DonorPerfect এবং HubSpot-এর মাধ্যমে প্রথমবারের অনুদানকে একটি ৩০-দিনের স্বাগত সিরিজে পরিণত করুন।

দাতা ধরে রাখার মূল নিয়মটি অত্যন্ত সহজ। একজন প্রথমবার দাতা, যার সাথে আপনার আর কোনো যোগাযোগ হয় না, তিনি দ্বিতীয়বার দান করার হার সেই দাতার তুলনায় প্রায় অর্ধেক, যিনি প্রথম ত্রিশ দিনের মধ্যে আন্তরিকভাবে স্বাগত পান। হিসাবটা একেবারেই নির্মম। একটি আঞ্চলিক ফুড ব্যাংক ছুটির দিনে অনুদানের আবেদন চালালে তিন সপ্তাহে ৮০০ জন নতুন অনলাইন দাতা পেতে পারে, কিন্তু তাদের ৬০ শতাংশকে আর কখনও দান করতে না দেখে, এবং কখনোই জানতে পারে না যে ফানেলের কোন ধাপটি ভেঙে গিয়েছিল।

যে ধাপে সমস্যাটা হয়, সেটা সাধারণত একই। মঙ্গলবার রাত ১১টায় অনুদানটি ডোনারপারফেক্ট-এ পৌঁছায়। শুক্রবার সকালের আগে কেউ হাতে করে দাতার ফাইলটি এক্সপোর্ট করে না। যখন সেই দাতারা আপনার ইমেল টুলে এসে পৌঁছায়, ততক্ষণে স্বাগত বার্তাটি আর স্বাগত বলে মনে হয় না। মনে হয় যেন কোনো অপরিচিতের কাছ থেকে দেরিতে পাওয়া প্রাপ্তিস্বীকার।

ম্যানুয়াল হস্তান্তরের জন্য আপনার যা খরচ হয়

বেশিরভাগ দলই নির্দিষ্ট সময় অন্তর রপ্তানির মাধ্যমে এই কাজটি সম্পন্ন করে, এবং এই অভ্যাসটি নীরবে আপনার দাতা কমিয়ে দেয়।

এটা মানুষের সময়সূচী মেনে চলে। কাউকে না কাউকে তো মনে রাখতে হয়। ছুটির মরসুমের ব্যস্ততার সময়, সেই ব্যক্তিটি একই সাথে ধন্যবাদ জ্ঞাপক চিঠি লেখেন, মার্চেন্ট অ্যাকাউন্টের হিসাব মেলান এবং বোর্ডের প্রশ্নের উত্তর দেন, ফলে রপ্তানি কমে যায়।

এতে মূল সংকেতটি হারিয়ে যায়। একটি সাধারণ কন্টাক্ট এক্সপোর্ট আপনার ইমেল টুলকে একটি নাম ও একটি ইমেল দেয়, কিন্তু ব্যক্তিগতকরণের জন্য প্রায় কিছুই দেয় না: উপহারের পরিমাণ, আবেদন, বা এটি প্রথম উপহার ছিল নাকি শ্রদ্ধাঞ্জলি—কোনো কিছুই না।

আর এটা নষ্ট হয়ে যায়। তিন মাস পর, আপনার ডেভেলপমেন্ট ডিরেক্টর DonorPerfect-এ একটি নতুন আপিল কোড যোগ করেন, স্বাগত বার্তাটি আর সেটিকে শনাক্ত করে না, তালিকাভুক্তি নীরবে বন্ধ হয়ে যায়, এবং নবায়নের মৌসুম না আসা পর্যন্ত কেউ তা খেয়াল করে না।

