كلينيكو وأكتيف كامبين: تقارير الممارسين في الوقت الفعلي لعيادة صحة المرأة

يصل نمو العيادة إلى مرحلة يصبح فيها إعداد التقرير الشهري للأطباء يدويًا غير عملي. تصبح الأرقام قديمة بحلول الوقت الذي يصل فيه التقرير إلى بريد فريق الإدارة. ويستغرق تحليلها حسب التخصص ساعات طويلة. كما لا توجد رؤية واضحة للمرضى الذين يعودون للتواصل على المدى الطويل والذين يبتعدون تدريجيًا.

لنأخذ مثالاً توضيحياً. لنفترض أن "مجموعة أورورا لصحة المرأة" هي عيادة افتراضية تضم ثلاثة مواقع و11 ممارساً، من بينهم أخصائيو علاج طبيعي للحوض، وأطباء عامون متخصصون في صحة المرأة، واستشاريو رضاعة. حالياً، تُعدّ الإدارة تقارير أداء الممارسين مرة واحدة شهرياً عبر لصق بيانات برنامج "كلينيكو" في جدول بيانات. تُظهر الأرقام أداء الشهر الماضي، وتصنيفها حسب التخصص عملية يدوية. ولا توجد صورة واضحة ومستمرة عن المرضى الذين ما زالوا يترددون على العيادة بعد ستة أشهر.

لماذا تتوقف جداول البيانات عن التوسع؟

بوجود 11 ممارساً موزعين على ثلاثة مواقع وعدة تخصصات، يجب أن يجيب جدول البيانات الشهري على ما يلي:

• المواعيد التي تم الوصول إليها حسب الطبيب والموقع ونوع الخدمة.
• متوسط قيمة الفاتورة لكل ممارس.
• معدل تكرار الزيارة، أي عدد المرضى الذين يعودون خلال فترة زمنية محددة.
• المشاركة طويلة الأمد، كم عدد المرضى الذين تمت معاينتهم قبل ستة أشهر والذين ما زالوا نشطين.
• حضور الجلسات الجماعية لصفوف ما قبل الولادة وما بعدها.

كلٌّ من هذه الحالات يُمثّل تفصيلاً مختلفاً. يستغرق إعداد التقرير نصف يوم، وبحلول الوقت الذي تُراجعه فيه القيادة، تكون البيانات قديمةً بأسبوعين، وتكون فرص اتخاذ الإجراءات بناءً عليها قد فاتت.

كيف يعمل النظام بعد أن يقوم Cliniko بتغذية تقاريرك

يربط نظام CRMConnect Cliniko مع ActiveCampaign بيانات مرضاك تلقائيًا بأدوات التسويق وإعداد التقارير. يحتوي كل اتصال على سجل مواعيده الفعلي: الموقع الذي زاره، تاريخ آخر موعد، إجمالي عدد مواعيده، وعدد المواعيد التي خضع لها مؤخرًا. وبمجرد انتهاء المواعيد، يتم تصنيف كل اتصال تلقائيًا باسم الطبيب والموقع ونوع الموعد. كما يتم مزامنة بيانات الفواتير أيضًا.

هذا يعني أن التقارير الموجودة داخل أداة التسويق الخاصة بك، وكذلك الحملات التسويقية نفسها، تستخدم نفس البيانات التي يتم تحديثها باستمرار. وبذلك، تختفي عملية إعداد جداول البيانات الشهرية تمامًا.

إليكم ما يمكنكم مشاهدته مباشرة:

• وجهة نظر الممارس: عدد المواعيد التي تم الوصول إليها شهريًا، والزيارات الأولى مقابل الزيارات المتكررة، ومتوسط قيمة الفاتورة.
• عرض الموقع: المواعيد التي تم الوصول إليها، واكتساب مرضى جدد، والتقسيم بين المرضى الجدد والمرضى العائدين.
• نظرة شاملة على مدى استمرارية المتابعة: تشمل هذه النظرة المرضى الذين كانت زيارتهم الأولى قبل ستة أشهر، ومن لا يزالون يتابعون حالتهم بانتظام، ومن انقطعوا عن المتابعة. هذه هي النظرة التي يحتاجها فريق التسويق بشدة، والتي لا يملك حالياً أي وسيلة للحصول عليها.

