মাইন্ডবডি ও অ্যাক্টিভক্যাম্পেইন: স্প্রেডশিট ব্যবহার বন্ধ করুন এবং সঠিক সদস্যদের ইমেল করুন

২৩০ জন ছাত্রের একটি কারাতে ডোজোর পেছনের অফিসে ঢুকলেই আপনি স্প্রেডশিট দেখতে পাবেন। একটি বর্তমান বেল্ট র‍্যাঙ্কের জন্য, যা প্রধান প্রশিক্ষকের কাছে থাকে। একটি আসন্ন বেল্ট পরীক্ষার তালিকার জন্য, যা একজন সহকারীর কাছে থাকে। সরঞ্জাম, ইউনিফর্ম, স্পারিং প্যাড, অস্ত্রের অর্ডারের জন্য একটি, যা সামনের ডেস্কে রাখা থাকে। টুর্নামেন্টে নাম লেখানোর জন্য একটি। আর পারিবারিক সদস্যপদের জন্য একটি, যা সেই ব্যক্তির কাছে থাকে যার মনে থাকে কোন ছাত্ররা ভাইবোন।

এই স্প্রেডশিটগুলোর কোনোটিই একে অপরের সাথে সংযোগ স্থাপন করে না। এগুলোর কোনোটিই আপনার ইমেল টুলে তথ্য পাঠায় না। তাই যখন ডোজো বেল্ট-টেস্টের রিমাইন্ডার পাঠায়, তখন তা সবার কাছে চলে যায়; এমনকি সেইসব হোয়াইট বেল্টদের কাছেও, যাদের প্রথম পরীক্ষা ছয় মাস পরে, এবং সেইসব ব্রাউন বেল্টদের অভিভাবকদের কাছেও, যাদের সন্তানের পরীক্ষা গত সপ্তাহেই হয়েছে। আনসাবস্ক্রাইবের সংখ্যা বাড়তে থাকে। আপনার ইমেলের ওপর মানুষের আস্থা নীরবে ক্ষয় হতে থাকে।

একটি কাল্পনিক উদাহরণ নেওয়া যাক। স্টোন পাইন কারাতে (উদাহরণস্বরূপ), একটিমাত্র স্থানে অবস্থিত একটি ডোজো যেখানে ২৩০ জন শিক্ষার্থী এবং প্রচুর পারিবারিক সদস্যপদ রয়েছে, তাদের ঠিক এই সমস্যাটিই ছিল। এর মালিক দুইবার "সবকিছু আমাদের ইমেল টুলে ঢুকিয়ে দেওয়ার" চেষ্টা করেও দুইবারই হাল ছেড়ে দিয়েছিলেন, কারণ প্রতিবারই স্প্রেডশিট এবং মাইন্ডবডি ভিন্ন ভিন্ন কারণে অমিল দেখাচ্ছিল।

এই পোস্টটির উদ্দেশ্য হলো ওই স্প্রেডশিটগুলো বাদ দিয়ে তার পরিবর্তে সদস্যদের কাছে নির্ভুল ও সুনির্দিষ্ট ইমেল পাঠানো।

স্প্রেডশিটগুলির জন্য আসলে আপনার কত খরচ হয়

এর সুস্পষ্ট খরচ হলো সময়। চার-পাঁচটি স্প্রেডশিট, যার প্রতিটি ভিন্ন ভিন্ন ব্যক্তি দ্বারা পরিচালিত হয় এবং যেগুলোতে ক্রমাগত আপডেটের প্রয়োজন হয়, তা সহজেই প্রতি সপ্তাহে কর্মীদের চার থেকে ছয় ঘণ্টা সময় নষ্ট করে। এর অর্থ হলো, আপনার দল সদস্যদের শিক্ষাদান বা সেবা দেওয়ার পরিবর্তে বছরে প্রায় ২৫০ ঘণ্টা একটি জীবন্ত ডেটাবেস হিসেবে ব্যয় করে।

এর লুকানো ক্ষতিটা আরও খারাপ। যখন সদস্যরা ক্রমাগত এমন ইমেল পেতে থাকে যা স্পষ্টতই তাদের জন্য নয়, তখন তারা আপনার ইমেল পড়া পুরোপুরি বন্ধ করে দেয়, অথবা আনসাবস্ক্রাইব করে দেয়। যখন আপনার পাঠানোর মতো সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ কিছু থাকে—যেমন সময়সূচীর পরিবর্তন, কোনো প্রতিষ্ঠান বন্ধ হয়ে যাওয়া, বা কোনো আসল পদোন্নতি—ততক্ষণে আপনার তালিকার অর্ধেক সদস্যই আপনাকে উপেক্ষা করতে শুরু করে। অপ্রাসঙ্গিক ইমেল বিনামূল্যে আসে না। এর জন্য আপনাকে এমন মনোযোগের মূল্য দিতে হয় যা আপনি আর কখনোই ফিরে পাবেন না।

