মাইন্ডবডি ও অ্যাক্টিভক্যাম্পেইন: ক্লায়েন্টরা দূরে সরে যাওয়ার আগেই সেশন প্যাকগুলো সংগ্রহ করুন।

ক্লাস প্যাক এবং সেশন প্যাক হলো সেই সহজলভ্য অর্থ যা আপনি বারবার হাতছাড়া করছেন। মেম্বারশিপ নিজে থেকেই নবায়ন হয়ে যায়। ড্রপ-ইন হলো স্পষ্টতই এককালীন ভিজিট। প্যাকগুলো হলো মাঝামাঝি এক অস্বস্তিকর অবস্থা: একজন ক্লায়েন্ট ১০টি সেশন কেনেন, সপ্তাহে একটি করে ব্যবহার করেন, এবং প্রায় অষ্টম সেশনের কাছাকাছি সময়ে একজন ট্রেইনারের “নবায়নের বিষয়ে কথা বলার” কথা থাকে। অর্ধেক সময় ট্রেইনার ভুলে যান। বাকি অর্ধেক সময়, তাদের দুই সেশন পরে মনে পড়ে, ক্লায়েন্ট তিন সপ্তাহের জন্য বিরতি নেন, এবং সেই বিরতি নীরবে একটি স্থায়ী বিরতিতে পরিণত হয়।

একটি কাল্পনিক উদাহরণ নেওয়া যাক। নর্থ রিজ স্ট্রেংথ (উদাহরণস্বরূপ), একটিমাত্র শাখাবিশিষ্ট পার্সোনাল ট্রেনিং স্টুডিও, যেখানে ছয়জন ট্রেইনার এবং সেশন প্যাকের অধীনে ১৮০ জন ক্লায়েন্ট রয়েছেন, একটি ম্যানুয়াল অডিট চালিয়ে দেখেছে যে, প্যাক ক্লায়েন্টদের প্রায় ২২ শতাংশ তাদের শেষ প্যাকটির মেয়াদ শেষ হতে দিয়েছেন এবং আর নবায়ন করেননি। এই ক্লায়েন্টদের বেশিরভাগই প্রশিক্ষণ ছেড়ে দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেননি। ছন্দটি ভেঙে যাওয়ায় তারা কেবল আসা বন্ধ করে দিয়েছিলেন।

প্রশিক্ষকরা অলস ছিলেন না। তাঁরা ক্লায়েন্টদের প্রশিক্ষণ দেওয়ার পাশাপাশি নবায়ন-ট্র্যাকিং সিস্টেমের ভূমিকাও পালন করছিলেন। এই দ্বিতীয় কাজটি প্রতি প্রশিক্ষকের জন্য প্রায় ৩০ জন ক্লায়েন্টের বেশি সামলানো যায় না।

মেয়াদোত্তীর্ণ প্যাকের আসল খরচ কত

একজন গ্রাহক যখন একটি প্যাক শেষ করে আর নবায়ন করেন না, তখন তা কোনো ছোটখাটো ক্ষতি নয়। তিনি এমন একজন গ্রাহক যিনি আপনাকে আগে থেকেই টাকা দিচ্ছিলেন, নিয়মিত আসছিলেন, এবং ফলাফলও পাচ্ছিলেন; আর আপনি তাকে কোনো প্রতিযোগীর কাছে নয়, বরং সময়সূচির শূন্যতার কারণে হারালেন। গ্রাহক হারানোর এই ধরনটিই সবচেয়ে বেশি প্রতিরোধযোগ্য।

এর বারবার ঘটার কারণ হলো, নবায়নের মুহূর্তটি অনেক দেরি হয়ে যাওয়ার আগ পর্যন্ত অদৃশ্য থাকে। একজন প্রশিক্ষক যখন লক্ষ্য করেন যে কোনো ক্লায়েন্ট তিন সপ্তাহ ধরে বুকিং দেয়নি, ততক্ষণে অভ্যাসটি ভেঙে গেছে এবং আলোচনাটি “আরেকটি প্যাক নেবেন” থেকে “আবার আসতে চান”-এ মোড় নিয়েছে। এই দুটি সম্পূর্ণ ভিন্ন আলোচনা, এবং দ্বিতীয়টির ফলাফল অনেক খারাপ হয়।

