DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর মাধ্যমে পিটিশনে স্বাক্ষরকারীদের প্রথমবারের মতো দাতায় পরিণত করুন।

আপনার সমর্থক তালিকাটিই আপনার সংস্থার সবচেয়ে কম ব্যবহৃত সম্পদ। আবেদনপত্রে স্বাক্ষরকারী, অনুষ্ঠানে অংশগ্রহণের জন্য সম্মতি প্রদানকারী, মন্তব্য করার সময়সীমার মধ্যে জমা দেওয়া তথ্য, পদক্ষেপ-সতর্কতা গ্রাহক: এরা হলেন হাজার হাজার মানুষ, যারা আপনাকে তাদের ইমেল দেওয়ার মতো যথেষ্ট আগ্রহী, কিন্তু এখনও তাদের অর্থ দেওয়ার মতো যথেষ্ট আগ্রহী নন। একজন সমর্থক থেকে প্রথমবারের মতো দাতা হয়ে ওঠার এই পথেই বেশিরভাগ পরিবেশ সংরক্ষণ বিষয়ক অলাভজনক সংস্থাগুলো সবচেয়ে বেশি উন্নতির সুযোগ হাতছাড়া করে।

হস্তান্তর প্রক্রিয়াটি প্রায় কখনোই মসৃণভাবে হয় না। একজন সমর্থক একটি পিটিশনে স্বাক্ষর করেন। কয়েক মাস পর, সেই একই ব্যক্তি আপনার বছর শেষের আবেদনের মাধ্যমে ২৫ ডলার দান করেন। কিন্তু আপনার ইমেল টুল তখনও তাকে একজন সমর্থক হিসেবেই দেখে। অ্যাকশন অ্যালার্ট আসতেই থাকে। দাতাদের স্বাগত জানানোর সিরিজটি কখনোই শুরু হয় না। নতুন দাতাটি ভুল আলোচনায় জড়িয়ে পড়েন এবং পরবর্তী ছয় মাস ধরে নীরবে নিজেকে গুটিয়ে নেন। আপনি সবেমাত্র একজন দাতা পেয়েছেন এবং সাথে সাথেই তাকে হারাতে শুরু করেছেন।

ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ার জন্য আপনার যা খরচ হচ্ছে

যদি আপনার দল এই ব্যবধানটি হাতে করে পূরণ করে, তাহলে এর খরচ তিনটি ক্ষেত্রে দেখা যায়।

প্রথমটি হলো গতি। কাউকে ডোনারপারফেক্ট থেকে একটি উপহারের তালিকা এক্সপোর্ট করে অ্যাক্টিভক্যাম্পেইনে আপলোড করতে হয়। সাপ্তাহিক এই আপলোডটি হতে হতে, নতুন দাতা ইতিমধ্যেই আরও তিনটি অ্যাকশন অ্যালার্ট পেয়ে যান এবং সেগুলো খোলা বন্ধ করে দেন। অবশেষে যখন ধন্যবাদ জ্ঞাপক চিঠিটি আসে, তখন সেটিকে কোনো অপরিচিত ব্যক্তির পাঠানো একটি গতানুগতিক চিঠির মতো মনে হয়।

দ্বিতীয়টি হলো নির্ভুলতা। একজন নতুন দাতা যিনি আগে থেকেই একজন সমর্থক ছিলেন, তিনি কোনো নতুন পরিচিতি নন, বরং তিনি একজন বিদ্যমান ব্যক্তি যার একটি নতুন ভূমিকা রয়েছে। যদি আপনার প্রক্রিয়াটি কেবল তাকে একটি নতুন রেকর্ড হিসাবে যুক্ত করে, তাহলে আপনার কাছে একটি নকল রেকর্ড তৈরি হয়ে যায়। যদি এটি পুরানো রেকর্ডটি কখনও আপডেট না করে, তাহলে তিনি একই সাথে দুটি যাত্রায় থেকে যান।

তৃতীয়টি হলো ভঙ্গুরতা। আপনি যে বিকল্প ব্যবস্থাই তৈরি করুন না কেন, আপনার দল যখনই কোনো নতুন আপিল কোড যোগ করে বা কোনো ফর্মের কার্যকারিতা পরিবর্তন করে, তখনই তা ভেঙে পড়ার প্রবণতা থাকে। রূপান্তর নীরবে থেমে যায় এবং সংখ্যা কমে না যাওয়া পর্যন্ত কেউ তা খেয়াল করে না।

