ActiveCampaign-এ DonorPerfect ডেটা থেকে লাইভ প্লেজ-ড্রাইভ বোর্ড ড্যাশবোর্ড

পাবলিক রেডিওর জন্য তহবিল সংগ্রহ হলো ৭২ ঘণ্টার মধ্যে সম্পন্ন হওয়া একটি নেতৃত্বের অনুশীলন। বছরে দুটি অনুদান সংগ্রহ অভিযানই আপনার স্টেশনের বেশিরভাগ স্থায়ী প্রবৃদ্ধির জোগান দেয়। এই অভিযান চলাকালীন, বোর্ডের কোষাধ্যক্ষ প্রতি ঘণ্টার পরিসংখ্যান জানতে চান। আন্ডাররাইটিং টিম জানতে চায় কোন সম্প্রচারিত প্রস্তাবগুলো সফল হচ্ছে। আর জেনারেল ম্যানেজারকে সিদ্ধান্ত নিতে হয় যে অভিযানটি একদিনের জন্য বাড়ানো হবে কি না।

সরাসরি তথ্য ছাড়া, সেই সিদ্ধান্তগুলো স্বজ্ঞা এবং গতকালের মোট সংখ্যার ওপর ভিত্তি করে নেওয়া হয়। ডোনারপারফেক্ট-এর উপহার প্রতিবেদনটি দিনে সর্বোচ্চ একবার প্রকাশিত হয়। বোর্ডের কোষাধ্যক্ষ বিকেল ৪টায় হালনাগাদ তথ্য চান এবং তা পান পরের দিন বিকেল ৫টায়। ততক্ষণে অনুদান সংগ্রহ অভিযানটি এমন একটি পর্যায় পেরিয়ে যায়, যেখানে সেই সংখ্যাটি আর কোনো পরিবর্তন আনতে পারত না।

কেন একটি ড্রাইভ গতানুগতিক রিপোর্টিংকে ভেঙে দেয়

অনুদান সংগ্রহের অভিযান হলো আপনার তহবিল সংগ্রহের তথ্যের জন্য সবচেয়ে কঠিন পরীক্ষা। অনুদানের পরিমাণ হঠাৎ করে বেড়ে যায়, কেউই কোনো বিলম্ব সহ্য করতে পারে না, এবং একই মুহূর্তে বেশ কয়েকজন নেতা উত্তর চান।

ডোনারপারফেক্ট রিপোর্টগুলো নির্ধারিত সময়সূচী অনুযায়ী চালানোর জন্য তৈরি করা হয়েছে, সরাসরি দেয়ালে প্রদর্শনের জন্য নয়। একটি ড্রাইভ চলাকালীন প্রতি পনেরো মিনিট পর পর এগুলো চালানো প্রযুক্তিগতভাবে সম্ভব হলেও বাস্তবে তা অত্যন্ত ক্লান্তিকর। একজন বিশ্লেষকের তৈরি করা একটি কাস্টম ড্যাশবোর্ড শুধুমাত্র সেই বিশ্লেষকের জন্যই কাজ করে, অন্য কারো জন্য নয়, এবং একটি ড্রাইভ চলাকালীন সেই বিশ্লেষক স্টুডিওতে থাকেন, ডেস্কে বসে কোষাধ্যক্ষের প্রশ্নের উত্তর দেন না। আপনার ইমেল এবং রিপোর্টিং টুলের ড্যাশবোর্ডের ক্ষমতা থাকলেও, এটি নিজে থেকে ডোনারপারফেক্টের অনুদানগুলো দেখতে পারে না। ফলে, যাদের সংখ্যা সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন, তারাই অন্ধকারে থেকে কাজ করেন।

