ক্লিনিকো থেকে সেলসফোর্স ডেটা গভর্নেন্স: কাইরোপ্র্যাকটিক গ্রুপগুলির জন্য একটি ক্ষেত্র-স্তরের প্যাটার্ন

ক্লিনিকো থেকে সেলসফোর্সে একবারের জন্য স্প্রেডশিট এক্সপোর্ট করাটা সবদিক থেকেই সবচেয়ে খারাপ একটি ব্যাপার। এটি এতটাই হালনাগাদ যে একে একটি ইন্টিগ্রেশন বলে মনে হয়। আবার এতটাই পুরোনো যে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। এটি এতটাই অসম্পূর্ণ যে কেউই একে পুরোপুরি বিশ্বাস করতে পারে না। এবং যখন কোনো কমপ্লায়েন্স অফিসারকে দেখাতে হয় যে রোগীর ডেটা কীভাবে পরিচালনা করা হচ্ছে, তখন তার কাছে উল্লেখ করার মতো কিছুই থাকে না।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক: সামিট স্পাইন অ্যান্ড জয়েন্ট কাইরোপ্র্যাকটিক, একটি কাল্পনিক গ্রুপ যার ৩টি ক্লিনিক, ৯ জন কাইরোপ্র্যাক্টর এবং বার্ষিক আয় প্রায় ১.৪ মিলিয়ন ডলার। এই প্রতিষ্ঠানটি একাধিক ভিজিটের কেয়ার প্ল্যান বিক্রি করে। কমপ্লায়েন্স অফিসার চান কোন রোগীর তথ্য সেলসফোর্সে পৌঁছাবে, সেলস ও মার্কেটিং বিভাগের কারা তা দেখতে পারবে এবং কখন কী স্থানান্তরিত হয়েছে তার একটি সুস্পষ্ট রেকর্ডের ওপর কঠোর নিয়ন্ত্রণ রাখতে। বর্তমান ব্যবস্থাটি হলো একটি পর্যায়ক্রমিক স্প্রেডশিট এক্সপোর্ট, যার ওপর কেউই পুরোপুরি ভরসা করে না। মার্কেটিং টিম লাইভ ডেটা চাইছে। কমপ্লায়েন্স অফিসার গভর্নেন্স চাইছেন। উভয় পক্ষই সঠিক।

কেন পর্যায়ক্রমিক স্প্রেডশীট রপ্তানি ব্যর্থ হয়

যে তিনটি কারণে এটি সম্মতি পর্যালোচনায় টিকতে পারে না:

• হয় সবটা, নয়তো কিছুই না। একটি স্প্রেডশিট এক্সপোর্টে সাধারণত রোগীর সমস্ত বিবরণ থাকে, অথবা কিছুই থাকে না। এটি আপনার কাঙ্ক্ষিত ফলাফলের বিপরীত, কারণ আপনি চান শুধু মার্কেটিং বিভাগের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যটুকুই শেয়ার করতে।
• এটি কোনো চিহ্ন রাখে না। ফাইলটি একবার সেলসফোর্সে আপলোড হয়ে গেলে, কোন রোগীদের, কখন বা কার দ্বারা ইম্পোর্ট করা হয়েছিল তার কোনো রেকর্ড থাকে না। কমপ্লায়েন্স পর্যালোচনার জন্য খতিয়ে দেখার মতো কিছুই থাকে না।
• তৈরি হওয়ার মুহূর্তেই এটি অপ্রচলিত হয়ে যায়। মাসিক বা ত্রৈমাসিক এক্সপোর্টের অর্থ হলো সেলসফোর্স অতীতের তথ্য প্রতিফলিত করে। ক্লিনিকোতে আপনি যে সংশোধনগুলো করেন (যেমন কোনো রোগীর মার্কেটিংয়ের সম্মতি প্রত্যাহার, একটি ডুপ্লিকেট রেকর্ড একত্রিত করা, বা একটি রেকর্ড ঠিক করা), সেগুলো কখনোই সেলসফোর্সে পৌঁছায় না।

কমপ্লায়েন্স অফিসারের এই ধারণা যে কিছু একটা ভুল হচ্ছে, তা সঠিক। সঠিক সেটআপ আপনাকে একটি একটি করে ডেটা বেছে নিতে, উভয় সিস্টেমকে হালনাগাদ রাখতে এবং প্রতিটি পরিবর্তনের রেকর্ড সংরক্ষণ করতে সাহায্য করে।

