HubSpot-এ DonorPerfect Data থেকে লাইভ ফান্ডরেইজিং বোর্ড ড্যাশবোর্ড

মাসিক তহবিল সংগ্রহ বোর্ড রিপোর্টটি একটি ছোট অলাভজনক প্রতিষ্ঠানের তৈরি করা সবচেয়ে ব্যয়বহুল পুনরাবৃত্তিমূলক নথি। ডলারে নয়, ঘণ্টায়। আপনার ডেভেলপমেন্ট ডিরেক্টর প্রতি মাসে তিন দিন ব্যয় করেন এক্সপোর্ট করা ডেটা সংগ্রহ করতে, পিভট টেবিল তৈরি করতে, নিষ্ক্রিয় দাতাদের তালিকা রঙ দিয়ে চিহ্নিত করতে এবং ফলাফলকে স্লাইডে সাজাতে। যখন স্লাইডটি বোর্ডের কাছে পৌঁছায়, ততদিনে ডেটা দুই সপ্তাহ পুরোনো হয়ে যায় এবং ডেভেলপমেন্ট ডিরেক্টর তার অর্ধেক কর্মসপ্তাহ হারান, যা তিনি আর কখনোই ফিরে পাবেন না।

দেশের প্রতিটি স্কুল ফাউন্ডেশন, অ্যালামনাই ফান্ড এবং কমিউনিটি ফাউন্ডেশনে এই একই ধারা দেখা যায়। বোর্ড প্রবণতা রেখা, নির্দিষ্ট অংশের হিসাব এবং লক্ষ্যের বিপরীতে অগ্রগতি দেখতে চায়। ডেটা ডোনারপারফেক্ট-এ বিদ্যমান। কিন্তু রিপোর্টিং স্তরটি নেই, তাই রিপোর্টিং স্তরটি একজন ব্যক্তি হয়ে ওঠে।

কেন সুস্পষ্ট সমাধানগুলো একটি ছোট দোকানের জন্য উপযুক্ত নয়

স্বাভাবিকভাবেই একটি বিজনেস ইন্টেলিজেন্স টুল কেনার প্রবণতা দেখা যায়। কিন্তু অলাভজনক প্রতিষ্ঠানের সীমাবদ্ধতার কারণে এগুলোর বেশিরভাগই অকার্যকর হয়ে পড়ে।

শক্তিশালী বিআই টুলগুলোর জন্য একটি সরাসরি ডেটাবেস সংযোগ বা একটি নির্ধারিত এক্সপোর্ট পাইপলাইন এবং সেই সাথে এর ফর্মুলার ভাষায় পারদর্শী একজন ব্যক্তির প্রয়োজন হয়। চারজনের একটি ডেভেলপমেন্ট টিমে সাধারণত তেমন ব্যক্তি থাকেন না।

ডোনারপারফেক্টের নিজস্ব ড্যাশবোর্ডগুলো উন্নত হয়েছে, কিন্তু সেগুলো অনুদানকে সেভাবেই ভাগ করে যেভাবে ডোনারপারফেক্ট চায়, কোনো বোর্ড যেভাবে দেখতে চায় সেভাবে নয়। অনুদানের সাথে প্রাক্তন সদস্যদের সম্পৃক্ততা বা অনুষ্ঠানে উপস্থিতির মতো বিষয়গুলো মেলাতে এমন ডেটা প্রয়োজন যা ডোনারপারফেক্টের বাইরে থাকে।

আর হাতে তৈরি স্প্রেডশিটগুলো একটি কলাম যোগ করা হলে, একটি সারি সরানো হলে বা নতুন কোনো কোড যুক্ত হলেই ভেঙে পড়ে। আপনি যা-ই তৈরি করুন না কেন, তা নষ্ট হয়ে যায়, এবং প্রতি মাসে তা পুনর্নির্মাণের দায়িত্ব আপনার সবচেয়ে ঊর্ধ্বতন তহবিল সংগ্রহকারীর ওপর এসে পড়ে।

একটি রিপোর্টিং লেয়ার যার জন্য আপনি হয়তো ইতিমধ্যেই অর্থ প্রদান করছেন

সবচেয়ে সস্তা ড্যাশবোর্ড লেয়ার যা বেশিরভাগ ফাউন্ডেশনের কাছেই আগে থেকেই থাকে, তা হলো হাবস্পট। এটি বিনামূল্যে রিপোর্ট, অর্থের বিনিময়ে ড্যাশবোর্ড এবং এমন একটি পারমিশন মডেল প্রদান করে, যা বোর্ড সদস্যদের এমন কিছু না দেখিয়েই ড্যাশবোর্ড পড়ার সুযোগ দেয় যা তাদের দেখা উচিত নয়।