আপনার কাছে ইতিমধ্যে থাকা ডেটা ব্যবহার করুন

মাইন্ডবডি-তে আগে থেকেই সেই স্প্রেডশিটগুলোর ট্র্যাক করা তথ্যগুলো থাকে: বেল্ট র‍্যাঙ্ক, বয়স বিভাগ, পারিবারিক সদস্যপদ, সরঞ্জামের মাপ, টুর্নামেন্টের যোগ্যতা, পরীক্ষার তারিখ। CRMConnect স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই সবকিছু ActiveCampaign-এ নিয়ে আসে এবং সেগুলোকে হালনাগাদ রাখে।

এর মানে হলো, ActiveCampaign-এর একটিমাত্র সদস্য রেকর্ডেই সবকিছু থাকে: শিক্ষার্থীর বেল্ট র‍্যাঙ্ক, বয়স বিভাগ, সে কোন পরিবারের সদস্য, সদস্যপদের খরচ কে বহন করে, তার ইউনিফর্মের সাইজ, তার পরবর্তী বেল্ট পরীক্ষা কবে এবং সে টুর্নামেন্টের জন্য যোগ্য কি না। একটি রেকর্ডই স্প্রেডশিটের চারটি সারির কাজ করে এবং এটি নিজে থেকেই আপডেট হয়ে যায়।

তিনটি তালিকা যা তিনটি স্প্রেডশিট প্রতিস্থাপন করে

ActiveCampaign-এ তিনটি সংরক্ষিত তালিকা তৈরি করুন। প্রতিটি তালিকা একটি স্প্রেডশিটকে প্রতিস্থাপন করবে এবং প্রতিটি তালিকা নিজেকেই আপডেট করবে।

বেল্ট টেস্ট রোস্টার। আগামী ৩০ দিনের মধ্যে বেল্ট টেস্ট আছে এমন যেকোনো সক্রিয় শিক্ষার্থীকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্তর্ভুক্ত করে। প্রধান প্রশিক্ষক Mindbody-তে যেদিন পরীক্ষার তারিখ নির্ধারণ করেন, সেদিনই সেই শিক্ষার্থী তালিকায় চলে আসে। হাতে করে তালিকা রক্ষণাবেক্ষণের আর কোনো প্রয়োজন নেই।

সরঞ্জাম পুনঃঅর্ডার। যেসব ছাত্রছাত্রীর শেষ ইউনিফর্মের অর্ডার নয় মাসেরও বেশি আগে করা হয়েছিল, তাদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্তর্ভুক্ত করা হয়। এর ফলে প্রতি তিন মাস অন্তর প্রতিটি পরিবারকে বিরক্ত না করেই এমন বাচ্চাদের খুঁজে পাওয়া যায়, যাদের ইউনিফর্ম সম্ভবত ছোট হয়ে গেছে।

টুর্নামেন্ট পুল। সঠিক বেল্ট র‍্যাঙ্ক এবং বয়স বিভাগে টুর্নামেন্টের জন্য যোগ্য শিক্ষার্থীদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্তর্ভুক্ত করে। প্রতিবার রেজিস্ট্রেশন খোলার দিন সকালেই আপনার টুর্নামেন্ট আয়োজক একটি হালনাগাদ তালিকা তৈরি করেন।

এরপর অভিভাবকদের জন্য আরও একটি তালিকা যোগ করুন: ফ্যামিলি মেম্বারশিপের সাথে যুক্ত অর্থ প্রদানকারী প্রাপ্তবয়স্কদের একটি ফ্যামিলি কমিউনিকেশন তালিকা। নয় বছর বয়সী কোনো শিশুর জন্য বেল্ট-টেস্টের রিমাইন্ডারটি তার অভিভাবকের কাছে যাওয়া উচিত, শিশুটির কাছে নয়, এবং পারিবারিক সম্পর্কের ডেটা এই প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করে তোলে।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালিত ইমেল

এই তালিকাগুলো তৈরি হয়ে গেলে, তিনটি সহজ স্বয়ংক্রিয় ইমেল সিকোয়েন্স সেট আপ করুন।