আপনার স্টুডিও সর্বদা জানে কতগুলো সেশন বাকি আছে।

CRMConnect প্রতিটি ক্লায়েন্টের অবশিষ্ট সেশন সংখ্যা ActiveCampaign-এ হালনাগাদ রাখে, যা প্রতিটি ভিজিটের ঠিক পরেই আপডেট হয়। এটিতে প্যাকের নাম, মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ, শেষ ভিজিটের বিবরণ এবং সদস্যতার স্ট্যাটাসও থাকে।

যেহেতু এই সংখ্যাটি সর্বদা নির্ভুল এবং হালনাগাদ থাকে, তাই মনে রাখার জন্য আপনি একজন প্রশিক্ষকের উপর নির্ভর করা বন্ধ করতে পারেন। যে মুহূর্তে কোনো ক্লায়েন্টের অবশিষ্ট সেশন সংখ্যা বিপদসীমায় নেমে আসে, আপনার সিস্টেম তা আগেই জেনে যায় এবং সেই অনুযায়ী ব্যবস্থা নিতে পারে।

নবায়ন ক্রম কীভাবে কাজ করে

ActiveCampaign-এ এমন একটি স্বয়ংক্রিয় সিকোয়েন্স তৈরি করুন, যা কোনো সক্রিয় ক্লায়েন্টের অবশিষ্ট সেশনের সংখ্যা তিনটির নিচে নেমে আসার সাথে সাথেই চালু হবে।

টাচ ১, একই দিনে, সন্ধ্যায়। প্রশিক্ষকের পক্ষ থেকে টেক্সট মেসেজের মতো করে লেখা একটি সংক্ষিপ্ত ইমেল: “হ্যালো, আপনার প্যাকেজের আর মাত্র কয়েকটি সেশন বাকি আছে। পরের সেশনটি আমি ঠিক করে দেব, যাতে আমাদের এক সপ্তাহ বাদ না যায়?” এটি ক্লায়েন্টের আসল প্রশিক্ষকের পক্ষ থেকে পাঠান, যাতে এটি ব্যক্তিগত মনে হয়।

টাচ ২, দুই দিন পর যদি ক্লায়েন্ট এখনও নবায়ন না করে থাকেন, তাহলে এক-ক্লিকে নবায়নের লিঙ্কের মাধ্যমে আরেকটু জোরালোভাবে মনে করিয়ে দিন।

টাচ ৩, তাদের চূড়ান্ত সেশনের দিন। “আজ আপনার প্যাকে এটাই শেষ, আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্টে দেখা হবে।” এই কথাটি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি সামনাসামনি নবায়নের আলোচনাকে সহজ করে তোলে। প্রশিক্ষক জানেন যে ক্লায়েন্ট এইমাত্র এ বিষয়ে একটি ইমেল পেয়েছেন, তাই অনুরোধটি আর অস্বস্তিকর থাকে না।

প্যাকটি শেষ হয়ে যাওয়ার তিন দিন পর টাচ ৪। যদি কোনো নতুন প্যাক কেনা না হয়ে থাকে। পুনরায় যোগাযোগের জন্য একটি নরম বার্তা, সাথে হয়তো একটি ছোট বোনাস সেশনের অফার।

একটি সুরক্ষা ব্যবস্থা রাখুন: যদি কোনো ক্লায়েন্ট ১৪ দিনের বেশি সময় ধরে যোগাযোগ না করে, তাহলে নবায়নের জন্য যোগাযোগ না করে তার পরিবর্তে পুনরায় সম্পর্ক স্থাপনের প্রস্তাব পাঠান। যিনি ইতিমধ্যেই দূরে সরে যাচ্ছেন, তার উপর নবায়নের প্রস্তাব কাজ করে না। আপনাকে প্রথমে অভ্যাসটি পুনর্গঠন করতে হবে।

এটা যেন ট্রেইনারের কাছ থেকে আসে, স্টুডিওর কাছ থেকে নয়।

ক্লায়েন্টদের সম্পর্ক মীরা বা টমাসের সাথে, “নর্থ রিজ স্ট্রেংথ”-এর সাথে নয়। তাই নবায়নের ইমেলটি ট্রেইনারের পক্ষ থেকে আসা উচিত, স্টুডিওর পক্ষ থেকে নয়।

