মাইন্ডবডি অ্যান্ড হাইলেভেল: আপনার স্টুডিওতে রবিবারের চুক্তি মীমাংসা বন্ধ করুন

হাতে হাতে চুক্তিপত্র ট্র্যাক করার সাপ্তাহিক কর

ব্যক্তিগত প্রশিক্ষণ স্টুডিওগুলোর টিকে থাকা বা ধ্বংস হওয়া চুক্তির ওপরই নির্ভর করে। এই চুক্তিতে স্বয়ংক্রিয় অর্থপ্রদানের শর্তাবলী, সেশনের সংখ্যা, নবায়নের তারিখ এবং বাতিলের ধারা উল্লেখ থাকে। কোনো সদস্য থাকবেন কি না, সেই সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় এই একটিমাত্র নথিই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। আর বেশিরভাগ স্টুডিওতে, এটি একটি মাইন্ডবডি পিডিএফ হিসেবে থাকে, যা আপনার দলের কাউকে হাতে লিখে আপনার মার্কেটিং টুলে কপি করতে হয়।

কাল্পনিক উদাহরণ: বেডরক পারফরম্যান্স (উদাহরণস্বরূপ) হলো একটি একক-অবস্থানের স্টুডিও, যেখানে আটজন প্রশিক্ষক এবং চুক্তিভিত্তিক সদস্যপদে ২২০ জন ক্লায়েন্ট রয়েছেন। প্রতি রবিবার রাতে, এর মালিক দুই ঘণ্টা ধরে মাইন্ডবডি চুক্তিগুলো খোলেন এবং এক এক করে রেকর্ড আপডেট করেন: নবায়নের তারিখ, অবশিষ্ট সেশন, এবং অর্থপ্রদানের অবস্থা। প্রতি সপ্তাহে দুই ঘণ্টা, যার কোনো শেষ নেই। আর মঙ্গলবারের মধ্যেই সংখ্যাগুলো ভুল হয়ে যায়, কারণ তিনজন ক্লায়েন্ট সোমবার সেশন ব্যবহার করেছেন।

ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ায় আসলে আপনার কত খরচ হয়

একটি চুক্তি শুধু একটি সাধারণ সংখ্যা নয়। এর সাথে একটি বিলিং সময়সূচী, সেশন ক্রেডিটের একটি বড় অংশ, নবায়নের তারিখ, অর্থ পরিশোধের প্রচেষ্টা এবং বাতিলের শর্তাবলী জড়িত থাকে। যখন আপনি হাতে ধরে এর হিসাব রাখেন, তখন যে বিষয়টি আপনার চোখ এড়িয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি, সেটিই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ: সদস্যের অটো-পে চালু আছে, পুনরায় চেষ্টা করছে, নাকি ব্যর্থ হয়েছে।

এখানে একটি গাণিতিক সমস্যাও আছে। অবশিষ্ট সেশন সংখ্যা হলো, তারা যা কিনেছে তা থেকে যা ব্যবহার করেছে তা এবং যা ইতিমধ্যে বুক করেছে তা বাদ দিলে যা থাকে। আপনি যদি শুধু সাইন-আপের সময় দেখেন, তাহলে কয়েক দিনের মধ্যেই সংখ্যাটি পুরনো হয়ে যায়। এর ফলে খরচ বেড়ে যায় নবায়নে ব্যর্থতা, দেরিতে ধরা পড়া পেমেন্ট ব্যর্থতা এবং এমন একজন প্রশিক্ষকের কারণে, যিনি "সারা-র আর কয়টি সেশন বাকি আছে" এই প্রশ্নের উত্তর দিতে না থেমে বিস্তারিত না জেনে পারেন না।

আপনার চুক্তির তথ্য, সর্বদা হালনাগাদ, কোনো ডেটা এন্ট্রির প্রয়োজন নেই

CRMConnect Mindbody to HighLevel প্রতিটি চুক্তিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক করে রাখে। সদস্যরা সেশন বুক ও ব্যবহার করার সাথে সাথে নবায়নের তারিখ, পেমেন্টের অবস্থা এবং লাইভ সেশন ব্যালেন্স নিজে থেকেই HighLevel-এ চলে আসে এবং হালনাগাদ থাকে।

