DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর মাধ্যমে মেন্টর, ডোনার এবং অভিভাবকদের ইমেল ব্যক্তিগতকৃত করুন

অধিকাংশ যুব পরামর্শদানকারী অলাভজনক সংস্থা একটিমাত্র ইমেল তালিকা পরিচালনা করে। পরামর্শদাতা, দাতা এবং অভিভাবক—সকলেই সেই তালিকায় থাকেন। মঙ্গলবার সকালের নিউজলেটারটি সবার কাছে পাঠানো হয়। “আমাদের আরও ১২ জন স্বেচ্ছাসেবক প্রয়োজন”—এই আবেদনটিও সবার কাছে পাঠানো হয়। বছর শেষের অনুদানের অনুরোধটিও সবার কাছে পাঠানো হয়।

এটি কোনো সফটওয়্যার সমস্যা নয়। এটি দর্শকগোষ্ঠীর সমস্যা। যে পরামর্শদাতারা ক্রমাগত অনুদানের অনুরোধ পান, তারা মনে করেন যে তাদের গুরুত্ব দেওয়া হচ্ছে না। যে দাতারা স্বেচ্ছাসেবক নিয়োগের অনুরোধ পান, তারা মনে করেন যে তাদের অর্থের জন্য ধন্যবাদ জানানো হচ্ছে না। আর যে অভিভাবকরা এই দুটির যেকোনো একটির অনুরোধ পান, তারা মনে করেন যে তাদের সন্তান যে কার্যক্রমে রয়েছে, সেখানে তাদের কথাকে তেমন গুরুত্ব দেওয়া হচ্ছে না। আপনার বার্তা খোলার হারই আসল চিত্রটি তুলে ধরে, এবং এই চিত্রটি একই সাথে তিনটি দর্শকগোষ্ঠীর জন্যই একটি খারাপ খবর।

এর সমাধান বর্ণনা করা সহজ, কিন্তু হাতে-কলমে করা কঠিন: শ্রোতাদের আলাদা করুন, প্রত্যেককে তাদের সম্পর্কের সাথে মানানসই বার্তা পাঠান, এবং নিশ্চিত করুন যে যারা দুটি ভূমিকা পালন করেন—যেমন একজন অভিভাবক যিনি দানও করেন, একজন পরামর্শদাতা যিনি সাহায্যও করেন—তারা যেন সবকিছুর উভয় সংস্করণ না পান।

কেন এক-তালিকা অভ্যাস আপনার ক্ষতি করে

যখন আপনি সবাইকে একটি তালিকায় রাখেন, তখন তিনটি ঘটনা ঘটে।

আপনার সবচেয়ে নিবেদিতপ্রাণ ব্যক্তিরাই সবচেয়ে অপ্রাসঙ্গিক মেইল পান। পরামর্শদাতারা আপনার প্রোগ্রামের সবচেয়ে মূল্যবান সম্পদ, এবং তারাই সেই শ্রোতা যারা অন্য কাউকে উদ্দেশ্য করে পাঠানো বার্তার দ্বারা নীরবে আঘাত পাওয়ার সবচেয়ে বেশি ঝুঁকিতে থাকেন।

আপনার ডেটা এলোমেলো হয়ে যায়। নতুন মেন্টররা আসেন এবং কখনোই সঠিক দলে অন্তর্ভুক্ত হন না। যেসব অভিভাবকদের সন্তানদের বয়স বেড়ে যাওয়ায় তারা প্রশিক্ষণ থেকে বাদ পড়েন, তারাও অভিভাবক-সংক্রান্ত আপডেট পেতে থাকেন। কে কোথায় অন্তর্ভুক্ত, সে সম্পর্কে একজন কর্মীর মনে যে ধারণা থাকে, তা সেই কর্মীর সাথেই হারিয়ে যায়।