DonorPerfect এবং HubSpot-এর জন্য CRMConnect আর্থিক চিত্রটি হালনাগাদ রাখে: আজীবনের অনুদান, গড় অনুদান, বৃহত্তম অনুদান, প্রথম ও শেষ অনুদানের তারিখ, দাতার ধরন এবং প্রতিটি অনুদানের সম্পূর্ণ রেকর্ড। ড্যাশবোর্ডগুলো আজকের অনুদানগুলোই প্রতিফলিত করে, গত সপ্তাহের এক্সপোর্ট নয়। আপনি যখন DonorPerfect-এ একটি নতুন ক্যাম্পেইন বা আবেদন যোগ করেন, তখন আপনার HubSpot ড্যাশবোর্ডগুলো কাউকে কিছু পুনরায় টাইপ না করেই কাজ করতে থাকে। DonorPerfect-এর যেকোনো গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ, যেমন প্রাক্তন শিক্ষার্থীর শ্রেণি বর্ষ, বর্তমান শিক্ষার্থীর অভিভাবক, বোর্ড সংশ্লিষ্টতা, ইত্যাদি বিভাজনের জন্য HubSpot-এ স্থানান্তর করা যায়।

একজন বোর্ড চেয়ারম্যান আসলে ছয়টি ড্যাশবোর্ড পড়েন

এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক পরিস্থিতি তুলে ধরা হলো। নর্থব্রুক স্কুলস ফাউন্ডেশন হলো একটি কাল্পনিক স্কুল ডিস্ট্রিক্ট ফাউন্ডেশন, যার ৬,৫০০ জন প্রাক্তন শিক্ষার্থী ও তাদের পরিবারের সদস্যরা দাতা হিসেবে রয়েছেন। এটি কোনো বাস্তব সংস্থা নয়।

চলতি বছরের রাজস্ব বনাম লক্ষ্যমাত্রা। একটি চার্ট: এই অর্থবছরের মোট রাজস্ব, গত বছরের এবং বোর্ড-অনুমোদিত লক্ষ্যমাত্রার বিপরীতে। বেশিরভাগ বোর্ড চেয়ারম্যান প্রথমেই এটি দেখেন।

ক্যাম্পেইন অনুযায়ী আয়। এই বছরের প্রতিটি ক্যাম্পেইনের একটি সর্ট করা যায় এমন টেবিল, যেখানে সংগৃহীত আয়, লক্ষ্যমাত্রা, প্রাপ্ত অনুদান, গড় অনুদান এবং লক্ষ্যমাত্রার শতাংশ উল্লেখ রয়েছে। আপনার ডেভেলপমেন্ট ডিরেক্টর প্রতি সোমবার এই ভিউটি ব্যবহার করেন।

দাতা শ্রেণীবিভাগ। দাতা সংখ্যার একটি ছক: এই বছরের নতুন, গত বছর থেকে বহাল, পুনরায় চালু হওয়া, মেয়াদোত্তীর্ণ, উন্নত নিয়মিত দাতা, অবনমিত নিয়মিত দাতা। বোর্ডের এই গাণিতিক হিসাবের প্রয়োজন নেই। তাদের দেখতে হবে যে, এই বছরের নতুন দাতার সংখ্যা মেয়াদোত্তীর্ণ দাতার সংখ্যাকে ছাড়িয়ে গেছে কি না।

বড় অঙ্কের অনুদান পর্যবেক্ষণ তালিকা। এমন দাতাদের একটি তালিকা, যাঁদের আজীবনের অনুদান আপনার বড় অঙ্কের অনুদানের নির্ধারিত সীমা অতিক্রম করেছে, কিন্তু যাঁদের শেষ অনুদানটি এক বছরেরও বেশি সময় আগের। এই দাতাদের সাথে ইমেইল নয়, সরাসরি যোগাযোগের প্রয়োজন। তাঁদের প্রত্যেককে একজন উন্নয়ন কর্মকর্তার কাছে একটি ফলো-আপ কাজ অর্পণ করা হয়।

পুনরাবৃত্ত অনুদানের অবস্থা। সক্রিয় নিয়মিত দাতা, গড় মাসিক অনুদান, এই মাসে নতুন দাতা যুক্ত হওয়া, এই মাসে হারানো নিয়মিত দাতা, পুনরুদ্ধারের হার। নিয়মিত দাতার ভিত্তিই সাধারণত আপনার সবচেয়ে অনুমানযোগ্য আয়ের উৎস, এবং পরিচালনা পর্ষদের এটি মাসিক ভিত্তিতে দেখা উচিত।