ক্লিনিকো এবং সেলসফোর্স সংযোগ করার একটি নিরাপদ উপায়

CRMConnect Cliniko to Salesforce আপনাকে প্রতিটি রোগীর বিবরণের মধ্যে থেকে সুনির্দিষ্টভাবে ঠিক করার সুযোগ দেয় যে কোন তথ্যগুলো Salesforce-এ পৌঁছাবে। আপনি নিজে থেকে চালু না করলে কোনো তথ্যই শেয়ার করা হয় না। রোগীর তথ্য আদান-প্রদান উভয় দিকেই হালনাগাদ থাকে, তাই যদি কোনো রোগী তার সম্মতি প্রত্যাহার করে নেয় বা আপনি Cliniko-তে কোনো রেকর্ড সংশোধন করেন, তাহলে Salesforce-এ তা পরবর্তী ত্রৈমাসিকের পরিবর্তে মিনিটের মধ্যেই প্রতিফলিত হয়। এবং এটি কী কী পরিবর্তন হয়েছে তার একটি রেকর্ড রাখে, যা স্প্রেডশিট পদ্ধতি আপনাকে কখনোই দিতে পারে না।

কীভাবে দায়িত্বশীলভাবে এটি সেট আপ করবেন

কোনো কিছু চালু করার আগে ডেটা ম্যাপটি লিখুন। আপনি Salesforce-এর সাথে Cliniko-এর যে সমস্ত বিবরণ শেয়ার করতে চান, তার একটি তালিকা তৈরি করুন। প্রত্যেকটিকে মার্কেটিং-এর জন্য নিরাপদ, অপারেশনের জন্য নিরাপদ, অথবা শুধুমাত্র চিকিৎসকদের জন্য—এইভাবে চিহ্নিত করুন। শুধুমাত্র চিকিৎসকদের জন্য নির্ধারিত আইটেমগুলো কখনোই শেয়ার করা হয় না। কমপ্লায়েন্স অফিসার এই ম্যাপটিতে স্বাক্ষর করেন।

শুধুমাত্র উভয় পক্ষের যোগাযোগের বিবরণ শেয়ার করুন। মার্কেটিং ও অপারেশনের জন্য নিরাপদ তথ্য, যেমন নাম, ইমেল, ফোন, ডাক ঠিকানা, মার্কেটিং সংক্রান্ত পছন্দ, রোগী কোন ক্লিনিকে যান—এই সবকিছু উভয় সিস্টেমে হালনাগাদ রাখা যায়। চিকিৎসা সংক্রান্ত যেকোনো তথ্য, যেমন যেকোনো ফ্রি-টেক্সট নোট, যেকোনো রোগ নির্ণয়, যেকোনো চিকিৎসা পরিকল্পনা—এগুলো বাদ রাখা হয়।

যত্ন-পরিকল্পনার বিষয়বস্তু নয়, এর অগ্রগতি শেয়ার করুন। সেলসফোর্স একটি কেয়ার প্ল্যানের কাঠামোগত তথ্য দেখতে পারে: কেসের অবস্থা, কতগুলো সেশন অনুমোদিত, কতগুলো ব্যবহৃত হয়েছে, বিলিংয়ের সীমা, এবং মাইলস্টোনের অগ্রগতি। এটি রোগীর অবস্থা বর্ণনা করে এমন ক্লিনিক্যাল বিবরণ বা নোটগুলো কখনোই দেখতে পায় না।

ডেটা ম্যাপের সাথে সেলসফোর্স অ্যাক্সেস মেলান। ক্লিনিকের সাথে সরাসরি যুক্ত কর্মীরা অপারেশনের জন্য নিরাপদ বিবরণ দেখতে পান। বিলিং কর্মীরা চালান এবং পেমেন্টের বিবরণ দেখতে পান। মার্কেটিং কর্মীরা শুধুমাত্র মার্কেটিং-এর জন্য নিরাপদ বিবরণ দেখতে পান। এর বাইরে কেউ কিছু দেখতে পেলে তা একটি ইচ্ছাকৃত সিদ্ধান্ত, ডিফল্ট সেটিংসের কোনো দুর্ঘটনা নয়।