আর যারা দুটি ভূমিকা পালন করেন, তাদের সাথেই সবচেয়ে খারাপ আচরণ করা হয়। একজন অভিভাবক যিনি দানও করেন, তিনি একই সাথে অভিভাবক এবং দাতা, কিন্তু একটিমাত্র তালিকার ব্যবস্থা তাদের একটি পরিচয়ে আবদ্ধ করে ফেলে এবং তারপরেও অন্যটির চিঠিপত্রে তাদের ভাসিয়ে দেয়।

প্রতিটি দর্শককে তার নিজস্ব যাত্রাপথ উপহার দেওয়ার একটি উপায়

DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর জন্য CRMConnect উভয় সিস্টেমে প্রত্যেক ব্যক্তির সম্পূর্ণ তথ্য বহন করে এবং ভূমিকাগুলোকে এমনভাবে বিবেচনা করে যেন একজন ব্যক্তি একাধিক ভূমিকা পালন করতে পারেন। একজন সমর্থক যিনি একই সাথে একজন মেন্টর এবং একজন দাতা, তিনি আপনার ইমেল টুলে উভয় হিসেবেই আসেন, একটি হিসেবে নয়। প্রোগ্রামের বিবরণ, মেন্টর ম্যাচ স্ট্যাটাস, শিশুর বয়স বিভাগ, অভিভাবকের স্ট্যাটাস—এই সবকিছুই কন্ট্যাক্টের সাথে যায়। এবং যখন কোনো অভিভাবক প্রথমবারের মতো দাতা হন, তখন পরবর্তী ব্যাচ আপডেটে নয়, বরং কয়েক মিনিটের মধ্যেই তাকে উভয় হিসেবে স্বীকৃতি দেওয়া হয়। আপনার প্রোগ্রাম টিম DonorPerfect-এর ভেতরেও এই এনগেজমেন্ট দেখতে পায়, যে সিস্টেমটি তারা ইতিমধ্যেই ব্যবহার করে।

পাশাপাশি চলমান তিনটি যাত্রা

এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক পরিস্থিতি তুলে ধরা হলো। কম্পাস ইয়ুথ মেন্টরস হলো একটি কাল্পনিক, শহরব্যাপী পরামর্শদানকারী অলাভজনক সংস্থা, যেখানে ৪৮০টি পরামর্শদাতা-পরামর্শগ্রহীতা জুটি এবং ২,১০০ জন দাতা রয়েছেন। এটি কোনো বাস্তব সংস্থা নয়।

মেন্টর জার্নির মূল উদ্দেশ্য হলো ভালো মেন্টরদের অন্তর্ভুক্ত করা এবং ধরে রাখা। প্রথম ৯০ দিনে, মেন্টররা ম্যাচ প্রক্রিয়া, প্রশিক্ষণের উপকরণ এবং প্রোগ্রাম ডিরেক্টরের সাথে সরাসরি যোগাযোগের উপর কেন্দ্র করে একটি ধারাবাহিক কার্যক্রম পান। এর জন্য কোনো অনুদান চাওয়া হয় না। এরপর, মেন্টরদের নিয়ে বিশেষ প্রতিবেদন ও বাস্তবসম্মত পরামর্শসহ একটি মাসিক নিউজলেটার এবং জাতীয় মেন্টরিং মাস চলাকালীন কোনো অনুদান ছাড়াই একটি স্বীকৃতি বার্তা দেওয়া হয়। মেন্টররা তাদের সময় দেন, অর্থ নয়, এবং এই যাত্রাপথ তাদের সাথে ঠিক সেভাবেই আচরণ করে।

দাতা প্রক্রিয়াটি হলো সম্পর্ক উন্নয়নের একটি প্রচলিত ধারা, যা তথ্যের ভিত্তিতে সুনির্দিষ্ট করা হয়। কর্মসূচির প্রভাবকে কেন্দ্র করে একটি ৩০-দিনের স্বাগত পর্ব, এরপর ত্রৈমাসিক প্রভাব প্রতিবেদন এবং বছর শেষের আবেদন চক্র। প্রধান দাতারা স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থার পরিবর্তে ব্যক্তিগত যোগাযোগের সুযোগ পান।