একটি শেয়ার করা ড্যাশবোর্ড যা পুরো রুম পড়তে পারে

DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর জন্য CRMConnect রিয়েল টাইমে আপডেট হয়, যা একটি ড্রাইভ চলাকালীন সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ গতি। নতুন নিয়মিত দাতাদের সাইন-আপ, পুনরাবৃত্তিমূলক আপগ্রেড এবং এককালীন অনুদান DonorPerfect-এ রেকর্ড হওয়ার কয়েক সেকেন্ডের মধ্যেই দেখা যায়। প্রতিটি অনুদানের সাথে তার পরিমাণ, ধরন এবং ড্রাইভ-ডে কোড থাকে, ফলে ড্রাইভ চলাকালীন ড্যাশবোর্ড সংখ্যাগুলোকে ভেঙে বিশ্লেষণ করতে পারে। ড্রাইভ শেষ হওয়ার পর, নিয়মিত দাতাদের দেওয়া অনুদানের মূল্যের হিসাব DonorPerfect-এ ফিরে আসে, ফলে আপনার ডেভেলপমেন্ট ডিরেক্টর তার ব্যবহৃত সিস্টেমেই ক্যাম্পেইনের পারফরম্যান্স দেখতে পান।

বোর্ড ভিউ: চারটি সংখ্যা

এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক পরিস্থিতি তুলে ধরা হলো। WPRN পাবলিক রেডিও হলো NPR-এর একটি কাল্পনিক সদস্য স্টেশন, যার ১৮,৫০০ জন নিয়মিত সদস্য রয়েছে এবং এটি বছরে দুটি প্রচার অভিযান চালায়। এটি কোনো বাস্তব স্টেশন নয়।

বোর্ডের কুড়িটি মেট্রিকের প্রয়োজন নেই। চারটিই পুরো বোর্ডের চিত্র তুলে ধরে।

ঘণ্টাপ্রতি উপহারের চলমান সংখ্যা। বিগত ২৪ ঘণ্টার ঘণ্টাপ্রতি উপহার সংখ্যার একটি সারি, যা শেষ ড্রাইভের একই সময়ের সাথে তুলনা করা হয়েছে। এটি অন্য যেকোনো কিছুর চেয়ে গতিপ্রকৃতি ভালোভাবে দেখায়।

আজ নতুন পৃষ্ঠপোষক যুক্ত করা হয়েছে। এটি একটি কাউন্টার যা নিয়মিত অনুদান আসার সাথে সাথে প্রায় রিয়েল টাইমে বাড়তে থাকে।

নতুন নিয়মিত দাতাদের গড় মাসিক সংখ্যা। এই ড্রাইভের চলমান গড় এবং গত ড্রাইভের চূড়ান্ত সংখ্যার তুলনায় আজকের নতুন নিয়মিত দাতার সংখ্যা।

লক্ষ্যমাত্রার বিপরীতে মোট রাজস্ব সংগ্রহ। তহবিল সংগ্রহের থার্মোমিটার। সেই একটি সংখ্যা, যা নিয়ে কোষাধ্যক্ষ মাঝরাতে মহাব্যবস্থাপককে টেক্সট করেন।

পঞ্চম ও ষষ্ঠ মেট্রিক যোগ করা কোনো কাজে আসে না। এটি ড্যাশবোর্ডটি পড়তে আরও ধীর করে দেয়, ঠিক সেই মুহূর্তে যখন পড়ার গতি সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন।

আন্ডাররাইটিং দৃষ্টিভঙ্গি

আপনার আন্ডাররাইটিং টিমের বিভিন্ন ধরনের কৌশল প্রয়োজন, যা কৌশলগত সমন্বয়ের জন্য প্রতি কয়েক ঘণ্টা পর পর পর্যালোচনা করা হয়। অন-এয়ার পিচের মাধ্যমে রূপান্তর, যাতে সকালের টিম সফলতার উপর ভিত্তি করে বিকেলের পিচগুলো পরিবর্তন করতে পারে। নতুন দাতা, নবায়নকারী নিয়মিত দাতা এবং আপগ্রেডকারী নিয়মিত দাতাদের মধ্যে বিভাজন, কারণ কিছু পিচ সম্ভাব্য দাতাদের কাছে এবং অন্যগুলো নবায়নকারী ভোটারদের কাছে আকর্ষণীয় হয়। এবং অনলাইন, ফোন ও মোবাইল অনুদানের মধ্যে বিভাজন, যাতে অনলাইন পিছিয়ে থাকলে টিম পরীক্ষা করে দেখতে পারে যে ফর্মটিতে কোনো ত্রুটি আছে কিনা বা অডিও প্রোমোটি দুর্বল কিনা।

