ডোনারপারফেক্ট এবং অ্যাক্টিভক্যাম্পেইন রিঅ্যাক্টিভেশনের মাধ্যমে নিষ্ক্রিয় দাতাদের পুনরায় ফিরিয়ে আনুন।

একজন নতুন দাতা জোগাড় করতে যে খরচ হয়, তা একজন পুরনো দাতাকে ফিরিয়ে আনার খরচের চেয়ে পাঁচ থেকে দশ গুণ বেশি। তহবিল সংগ্রহের প্রতিটি বইয়েই এই কথা বলা আছে। কিন্তু বেশিরভাগ সংস্থাই এমনভাবে কাজ করে যেন এটা সত্যি নয়।

এর কারণটি কার্যপ্রণালীগত, দার্শনিক নয়। পুনরায় সক্রিয় করার অর্থ হলো, কোন দাতারা কতদিন ধরে নিষ্ক্রিয় আছেন তা জানা, সঠিক সময়ে তাদের সাথে যোগাযোগ করা এবং অনুদান আসা মাত্রই তা থামিয়ে দেওয়া। এর কোনোটিই ঠিকমতো কাজ করে না, যখন ডোনারপারফেক্ট আপনার অনুদানের ডেটা সংরক্ষণ করে, আপনার ইমেল টুলটি মেইল পাঠায় এবং এই দুটি কখনোই রিয়েল-টাইমে একে অপরের সাথে যোগাযোগ করে না।

তাই বেশিরভাগ সংস্থাই বছরে একবার, যারা দুই বছর ধরে অনুদান দেননি তাদের কাছে “আপনাদের অভাব বোধ করছি” বলে আবেদন জানায়, তার একটি ক্ষুদ্র অংশ আদায় করে এবং একেই ‘অনুপস্থিত দাতা কর্মসূচি’ বলে অভিহিত করে। যে দাতারা ১৩ মাস আগে অনুদান দেওয়া বন্ধ করে দিয়েছেন—যাদের কাছ থেকে অনুদান আদায় করা সবচেয়ে সহজ—তারাও ঠিক সেই একই বার্তা পান, যা ৩৬ মাস আগে অনুদান দেওয়া বন্ধ করে দেওয়া দাতাদের কাছেও যায়। উভয় গোষ্ঠীই আশানুরূপ ফল দেয় না, এবং সবচেয়ে সহজে ফিরিয়ে আনা যায় এমন দাতারা হাতছাড়া হয়ে যায়, আর আপনি তাদের সবচেয়ে দুর্বল হিসেবে গণ্য করেন।

কেন সময়জ্ঞানই পুরো খেলা

সময়ের সাথে সাথে একজন নিষ্ক্রিয় দাতার পুনরায় দাতা পাওয়ার সম্ভাবনা দ্রুত হ্রাস পায়। ১৩ মাস পর একজন দাতার ফিরে আসার সম্ভাবনা ২৪ মাস পরের একই দাতার তুলনায় কয়েকগুণ বেশি থাকে। ৩৬ মাসের মধ্যে, বেশিরভাগই চিরতরে হারিয়ে যান।

এর ফলে পুনরায় সক্রিয় করার বিষয়টি একটি রিয়েল-টাইম সমস্যায় পরিণত হয়। আপনার DonorPerfect রিপোর্টগুলো দেখাতে পারে কারা নিষ্ক্রিয় হয়ে গেছে, কিন্তু সেগুলো কোনো ইমেল প্রোগ্রাম চালাতে পারে না। আপনার ইমেল টুলটি প্রোগ্রামটি চালাতে পারলেও, নিজে থেকে অনুদানের তারিখগুলো দেখতে পারে না। বছরে একবার CSV ফাইল আপলোড করার বিষয়টি পুরোপুরি ব্যর্থ হয়, কারণ প্রতিদিনই নতুন দাতারা নিষ্ক্রিয়তার প্রতিটি সীমা অতিক্রম করে। একজন দাতাকে পুনরায় যুক্ত করার সবচেয়ে সহজ সুযোগটি আসে এবং চলে যায়, আর আপনার স্প্রেডশিটটি তখন অস্পর্শিত অবস্থায় পড়ে থাকে।

এমন একটি কর্মসূচি যা সঠিক সময়ে দাতাদের কাছে পৌঁছায়।

DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর জন্য CRMConnect সেইসব ফিল্ডগুলোকে রিয়েল টাইমে হালনাগাদ রাখে, যা অনুদান পুনরুদ্ধারের সুযোগ তৈরি করে: শেষ অনুদানের তারিখ, মোট অনুদান এবং বৃহত্তম অনুদান। কোনো দাতা অনুদান দেওয়ার সাথে সাথেই আপনার ইমেল টুল তা জেনে যায়। এর ফলে আপনি অনুদান বন্ধ করে দেওয়া দাতাদের একটি তালিকা তৈরি করতে পারেন এবং পরবর্তী ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনের জন্য অপেক্ষা না করে, কয়েক ঘণ্টার মধ্যেই তাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।