একই দিনে শুরু হওয়া একটি স্বাগত বার্তা

ডোনারপারফেক্ট এবং হাবস্পটের জন্য CRMConnect তৈরি করা হয়েছে ডোনারপারফেক্ট যেভাবে ডেটা সংরক্ষণ করে, ঠিক সেই পদ্ধতির কথা মাথায় রেখে। ডোনারপারফেক্ট যখনই কোনো অনুদান রেকর্ড করে, দাতার প্রথম অনুদানের তারিখটি হাবস্পটে প্রদর্শিত হয়, এবং সেখান থেকেই স্বাগত জানানোর প্রক্রিয়াটি শুরু হয়। আপনার আপিল কোড এবং দাতার ধরন হাবস্পটে হুবহু প্রতিফলিত থাকে, কাউকে সেগুলো পুনরায় টাইপ করতে হয় না, ফলে একটি নতুন আপিল এই যাত্রাপথকে ব্যাহত করে না। এবং প্রতিটি অনুদান তার পরিমাণ ও ক্যাম্পেইন সংযুক্ত একটি হাবস্পট ডিলে পরিণত হয়, যা এক্সেল-এ এক্সপোর্ট করার আনুষ্ঠানিকতা ছাড়াই দ্বিতীয় অনুদানের রূপান্তরকে পরিমাপযোগ্য করে তোলে।

৩০-দিনের স্বাগত সিরিজটি কীভাবে কাজ করে

এখানে রিভারবেন্ড ফুড অ্যালায়েন্সের একটি দৃষ্টান্তমূলক পরিস্থিতি তুলে ধরা হলো, এটি একটি কাল্পনিক সংস্থা, বাস্তব নয়।

যখন কোনো প্রথমবার দাতা দান করেন, তখন সেই দানের ফলে একই দিনে একটি স্বাগত যাত্রা শুরু হয়, যা এমনভাবে তৈরি করা হয়েছে যাতে প্রত্যেক প্রথমবার দাতা ঠিক একটিই স্বাগত বার্তা পান:

• দিন ০: নির্বাহী পরিচালকের স্বাক্ষরিত একটি তাৎক্ষণিক ধন্যবাদপত্র, যেখানে উপহারের পরিমাণ, তারিখ এবং একটি সুস্পষ্ট প্রভাব বিবরণ উল্লেখ থাকবে।
• দ্বিতীয় দিন: একটি পার্টনার প্যান্ট্রি এবং প্রোগ্রামটি কীভাবে কাজ করে, তা নিয়ে একটি ছোট গল্প।
• দিন ৭: একটি স্বেচ্ছাসেবক আমন্ত্রণ, স্থান উপলব্ধ থাকলে দাতার এলাকার সাথে মিলিয়ে দেওয়া হবে।
• দিন ১৪: গুদামঘরের নেপথ্যের একটি ভিডিও।
• দিন ২১: একটি নির্দিষ্ট প্রয়োজনকে কেন্দ্র করে নম্রভাবে দ্বিতীয়বার উপহারের অনুরোধ, যেমন হিমায়িত ট্রাকের জ্বালানি বা সপ্তাহান্তের বিতরণ কর্মী।
• ৩০তম দিন: একটি সংক্ষিপ্ত সমীক্ষা, যেখানে জিজ্ঞাসা করা হবে তারা আপনার সম্পর্কে কীভাবে জেনেছেন, তারা কী দেখতে চান এবং তারা ইমেল নাকি টেক্সট পছন্দ করেন।

এই প্রক্রিয়াটি ভুল মানুষদেরও বাদ দিয়ে দেয়। বোর্ড সদস্য, কর্মী এবং প্রধান দাতা হতে ইচ্ছুক ব্যক্তিদের বাদ দেওয়া হয়, কারণ একজন প্রধান দাতা হতে ইচ্ছুক ব্যক্তির প্রয়োজন একজন ব্যক্তি, ইমেলের ধারাবাহিকতা নয়, এবং শ্রদ্ধাঞ্জলি দাতারা পরিবর্তে একটি স্মৃতি-সংক্রান্ত নির্দিষ্ট ট্র্যাকে চলে যান। যদি DonorPerfect-এ কোনো দাতার ইমেল না পাঠানোর পছন্দ থাকে, তবে সেই পছন্দটি কার্যকর হয় এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে তাদের বাদ দিয়ে দেয়। যখন কোনো ইমেল ঠিকানা হার্ড-বাউন্স করে বা কেউ আনসাবস্ক্রাইব করে, তখন সেই স্ট্যাটাসটি DonorPerfect-এ ফিরে আসে, ফলে আপনার ডাইরেক্ট মেইল টিম একটি অকার্যকর ঠিকানায় ডাকটিকিটের খরচ নষ্ট করে না।