সিকোয়েন্সটি এমনভাবে সেট আপ করুন যাতে প্রত্যেক ট্রেইনারের ক্লায়েন্টরা সেই ট্রেইনারের নাম, স্বাক্ষর এবং এমনকি তাদের নিজস্ব বোনাস অফার (“নতুন প্যাকের প্রথম সেশনটি আমার পক্ষ থেকে”) সহ একটি ইমেল পান। ট্রেইনারকে কোনো কাজই করতে হবে না। সিকোয়েন্সটিই এর দায়িত্ব নেয়। এই প্রেক্ষাপটে, একটি ট্রেইনার-ব্র্যান্ডেড রিনিউয়াল ইমেল একটি সাধারণ স্টুডিও-ব্র্যান্ডেড ইমেলের তুলনায় প্রায় দ্বিগুণ হারে ক্লায়েন্টকে আকৃষ্ট করে।

আপনার স্টুডিও ম্যানেজারও প্রতি সপ্তাহে একটি পরিষ্কার ধারণা পান যে কাদের প্যাকের মেয়াদ শেষ হতে চলেছে, এবং তিনি বিভিন্ন প্যাটার্ন চিহ্নিত করতে পারেন: “মীরার ক্লায়েন্টরা ৭৫ শতাংশে রিনিউ করে, টমাসের ৪৫ শতাংশে। চলুন এক সপ্তাহের জন্য তাদের একসাথে কাজ করাই।”

আপনার মুনাফার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

এই আকারের স্টুডিওগুলিতে একটি প্রতিনিধিত্বমূলক প্রয়োগে, প্যাক-নবায়নের হার—অর্থাৎ আগের প্যাকের শেষ সেশনের সাত দিনের মধ্যে নতুন প্যাক কেনা—সাধারণত ৯০ দিনের মধ্যে ৬০ থেকে ৭০ শতাংশের ভিত্তিস্তর থেকে বেড়ে ৮০ থেকে ৮৮ শতাংশের পরিসরে পৌঁছে যায়। এর সবচেয়ে বড় চালিকাশক্তি হলো প্রথম ইমেলটি, অর্থাৎ ব্যক্তিগতভাবে পাঠানো “পরেরটা আমি ঠিক করে দেব” এই ধরনের বার্তা, কারণ এটি পরবর্তী পদক্ষেপটিকে অনায়াস করে তোলে।

১৮০ জন ক্লায়েন্ট প্রতি আট সপ্তাহে মোটামুটি একটি করে প্যাক নিলে, সেই স্টুডিওটি মাসে প্রায় ৭৫ থেকে ১০০টি রিনিউয়াল পায়। রিনিউয়াল রেট ১৫ পয়েন্ট বাড়লে মাসে প্রায় ১১ থেকে ১৫ জন ক্লায়েন্ট ফিরে আসে, যারা অন্যথায় অন্যত্র চলে যেত। উদাহরণস্বরূপ, প্রতি ১০-প্যাকের দাম ৬০০ ডলার হলে, একটিমাত্র স্বয়ংক্রিয় সিকোয়েন্স থেকে মাসে প্রায় ৭,০০০ থেকে ৯,০০০ ডলার এবং বছরে প্রায় ৯০,০০০ ডলার রাজস্ব পুনরুদ্ধার করা সম্ভব।

এই সংখ্যাগুলো একটি উদাহরণ মাত্র। আপনার প্যাকের মূল্য নির্ধারণ এবং প্যাকগুলোর মধ্যে সাধারণ ব্যবধানই প্রকৃত ফলাফল নির্ধারণ করবে। কিন্তু মূলনীতিটি একই: আপনি ইতোমধ্যেই শুধুমাত্র একটি সময়ের ব্যবধানের কারণে নবায়নযোগ্য শক্তির গ্রাহক হারাচ্ছেন, এবং এই সমাধানটি ঠিক সেই সময়ের ব্যবধানেরই প্রতিকার করে।

CRMConnect Mindbody to ActiveCampaign-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.