সম্মতির বিষয়ে ক্লিনিকোকে তথ্যের একমাত্র উৎস হিসেবে গড়ে তুলুন। যদি কোনো রোগী ক্লিনিকো-তে মার্কেটিং-এর সম্মতি প্রত্যাহার করেন, তবে তা সঙ্গে সঙ্গে সেলসফোর্স-এ চলে যায়। সেলসফোর্স-এর পক্ষ থেকে সম্মতি পরিবর্তন করা হয় না, যদি না এর জন্য কোনো নিয়ন্ত্রিত ও নথিভুক্ত প্রক্রিয়া থাকে।

যা রেকর্ড করা হচ্ছে তা নিশ্চিত করুন। যাচাই করুন যে রেকর্ড তৈরি, আপডেট, পরিবর্তিত ফিল্ড এবং প্রতিটি পরিবর্তনের উৎস সবই লগ করা আছে, সংরক্ষণের সময়কাল আপনার কমপ্লায়েন্স নীতির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং কমপ্লায়েন্স অফিসার জানেন কীভাবে এটি খুঁজে বের করতে হয়।

ত্রৈমাসিক পর্যালোচনাটি বুক করুন। কমপ্লায়েন্স অফিসার, ইন্টিগ্রেশন ওনার এবং ক্লিনিক্যাল ডিরেক্টরের সাথে প্রতি ত্রৈমাসিকে কুড়ি মিনিট করে সময়।

ত্রৈমাসিক শাসন পর্যালোচনা

আলোচ্যসূচি সংক্ষিপ্ত ও সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখুন:

• অনুমোদন ছাড়া ডেটা ম্যাপটি পরিবর্তিত হয়নি তা নিশ্চিত করুন। কোনো সংযোজন থাকলে তা উল্লেখ করুন।
• গত ত্রৈমাসিকের পর থেকে Salesforce অ্যাক্সেসের পরিবর্তনগুলো নিশ্চিত করুন। শেয়ার করা ডেটার সাথে সম্পর্কিত কোনো নতুন রোল বা নতুন অ্যাক্সেস শনাক্ত করুন।
• এই ত্রৈমাসিকের পরিবর্তন লগটি পর্যালোচনা করুন। কোনো ক্লিনিক্যাল বিষয়বস্তু বাদ পড়েনি তা নিশ্চিত করতে অল্প কিছু রেকর্ড যাচাই করে দেখুন।
• মার্কেটিং সম্মতির সংখ্যা তুলনা করুন। ক্লিনিকো এবং সেলসফোর্স একমত কিনা তা নিশ্চিত করুন। কোনো গরমিল থাকলে তদন্ত করুন।
• প্রতিষ্ঠানটির কমপ্লায়েন্স ফাইলে পর্যালোচনাটি লক্ষ্য করুন।

প্রতি ত্রৈমাসিকে কুড়ি মিনিট। স্প্রেডশিট পদ্ধতিতে পর্যালোচনার জন্য কোনো মিনিটই পাওয়া যায় না, কারণ সেখানে পর্যালোচনা করার মতো কিছুই থাকে না। নথিভুক্ত কার্যবিবরণীই পর্যালোচনাকে সম্ভব করে তোলে।

এর অর্থ আপনার দলের জন্য কী

এই পদ্ধতি অনুসরণকারী একটি কাইরোপ্র্যাক্টিক গ্রুপ “এটি নিরাপদ কিনা তা নিয়ে মার্কেটিং এবং কমপ্লায়েন্সের মধ্যে মতবিরোধ” থেকে “উভয়েরই একটি লিখিত, স্বাক্ষরিত এবং ত্রৈমাসিকভাবে পর্যালোচিত চুক্তি রয়েছে”-এর পর্যায়ে চলে আসে। মার্কেটিং টিম তাদের কাঙ্ক্ষিত লাইভ ডেটা—যেমন কেয়ার-প্ল্যানের অগ্রগতি, চিকিৎসা থেকে বিরত থাকা রোগীর সংকেত এবং রোগীর উপযোগিতা—পেয়ে যায়, অথচ এমন কোনো রেকর্ড প্রকাশ করতে হয় না যা প্রতিষ্ঠানটিকে ঝুঁকিতে ফেলতে পারত। কমপ্লায়েন্স অফিসার তার প্রয়োজনীয় তথ্যপ্রমাণ পেয়ে যান। এবং সিএফও-কে আর এই রিপোর্টিং বিশ্বাসযোগ্য কিনা, সে বিষয়ে প্রশ্ন করা বন্ধ হয়ে যায়।

CRMConnect Cliniko to Salesforce-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.