كلينيكو وسيلزفورس: تعرف على قنوات الإحالة التي تمول شبكة العلاج الوظيفي الخاصة بك

عندما ترد الإحالات عبر نظام Salesforce، بينما يتم تقديم العلاج عبر نظام Cliniko، تعجز الإدارة عن تحديد القنوات التي تموّل العمل فعلياً. يرى منسق الاستقبال الإحالات، ويرى منسقو المواعيد المواعيد، لكن لا أحد يرى الرابط بينهما، وبالتالي لا يمكن لأحد الإجابة على السؤال الذي يحدد استثمارات الشراكة للعام المقبل: أي قنوات الإحالة تُنتج فعلياً خطط رعاية مكتملة؟

لنأخذ مثالاً توضيحياً: مجموعة ميريديان للعلاج الوظيفي، وهي مزود إقليمي افتراضي يضم 6 عيادات و28 معالجاً وظيفياً، وقاعدة إحالة تشمل شركات التأمين، والأطباء العامين، والمناطق التعليمية، والإحالات الذاتية. يعمل فريق الاستقبال في نظام Salesforce، بينما تُدار عمليات الجدولة والنتائج السريرية في نظام Cliniko. لا تستطيع الإدارة تحديد قنوات الإحالة التي تُسفر عن تقييمات أولية مكتملة، ناهيك عن خطط رعاية مكتملة. وتُتخذ قرارات الاستثمار في القنوات بناءً على الحدس.

حيث تنكسر الصورة

عادةً ما تسير عملية استقبال المرضى في شبكة تضم ست عيادات على النحو التالي: يصل طلب الإحالة عبر الفاكس أو البوابة الإلكترونية أو الهاتف؛ يقوم منسق الاستقبال بإنشاء سجل في نظام Salesforce مع تحديد مصدر الإحالة؛ تُخصص الإحالة لعيادة معينة؛ يُسجل بيانات المريض في نظام Cliniko في تلك العيادة؛ تُحدد المواعيد في Cliniko؛ ويُقدم العلاج في Cliniko. يُعد سجل Salesforce وسجل بيانات المريض في Cliniko سجلين منفصلين تمامًا، ولا يوجد بينهما أي اتصال مباشر. لذا، لا يمكن معرفة ما إذا كانت الإحالة قد تحولت إلى تقييم أولي مكتمل، ناهيك عن خطة رعاية مكتملة، إلا يدويًا من خلال تصدير البيانات من Cliniko.

لماذا يتركك الأسلوب اليدوي في حيرة من أمرك؟

يؤدي إرسال الإحالات إلى نظام Cliniko ثم استرجاعها في تقرير ربع سنوي إلى بيانات قديمة وغير مكتملة. وبحلول وقت مراجعة التقرير، يكون الوقت قد فات لإعادة تدريب فريق الاستقبال أو تعديل شراكة الإحالة. تكمن المشكلة الأكبر في أن مصدر الإحالة نادرًا ما يبقى بعد الإرسال. فهو يبقى في سجل Salesforce ولكنه لا يُضاف بشكل موثوق إلى بيانات المريض في Cliniko كبيانات يمكن إعداد تقارير عنها. لذا، حتى التصدير اليدوي لا يُجيب على سؤال "خطط الرعاية المكتملة حسب قناة الإحالة".

كيف يعمل نظام تتبع الإحالات ذو الحلقة المغلقة

عندما يربط CRMConnect نظام Cliniko بنظام Salesforce، يبقى سجل Salesforce المُنشأ عند استقبال المريض مرتبطًا به، ويتم تحديثه باستمرار ببيانات نشاط Cliniko طوال فترة علاجه. تُضاف المواعيد إلى Salesforce مع حالتها (محجوزة، تم الوصول إليها، لم يتم الحضور، ملغاة). كما تُضاف معلومات الرعاية (مصدر الإحالة، الطبيب المُحيل، مراحل العلاج، حدود الجلسات). الآن، يُمكن لتقارير Salesforce تجميع البيانات حسب قناة الإحالة، وحساب ما يهم حقًا: أول التقييمات التي تم الوصول إليها، وخطط الرعاية المُكتملة.