এটি আপনার DonorPerfect ফ্ল্যাগগুলোও বহন করে, ফলে প্রধান দাতা, বোর্ড সদস্য এবং যাদের সাথে যোগাযোগ করা যাবে না, এমন ব্যক্তিরা যেকোনো স্বয়ংক্রিয় পুনঃসংযোগ প্রক্রিয়া থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাদ পড়ে যান। এবং পুনঃসক্রিয়করণের স্ট্যাটাসটি DonorPerfect-এ ফিরে আসে, ফলে আপনার ডেভেলপমেন্ট টিম যে সিস্টেমে কাজ করে, সেখান থেকে বের না হয়েই প্রতিটি দাতার বর্তমান অবস্থা দেখতে পারে।

দাতা কতদিন ধরে অনুপস্থিত আছেন তার উপর ভিত্তি করে তাকে ফিরিয়ে আনার তিনটি ট্র্যাক।

এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক পরিস্থিতি তুলে ধরা হলো। হারবার লাইট আউটরিচ হলো গৃহহীনদের জন্য একটি কাল্পনিক পরিষেবা সংস্থা, যার ২,৯০০ জন সক্রিয় দাতা এবং ৯.৫ মিলিয়ন ডলারের বাজেট রয়েছে। এটি কোনো বাস্তব সংস্থা নয়।

সম্প্রতি অনুদান দেওয়া বন্ধ হয়ে গেছে, ১৩ থেকে ১৭ মাস আগে। এই দাতারা সম্ভবত অনিচ্ছাকৃতভাবেই অনুদান দেওয়া বন্ধ করেছেন: যেমন কার্ডের মেয়াদ শেষ হয়ে যাওয়া, ইমেইল পরিবর্তনের কারণে নবায়নের প্রক্রিয়া ব্যাহত হওয়া, কিংবা বছরের শেষের অনুরোধটি কোনো ব্যস্ত সপ্তাহে এসে পড়া। এই পদ্ধতিটি আন্তরিক এবং সংক্ষিপ্ত। প্রোগ্রাম ডিরেক্টরের পক্ষ থেকে একটি ব্যক্তিগত নোটে অতীতের অনুদানের প্রভাবের কথা উল্লেখ করা হয়, কিন্তু কোনো অনুরোধ থাকে না। এক সপ্তাহ পরে, একটি হালনাগাদ বিবরণসহ মৃদুভাবে নবায়নের অনুরোধ জানানো হয়। এরপর, বছরে একবার অনুদান দেওয়ার কথা মনে রাখার চেয়ে মাসিক অনুদানের একটি আমন্ত্রণ জানানো হয়, যা সহজ বলে মনে হয়। ৩০ দিনের মধ্যে কোনো অনুদান না এলে, এই প্রক্রিয়াটি সেখানেই শেষ হয়ে যায়।

বিরতির মাঝামাঝি, ১৮ থেকে ২৩ মাস। অর্থ ফেরত পাওয়ার সম্ভাবনা কম, কিন্তু তাও বাস্তব। দাতা একটি শক্তিশালী প্রতিবেদন পান—সংস্থাটির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কর্মসূচিকে কেন্দ্র করে তৈরি একটি বার্ষিক পর্যালোচনা; এরপর একটি সুস্পষ্ট নবায়নের অনুরোধ, যেখানে সম্ভব হলে সমপরিমাণ অনুদানের শর্ত থাকে; এবং সবশেষে একটি ছোট অঙ্কের প্রস্তাবিত পরিমাণসহ চূড়ান্ত প্রচেষ্টা। প্রায় ৪৫ দিন পর এই প্রক্রিয়াটি শেষ হয়ে যায়।

দীর্ঘকালীন নিষ্ক্রিয়তা, ২৪ মাস বা তার বেশি। এটিকে কোল্ড-লিস্ট আউটরিচ হিসেবে বিবেচনা করুন, রিঅ্যাক্টিভেশন হিসেবে নয়। বছরে একটি রিএনগেজমেন্ট ইমেল এবং পরবর্তী ডাইরেক্ট মেইল ড্রপে একটি স্থান। এক্ষেত্রে একটি মাল্টি-টাচ ইমেল সিকোয়েন্স থেকে খরচের তুলনায় যথেষ্ট আয় হবে না।

তিনটি ট্র্যাক জুড়েই, প্রধান দাতা, বোর্ড সদস্য, কর্মী এবং যাদের সাথে যোগাযোগ করা যাবে না, তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাদ পড়ে যান। কোনো প্রধান দাতা অনুদান দেওয়া বন্ধ করে দিলে, নির্বাহী পরিচালকের পক্ষ থেকে একটি ব্যক্তিগত কলের প্রয়োজন হয়, কোনো স্বয়ংক্রিয় ক্রমের নয়।