বেল্ট পরীক্ষার প্রস্তুতি। যখন কোনো শিক্ষার্থী বেল্ট টেস্ট রোস্টারে নাম লেখায়, তখন পরীক্ষার আগের ৩০ দিন ধরে তারা ধারাবাহিক কয়েকটি সংক্ষিপ্ত বার্তা পায়: একটি নিশ্চিতকরণ বার্তা, ‘কী আশা করা যায়’ শীর্ষক একটি নোট, ইউনিফর্ম পরীক্ষা করার জন্য একটি অনুস্মারক, পরীক্ষার আগের দিনের আনুষঙ্গিক বিষয়াবলী এবং পরীক্ষার পরের দিনের ফলাফল সংক্রান্ত একটি নোট।

সরঞ্জাম পুনঃঅর্ডার। যখন কোনো শিক্ষার্থী ‘গিয়ার রিঅর্ডার’ তালিকায় অন্তর্ভুক্ত হন, তখন তিনি একটি সাইজ-চেক ইমেল পান, যেখানে আপনার কাছে সংরক্ষিত সাইজটি আগে থেকেই দেখানো থাকে। এছাড়াও, কোনো অর্ডার না এলে তাকে আরও একবার ফলো-আপ ইমেল পাঠানো হয়।

টুর্নামেন্ট চক্র। যখন কোনো শিক্ষার্থী টুর্নামেন্ট পুলে প্রবেশ করে, তখন তারা রেজিস্ট্রেশন শুরু, রেজিস্ট্রেশন শেষ এবং আগের দিনের কার্যক্রম সংক্রান্ত ইমেল পায় এবং রেজিস্ট্রেশন করার সাথে সাথেই তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তালিকা থেকে বাদ হয়ে যায়।

আপনি ActiveCampaign-এর ভেতরে প্রতিটি শিক্ষার্থীর উপস্থিতির প্রবণতাও ট্র্যাক করতে পারেন, ফলে প্রধান প্রশিক্ষক অন্য কোনো স্প্রেডশিট না খুলেই দেখতে পারেন কে নিয়মিত উপস্থিত হচ্ছে এবং কে অনিয়মিতভাবে আসছে।

আপনার স্টুডিওর জন্য এর অর্থ কী

এই আকারের ডোজোগুলোতে একটি প্রতিনিধিত্বমূলক প্রয়োগের ক্ষেত্রে, ওই স্প্রেডশিটগুলো বাদ দিলে কর্মীদের প্রতি সপ্তাহে প্রায় চার থেকে ছয় ঘণ্টা, অর্থাৎ বছরে প্রায় ২৫০ ঘণ্টা সময় সাশ্রয় হয়। আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, আপনার দল স্প্রেডশিটগুলোর ওপর আস্থা রাখা বন্ধ করে দেয় এবং তথ্যের একমাত্র উৎস হিসেবে মাইন্ডবডি-র ওপর আস্থা রাখতে শুরু করে, যার ফলে মাইন্ডবডি-র ভেতরের ডেটা আরও পরিচ্ছন্ন হয়ে ওঠে, কারণ তখন কেউ আলাদাভাবে এর কোনো “আসল” কপি রাখে না।

আপনার ইমেইলের ফলাফলেও বড় ধরনের পরিবর্তন আসে। ব্রডকাস্ট ইমেইলের আনসাবস্ক্রাইব রেট সাধারণত ৬০ দিনের মধ্যে অর্ধেকে নেমে আসে, কারণ শিক্ষার্থীরা এমন বার্তা পাওয়া বন্ধ করে দেয় যা স্পষ্টতই তাদের জন্য নয়। ব্রাউন বেল্টরা আর হোয়াইট-বেল্টদের জন্য ওরিয়েন্টেশন ইমেইল পায় না।

স্টোন পাইনের জন্য, শুধুমাত্র পোশাক পুনঃক্রয়ের ক্রমটিই প্রথম ত্রৈমাসিকে এই সমন্বয়ের খরচ পুষিয়ে দিয়েছে। নয় মাস পর, অভিভাবকদের নিজেদের থেকে বিষয়টি লক্ষ্য করার ফলে ইউনিফর্ম পুনঃক্রয়ের হার যে সামান্য ৩৫ শতাংশে ছিল, তা সাইজ-সচেতন অনুস্মারকের কারণে বেড়ে সুস্পষ্টভাবে ৬৫ থেকে ৭০ শতাংশে পৌঁছেছে।

এই সংখ্যাগুলো দৃষ্টান্তমূলক। যেসব ডোজোর রেকর্ড আগে থেকেই গোছানো, সেখানে সময় সাশ্রয় কম হয়। আর যেসব ডোজোর রেকর্ড অগোছালো, সেখানে সময় সাশ্রয় অনেক বেশি হয়।

CRMConnect Mindbody to ActiveCampaign-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.