إليك ما يمكنك تطبيقه:

سجل واحد متصل لكل مريض. يتم ربط سجل Salesforce الخاص بالمريض عند دخوله إلى نظام Cliniko بسجل إقامته. أي رقم هاتف مصحح، أو عنوان محدّث، أو ملف مكرر مدمج، يتم إرساله تلقائيًا إلى Salesforce.

نشاط المواعيد المباشرة في Salesforce. يظهر كل موعد في Salesforce مع بيانات المريض، والممارس، والعيادة، والنوع، والحالة، وتظهر تغييرات الحالة في غضون دقائق.

تقرير إسناد القناة. تصنيف حسب مصدر الإحالة. لكل قناة: الإحالات الواردة، والمرضى الذين حجزوا موعدًا، والمرضى الذين خضعوا للتقييم الأولي، والمرضى الذين أكملوا خطة الرعاية، وإجمالي الفواتير. هذا تقرير لم يسبق للإدارة أن اطلعت عليه.

أداء القناة المعدل حسب التكلفة. إذا كنت تتعقب الإنفاق على الشراكة أو التسويق لكل قناة، فيمكن للتقرير أن يُظهر تكلفة التقييم الأول الذي تم الوصول إليه وتكلفة خطة الرعاية المكتملة، وليس فقط تكلفة الإحالة الخام.

التوجيه دون فقدان الإسناد. كل موعد له عيادة مخصصة له، لذلك يمكن توجيه الإحالة الجديدة إلى العيادة المناسبة من بين عياداتك الست بناءً على الموقع الجغرافي أو التخصص أو شركة التأمين، بينما يظل مصدر الإحالة الأصلي مرتبطًا.

ما تكتشفه عادةً

عادةً ما تكتشف الشبكة التي تتوافق مع نموذج ميريديان، خلال الربع الأول، أن قناة أو قناتين من قنوات الإحالة التي افترضت قوتها، هي في الواقع متوسطة الأداء فيما يتعلق بخطط الرعاية المكتملة (عدد كبير من الإحالات، ونسبة تحويل منخفضة إلى تقييم نهائي)، بينما تُنتج قناة أصغر بهدوء المرضى ذوي القيمة الأعلى. هذا نقاش حول الشراكة والاستثمار لم يكن بإمكان القيادة إجراؤه من قبل. يتوقف منسق الاستقبال عن إعادة بناء التقرير يدويًا. يحصل المدير الإقليمي على لوحة تحكم واحدة في Salesforce تتضمن خطط الرعاية المكتملة، والإيرادات المُفوترة، والتكلفة لكل قناة، ويتم تحديثها في الوقت الفعلي.

توجيه الإحالات دون قطع المسار

خطأ يجب تجنبه: عند تحويل مريض إلى عيادة أخرى، لا تُنشئ سجلاً جديداً في العيادة المستهدفة، فهذا يُلغي مصدر التحويل الأصلي. بدلاً من ذلك، احتفظ بسجل Salesforce الأصلي، وقم ببساطة بتغيير العيادة المُخصصة. سيتم إعداد المريض في العيادة الصحيحة في Cliniko دون فقدان مصدر التحويل.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لشبكتك؟

إنّ شركة تعتمد على الإحالات ولا تستطيع رؤية نتائجها تُهدر وقت وجهد شركائها في التخمين. عندما تُربط نتائج علاجات كلينيكو بمصدر الإحالة في سيلزفورس، يصبح السؤال "أيّ القنوات تموّلنا فعليًا؟" مجرد رقم في لوحة التحكم، وليس محل نقاش. تستثمر في الشراكات التي تُنتج خطط رعاية مكتملة، وتتوقف عن بذل الجهد في تلك التي لا تُنتج سوى الإحالات.

هل ترغب في رؤية ربط CRMConnect Cliniko بـ Salesforce عمليًا؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.