সমর্থকদের দাতা পরিচর্যায় সম্পৃক্ত করার একটি পরিচ্ছন্ন উপায়

DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর জন্য CRMConnect প্রত্যেক সমর্থককে একজন ব্যক্তি হিসেবে গণ্য করে, যিনি একই সাথে একজন প্রচারক এবং দাতা উভয়ই হতে পারেন। যখন DonorPerfect-এ প্রথম কোনো অনুদান আসে, তখন তা অনুদানের পরিমাণ এবং অনুদানের ইতিহাস সহ সঙ্গে সঙ্গে ActiveCampaign-এ প্রদর্শিত হয়। প্রচারকের তকমাগুলো মুছে যায়, দাতার তকমা যুক্ত হয়, এবং কন্ট্যাক্টটি অ্যাকশন-অ্যালার্ট ট্র্যাক থেকে বেরিয়ে একটি প্রকৃত দাতা স্বাগত যাত্রায় প্রবেশ করে। কোনো এক্সপোর্ট নেই, কোনো ডুপ্লিকেট রেকর্ড নেই, কোনো ল্যাগ নেই।

আপনার টিমও ডোনারপারফেক্ট-এর ভেতরে সম্পূর্ণ চিত্রটি দেখতে পায়, যেখানে উন্নয়ন কর্মীরা ইতিমধ্যেই কাজ করেন। ইমেইল এনগেজমেন্ট এবং জার্নির স্ট্যাটাস সরাসরি ফিরে আসে, ফলে কোনো দাতার বর্তমান অবস্থা জানার জন্য কাউকে দ্বিতীয় কোনো সিস্টেমে লগ ইন করতে হয় না।

সমর্থক থেকে দাতা হওয়ার যাত্রাটি কীভাবে কাজ করে

এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক পরিস্থিতি তুলে ধরা হলো। ব্লু রিজ ওয়াটারশেড ট্রাস্ট হলো একটি কাল্পনিক ল্যান্ড ট্রাস্ট, যা ৭,৫০০ জন সমর্থকের মাধ্যমে ২৪,০০০ একর জমি রক্ষা করে। এটি কোনো বাস্তব সংস্থা নয়, কিন্তু নিচে বর্ণিত কার্যপ্রবাহটিই একটি বাস্তব সংস্থার পরিচালনার পদ্ধতি।

যখন কোনো দীর্ঘদিনের সমর্থক প্রথমবার অনুদান দেন, তখন সিস্টেম তাকে নতুন কোনো পরিচিতি হিসেবে নয়, বরং একই ব্যক্তি হিসেবে শনাক্ত করে। তার সমর্থনের তকমাগুলো সরিয়ে ফেলা হয়, ফলে পদক্ষেপ সংক্রান্ত সতর্কতাগুলো বন্ধ হয়ে যায়, এবং তিনি একটি ২১-দিনের স্বাগত যাত্রায় প্রবেশ করেন, যা লেনদেনের পরিবর্তে অর্জনের অনুভূতি দেওয়ার জন্য তৈরি করা হয়েছে:

• দিন ০: নির্বাহী পরিচালকের পক্ষ থেকে ব্যক্তিগত ধন্যবাদ জ্ঞাপন, যেখানে তিনি তার অনুদানের মাধ্যমে সুরক্ষিত জলবিভাজিকা এবং এর দ্বারা সম্ভব হওয়া কাজগুলোর নাম উল্লেখ করেন।
• তৃতীয় দিন: সাম্প্রতিক একটি ভূমি অধিগ্রহণের গল্প, সাথে সংরক্ষিত জমির একটি সংক্ষিপ্ত ভিডিও। কোনো প্রশ্ন ছাড়াই।
• দিন ৭: দাতা এলাকার নিকটবর্তী একটি স্থান পরিদর্শনের আমন্ত্রণ, যা শুধুমাত্র সদস্যদের জন্য।
• দিন ১৪: একটি প্রভাব মানচিত্র, যেখানে জলবিভাজিকা এবং সুরক্ষিত এলাকার পরিমাণ দেখানো হয়েছে এবং দাতার অনুদানও তাতে প্রতিফলিত হয়েছে।
• একুশতম দিন: মাসিক দাতা হওয়ার জন্য একটি বিনীত আমন্ত্রণ, যা বছরজুড়ে জলাধারটি রক্ষাকারী ৬০০ সদস্যের দলে যোগদানের প্রতীক হিসেবে উপস্থাপন করা হয়েছে।