অভিভাবক যাত্রাটি মূলত তাদের সন্তান যে প্রোগ্রামে রয়েছে, তা নিয়েই। প্রোগ্রাম নির্বাচনের পর ৬০ দিনের একটি অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া চলে, যার মধ্যে থাকে পরিচিতিমূলক উপকরণ, মেন্টরের সাথে পরিচয়, কো-অর্ডিনেটরের যোগাযোগের তথ্য এবং ভবিষ্যতে কী আশা করা যায়, তা। এরপর সন্তানের বয়স অনুযায়ী মাসিক আপডেট দেওয়া হয়। সন্তানের বয়স প্রোগ্রাম থেকে উত্তীর্ণ হলে, তাকে গ্র্যাজুয়েশনের মতো একটি স্বীকৃতি জানানো হয় এবং যোগাযোগ রাখার জন্য একটি আন্তরিক আমন্ত্রণ জানানো হয়।

যারা দ্বৈত ভূমিকা পালন করে তাদের সামলানো

সবচেয়ে কঠিন অংশটি হলো সেই যোগাযোগকারী ব্যক্তি, যিনি একাধিক যাত্রার সঙ্গে যুক্ত। যেমন, একজন সক্রিয় মেন্টি-র অভিভাবক যিনি মাসে ৫০ ডলারও দেন। কিংবা একজন মেন্টর যিনি বছরে ৫০০ ডলার অনুদান দেন। যত্ন না নিলে, এই সমর্থকরা বিভিন্ন যাত্রায় একই ধরনের চিঠি বারবার পান এবং তাদের মনে হয় যে একটি কমিউনিটির পরিবর্তে একটি ডেটাবেস দ্বারা তাদের পরিচালনা করা হচ্ছে।

দুটি নিয়ম এই ব্যবধানটি পূরণ করে। প্রথমটি হলো অগ্রাধিকার: যখন একই সপ্তাহে একাধিক বার্তা নির্ধারিত থাকে, তখন তহবিল সংগ্রহের আগে কর্মসূচি ও যাজকীয় বার্তা আসে। যে অভিভাবক দানও করেন, তিনি সেই সপ্তাহে দাতাদের জন্য বিশেষ নিউজলেটারের পরিবর্তে শুধু অভিভাবকদের জন্য হালনাগাদ তথ্যটি পান। দ্বিতীয়টি হলো আরও বুদ্ধিদীপ্ত অভ্যর্থনা: যে অভিভাবক প্রথমবারের মতো দান করেন, তাকে ৩০-দিনের সম্পূর্ণ দাতা অভ্যর্থনা সিরিজটি এমনভাবে পাঠানো উচিত নয়, যেন তিনি এইমাত্র আপনার সাথে পরিচিত হলেন। যেহেতু তারা সংস্থাটিকে আগে থেকেই চেনেন, তাই এর পরিবর্তে তারা একটিমাত্র আন্তরিক স্বীকৃতি পান।