প্রতিশ্রুতি ও প্রস্তাবনার ধারা। পর্যায় অনুযায়ী বড় অনুদানের সুযোগ, এবং আগামী দুই ত্রৈমাসিকের পূর্বাভাস।

বোর্ডের সাথে এটি শেয়ার করার অর্থ এই নয় যে প্রত্যেকের জন্য একটি করে আসন কিনে দেওয়া হচ্ছে। ড্যাশবোর্ডগুলো নির্ধারিত পিডিএফ ইমেল হিসেবে পাঠানো যেতে পারে, অথবা পুরো বোর্ড শুধুমাত্র দেখার জন্য একটিমাত্র লগইন ব্যবহার করতে পারে।

আপনার সন্ধ্যাগুলো ফিরিয়ে আনা

প্রতি মাসের পাঁচ তারিখটা যেন কোনো জরুরি মহড়ার মতো না হয়। ড্যাশবোর্ড তৈরি থাকলে, বোর্ডের উপকরণগুলো হয় আগে থেকে বিদ্যমান ভিউগুলোর স্ক্রিনশট এবং আপনার ডেভেলপমেন্ট ডিরেক্টরের লেখা এক পৃষ্ঠার একটি বিবরণী, যা তিনি তিন দিনের পরিবর্তে ৯০ মিনিটে লিখে ফেলেন। মাসের মাঝামাঝি সময়ে “আপনি কি গত বছর ৫০০ থেকে ২৫০০ ডলারের মধ্যে অনুদান দেওয়া দাতাদের তথ্য বের করতে পারবেন?”-এর মতো একটি প্রশ্ন অর্ধ-দিনের পিভট টেবিলের পরিবর্তে পাঁচ মিনিটের একটি ফিল্টারে পরিণত হয়। বার্ষিক প্রতিবেদন এবং নিরীক্ষার জন্য, অনুদানের মোট পরিমাণ এবং সেগমেন্টের শ্রেণিবিভাগগুলো ডোনারপারফেক্ট-এ চলে আসে, ফলে অর্থ ও প্রোগ্রাম বিভাগের কর্মীরা একই সংখ্যা দেখতে পান।

ড্যাশবোর্ড থেকে কী দূরে রাখা উচিত

বোর্ডগুলো বাহ্যিক পরিমাপকের দিকে ঝুঁকে পড়ে: যেমন ইমেইল খোলার হার, সোশ্যাল মিডিয়ার ফলোয়ার, ওয়েবসাইট সেশন। এর প্রতিরোধ করুন। বোর্ডের কাজ হলো আর্থিক তত্ত্বাবধান, বিপণন কৌশল নয়। ড্যাশবোর্ডগুলো নগদ অর্থ এবং দাতাদের তথ্যের মধ্যেই সীমাবদ্ধ রাখুন। বিপণন কমিটি যদি সম্পৃক্ততার তথ্য চায়, তবে তাদের জন্য একটি আলাদা ড্যাশবোর্ড তৈরি করুন। এবং বাজেট কাটছাঁটের পুনরাবৃত্তি প্রতিরোধ করুন। একটি ত্রৈমাসিক বোর্ড চক্রের জন্য ছয়টি ড্যাশবোর্ডই সঠিক সংখ্যা। সপ্তম এবং অষ্টম ড্যাশবোর্ড সভাকে কৌশল পর্যালোচনার পরিবর্তে একটি তথ্য পর্যালোচনায় পরিণত করে।

আপনার তহবিল সংগ্রহের জন্য এর অর্থ কী

নর্থব্রুকের মতো একটি দৃষ্টান্তমূলক ফাউন্ডেশনের (৬,৫০০ দাতা, বার্ষিক অনুদান ২.৪ মিলিয়ন ডলার) ক্ষেত্রে, ম্যানুয়াল বোর্ড রিপোর্টিং থেকে লাইভ হাবস্পট ড্যাশবোর্ডে স্থানান্তরিত হলে সাধারণত প্রতি মাসে কর্মীদের ১৫ থেকে ২০ ঘণ্টা সময় সাশ্রয় হয়। তিন থেকে পাঁচজনের একটি ডেভেলপমেন্ট টিমের জন্য, এর ফলে বছরে প্রায় ২৫,০০০ থেকে ৪০,০০০ ডলারের সক্ষমতা প্রকৃত তহবিল সংগ্রহে ফিরে আসে। এর চেয়েও বড় পরিবর্তন হলো মিটিংয়ের ধরন: এটি “আমি আপনাদের এই সংখ্যাগুলো বুঝিয়ে বলছি” থেকে পরিবর্তিত হয়ে “এই হলো প্রবণতা এবং এ বিষয়ে আমরা কী করছি” -তে পরিণত হয়।

CRMConnect DonorPerfect এবং HubSpot-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.