এটি কাজ করেছে কিনা তা পরিমাপ করা

গুরুত্বপূর্ণ সংখ্যাটি হলো দ্বিতীয় অনুদান। যেহেতু প্রতিটি নতুন অনুদান একটি HubSpot ডিলে পরিণত হয়, তাই আপনি দেখতে পারেন যে, যেসব দাতার প্রথম অনুদান গত এক বছরের মধ্যে ছিল, তাদের মধ্যে কতজন আবার অনুদান দিয়েছেন। এটাই আপনার প্রকৃত দ্বিতীয়-অনুদান রূপান্তর হার, এবং ওয়েলকাম সিরিজের উদ্দেশ্যই হলো এই হারকে এগিয়ে নিয়ে যাওয়া। কোনো কন্ট্যাক্ট রেকর্ড তৈরির সময়ের পরিবর্তে প্রথম অনুদানের ভিত্তিতে কলটি চালু করলে, আপনি এমন ব্যক্তিদের স্বাগত জানানো থেকেও বিরত থাকতে পারেন, যাদের নাম ট্রিবিউট গিফট বা ইভেন্টের জন্য আরএসভিপি-তে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছিল কিন্তু তারা আসলে কখনো অনুদান দেননি।

আপনার মিশনের জন্য এর অর্থ কী

রিভারবেন্ড ফুড অ্যালায়েন্সের মতো একটি দৃষ্টান্তমূলক প্রতিষ্ঠানের (১,২০০ সক্রিয় মাসিক দাতা, ৪.২ মিলিয়ন ডলার বাজেট) ক্ষেত্রে, সঠিকভাবে তৈরি একটি স্বাগত সিরিজ সাধারণত প্রথমবারের মতো অনলাইন দাতাদের দ্বিতীয়বার অনুদান দেওয়ার হার প্রায় ১৭ শতাংশ থেকে বাড়িয়ে বারো মাসের মধ্যে ২০-এর দশকের শেষভাগ বা ৩০-এর দশকের প্রথমভাগে নিয়ে যায়। ছুটির দিনে ৮০০ জন নতুন দাতার ক্ষেত্রে, এর অর্থ দাঁড়ায় প্রায় ৮০ থেকে ১৩০টি অতিরিক্ত দ্বিতীয় অনুদান। যেখানে প্রতিটি অনলাইন অনুদানের গড় পরিমাণ ৬০ থেকে ৯০ ডলারের মধ্যে, সেখানে এই যাত্রাপথটি একবার তৈরি হয়ে গেলে তা চালাতে কোনো খরচই হয় না, এবং এর মাধ্যমে বছরে ৫,০০০ থেকে ১১,০০০ ডলার নতুন রাজস্ব আয় হয়।

এবং এটি আজীবন মূল্যকে উপেক্ষা করে। যে দাতারা প্রথম বছরে দুবার দান করেন, তাদের দ্বিতীয় ও তৃতীয় বছরেও দান করার সম্ভাবনা অনেক বেশি থাকে এবং তাদের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ মাসিক নিয়মিত দাতা হয়ে ওঠেন। তিন বছরের একটি গোষ্ঠীর ক্ষেত্রে, এই স্বাগত ধারাবাহিক দান তার খরচের চেয়ে বহুগুণ বেশি লাভ এনে দেয়।

CRMConnect DonorPerfect এবং HubSpot-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.