يتم فصل دروس ما قبل الولادة وما بعدها الجماعية عن المواعيد الفردية، لذلك لا يؤثر حضور المجموعات على الأرقام الفردية للممارس.

كيف تبدو الأرقام عادةً

عادةً ما تجد العيادة التي تتطابق مع مواصفات أورورا ثلاثة أمور خلال أول 60 يومًا. هذه الأرقام توضيحية، لكن النمط ثابت.

أولًا، تختفي عادة إعداد جداول البيانات الشهرية، مما يوفر حوالي نصف يوم كل شهر. ثانيًا، تكتشف الإدارة أن طبيبًا أو اثنين يتمتعان بمعدل احتفاظ بالمرضى أعلى بشكل ملحوظ خلال ستة أشهر مقارنةً بالآخرين، مما يفتح بابًا لنقاش سريري وتشغيلي كان النظام القديم يخفيه تمامًا. ثالثًا، يصبح اكتساب مرضى جدد حسب الموقع مرئيًا في الوقت الفعلي، مما يسمح لفريق التسويق بتوزيع الإنفاق بين المواقع أسبوعيًا بدلًا من ربع سنويًا.

جلسات جماعية دون تشويه الأرقام الفردية

تُعدّ دروس ما قبل الولادة الجماعية، وجلسات التعافي بعد الولادة، ودروس صحة الحوض، مصادر دخل أساسية في عيادات صحة المرأة، ويجب قياسها. إلا أن دمج حضور المجموعات مع إحصاءات الجلسات الفردية للممارس يُشوّه كلا الرقمين. يُبقي هذا الدمج الرقمين منفصلين: تُسجّل الجلسة الجماعية كحضور جماعي، وليس كموعد فردي لكل مشاركة، وبالتالي يبقى عدد الحضور الفردي للممارس دقيقًا، بينما يُسجّل حضور المجموعات في بند منفصل.

شيء واحد يجب الحفاظ عليه صحيحاً

بمجرد أن تبدأ التصنيفات بالتدفق تلقائيًا، قد يغريك استخدامها كسجل ثانٍ للمريض. قاوم هذا الإغراء. هذه التصنيفات مجرد إشارة لأغراض إعداد التقارير والتسويق، لا أكثر. سجل المريض موجود في نظام كلينيكو. إذا وجدت نفسك تُنشئ تصنيفات مثل "المريضة حامل حاليًا" أو "المريضة في فترة النقاهة بعد الولادة"، فتوقف. التصنيف الأول لا ينبغي أن يكون موجودًا في أداة تسويقية على الإطلاق، فهو يتعلق بالسياق السريري وله تبعات تتعلق بالموافقة. أما التصنيف الثاني، إذا كان له أي تأثير، فيجب أن يُستقى من نظام كلينيكو، لا أن يُضاف يدويًا.

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا لممارستك المهنية؟

تُعدّ تسميات الممارسين والمواقع التي تُضاف تلقائيًا عند اكتمال المواعيد بمثابة اللبنة الأساسية. ابدأ بتفعيلها أولًا، ثم ابنِ التقارير عليها.

احتفظ بأرقام المواعيد الفردية والجماعية في سجلات منفصلة، لأن خلطها يُنتج تقييمات مضللة للممارسين. وتذكر أن الملصقات التسويقية ليست سجلاً طبياً للمريض، بل Cliniko هو السجل الطبي. يضمن التكامل بينهما تزامن البيانات دون أي لبس.

هل ترغب في رؤية CRMConnect Cliniko to ActiveCampaign أثناء العمل؟ عرض صفحة تطبيق واجهة برمجة التطبيقات.