এমন একটি চ্যানেল মিশ্রণ যা প্রতিটি দর্শকের প্রতি শ্রদ্ধাশীল।

তিনটি যাত্রাপথ জুড়েই সিংহভাগ ইমেল পাঠানো হয়, যা প্রত্যেকের প্রয়োজন অনুযায়ী গতিতে চলে: মেন্টর এবং অভিভাবকদের জন্য মাসিক, এবং আবেদন চক্রের সময় দাতাদের জন্য এর গতি পরিবর্তনশীল। টেক্সট মেসেজ শুধুমাত্র তাদের জন্য সংরক্ষিত যারা অপ্ট-ইন করেছেন এবং সত্যিই জরুরি মুহূর্তের জন্য, যেমন ম্যাচ মিটিংয়ের রিমাইন্ডার বা প্রোগ্রামের কোনো জরুরি আপডেট। প্রধান দাতাদের জন্য এবং স্বাগত জানানো ও স্নাতক হওয়ার মতো গুরুত্বপূর্ণ মুহূর্তে অভিভাবকদের কাছে সরাসরি মেইল পাঠানোর গুরুত্ব এখনও অটুট রয়েছে। প্রতিটি চ্যানেলেই, DonorPerfect-এর পক্ষ থেকে ‘যোগাযোগ না করার’ বা ‘ইমেল না পাঠানোর’ পছন্দ ইমেল পাঠানো বন্ধ করে দেয় এবং আনসাবস্ক্রাইবের তথ্যও আপনার কাছে ফিরে আসে, ফলে আপনার প্রোগ্রাম টিম দেখতে পায় কারা অপ্ট-আউট করেছে।

যা আসলে গুরুত্বপূর্ণ তা পরিমাপ করা

গড় নয়, প্রতিটি দর্শকগোষ্ঠীর উপর প্রতিবেদন তৈরি করুন। মেন্টর রিটেনশন, অর্থাৎ এক বছর আগে সক্রিয় থাকা মেন্টরদের মধ্যে যারা এখনও সক্রিয় আছেন, সেটিই আপনার প্রোগ্রামের অবস্থা বোঝার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সূচক। ডোনার লিফট, যার মধ্যে প্রথম এবং দ্বিতীয় অনুদানে রূপান্তর অন্তর্ভুক্ত। অভিভাবকদের সম্পৃক্ততা, যা তাদের প্রতিক্রিয়া এবং অনুষ্ঠানে অংশগ্রহণের নিশ্চিতকরণের (RSVP) মাধ্যমে পরিমাপ করা হয়। একটি সামগ্রিক ২৮ শতাংশ ওপেন রেট ৪০ শতাংশ মেন্টর ওপেন এবং ১৫ শতাংশ ডোনার ওপেনকে আড়াল করতে পারে, যা একটি বাস্তব ও সুনির্দিষ্ট সমস্যা এবং আপনি এই সম্মিলিত সংখ্যায় তা কখনোই দেখতে পাবেন না।

আপনার মিশনের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

কম্পাসের মতো একটি দৃষ্টান্তমূলক প্রতিষ্ঠানের (৪৮০টি ম্যাচ, ২,১০০ জন দাতা, ১.৮ মিলিয়ন ডলার বাজেট) ক্ষেত্রে, একটি তালিকাকে তিনটি ভাগে ভাগ করলে সাধারণত তিনটি ভাগেই যোগাযোগের হার সম্মিলিত ভিত্তিরেখার তুলনায় ৩০ থেকে ৬০ শতাংশ বৃদ্ধি পায়। এর মধ্যে সবচেয়ে বেশি উন্নতি দেখা যায় মেন্টরদের ক্ষেত্রে, যারা ভুল ঠিকানায় পাঠানো মেইলের কারণে সবচেয়ে বেশি হতাশ ছিলেন। প্রথম বছরে দাতা ধরে রাখার হার সামান্য বাড়ে এবং দ্বিতীয় বছরে সম্পর্ক তৈরির কাজ যত গভীর হয়, এই উন্নতি আরও তাৎপর্যপূর্ণ হয়ে ওঠে। অভিভাবকদের সন্তুষ্টি, যা পরিমাপ করা হয়, তা সাধারণত দুটি প্রোগ্রাম চক্রের মধ্যেই নিরপেক্ষ অবস্থা থেকে ইতিবাচক অবস্থায় চলে আসে।

যাত্রাগুলোকে পৃথক করার কাজটি এককালীন প্রচেষ্টা। কিন্তু সেগুলোকে একীভূত অবস্থায় চালানোর খরচ স্থায়ী।

CRMConnect DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.