নতুন পৃষ্ঠপোষকদের অবিলম্বে স্বাগত জানানো হচ্ছে

একজন নতুন পৃষ্ঠপোষক সাইন আপ করার সাথে সাথেই, আপনার ইমেল টুলে অনুদানটি প্রদর্শিত হয় এবং একটি স্বাগত বার্তা সিরিজ শুরু হয়। পাঁচ মিনিটের মধ্যে, পৃষ্ঠপোষকের অনুদানের পরিমাণ ও সময়সূচী উল্লেখ করে একটি ধন্যবাদ বার্তা পাঠানো হয় এবং জেনারেল ম্যানেজারের পক্ষ থেকে একটি স্বাগত বার্তা দেওয়া হয়। দ্বিতীয় দিনে, সদস্যদের সুবিধাসমূহসহ “পরিচর্যাকারী পরিবারে আপনাকে স্বাগতম” বার্তা পাঠানো হয়। সপ্তম দিনে, স্টেশনের সাম্প্রতিক রিপোর্টিং সম্পর্কে একটি নেপথ্য কাহিনী তুলে ধরা হয়। যে নতুন পৃষ্ঠপোষক ধন্যবাদ বার্তার জন্য তিন দিন অপেক্ষা করেন, তার চলে যাওয়ার ঝুঁকি বেশি থাকে।

কয়েকটি নজর রাখার মতো ঘটনা

যে দাতা মাসিক অনুদান $10 থেকে $25 পর্যন্ত সংগ্রহ করেন, তিনি একজন আপগ্রেড দাতা, নতুন নিয়মিত দাতা নন, এবং তাকে আলাদাভাবে গণনা করা হয় যাতে নতুন নিয়মিত দাতার সংখ্যা সঠিক থাকে। কিছু দাতা অনুদান সংগ্রহের সময় তা বাতিল করে দেন, তাই বোর্ড মোট নিয়মিত দাতার পাশাপাশি নিট নতুন নিয়মিত দাতার সংখ্যাও দেখতে পায়। ফোনের মাধ্যমে পাওয়া অনুদান প্রায়শই একটি আলাদা ব্যাচের মাধ্যমে দেরিতে আসে, তাই ফোনের মাধ্যমে অনুদানের সংখ্যা পিছিয়ে থাকলে ড্যাশবোর্ড তা জানিয়ে দেয়। এবং যে নতুন নিয়মিত দাতা সাইন আপ করার সময় ইমেল পরিষেবা বন্ধ করে দেন, তাকে স্বাগত বার্তা সিরিজ থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাদ দেওয়া হয়।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

WPRN-এর মতো একটি দৃষ্টান্তমূলক স্টেশনের (১৮,৫০০ নিয়মিত গ্রাহক, ৬.৯ মিলিয়ন ডলার বাজেট) ক্ষেত্রে, গতকালের অনুদানের প্রতিবেদন থেকে একটি লাইভ ড্যাশবোর্ডে চলে গেলে সাধারণত প্রতি ড্রাইভে দুটি সিদ্ধান্ত বদলে যায়—ড্রাইভটির মেয়াদ বাড়ানো হবে কি না এবং অন-এয়ার পিচগুলো কোথায় প্রচার করা হবে। এই দুটি বিষয় একত্রে ড্রাইভের রাজস্বে ৫ থেকে ১০ শতাংশ যোগ করে। ৪০০,০০০ ডলারের একটি ড্রাইভে, দ্রুততর ও উন্নততর সিদ্ধান্তের ফলে বছরে দুইবার প্রতি ড্রাইভে ২০,০০০ থেকে ৪০,০০০ ডলার আয় হয়।

যে সুবিধাটি পরিমাপ করা আরও কঠিন, তা হলো বিশ্বাস। কোষাধ্যক্ষ “কী ঘটছে” জিজ্ঞাসা করা বন্ধ করে দেন এবং “এরপর আমাদের কী করা উচিত” জিজ্ঞাসা করতে শুরু করেন। এই আলোচনাটি তখনই হয়, যখন তথ্য-উপাত্ত একই সময়ে উভয়ের সামনে থাকে।

CRMConnect DonorPerfect এবং ActiveCampaign-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.