প্রতিটি চুক্তি তার নিজস্ব রেকর্ডে পরিণত হয়, যা সংশ্লিষ্ট সদস্যের সাথে সংযুক্ত থাকে। একাধিক সদস্যপদ থাকা গ্রাহকদের জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ প্রতিটি চুক্তি আলাদা এবং পাঠযোগ্য থাকে। কোনো কিছু মেলানোর জন্য কাউকে মাইন্ডবডি খুলতে হয় না। ডেটাগুলো এমনিতেই সঠিক থাকে।

আপনার ফ্রন্ট ডেস্ক এবং প্রশিক্ষকদের জন্য এটি কীভাবে কাজ করে

সেশন ব্যালেন্স হলো সেই ক্ষেত্র যা রবিবারের এই প্রথাটির সমাপ্তি ঘটায়। প্রতিবার একটি সেশন বুক করা বা সম্পন্ন করা হলে এটি নিজে থেকেই আপডেট হয়ে যায়। আপনার প্রশিক্ষকরা Mindbody না খুলেই এবং আপনাকে জিজ্ঞাসা না করেই, সদস্যের রেকর্ডে দেখতে পারেন যে ঠিক কতগুলো সেশন বাকি আছে।

চুক্তি নবায়নের রিমাইন্ডারগুলোও নিজে থেকেই চলতে থাকে। চুক্তি শেষ হওয়ার প্রায় ৬০ দিন আগে, সদস্য তার প্রধান প্রশিক্ষকের কাছ থেকে নবায়নের প্রস্তাবসহ একটি আন্তরিক বার্তা পান। প্রায় ৪৫ দিন বাকি থাকতে, যদি তাদের অনেকগুলো সেশন অব্যবহৃত থেকে যায়, তবে তারা একটি বন্ধুত্বপূর্ণ তাগাদা পান, যেখানে লেখা থাকে, “চলুন আপনার জন্য একটি বুকিং করা যাক”। প্রায় ৩০ দিন বাকি থাকতে, সিস্টেমটি তাদের প্রশিক্ষকের জন্য একটি টাস্ক তৈরি করে, যাতে তিনি পরবর্তী সেশনে ব্যক্তিগতভাবে নবায়নের বিষয়ে আলোচনা করেন। শেষ দুই সপ্তাহে আরও কয়েকটি হালকা রিমাইন্ডার আসে। কোনো সদস্য চুক্তি নবায়ন করার সাথে সাথেই, পুরনো রিমাইন্ডারগুলো নিজে থেকেই বন্ধ হয়ে যায়।

প্রশিক্ষকের কাজটিই হলো সেই অংশ যা রূপান্তর ঘটায়। সিস্টেম এটিকে চিহ্নিত করে, প্রশিক্ষক জিমে একটি প্রকৃত আলোচনা করেন এবং নবায়নটি কার্যকর হয়। এখানে কাউকে পিডিএফ স্ট্যাটাস রিপোর্টের পেছনে ছুটতে হয় না।

একই দিনে ব্যর্থ পেমেন্ট শনাক্ত করা

যখন কোনো সদস্যের অটো-পে ব্যর্থ হয়, তখন থেকেই সময় গণনা শুরু হয়ে যায়। তাদের কার্ডের মেয়াদ শেষ হয়ে যায়, তারা সোমবার আসেন, ফ্রন্ট ডেস্ক থেকে তাদের ভেতরে যেতে বলা হয়, এবং ব্যর্থ পেমেন্টের বিষয়টি কয়েক দিন পর কেউ পর্যালোচনা না করা পর্যন্ত অলক্ষিতই থেকে যায়। ততদিনে সদস্যটি একটি সপ্তাহান্ত নষ্ট করেন, এ নিয়ে অপরাধবোধে ভুগতে শুরু করেন এবং অন্য জায়গা খুঁজতে শুরু করেন।