উপহার আসার মুহূর্তে থেমে যাওয়া

পুনরায় সক্রিয় করার ক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নিয়মটি হলো, কোনো দাতা দান করার সাথে সাথেই প্রক্রিয়াটি থামিয়ে দেওয়া। যে দাতা তৃতীয় দিনে ফিরে এসেও সপ্তম দিনের "আমরা আপনাকে মিস করছি" ইমেলটি পান, তিনি মনে করেন যে সংস্থাটি মনোযোগ দিচ্ছিল না। সিস্টেমটি নতুন দানের জন্য নজর রাখে এবং সাথে সাথেই দাতাকে তালিকা থেকে বাদ দিয়ে দেয়।

যখন কোনো ট্র্যাক সফল হয়, তখন ডোনারপারফেক্ট-এর ভেতরে দাতাকে পুনরায় সক্রিয় হিসেবে চিহ্নিত করা হয়। যখন কোনো অনুদান ছাড়াই এটি শেষ হয়, তখন দাতার নিষ্ক্রিয়তার পর্যায়টি সেখানে নথিভুক্ত করা হয়। আপনার ডেভেলপমেন্ট টিম ইমেল টুলটি না খুলেই ডোনারপারফেক্ট-এ ফলাফলটি দেখতে পায়।

কী পরিমাপ করতে হবে

কয়েকটি সংখ্যাই বলে দেবে প্রোগ্রামটি কাজ করছে কিনা। নির্দিষ্ট সময়সীমা অনুযায়ী পুনরায় সক্রিয় করার হার: সম্প্রতি নিষ্ক্রিয় হয়ে যাওয়া দাতাদের মধ্যে প্রায় ৮ থেকে ১৫ শতাংশ, মাঝামাঝি নিষ্ক্রিয়তার পর ৩ থেকে ৬ শতাংশ এবং দীর্ঘ নিষ্ক্রিয়তার পর ২ শতাংশের নিচে ফিরে আসা উচিত। পুনরায় সক্রিয় হওয়া দাতাদের মধ্যে দ্বিতীয়বার দানের হার, কারণ আসল পুরস্কার হলো সেই দাতা যিনি ফিরে আসার পর আবার দান করেন। বারো মাস পর ধরে রাখা মূল্য। এবং প্রতি নতুন দাতার খরচের তুলনায় প্রতি পুনরায় সক্রিয়করণের খরচ, যেখানে পুনরায় সক্রিয়করণের খরচ অনেক বেশি হওয়া উচিত।

কিছু দাতাকে বাদ দেওয়া উচিত। যিনি সদস্যপদ বাতিল করেছেন বা যোগাযোগ না করার অনুরোধ করেছেন, তাকে অবিলম্বে সম্মাননা জানানো উচিত, পরের বছর আবার চেষ্টা করা উচিত নয়। একজন এককালীন সম্মাননা দাতা আসলে কখনোই আপনার দাতা ছিলেন না; তিনি ছিলেন সম্মানিত ব্যক্তির একজন ঘনিষ্ঠ সহযোগী। এবং একজন নিয়মিত দাতা যার কার্ডের মেয়াদ শেষ হয়ে গেছে, তার জন্য নিয়মিত দাতা হিসেবে পুনরায় অন্তর্ভুক্তির প্রক্রিয়া প্রয়োজন, নিষ্ক্রিয় দাতার তালিকা নয়।

আপনার মিশনের জন্য এর অর্থ কী

হারবার লাইটের মতো একটি দৃষ্টান্তমূলক বড় সংস্থার (২,৯০০ সক্রিয় দাতা, ৯.৫ মিলিয়ন ডলার বাজেট) জন্য, একটি পর্যায়ক্রমিক পুনঃসংযোজন কর্মসূচি সাধারণত একটি একক বার্ষিক আবেদনের চেয়ে অতিরিক্ত ৫ থেকে ৮ শতাংশ সম্প্রতি নিষ্ক্রিয় হয়ে যাওয়া দাতাদের ফিরিয়ে আনে, এবং এর সাথে মাঝামাঝি পর্যায়ে নিষ্ক্রিয় থাকা গোষ্ঠীর ক্ষেত্রেও সামান্য লাভ হয়। সম্প্রতি নিষ্ক্রিয় হয়ে যাওয়া ৮০০ জন দাতার ভিত্তিতে, এর অর্থ হলো বছরে ৪০ থেকে ৬৫ জন অতিরিক্ত দাতাকে পুনরায় সক্রিয় করা, যার প্রতিটির মূল্য প্রথম বছরে প্রায় ৮০ থেকে ১৫০ ডলার। যারা পুনরায় দান করেন, তাদের বহু-বার্ষিক মূল্য যোগ করলে, এই কর্মসূচিটি প্রথম চক্রেই নিজের খরচ তুলে নেয়।

এর চেয়েও গভীর পরিবর্তনটি হলো, আপনার দল প্রত্যেক নিষ্ক্রিয় দাতাকে একই দৃষ্টিতে দেখা বন্ধ করে দেয় এবং যারা সত্যিই ফিরিয়ে আনার মতো ছিলেন, তাদের ফিরিয়ে আনার কাজ শুরু করে, যখন সেই সুযোগটি এখনও রয়েছে।

CRMConnect DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.