كلينيكو وسيلزفورس: إعداد التقارير الشبكية لمجموعة طبية رياضية متعددة العيادات

يُعدّ التقرير الأكثر صعوبة في شبكة طب رياضي متعددة العيادات هو التقرير الذي ترغب فيه الإدارة بشدة، والذي يبدو أنه لا يُنجز أبدًا. تُدير كل عيادة جدولها الخاص على منصة Cliniko. ويرغب كل فريق متعاقد في تقريره الخاص. وترغب الإدارة في الحصول على رؤية شاملة للشبكة بأكملها. إنّ تجميع كل هذه البيانات من خمسة مصادر منفصلة هو المشروع الذي يُؤجّل كل ثلاثة أشهر، لأنه في كل مرة يتطلب جهدًا يدويًا كبيرًا جدًا لا يُمكن تبريره.

لنأخذ مثالاً توضيحياً. شبكة Apex للطب الرياضي هي مجموعة افتراضية تضم 5 عيادات في ولايتين، و24 ممارساً، وعقوداً مع فريقين رياضيين محترفين. كل عيادة، وكل فريق متعاقد، وقيادة الشبكة، جميعهم يرغبون في رؤية مختلفة لنفس البيانات الأساسية. استخراج هذه التقارير من 5 مصادر بيانات منفصلة من Cliniko ومطابقتها يدوياً عملية بطيئة وعرضة للأخطاء. كما أنها التقارير التي تعتمد عليها القيادة في اتخاذ قرارات عقود الفرق وتحديد مجالات الاستثمار على مستوى العيادات.

التكلفة الخفية لإدارة 5 عيادات وفق 5 جداول زمنية منفصلة

في شبكة تضم 5 عيادات و24 ممارسًا، يُسجّل شهريًا ما بين 2800 و3500 موعد، وما بين 1200 و1500 فاتورة، وما بين 30 و50 حالة ممولة نشطة، وذلك عبر الفرق المتعاقدة والإحالات الفردية. تُصدّر كل عيادة بياناتها الخاصة. ويتضمن تقرير كل فريق متعاقد تصفية بيانات رياضيي ذلك الفريق. أما عرض الشبكة فيتطلب مطابقة بيانات الممارسين والعيادات في جميع البيانات المُصدّرة، نظرًا لأن الممارس نفسه قد يعمل في عيادتين، وقد تخدم العيادة نفسها أكثر من فريق.

يستغرق إعداد كل هذا يدوياً ما بين يوم ونصف إلى يومين ونصف شهرياً. تتراكم الأخطاء، ويصبح التقرير قديماً بمجرد الانتهاء منه.

كيف يعمل ذلك بمجرد أن يلتزم كل من Cliniko و Salesforce بالتزامن؟

يربط نظام CRMConnect Cliniko مع Salesforce جميع ممارسي الرعاية الصحية، ومواقع عياداتك، ومواعيدك، وفواتيرك في بيئة Salesforce واحدة، ويُحدّثها تلقائيًا. لكل ممارس ولكل موقع، بغض النظر عن عدد جداول Cliniko المُدخلة، هوية واحدة ثابتة. تتدفق المواعيد والفواتير مرتبطة بالممارس والعيادة المناسبين. تتحول التقارير على مستوى الشبكة، ومستوى العيادة، ومستوى الفريق المتعاقد، إلى لوحات معلومات مبنية على نفس مجموعة البيانات.

يُعدّ الإعداد لمرة واحدة أمرًا بالغ الأهمية. فعند تفعيل التكامل، يتم تحديد هوية الممارس والعيادة مرة واحدة فقط، ما يعني أن الممارس الذي يعمل في عيادتين يُسجّل في سجل واحد، وليس سجلين، كما يتم توحيد أسماء العيادات لضمان تجميعها بشكل صحيح في عرض الشبكة. هذه مهمة إعداد تُنفّذ لمرة واحدة، وتُؤتي ثمارها في كل دورة إعداد تقارير لاحقة.

بمجرد أن يتم ذلك، يتم إنشاء التقارير تلقائيًا:

• وجهة نظر الممارس: المواعيد التي تم الوصول إليها، ومعدل عدم الحضور، ومتوسط الفاتورة لكل جلسة، ومعدل إعادة الحجز، ومدى استخدام ساعات كل ممارس بشكل كامل.
• نظرة من منظور العيادة: الاستخدام، واكتساب مرضى جدد، ومتوسط مدة الحالة، والإيرادات لكل ممارس، وحصة نشاط الفريق المتعاقد.
• عرض الفريق المتعاقد: الرياضيون الذين تمت رؤيتهم، والجلسات المقدمة، والتقدم المحرز في مراحل الحالة، ومتوسط وقت العودة إلى اللعب، مع تقرير واحد لكل فريق يتم تحديثه تلقائيًا.
• لوحة معلومات القيادة: المواعيد التي تم الوصول إليها، والإيرادات المحصلة، ومعدل عدم الحضور، والاستخدام حسب العيادة إلى جانب إجمالي الشبكة، ويمكن قراءتها في 90 ثانية.

كيف تبدو الأرقام عادةً

عادةً ما تُغني الشبكة التي تتوافق مع مواصفات Apex عن دورة إعداد التقارير اليدوية الشهرية تمامًا، مما يوفر من يوم ونصف إلى يومين ونصف شهريًا. هذه الأرقام توضيحية، لكن التوفير حقيقي.

تتحول تقارير الفريق المتعاقد من تقارير يدوية إلى تقارير آلية، ويتحسن معدل الاحتفاظ بالعقود لأن الشركاء في الفريق يتلقون الآن تقارير دقيقة وفي الوقت المحدد بدلاً من التقارير المتأخرة. وتصبح لوحة معلومات القيادة المصدر الوحيد الموثوق لفريق الإدارة، وبالتالي تُتخذ القرارات المتعلقة باستثمارات العيادات والتوظيف وتسعير العقود بناءً على أرقام حقيقية بدلاً من التخمينات.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لممارستك المهنية؟

إنّ التعامل مع الممارسين ومواقع العيادات كسجلات سليمة ومستقرة في نظام مشترك واحد هو الأساس. وبدون ذلك، يصبح كل تقرير مشترك بين العيادات عملية مطابقة يدوية يخشاها البعض.

أنشئ لوحة معلومات القيادة في النهاية، ولكن صممها أولاً، بحيث تتكامل تقارير الممارسين والعيادات والفرق المتعاقدة بسلاسة في عرض الإدارة التنفيذية. وانتبه جيداً لتقارير الفرق المتعاقدة، فهي عادةً ما تكون الأكثر وضوحاً، لأن الشركاء يلاحظون وصول تقاريرهم الشهرية بانتظام ودون أخطاء، وهذه الموثوقية عاملٌ حاسم في تجديد العقود.

هل ترغب في رؤية ربط CRMConnect Cliniko بـ Salesforce عمليًا؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.