চুক্তি সিঙ্কের মাধ্যমে, কোনো পেমেন্ট ব্যর্থ হলে সেই দিনই একটি পুনরুদ্ধার প্রক্রিয়া শুরু হয়ে যায়। সদস্য তার কার্ড আপডেট করার জন্য একটি লিঙ্কসহ একটি সৌজন্যমূলক টেক্সট পান। যদি একদিন পরেও বিষয়টি অমীমাংসিত থাকে, তবে তার প্রশিক্ষককে পরবর্তী সেশনে বিষয়টি স্বাভাবিকভাবে উল্লেখ করার জন্য আগে থেকে জানিয়ে দেওয়া হয়। যদি বিষয়টি দীর্ঘায়িত হয়, তবে ব্যক্তিগতভাবে ফোন করার জন্য বিষয়টি আপনার কাছে পাঠানো হয়। পেমেন্টটি সম্পন্ন হওয়ার সাথে সাথেই রিমাইন্ডারগুলো বন্ধ হয়ে যায় এবং সদস্য একটি দ্রুত নিশ্চিতকরণ বার্তা পান।

একই দিনে পাঠানো একটি মেসেজই ২৪ ঘণ্টার মধ্যে সমস্যার সমাধান এবং একজন সদস্যকে হারানোর মধ্যে পার্থক্য গড়ে দেয়। সাপ্তাহিক পেমেন্ট রিপোর্ট তা করতে পারে না। লাইভ ডেটা পারে।

২২০ জন ক্লায়েন্টের ক্ষেত্রে প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল

এগুলো দৃষ্টান্তমূলক সংমিশ্রণ, কোনো প্রকৃত গ্রাহক নন:

• চুক্তি সমন্বয়ের জন্য মালিকের ব্যয়িত সময়: প্রতি সপ্তাহে প্রায় ২ ঘণ্টা, যা সম্পূর্ণরূপে পুনরুদ্ধারযোগ্য।
• “কতগুলো সেশন বাকি আছে” তা খুঁজে দেখতে প্রশিক্ষকের ব্যয় করা সময় বাদ দেওয়া হয়েছে, কারণ এটি সদস্যের রেকর্ডে নথিভুক্ত থাকে।
• ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে মাস শেষের প্রক্রিয়ায় এক সপ্তাহের মধ্যে খেলাপি পেমেন্ট আদায়ের হার: প্রায় ৩৫ থেকে ৪৫ শতাংশ।
• একই দিনে টেক্সট বার্তার মাধ্যমে খেলাপি পেমেন্ট পুনরুদ্ধারের হার বেড়ে ৬৫ থেকে ৭৮ শতাংশের মধ্যে পৌঁছেছে।
• ৬০ দিনের মধ্যে চুক্তি নবায়নের হার প্রায় ৫ থেকে ৯ শতাংশ পয়েন্ট বৃদ্ধি পেয়েছে, যার বেশিরভাগই প্রশিক্ষকের সাথে সরাসরি আলোচনার ফল।

আপনার চুক্তির মূল্য নির্ধারণ এবং প্রশিক্ষকদের কর্মপরিবেশের সাথে সংখ্যাগুলো ওঠানামা করে। কিন্তু কার্যপ্রণালীটি করে না।

আপনার মুনাফার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

রবিবারের হিসাব মেলানো শুধু সময়ের অপচয়ই নয়, এটি রাজস্বেরও ক্ষতি। পুরোনো চুক্তির তথ্যের কারণে নবায়নের সুযোগ হাতছাড়া হয়ে যায়, পেমেন্ট ব্যর্থতা নীরবে চুক্তি বাতিলে পরিণত হয়, এবং প্রশিক্ষকরা সঠিক সময়ে সঠিক আলোচনাটি করতে পারেন না। যখন ডেটা সচল থাকে এবং রিমাইন্ডারগুলো নিজে থেকেই চালু হয়ে যায়, তখন আপনার টিম স্প্রেডশিটের পরিবর্তে সদস্যদের পেছনে তাদের শক্তি ব্যয় করে, এবং নবায়নের আলোচনাটি সরাসরি মুখোমুখি হয়, যেখানে বিষয়টি চূড়ান্তভাবে নিষ্পত্তি হয়।

আপনার স্টুডিওর জন্য এটি দেখুন

CRMConnect Mindbody to HighLevel-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.