوماً يدوياً كل يوم اثنين. يحتفظ برنامج كلينيكو بالفواتير، بينما يحتفظ برنامج سيلزفورس بسجلات المرضى. لا أحد يثق تماماً في هذه التوقعات. تضيف خطط الرعاية الممولة طبقة من الأنشطة المتكررة القابلة للفوترة، والتي يتعامل معها جدول البيانات بشكل غير متسق. تقضي اجتماعات الإدارة جزءاً كبيراً من كل يوم ثلاثاء في الجدال حول الرقم الصحيح بدلاً من العمل بناءً على ما يشير إليه.

لماذا يعيقك جدول بيانات يوم الاثنين؟

إن التنبؤ باستخدام جداول البيانات بهذا الحجم يفشل على ثلاثة جوانب:

• يفسد بسرعة. تكون دقيقة لحظة إنشائها، وتصبح قديمة في غضون يوم واحد.
• يستغرق تقطيعه وقتاً طويلاً. يستغرق تغيير التصنيف حسب الممارس أو خط الخدمة ساعات، ولا تتفق الأعمدة أبدًا على التسمية.
• لا يفي بحدود الخطة الممولة. تفرض خطط الرعاية الممولة حدًا أقصى للمبالغ التي يمكن تحصيلها. ونادرًا ما تُحاكي جداول البيانات هذا الحد بدقة، لذا فهي إما تُبالغ في تقدير الإيرادات الممولة التي تم تحديد سقف لها بالفعل، أو تُقلل من تقدير التجديدات التي ستحل قريبًا.

والنتيجة هي أن القيادة تُجري نقاشات حول التوقعات بدلاً من اتخاذ إجراءات بناءً عليها. التكلفة الحقيقية ليست ساعات عمل المدير المالي، على الرغم من أهميتها، بل هي القرارات التي تُتخذ ببطء.

لماذا تفشل المناهج الأخرى؟

يُتيح لك وضع برنامج محاسبي بين Cliniko وSalesforce الحصول على بيانات إيرادات دقيقة لأغراض الضرائب، لكنه لا يُوفر توقعات تشغيلية، لأن عرض المحاسبة يعتمد على الفواتير الصادرة بالفعل، وليس على المواعيد المحجوزة. كما أن لوحة معلومات التقارير المستقلة في ملف Cliniko المُصدّر تُوفر للإدارة مخططًا بيانيًا، لكنها لا تُوفر واجهة عمل داخل Salesforce، حيث تتم إدارة مسار المبيعات ونشاط البرنامج. أما فصل عملية التنبؤ في أداة مستقلة، فيُؤدي إلى إنشاء نظامين مُتعارضين.

كيف تعمل التوقعات ذاتية التحديث

عندما يربط CRMConnect نظام Cliniko بمنصة Salesforce، تنتقل فواتير ومواعيد Cliniko تلقائيًا إلى Salesforce، إلى جانب معلومات خطة الرعاية مثل حدود الجلسات وحدود الفواتير. يصبح توقعك تقريرًا في Salesforce مبنيًا على ثلاث طبقات، ويتم تحديثه تلقائيًا. وبذلك، تختفي عملية إعادة البناء يوم الاثنين.

الطبقات الثلاث:

إيرادات مؤكدة. الفواتير المدفوعة المؤرخة في الفترة. هذه أموال تم الاعتراف بها بالفعل.

من المرجح جداً أن يكون هذا عائداً. المواعيد المحجوزة والحاضرة التي تم تحديد تاريخها خلال الفترة، مضروبة في معدلك التاريخي لتحويل الموعد الحاضر إلى فاتورة مدفوعة، بالإضافة إلى الفواتير المعلقة المرجحة بمدى موثوقية دفعها.

إيرادات متجددة ذات قدرة محدودة. خطط الرعاية الممولة النشطة، مع حد أقصى للإيرادات المتوقعة لا يتجاوز المبلغ المتبقي القابل للفوترة في الخطة. هذا هو الجانب الأكثر أهمية: فالخطط الممولة لها حد أقصى، ولا ينبغي أن تتجاوز التوقعات هذا الحد.

بمجرد وضع هذه الطبقات الثلاث، يمكنك تقسيم التوقعات حسب الممارس ونوع الخدمة (التقييمات الأولية، والمتابعات، والبرامج الجماعية، والحزم). هذه هي الرؤية التي توضح للقيادة أين تتركز التوقعات وأين توجد طاقات غير مستغلة.

وتيرة الإبلاغ

أرسل لفريق القيادة توقعات أسبوعية تُحدَّث تلقائيًا دون الحاجة إلى إعادة بناء يدوية. اعقد اجتماعًا شهريًا لمراجعة الفروقات مع قسم المالية، وقارن التوقعات الصادرة قبل بضعة أسابيع بالنتائج الفعلية. هذه المقارنة هي ما يُحسِّن دقة التوقعات باستمرار.

ما ستستفيده من هذا

عادةً ما ترفع العيادات التي تُطابق مواصفات ساوثبانك دقة التوقعات من المستوى الأساسي المُعتمد على جداول البيانات، والذي يتراوح بين 75 و82%، إلى ما يزيد قليلاً عن 90% بمجرد تشغيل نظام التوقعات ثلاثي الطبقات في Salesforce. وبذلك، يستعيد المدير المالي من 4 إلى 6 ساعات أسبوعيًا. وتتوقف الإدارة عن الجدال حول التوقعات وتبدأ بالعمل بناءً عليها. كما يتم توقع الإيرادات المُمولة بشكل صحيح، بدلاً من المبالغة فيها أو التقليل منها، وهو السبب الرئيسي لخطأ التوقعات في العديد من ممارسات الرعاية الصحية المُساندة.

إدارة الخطط الممولة بمسؤولية

يُعدّ تتبّع خطط الرعاية المُموّلة أساس دقة هذه التوقعات، ولكنه ينطوي على مسؤولية. فالخطة، ومصدر التمويل، وحالة أهلية المريض، كلها تفاصيل تشغيلية حساسة، وليست بيانات تسويقية. لذا، يجب إدراجها في تقارير الشؤون المالية والتشغيلية، مع إبقائها بعيدة عن التقارير التسويقية. وبما أنك تتحكم في ما يُشارك بندًا بندًا، يمكنك تحديد هذا الحدّ بوضوح.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لعيادتك؟

عندما تُعاد صياغة التوقعات يدويًا، فإنها تُصبح مجرد صورة لحظية خاطئة بحلول يوم الثلاثاء، ومصدرًا للجدل بحلول يوم الأربعاء. أما عندما تُبنى على فواتير كلينيكو المباشرة، والمواعيد، وحدود الخطة الممولة داخل سيلزفورس، فإنها تُصبح رقمًا دقيقًا وموثوقًا يُمكن للإدارة العليا من خلاله التخطيط للتوظيف، والطاقة الاستيعابية، والنمو. عندها، يتوقف مديرك المالي عن كونه مجرد مُشغل جداول بيانات، ويبدأ في لعب دور المحلل.

هل ترغب في رؤية ربط CRMConnect Cliniko بـ Salesforce عمليًا؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.