অনুদানের পরিমাণের ওপর ভিত্তি করে এই প্রক্রিয়াটিও পরিবর্তিত হয়। যে দাতা ৫০ ডলারের কম অনুদান দেন, তিনি সম্পর্ক স্থাপন এবং চাপমুক্ত পরবর্তী পদক্ষেপ, যেমন একটি স্বেচ্ছাসেবী দিবস বা ওয়েবিনারের সুযোগ পান। ৫০ থেকে ৪৯৯ ডলারের মধ্যে অনুদানকারী দাতা সদস্যপদের সুবিধা এবং নীরবে মাসিক অনুদান দেওয়ার আমন্ত্রণ পান। ৫০০ ডলার বা তার বেশি অনুদানের ক্ষেত্রে এই স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াটি পুরোপুরি বাদ দিয়ে সরাসরি একজন উন্নয়ন কর্মকর্তার কাছে চলে যায়, যিনি দাতার অনুদানের ইতিহাস এবং আগ্রহের বিষয়গুলো আগে থেকেই হাতে রেখে ব্যক্তিগতভাবে তার সাথে যোগাযোগ করেন।

যে পরিস্থিতিগুলো যাত্রাটি আপনার জন্য সামলে নেয়

সব নতুন দাতা প্রচলিত পথ অনুসরণ করেন না, এবং এই ব্যবস্থাটি ব্যতিক্রমগুলোকে সম্মান করার জন্যই তৈরি করা হয়েছে।

কিছু সমর্থক আবেদনপত্রে স্বাক্ষর করার দিনই অনুদান দেন। একটি সংক্ষিপ্ত সময়সীমার কারণে আবেদনপত্র নিশ্চিতকরণের বার্তা আসার আগেই আপনি দাতাদের একটি পরিমার্জিত ধন্যবাদপত্র পাঠাতে পারেন না।

কিছু দাতা পরিচয় গোপন রেখে দান করেন। এই পছন্দটি বজায় থাকে, এবং এই স্বাগত জানানোর প্রক্রিয়াটি সেই ব্যক্তিগত ছোঁয়াকে চাপা দেয় যা একটি বেনামী দানে বেমানান মনে হতো।

যে পরিবারে দুজন প্রাপ্তবয়স্ক এবং দুটি ইমেল ঠিকানা আছে, সেখানে আপনার বার্তা একবারই আসা উচিত, দুবার নয়। এই যাত্রাপথটি জীবনসঙ্গীর কাছে বার্তা পাঠানোর পরিবর্তে মূল দাতার কাছেই পৌঁছায়।

এবং যখন কোনো ইমেল ঠিকানা কাজ করা বন্ধ করে দেয়, তখন সেটিকে চিহ্নিত করা হয়, যাতে আপনার ডাইরেক্ট মেইল টিম কোনো ফাঁকা ঠিকানায় চিঠি না পাঠিয়ে ডাক ঠিকানাটি যাচাই করতে পারে।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

ব্লু রিজের মতো একটি দৃষ্টান্তমূলক ল্যান্ড ট্রাস্টের (যার রাজস্ব প্রায় ৩.১ মিলিয়ন ডলার এবং সমর্থক সংখ্যা ৭,৫০০) ক্ষেত্রে, যে সমর্থক গোষ্ঠী ঐতিহাসিকভাবে প্রতি বছর ৪ থেকে ৬ শতাংশ সমর্থককে দাতায় রূপান্তরিত করে, এই প্রক্রিয়াটি চালু হয়ে গেলে তা সাধারণত ৯ থেকে ১২ শতাংশে উন্নীত হয়। ৬,০০০ সক্রিয় সমর্থকের ক্ষেত্রে, এর অর্থ হলো বছরে ২৪০ থেকে ৩৬০ জন অতিরিক্ত নতুন দাতা। প্রথম অনুদানের প্রতিনিধিত্বমূলক পরিমাণ ৪৫ ডলার এবং প্রথম বছরের অনুদানের মূল্য প্রায় ৯০ থেকে ১৩০ ডলার হলে, প্রথম বছরেই ২০,০০০ থেকে ৪৫,০০০ ডলার নতুন রাজস্ব আয় হয়, এবং এর সাথে নবায়নের জন্য আরও অনেক বড় একটি দাতা গোষ্ঠী তৈরি হয়।

আপনার দল যে পরিবর্তন অনুভব করে, তা-ও ঠিক ততটাই বাস্তব। আপনার প্রচারকর্মীরা আর এমন অনুভব করেন না যে তারা এমন একটি ফানেল পূরণ করছেন যা অদৃশ্য হয়ে যায়। আপনার উন্নয়নকর্মীরা স্প্রেডশিটে নতুন দাতাদের খোঁজাখুঁজি করা বন্ধ করে দেন এবং এমন একটি সিস্টেম চালানো শুরু করেন যা তাদের হয়ে এই কাজটি করে দেয়।

CRMConnect DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.